Trong tranh chấp quanh giấy uỷ quyền, bên nào chứng minh được ý chí thật, phạm vi thật và dòng tiền thật thường là bên có lợi thế; vì thế bạn nên gom ngay ba nhóm chứng cứ: văn bản uỷ quyền và giao dịch, dấu vết trao đổi giữa các bên, và chứng từ về tiền, tài sản. Chứng cứ cần có nguồn gốc rõ ràng, được lưu đúng cách, và nộp đúng lúc cho cơ quan giải quyết.
Bài viết dùng được cho cả hai phía: người uỷ quyền đang phản đối một giao dịch, và người được uỷ quyền đang bị cáo buộc làm sai. Các nguyên tắc về chứng cứ dựa trên Bộ luật Tố tụng dân sự ở mức nguyên lý; cách áp dụng cụ thể trong từng vụ do toà quyết định.
Ba nhóm chứng cứ và nơi tìm
Bảng dưới gom những thứ hay có giá trị trong tranh chấp uỷ quyền, kèm nơi thường lưu giữ để bạn biết hỏi ai.
| Nhóm | Chứng cứ cụ thể | Thường lưu ở đâu | Cách lấy |
|---|---|---|---|
| Văn bản | Giấy hoặc hợp đồng uỷ quyền; hợp đồng mua bán, cho thuê, thế chấp do người được uỷ quyền ký; thông báo chấm dứt uỷ quyền | Các bên; tổ chức hành nghề công chứng; nơi chứng thực | Đề nghị cấp bản sao với tư cách một bên trong văn bản; nếu không được, đề nghị toà thu thập |
| Trao đổi | Tin nhắn, thư điện tử, ghi âm cuộc gọi, ghi chép các buổi gặp, lời người làm chứng | Điện thoại, máy tính của bạn và người liên quan | Tự lưu đúng cách; xin người làm chứng viết bản tường trình có chữ ký |
| Tiền và tài sản | Sao kê ngân hàng, chứng từ chuyển khoản, biên nhận tiền mặt, hồ sơ đăng ký biến động tài sản, hồ sơ kê khai thuế khi sang tên | Ngân hàng; cơ quan đăng ký đất đai, đăng ký xe; cơ quan thuế | Chủ tài khoản tự xin sao kê; với tài khoản người khác, đề nghị toà hoặc cơ quan điều tra yêu cầu |
Với những tài liệu bạn không tự lấy được, Bộ luật Tố tụng dân sự cho phép đương sự đề nghị toà án thu thập, khi đã chủ động yêu cầu mà không được cung cấp. Ghi lại các lần bạn đã đề nghị và bị từ chối để làm căn cứ.
Tin nhắn và thư điện tử: giữ sao cho còn giá trị
Giữ nguyên thiết bị và tài khoản gốc. Ảnh chụp màn hình dễ bị nghi ngờ chỉnh sửa. Hãy giữ nguyên tin nhắn trên điện thoại, không xoá cuộc hội thoại, không đổi máy mà không sao lưu. Khi cần, toà hoặc giám định có thể kiểm tra trên thiết bị gốc.
Chụp đủ ngữ cảnh. Khi chụp màn hình để nộp kèm, chụp cả tên hoặc số liên lạc của người gửi, ngày giờ, và đoạn trước, đoạn sau của tin quan trọng. Một câu tách khỏi ngữ cảnh dễ bị bên kia giải thích theo hướng khác.
In và lập danh mục. In các tin nhắn quan trọng, đánh số trang, ghi ngày in, lập danh mục ngắn mô tả mỗi tài liệu chứng minh điều gì. Toà và luật sư sẽ đọc nhanh hơn nhiều.
Cân nhắc lập vi bằng. Thừa phát lại có thể lập vi bằng ghi nhận nội dung tin nhắn, thư điện tử trên thiết bị tại một thời điểm. Vi bằng là nguồn chứng cứ để toà xem xét khi giải quyết vụ việc, giúp giảm tranh cãi về việc tin nhắn có bị sửa hay không.
Sao lưu ra nơi thứ hai. Điện thoại có thể hỏng, mất, hoặc ứng dụng nhắn tin tự xoá tin cũ theo cài đặt. Hãy xuất cuộc hội thoại quan trọng ra tệp, lưu thêm một bản trên máy tính hoặc ổ lưu trữ riêng, và kiểm tra cài đặt tự xoá của ứng dụng. Việc này nên làm ngay khi bạn cảm thấy có khả năng xảy ra tranh chấp, chứ không đợi tới lúc nộp đơn.
Ghi âm, ghi hình: được dùng đến đâu
Bộ luật Tố tụng dân sự coi tài liệu nghe được, nhìn được là một nguồn chứng cứ, nếu kèm văn bản trình bày của người xuất trình về xuất xứ tài liệu, hoặc văn bản xác nhận xuất xứ, hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó. Nói cách khác, một tệp ghi âm cần đi kèm lời giải thích: ai ghi, ghi khi nào, ở đâu, trong hoàn cảnh nào, những ai có mặt.
Bạn là một bên trong cuộc trò chuyện và tự ghi lại thường dễ được chấp nhận hơn so với ghi lén cuộc nói chuyện của người khác. Nghe lén, ghi âm trái phép đời tư của người khác có thể vi phạm pháp luật. Để an toàn, trong các buổi làm việc về tài sản, bạn có thể báo trước rằng mình ghi lại để nhớ nội dung; cách đó cũng giúp các bên nói cẩn trọng hơn.
Về kỹ thuật, giữ tệp gốc trên thiết bị ghi, không cắt ghép. Khi nộp, có thể kèm bản chép lời các đoạn quan trọng, ghi rõ phút giây tương ứng. Nếu bên kia cho rằng tệp bị chỉnh sửa, toà có thể trưng cầu giám định.
Ghi hình buổi bàn giao tài sản, giấy tờ cũng hữu ích: hình ảnh cho thấy ai nhận gì, lúc nào, có đọc lại nội dung biên bản hay không. Đây thường là thứ người ta chỉ ước có khi tranh chấp đã xảy ra.
Chứng cứ thường bị bỏ quên
Ngoài những tài liệu hiển nhiên, những thứ sau hay có giá trị bất ngờ trong tranh chấp uỷ quyền:
- Giấy tờ chứng minh bạn ở đâu vào ngày ký văn bản: giấy ra viện, vé máy bay, dấu xuất nhập cảnh trên hộ chiếu, chấm công nơi làm việc.
- Mẫu chữ ký thật của bạn trong khoảng thời gian gần ngày ký, phục vụ giám định: hồ sơ ngân hàng, hợp đồng lao động, đơn từ ở cơ quan.
- Hồ sơ y tế cho thấy tình trạng sức khoẻ, khả năng đọc, khả năng hiểu tại thời điểm ký, nếu tranh chấp xoay quanh việc bị lừa ký.
- Biên bản bàn giao giấy chứng nhận tài sản, chìa khoá, con dấu cho người được uỷ quyền.
- Thông tin giá thị trường của tài sản ở thời điểm giao dịch: tin rao bán tương tự, kết quả định giá, để chứng minh giá bán bất thường.
- Lời xác nhận của hàng xóm, người thuê, người trông nhà về việc ai đã đến xem, đến nhận tài sản.
Hãy gom sớm. Camera nơi công cộng, dữ liệu cuộc gọi hay trí nhớ của người làm chứng đều có hạn; vài tháng sau có thể không còn.
Giao nộp chứng cứ cho toà: tránh những lỗi tốn kém
Có chứng cứ trong tay mới là một nửa; nộp đúng cách là nửa còn lại.
- Lập danh mục tài liệu, mỗi tài liệu ghi rõ chứng minh điều gì, nộp kèm đơn hoặc theo yêu cầu của toà.
- Tài liệu tiếng nước ngoài cần kèm bản dịch tiếng Việt hợp lệ; giấy tờ do nước ngoài lập có thể cần hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.
- Nộp bản sao, giữ bản gốc để xuất trình khi toà yêu cầu đối chiếu.
- Tuân thủ thời hạn giao nộp chứng cứ toà ấn định; chứng cứ nộp muộn không có lý do chính đáng có thể không được chấp nhận.
- Tham dự đầy đủ phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ để biết bên kia có gì và phản bác kịp thời.
Đừng giữ "át chủ bài" để tung ra vào phút cuối. Quy định về thời hạn giao nộp chứng cứ khiến chiến thuật này dễ phản tác dụng.
Sắp hồ sơ theo dòng thời gian trước khi gặp luật sư
Một bộ chứng cứ dù đủ nhưng lộn xộn sẽ làm buổi tư vấn đầu tiên tốn thời gian cho việc tìm giấy. Cách đơn giản và hiệu quả là lập một bảng thời gian: mỗi dòng là một sự kiện, ghi ngày, việc gì xảy ra, ai liên quan, và tài liệu nào chứng minh, kèm số thứ tự tài liệu trong tập hồ sơ.
Ví dụ giả định: ngày thứ nhất ký hợp đồng uỷ quyền, tài liệu số một; một tháng sau người được uỷ quyền ký hợp đồng bán, tài liệu số hai; hai ngày sau người mua chuyển tiền, tài liệu số ba là sao kê do người mua cung cấp; từ đó đến nay là các tin nhắn đòi tiền, tài liệu số bốn đến số chín. Nhìn vào bảng, khoảng trống chứng cứ hiện ra ngay, ví dụ chưa có gì chứng minh bạn đã báo chấm dứt uỷ quyền.
Bảng thời gian cũng giúp chính bạn kể lại sự việc nhất quán qua nhiều lần làm việc với luật sư, cơ quan công an và toà án. Lời kể lệch ngày, lệch thứ tự giữa các lần là điểm bên kia hay khai thác để làm giảm độ tin cậy của toàn bộ trình bày.
Phía người được uỷ quyền: tự bảo vệ bằng hồ sơ
Nếu bạn là người được uỷ quyền và đang làm việc đúng phạm vi, hồ sơ tốt là cách tự bảo vệ hiệu quả nhất trước những cáo buộc về sau. Hãy giữ bản sao giấy uỷ quyền, báo cáo bằng văn bản hoặc tin nhắn cho người uỷ quyền sau mỗi việc quan trọng, xin xác nhận về giá trước khi ký bán, và chuyển tiền cho chủ qua ngân hàng với nội dung rõ ràng.
Chi phí đã chi thay cần có hoá đơn, biên nhận. Khi kết thúc công việc, lập biên bản bàn giao lại giấy tờ, tiền, tài sản có chữ ký của người uỷ quyền. Những tài liệu này không chỉ giúp bạn khi có tranh chấp với người uỷ quyền, mà còn khi người thừa kế của họ sau này đặt câu hỏi.
Một thói quen tốt nữa là không trộn tiền của người uỷ quyền với tiền riêng. Nếu buộc phải nhận tiền vào tài khoản của mình, hãy chuyển cho chủ trong thời gian ngắn nhất có thể, với nội dung chuyển khoản ghi rõ khoản tiền gì. Tiền để lâu trong tài khoản riêng là chỗ dễ bị nghi ngờ nhất, kể cả khi bạn hoàn toàn ngay thẳng.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp màn hình tin nhắn có được toà chấp nhận không?
Có thể được xem xét, nhất là khi bên kia không phản đối. Nếu có tranh cãi về tính xác thực, toà có thể yêu cầu xuất trình thiết bị gốc hoặc trưng cầu giám định. Vì vậy nên giữ nguyên tin nhắn trên thiết bị.
Vi bằng có thay được văn bản công chứng không?
Không. Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do thừa phát lại chứng kiến, là nguồn chứng cứ để toà xem xét. Nó không thay thế việc công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
Tự ghi âm cuộc nói chuyện giữa mình và người được uỷ quyền có hợp pháp không?
Bạn là người tham gia cuộc nói chuyện nên việc tự ghi lại thường được xem xét như một nguồn chứng cứ, kèm văn bản trình bày xuất xứ. Ghi lén cuộc nói chuyện của người khác mà bạn không tham gia thì có thể vi phạm quyền riêng tư.
Không lấy được sao kê tài khoản của người được uỷ quyền thì sao?
Ngân hàng chỉ cung cấp thông tin tài khoản cho chủ tài khoản hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Bạn có thể đề nghị toà án hoặc cơ quan điều tra yêu cầu ngân hàng cung cấp trong quá trình giải quyết.
Người làm chứng không muốn ra toà thì có dùng lời họ được không?
Bạn có thể xin họ viết bản tường trình có chữ ký. Toà có thể triệu tập người làm chứng khi cần. Lời khai trực tiếp tại toà thường có sức thuyết phục hơn bản tường trình.
Nên giữ chứng cứ bao lâu sau khi xong việc?
Ít nhất cho tới khi hết các thời hiệu khởi kiện liên quan, và lâu hơn với tài sản giá trị lớn như nhà đất, vì tranh chấp có thể xuất hiện khi người thừa kế rà soát tài sản nhiều năm sau.