Văn bản uỷ quyền lại phải có hình thức phù hợp với văn bản uỷ quyền ban đầu: gốc là hợp đồng công chứng thì uỷ quyền lại cũng cần công chứng, gốc là giấy có chứng thực chữ ký thì uỷ quyền lại cũng nên chứng thực. Ngoài hình thức, văn bản cần dẫn chiếu chính xác văn bản gốc, nêu căn cứ được uỷ quyền lại và giới hạn phần việc chuyển giao. Thiếu những mắt nối này, người nhận hồ sơ không lần được chuỗi quyền và thường trả lại.
Bài này dành cho người đã chắc mình được phép uỷ quyền lại, nay cần lập văn bản cho đúng. Các mục bên dưới đi theo trình tự: chọn hình thức, các thông tin bắt buộc phải có, cách viết phạm vi, chuẩn bị giấy tờ khi đi ký, và những lỗi làm hồ sơ bị trả về. Mọi chi tiết về phí, thời gian giải quyết ở từng nơi bạn đối chiếu với nơi ký và nơi tiếp nhận hồ sơ hiện hành.
Hình thức "phù hợp" nghĩa là gì trong thực tế
Bộ luật Dân sự 2015 chỉ đặt nguyên tắc: hình thức hợp đồng uỷ quyền lại phải phù hợp với hình thức uỷ quyền ban đầu. Cách hiểu thận trọng và được các văn phòng công chứng áp dụng phổ biến là không hạ thấp hình thức. Gốc đã được công chứng thì văn bản uỷ quyền lại cũng đi công chứng; gốc được chứng thực chữ ký thì văn bản uỷ quyền lại được chứng thực chữ ký hoặc công chứng; gốc là giấy viết tay thông thường thì uỷ quyền lại ít nhất cũng là văn bản có chữ ký đầy đủ.
Lý do rất thực dụng. Người nhận hồ sơ cuối cùng, ví dụ cơ quan đăng ký đất đai hay ngân hàng, đánh giá chuỗi uỷ quyền theo mắt xích yếu nhất. Một hợp đồng công chứng cẩn thận mà nối với một tờ giấy viết tay thì cả chuỗi chỉ đáng tin bằng tờ giấy viết tay.
Ngược lại, bạn có thể chọn hình thức cao hơn văn bản gốc nếu muốn. Gốc là giấy có chứng thực chữ ký, bạn vẫn có thể công chứng văn bản uỷ quyền lại để bên nhận yên tâm. Điều này không bắt buộc nhưng đôi khi giúp hồ sơ đi nhanh hơn, nhất là khi giao dịch có giá trị lớn.
Chọn hình thức theo văn bản gốc
Bảng dưới là cách chọn an toàn. Nơi tiếp nhận có thể có yêu cầu riêng, nên hỏi trước khi đi ký.
| Văn bản gốc | Văn bản uỷ quyền lại nên lập | Nơi thực hiện thường gặp |
|---|---|---|
| Hợp đồng uỷ quyền có công chứng | Hợp đồng uỷ quyền lại có công chứng | Tổ chức hành nghề công chứng |
| Giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký | Giấy uỷ quyền lại có chứng thực chữ ký hoặc công chứng | Bộ phận một cửa cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng |
| Giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài, đã hợp pháp hoá | Văn bản uỷ quyền lại lập tại Việt Nam, công chứng hoặc chứng thực tuỳ yêu cầu | Tổ chức hành nghề công chứng, kèm bản dịch giấy gốc nếu cần |
| Giấy uỷ quyền nội bộ doanh nghiệp | Giấy uỷ quyền lại do người được uỷ quyền ký, nếu điều lệ hoặc quy chế cho phép | Lập tại doanh nghiệp, đóng dấu theo quy chế |
| Giấy viết tay không chứng thực | Văn bản có chữ ký đầy đủ, nên chứng thực nếu dùng cho cơ quan nhà nước | Tuỳ nơi sử dụng |
Chứng thực chữ ký nay thực hiện ở cấp xã và tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định hiện hành. Với nhà đất, ngân hàng hay chứng khoán, nhiều nơi chỉ nhận văn bản công chứng dù luật chung không đòi; bạn nên hỏi đúng bộ phận sẽ nhận hồ sơ.
Các thông tin phải có trong văn bản uỷ quyền lại
Ngoài phần thông tin nhân thân như mọi văn bản uỷ quyền, văn bản uỷ quyền lại cần thêm những mắt nối với văn bản gốc. Thiếu một mục là người nhận phải hỏi lại.
- Thông tin văn bản gốc: loại văn bản, ngày lập, nơi công chứng hoặc chứng thực, số công chứng hoặc số chứng thực, họ tên người uỷ quyền ban đầu.
- Căn cứ được uỷ quyền lại: dẫn câu trong văn bản gốc cho phép uỷ quyền lại, hoặc dẫn văn bản đồng ý riêng của người uỷ quyền (ngày lập, hình thức). Nếu dựa vào bất khả kháng, mô tả sự kiện và kèm giấy tờ chứng minh.
- Phạm vi chuyển giao: liệt kê từng việc được làm, dùng đúng động từ của văn bản gốc, và chỉ lấy phần cần chuyển, không chép nguyên.
- Thời hạn: ghi ngày kết thúc cụ thể, nằm trong thời hạn còn lại của văn bản gốc.
- Nghĩa vụ báo cáo và giao lại: người nhận uỷ quyền lại giao kết quả, tiền, giấy tờ cho ai, trong bao lâu.
- Cam kết của người được uỷ quyền ban đầu: văn bản gốc còn hiệu lực, chưa bị huỷ, chưa có sự thay đổi phạm vi tại thời điểm ký.
Viết phạm vi cho gọn mà không hở
Lỗi thường gặp nhất là chép nguyên khối chữ của văn bản gốc vào văn bản uỷ quyền lại. Cách này nhìn thì an toàn, nhưng thực chất trao cho người nhận nhiều hơn mức cần, và nếu khối chữ gốc có những quyền mà bạn không được phép chuyển thì cả đoạn đó trở thành vượt quyền. Tốt hơn là chỉ chọn đúng phần việc mà người nhận sẽ làm.
Ví dụ giả định: văn bản gốc giao cho chị Hà "thay mặt bà Mai làm thủ tục đăng ký biến động, nộp thuế, lệ phí, nhận giấy chứng nhận và ký các giấy tờ liên quan đối với thửa đất…". Chị Hà phải đi xa nên được bà Mai đồng ý cho uỷ quyền lại phần nhận giấy chứng nhận. Văn bản uỷ quyền lại chỉ nên ghi "nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với thửa đất… tại cơ quan đăng ký đất đai và giao lại cho bà Mai hoặc chị Hà trong vòng ba ngày", không kèm quyền nộp thuế hay ký giấy tờ khác.
Viết như vậy, cả cán bộ trả kết quả lẫn người nhận đều biết việc nằm ở đâu. Nếu sau này cần chuyển thêm việc khác, lập một văn bản bổ sung có cùng hình thức. Đừng ghi những cụm mơ hồ như "và các công việc khác có liên quan" vì cụm này khiến bên nhận hồ sơ nghi ngờ hoặc tự diễn giải theo hướng có lợi cho họ.
Chuẩn bị khi đi ký văn bản uỷ quyền lại
Đi ký tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc nơi chứng thực, bạn mang đủ những thứ sau để không phải về lấy thêm.
- Bản chính văn bản uỷ quyền ban đầu, kèm bản sao để nơi ký lưu.
- Văn bản đồng ý của người uỷ quyền nếu sự đồng ý không nằm trong văn bản gốc, hoặc giấy tờ chứng minh sự kiện bất khả kháng.
- Giấy tờ tuỳ thân còn hạn của người được uỷ quyền ban đầu và người nhận uỷ quyền lại; với công chứng hợp đồng, cả hai bên thường cùng có mặt.
- Giấy tờ về tài sản hoặc công việc liên quan nếu nơi ký yêu cầu, ví dụ bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hay sổ tiết kiệm.
- Bản nháp nội dung phạm vi đã viết sẵn, để nơi ký soạn đúng ý bạn thay vì dùng mẫu chung.
- Sau khi ký, kiểm lại từng dòng: tên, số giấy tờ, số văn bản gốc, thời hạn. Sai một chữ số là đủ để nơi tiếp nhận trả hồ sơ.
Sau khi ký: giữ bản nào, báo cho ai
Văn bản uỷ quyền lại chỉ phát huy tác dụng khi người cần biết đều biết. Người nhận uỷ quyền lại giữ bản chính để đi làm việc, kèm bản sao văn bản gốc và văn bản đồng ý. Người được uỷ quyền ban đầu giữ một bản để đối chiếu khi nhận lại kết quả. Người uỷ quyền nên nhận một bản sao, dù họ không ký, để biết ai đang thay mặt mình ở khâu nào và liên lạc thẳng khi cần.
Nếu công việc đang dở ở một nơi đã từng làm việc với người được uỷ quyền ban đầu, ví dụ một ngân hàng đã mở hồ sơ hay một bộ phận một cửa đã nhận phiếu hẹn, bạn nên báo cho nơi đó biết sẽ có người khác đến tiếp. Báo trước giúp cán bộ chuẩn bị đối chiếu, tránh cảnh người nhận uỷ quyền lại đến nơi mới biết hồ sơ đứng tên người khác và phải quay về.
Khi việc xong, người nhận uỷ quyền lại giao trả kết quả, tiền, giấy tờ đúng như văn bản ghi và nên lập biên bản giao nhận ngắn có chữ ký hai bên. Văn bản uỷ quyền lại hết việc thì cũng nên được thu lại hoặc ghi chú đã hoàn thành, để không ai mang nó đi dùng lần thứ hai. Nhiều tranh chấp về sau bắt đầu chỉ từ một tờ giấy uỷ quyền đã xong việc nhưng vẫn nằm trong túi người khác.
Những lỗi khiến văn bản uỷ quyền lại bị trả về
Không dẫn được văn bản gốc. Văn bản uỷ quyền lại chỉ ghi "theo giấy uỷ quyền của bà A" mà không có ngày, số công chứng. Người nhận không tra được nên từ chối.
Hình thức thấp hơn gốc. Gốc công chứng, uỷ quyền lại chỉ có chữ ký hai bên. Nơi tiếp nhận nhà đất gần như chắc chắn trả lại.
Thời hạn vượt gốc. Văn bản uỷ quyền lại ghi thời hạn dài hơn phần còn lại của văn bản gốc, làm người nhận nghi chuỗi uỷ quyền có vấn đề.
Không có căn cứ đồng ý. Văn bản gốc không cho uỷ quyền lại và hồ sơ không kèm văn bản chấp thuận riêng.
Văn bản gốc đã bị huỷ hoặc hết hạn. Người được uỷ quyền ban đầu không biết người uỷ quyền đã huỷ, vẫn đi ký. Một cuộc gọi kiểm tra trước khi ký tốn rất ít thời gian mà tránh được cả chuỗi hệ quả.
Chép nguyên phạm vi gốc. Phạm vi rộng hơn mức cần làm bên nhận hồ sơ hỏi thêm, nhất là khi trong đó có quyền định đoạt tài sản.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản gốc là giấy uỷ quyền có chứng thực, có bắt buộc phải công chứng văn bản uỷ quyền lại không?
Không nhất thiết. Nguyên tắc là hình thức phải phù hợp, nên chứng thực chữ ký là đủ trong đa số trường hợp. Nếu giao dịch giá trị lớn hoặc nơi tiếp nhận yêu cầu, bạn có thể công chứng để chắc hơn.
Có ký văn bản uỷ quyền lại ở một tỉnh khác nơi ký văn bản gốc được không?
Được. Không có ràng buộc phải ký cùng nơi với văn bản gốc. Điều quan trọng là mang bản chính văn bản gốc để nơi ký mới đối chiếu và ghi thông tin dẫn chiếu chính xác.
Người uỷ quyền ban đầu có cần có mặt khi ký văn bản uỷ quyền lại không?
Không cần nếu sự đồng ý của họ đã nằm trong văn bản gốc hoặc một văn bản riêng hợp lệ. Nếu chưa có, cách gọn nhất là để họ lập văn bản đồng ý trước, hoặc trực tiếp lập uỷ quyền mới cho người thứ hai.
Văn bản uỷ quyền lại có thể ghi dài hơn thời hạn của văn bản gốc không?
Không nên và cũng không có tác dụng. Quyền của người nhận uỷ quyền lại không thể dài hơn quyền của người chuyển cho họ. Ghi vượt chỉ làm hồ sơ bị nghi ngờ.
Có thể lập văn bản uỷ quyền lại cho hai người cùng lúc không?
Về nguyên lý có thể nếu sự đồng ý của người uỷ quyền cho phép, nhưng cần ghi rõ hai người cùng làm hay mỗi người làm một phần. Chia không rõ dễ dẫn tới hai người cùng ký hoặc không ai chịu trách nhiệm.
Mất bản chính văn bản gốc thì có lập văn bản uỷ quyền lại được không?
Rất khó. Nơi ký cần đối chiếu bản chính hoặc bản sao hợp lệ. Bạn nên xin bản sao từ nơi đã công chứng hoặc chứng thực văn bản gốc, hoặc nhờ người uỷ quyền lập văn bản mới.