Người được uỷ quyền chỉ được uỷ quyền lại cho người khác trong hai trường hợp: bên uỷ quyền đồng ý, hoặc gặp sự kiện bất khả kháng mà nếu không uỷ quyền lại thì việc làm vì lợi ích của bên uỷ quyền sẽ đổ bể. Ngoài hai cửa đó, giấy uỷ quyền lại không có chỗ dựa, và người cầm nó đi giao dịch đang đứng trên nền rất yếu. Kể cả khi được phép, việc uỷ quyền lại vẫn bị buộc trong ba giới hạn: không vượt phạm vi ban đầu, hình thức phải tương xứng với văn bản gốc, và thời hạn không kéo dài quá thời hạn của quyền mình đang có.
Đây là những nguyên tắc của Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng uỷ quyền. Bài đi qua từng ý theo hướng thực hành: thế nào là "đồng ý" cho đủ, thế nào thì mới gọi là bất khả kháng, những tình huống người ta tưởng được uỷ quyền lại nhưng thật ra không, và bạn nên làm gì nếu đang ở vị trí người uỷ quyền, người được uỷ quyền hay người sắp nhận uỷ quyền lại.
Vì sao luật không cho người được uỷ quyền tự giao việc tiếp
Uỷ quyền dựa trên lòng tin vào một người cụ thể. Khi bạn nhờ em gái đi nhận sổ đỏ, bạn tin em gái cẩn thận, biết kiểm từng trang và không đưa giấy cho ai khác. Nếu em gái lại nhờ một người bạn của cô ấy đi thay, người cầm tài sản của bạn giờ là một người bạn chưa từng gặp, chưa từng chọn. Luật đứng về phía người uỷ quyền ở điểm này: quyền được giao cho ai thì người đó làm, không tự động chuyền tay.
Nguyên tắc này cũng bảo vệ chính người được uỷ quyền. Nếu họ được tự do chuyền quyền, họ cũng dễ bị người khác nài ép "nhờ tạm", rồi khi việc hỏng thì tranh cãi ai chịu. Giới hạn rõ ràng giúp mọi người biết chỗ dừng.
Với bên thứ ba, người trực tiếp ký hợp đồng hay nhận hồ sơ, nguyên tắc này có nghĩa là thấy một văn bản uỷ quyền lại thì phải lần ngược lên văn bản gốc. Văn bản gốc không cho phép uỷ quyền lại và cũng không có bằng chứng về sự kiện bất khả kháng, thì quyền của người đứng trước mặt bạn là quyền có vấn đề. Một văn phòng công chứng cẩn thận sẽ dừng hồ sơ ở bước này, và đó là lý do nhiều người bị trả hồ sơ dù đã mang đủ giấy.
Trường hợp thứ nhất: bên uỷ quyền đồng ý
Đồng ý ghi sẵn trong văn bản gốc. Cách gọn nhất là văn bản uỷ quyền ban đầu có một câu cho phép bên được uỷ quyền uỷ quyền lại, có thể kèm điều kiện như chỉ uỷ quyền lại cho người có quan hệ gia đình, hoặc chỉ cho một phần công việc. Khi đã có câu này, bên nhận hồ sơ không phải đi tìm thêm bằng chứng.
Đồng ý bằng văn bản riêng, lập sau. Khi văn bản gốc im lặng, người được uỷ quyền có thể xin bên uỷ quyền một văn bản chấp thuận cho việc uỷ quyền lại cụ thể. Văn bản này nên nêu rõ người nhận uỷ quyền lại là ai, làm phần việc nào, đến khi nào. Nếu văn bản gốc là hợp đồng công chứng, văn bản đồng ý cũng nên theo hình thức tương ứng để bên nhận hồ sơ không có lý do từ chối.
Đồng ý miệng hay qua tin nhắn. Về nguyên lý, sự đồng ý có thể thể hiện nhiều cách, nhưng khi giao dịch cần công chứng hay đăng ký, một tin nhắn "ừ, nhờ ai cũng được" gần như không dùng được. Nó chỉ có ích làm chứng cứ nếu sau này hai bên tranh chấp về trách nhiệm. Đừng dựa vào nó để làm việc lớn.
Im lặng không phải là đồng ý. Người được uỷ quyền gửi tin báo "em nhờ anh Tư đi thay nhé" rồi không thấy phản hồi, không có nghĩa là đã được đồng ý. Muốn chắc thì cần một câu trả lời rõ ràng, tốt nhất là văn bản.
Trường hợp thứ hai: sự kiện bất khả kháng
Cửa thứ hai hẹp hơn nhiều người nghĩ. Phải hội đủ hai điều: có sự kiện bất khả kháng xảy ra với người được uỷ quyền, và nếu không uỷ quyền lại thì mục đích của việc được giao, vốn vì lợi ích của người uỷ quyền, không thể thực hiện được. Bất khả kháng hiểu theo nghĩa pháp lý là sự kiện khách quan, không lường trước được và không khắc phục được dù đã cố gắng hết mức. Bận việc riêng, ngại đi xa, quên lịch hẹn thì không phải.
Ví dụ giả định: bà Lan ở nước ngoài uỷ quyền cho cháu trai nhận tiền bồi thường giải phóng mặt bằng trong một đợt chi trả có hạn chót. Đúng tuần đó cháu bị tai nạn phải nằm viện, bà Lan lại đang trên chuyến bay dài, không liên lạc được. Nếu không ai đến nhận trong đợt này, khoản tiền phải chờ thủ tục khác lâu hơn nhiều. Đây là tình huống có thể lập luận là bất khả kháng, nhưng người nhận hồ sơ vẫn có quyền đòi chứng cứ: giấy ra viện, giấy xác nhận của bệnh viện, và họ có thể vẫn yêu cầu chờ ý kiến của bà Lan.
Trên thực tế, các cơ quan và văn phòng công chứng rất dè dặt với cửa này vì họ không có cách nào kiểm chứng một sự kiện xảy ra ngoài tầm mắt. Nếu bạn là người uỷ quyền và biết công việc có thể kéo dài, đừng trông vào bất khả kháng. Ghi sẵn quyền uỷ quyền lại có điều kiện vào văn bản gốc là cách an toàn hơn cho mọi bên.
Ba giới hạn đi theo mọi lần uỷ quyền lại
Kể cả khi có sự đồng ý hay có bất khả kháng, văn bản uỷ quyền lại vẫn phải nằm gọn trong khuôn của văn bản gốc. Bảng dưới gom ba giới hạn và cách nhận ra khi bị vi phạm.
| Giới hạn | Nội dung | Dấu hiệu vi phạm thường gặp |
|---|---|---|
| Phạm vi | Không được giao nhiều quyền hơn mình đang có | Giấy gốc chỉ cho nộp hồ sơ, giấy uỷ quyền lại lại cho cả ký hợp đồng và nhận tiền |
| Hình thức | Phải phù hợp với hình thức của văn bản uỷ quyền ban đầu | Giấy gốc là hợp đồng công chứng, giấy uỷ quyền lại chỉ là giấy viết tay có người làm chứng |
| Thời hạn | Không thể kéo dài hơn thời hạn của quyền gốc | Giấy gốc hết hạn cuối năm, giấy uỷ quyền lại ghi có hiệu lực hai năm |
| Người nhận | Phải đúng người được chấp thuận nếu sự đồng ý có nêu tên | Bên uỷ quyền đồng ý cho chuyển cho anh trai, người nhận lại là một người quen |
Lỗi phổ biến nhất là phạm vi. Người được uỷ quyền thường chép lại mẫu có sẵn, trong đó có cụm "toàn quyền quyết định", mà quên rằng mình không có toàn quyền để mà chuyển. Phần vượt quá không làm phát sinh quyền gì cho người nhận uỷ quyền lại.
Những tình huống tưởng là uỷ quyền lại nhưng không phải
Nhiều tranh cãi bắt đầu từ việc gọi sai tên một hành vi. Vài tình huống dưới đây hay bị nhầm, và cách xử lý của chúng khác hẳn uỷ quyền lại.
- Nhờ người khác chạy việc vặt dưới sự giám sát của mình. Người được uỷ quyền nhờ em họ chở hồ sơ đến bàn tiếp nhận, nhưng chính họ ký và nhận phiếu hẹn. Đây không phải uỷ quyền lại vì người em họ không xác lập giao dịch nào nhân danh bạn.
- Người uỷ quyền tự lập thêm một giấy uỷ quyền mới cho người thứ hai. Khi chính bạn ký giấy cho người thứ hai, đó là một quan hệ uỷ quyền mới và độc lập, không cần sự đồng ý của người được uỷ quyền đầu tiên.
- Pháp nhân cử nhân viên đi làm việc. Công ty được một khách hàng uỷ quyền thì công ty làm việc qua người của mình theo phân công nội bộ; chuyện có cần văn bản riêng hay không tuỳ nội dung uỷ quyền và quy định của nơi tiếp nhận.
- Người được uỷ quyền thuê dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Thuê người soạn hồ sơ, dịch thuật, đo đạc không phải là chuyển quyền đại diện, miễn người đó không thay mặt bạn ký kết hay nhận tài sản.
Bạn nên làm gì tuỳ vị trí của mình
Mỗi bên trong chuỗi uỷ quyền có một việc cần làm để tránh rắc rối về sau.
- Nếu bạn là người uỷ quyền: quyết định ngay từ đầu có cho uỷ quyền lại không. Cho thì ghi điều kiện: cho ai, phần việc nào, có phải báo trước không. Không cho thì ghi rõ "không được uỷ quyền lại" để không ai hiểu khác.
- Nếu bạn là người được uỷ quyền và không thể tự làm: liên lạc với người uỷ quyền trước, xin một văn bản đồng ý đúng hình thức. Chỉ viện tới bất khả kháng khi thật sự không liên lạc được và có giấy tờ chứng minh.
- Nếu bạn sắp nhận uỷ quyền lại: đòi xem văn bản gốc và văn bản đồng ý, đối chiếu phạm vi, thời hạn. Nếu thấy không khớp, từ chối là cách bảo vệ mình tốt nhất.
- Nếu bạn là bên giao dịch: chụp lại cả hai văn bản, ghi vào hồ sơ giao dịch, và hỏi văn phòng công chứng hoặc cơ quan tiếp nhận xem họ có chấp nhận chuỗi uỷ quyền này không trước khi chuyển tiền hay giao tài sản.
- Khi việc đã xong: người nhận uỷ quyền lại giao lại kết quả, giấy tờ cho người được uỷ quyền ban đầu hoặc thẳng cho người uỷ quyền như đã thoả thuận, kèm báo cáo ngắn để không ai phải đoán.
Uỷ quyền lại sai điều kiện thì hậu quả ra sao
Khi uỷ quyền lại không có sự đồng ý và cũng không có bất khả kháng, người nhận uỷ quyền lại về bản chất là người không có quyền đại diện. Giao dịch họ ký nhân danh người uỷ quyền không tự động ràng buộc người uỷ quyền, trừ khi người uỷ quyền chấp thuận sau, hoặc biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý. Điều này có lợi cho người uỷ quyền nhưng gây khó cho bên thứ ba đã lỡ giao tiền.
Người được uỷ quyền ban đầu vẫn phải chịu trách nhiệm với người uỷ quyền vì đã làm trái nghĩa vụ của mình trong hợp đồng uỷ quyền. Nếu có thiệt hại, người uỷ quyền có quyền yêu cầu bồi thường. Người nhận uỷ quyền lại cũng không thoát trách nhiệm với bên thứ ba nếu bên đó không biết và không thể biết về khiếm khuyết của chuỗi uỷ quyền.
Tranh chấp kiểu này thường dính đến tài sản giá trị lớn và nhiều bên cùng có lý một phần. Trước khi gửi đơn hay ký thêm văn bản để chữa cháy, bạn nên mang đủ giấy tờ đi hỏi người làm nghề để biết vị trí của mình. Những bài khác trong danh mục này đi sâu vào trách nhiệm của từng mắt xích trong chuỗi và quyền của bên thứ ba khi giao dịch với người không đủ quyền.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền gốc không nhắc gì đến uỷ quyền lại thì có được uỷ quyền lại không?
Văn bản gốc im lặng thì người được uỷ quyền chưa có sẵn quyền uỷ quyền lại. Họ cần sự đồng ý của người uỷ quyền, tốt nhất bằng văn bản cùng hình thức với văn bản gốc, hoặc phải chứng minh được có sự kiện bất khả kháng đúng nghĩa.
Người nhận uỷ quyền lại có được uỷ quyền tiếp cho người thứ ba không?
Nguyên tắc vẫn như cũ: chỉ khi được người uỷ quyền ban đầu đồng ý hoặc gặp bất khả kháng, và không vượt phạm vi gốc. Chuỗi càng dài thì bên nhận hồ sơ càng khó chấp nhận, nên trên thực tế nên tránh.
Ốm nhẹ, bận đi công tác có được coi là bất khả kháng không?
Thường là không. Bất khả kháng đòi hỏi sự kiện khách quan, không lường trước và không khắc phục được. Bận việc hay ốm nhẹ vẫn có cách khắc phục như dời lịch hoặc xin ý kiến người uỷ quyền.
Văn bản uỷ quyền lại có phải ghi lại thông tin của văn bản gốc không?
Nên ghi. Văn bản uỷ quyền lại cần dẫn chiếu văn bản gốc, nêu căn cứ được uỷ quyền lại và phạm vi chuyển giao, để bên nhận hồ sơ lần được toàn bộ chuỗi mà không phải hỏi lại nhiều lần.
Người uỷ quyền có rút lại sự đồng ý cho uỷ quyền lại được không?
Người uỷ quyền vẫn giữ quyền quyết định về việc của mình, nên về nguyên lý có thể thay đổi ý kiến, nhưng cần báo cho người được uỷ quyền, người nhận uỷ quyền lại và bên thứ ba liên quan. Việc huỷ uỷ quyền và hiệu lực của nó là một chủ đề riêng cần xem kỹ.
Uỷ quyền lại có cần người uỷ quyền ban đầu ký vào không?
Văn bản uỷ quyền lại do người được uỷ quyền ký với người nhận. Chữ ký của người uỷ quyền ban đầu không bắt buộc trên chính văn bản đó, nhưng sự đồng ý của họ phải có ở đâu đó, trong văn bản gốc hoặc một văn bản riêng.