Giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài bằng tiếng nước ngoài, khi dùng tại Việt Nam, thường phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch. Bản dịch là thứ công chứng viên và cán bộ tiếp nhận ở Việt Nam thực sự đọc. Văn bản gốc có hoàn hảo đến đâu mà bản dịch sai một tên riêng, bỏ sót một dòng con dấu, thì hồ sơ vẫn bị trả.
Giấy uỷ quyền khó dịch hơn nhiều loại giấy tờ khác vì hai lý do. Thứ nhất, nó chứa nhiều chi tiết phải khớp tuyệt đối với hồ sơ ở Việt Nam: họ tên có dấu, số giấy tờ, số thửa, địa chỉ. Thứ hai, mỗi nước có khái niệm uỷ quyền riêng, có những loại uỷ quyền mà luật Việt Nam không có tên gọi tương ứng. Bài này đi qua cả hai chỗ đó.
Bản dịch cần loại xác nhận nào
Ở Việt Nam, giấy tờ tiếng nước ngoài nộp cho cơ quan, tổ chức thường đi kèm một trong hai loại bản dịch có xác nhận. Loại thứ nhất là công chứng bản dịch: người dịch là cộng tác viên của một tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên chứng nhận bản dịch. Loại thứ hai là chứng thực chữ ký người dịch: người dịch ký trước người có thẩm quyền chứng thực, và việc chứng thực xác nhận chữ ký đó là của người dịch. Cách gọi phổ thông "dịch thuật công chứng" thường chỉ chung cả hai.
Nơi nhận ở Việt Nam có thể chỉ định loại nào họ chấp nhận. Văn phòng công chứng sắp làm giao dịch thay bạn thường muốn chính họ, hoặc một tổ chức họ tin, xử lý bản dịch. Cơ quan đăng ký đất đai, ngân hàng, toà án có thể có yêu cầu riêng. Hỏi trước nơi nhận là bước rẻ nhất, vì một bản dịch làm sai loại phải làm lại từ đầu.
Thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch đã có điều chỉnh khi bộ máy hành chính chuyển sang hai cấp từ giữa năm 2025. Trước đây việc này hay được làm ở phòng tư pháp cấp huyện; nay bạn nên hỏi nơi tiếp nhận hiện hành ở địa phương mình hoặc tra trên Cổng Dịch vụ công trước khi đến, thay vì dựa vào kinh nghiệm cũ.
Những chi tiết bắt buộc phải khớp
Phần lớn hồ sơ bị trả không vì dịch sai nghĩa, mà vì dịch lệch một chi tiết định danh. Bảng dưới là các chi tiết nên dò từng ký tự.
| Chi tiết | Hay sai thế nào | Cách giữ đúng |
|---|---|---|
| Họ tên người Việt | Văn bản gốc viết không dấu, người dịch tự thêm dấu theo phỏng đoán | Đưa người dịch bản chụp thẻ căn cước hoặc hộ chiếu Việt Nam để lấy đúng dấu |
| Thứ tự họ, tên | Văn bản nước ngoài đảo tên lên trước họ, bản dịch giữ nguyên thứ tự đó | Ghi theo thứ tự họ, tên đệm, tên như giấy tờ Việt Nam; có thể ghi chú cách viết gốc |
| Số giấy tờ | Gõ nhầm một chữ số, hoặc dùng số hộ chiếu thay cho số định danh | Chép từ bản chụp giấy tờ, dò lại hai lần |
| Địa chỉ tài sản | Dịch ngược từ tiếng nước ngoài nên sai tên đường, tên xã | Lấy nguyên văn từ giấy chứng nhận của tài sản |
| Con dấu, chứng nhận | Chỉ dịch phần nội dung chính, bỏ dòng chứng nhận của công chứng viên và cơ quan nước ngoài | Dịch đầy đủ mọi trang, mọi dấu, ghi rõ vị trí con dấu |
Một cách làm tốt là gửi người dịch một tờ "bảng định danh" gồm họ tên có dấu, số giấy tờ, địa chỉ, số thửa, chép từ giấy tờ gốc. Người dịch khớp vào bản dịch, bạn hoặc người thân dò lại bản nháp trước khi họ mang đi xác nhận.
Khái niệm uỷ quyền nước ngoài không có tên tương ứng
Uỷ quyền tổng quát. Nhiều nước có loại văn bản trao quyền rất rộng cho một người quản lý gần như mọi việc. Dịch sát nghĩa thì được, nhưng nơi nhận ở Việt Nam thường vẫn yêu cầu thấy rõ từng việc, từng tài sản. Văn bản quá rộng có thể bị đòi bổ sung một văn bản cụ thể hơn.
Uỷ quyền vẫn hiệu lực khi người uỷ quyền mất năng lực. Một số hệ thống pháp luật cho phép lập uỷ quyền tiếp tục có hiệu lực cả khi người uỷ quyền không còn tự quyết định được. Luật Việt Nam có cách xử lý riêng cho tình huống người mất năng lực hành vi, thông qua giám hộ. Người dịch nên dịch sát và ghi chú, không tự tìm từ Việt "gần giống".
Uỷ quyền chỉ phát sinh khi có sự kiện. Có loại văn bản chỉ có hiệu lực khi một sự kiện xảy ra, ví dụ khi có xác nhận của bác sĩ. Khi dịch, giữ nguyên điều kiện đó; nơi nhận sẽ đánh giá có chấp nhận hay không.
Chức danh người chứng nhận. Các chức danh như công chứng viên công, uỷ viên tuyên thệ, thư ký toà án ở nước ngoài có vai trò khác nhau. Dịch chức danh theo nghĩa phổ thông, giữ tên gốc trong ngoặc để người đọc ở Việt Nam đối chiếu được.
Trình tự dịch và xác nhận
Bản dịch nên được làm sau khi văn bản gốc đã đủ các lớp chứng nhận cần thiết, vì bản dịch phải dịch cả những lớp đó.
- Kiểm tra bản gốc đã đủ lớp xác nhận theo yêu cầu dùng ở Việt Nam, ví dụ đã hợp pháp hoá lãnh sự nếu thuộc diện phải hợp pháp hoá.
- Hỏi nơi nhận: chấp nhận công chứng bản dịch hay chứng thực chữ ký người dịch, có yêu cầu đóng dấu giáp lai, có yêu cầu bản dịch kèm bản sao văn bản gốc.
- Chọn người dịch hoặc tổ chức hành nghề công chứng có cộng tác viên dịch ngôn ngữ đó; ngôn ngữ ít phổ biến có thể phải chờ.
- Gửi người dịch bản gốc hoặc bản chụp rõ nét cùng bảng định danh.
- Đọc bản nháp: dò họ tên, số giấy tờ, địa chỉ, danh sách việc được uỷ quyền, thời hạn.
- Người dịch ký, bản dịch được công chứng hoặc chứng thực; nhận bản dịch đính kèm bản sao văn bản gốc theo cách nơi đó làm.
Nếu cần dùng giấy uỷ quyền cho nhiều nơi, hãy xin nhiều bản dịch có xác nhận ngay một lần. Làm thêm sau này nghĩa là phải mang bản gốc đi lại một lần nữa.
Văn bản song ngữ có miễn được bước dịch không
Nhiều người chọn lập giấy uỷ quyền song ngữ ngay từ đầu, hai cột tiếng Việt và tiếng nước sở tại. Đây là cách tốt để giảm sai sót, vì phần tiếng Việt do chính bạn kiểm soát, lấy từ dự thảo của phía Việt Nam. Tuy vậy, phần tiếng Việt trong văn bản song ngữ chưa phải là bản dịch có xác nhận theo nghĩa thủ tục Việt Nam.
Có nơi nhận chấp nhận phần tiếng Việt sẵn có, chỉ yêu cầu dịch thêm các lớp con dấu, chứng nhận bằng tiếng nước ngoài. Có nơi vẫn đòi bản dịch toàn văn có xác nhận. Cách chắc nhất là hỏi trước, và nếu phải dịch thì người dịch có sẵn phần tiếng Việt làm khung, nên bản dịch khớp với ý định ban đầu hơn.
Một lưu ý nhỏ nhưng hay gặp: trong văn bản song ngữ, hai phần ngôn ngữ phải nói cùng một điều. Nếu phần tiếng nước ngoài trao quyền "bán", còn phần tiếng Việt viết "bán, tặng, cho, thế chấp", nơi nhận sẽ thấy mâu thuẫn và từ chối. Nên có một câu ghi rõ khi có khác biệt thì bản nào được ưu tiên, nhưng tốt nhất vẫn là đừng để hai bản lệch nhau.
Những yếu tố làm bản dịch tốn thời gian và chi phí
Không có mức giá chung cho bản dịch giấy uỷ quyền, và bài không nêu con số. Điều bạn có thể làm là biết trước những yếu tố khiến việc dịch lâu hơn, tốn hơn, để chuẩn bị và hỏi giá cho đúng.
- Ngôn ngữ. Tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật thường có nhiều người dịch; các ngôn ngữ ít phổ biến hơn có thể phải chờ cộng tác viên phù hợp.
- Số trang và số lớp chứng nhận. Mỗi lớp con dấu của công chứng viên nước ngoài, của cơ quan nước sở tại, của cơ quan đại diện đều phải dịch, nên một giấy uỷ quyền hai trang có thể thành bản dịch dài gấp đôi.
- Chữ viết tay và bản chụp mờ. Phần ghi tay của công chứng viên, con dấu nhoè làm người dịch mất thời gian đọc, đôi khi phải xin bản rõ hơn.
- Số bản cần xác nhận. Mỗi bản dịch có xác nhận là một lần chứng nhận; làm nhiều bản một lượt thường đỡ công hơn làm rải rác.
- Việc đi lại. Nếu bản gốc phải mang trực tiếp đến nơi chứng nhận, thời gian và công sức của người thân ở nhà cũng là một phần chi phí.
- Làm lại. Khoản đắt nhất thường là bản dịch phải làm lại vì sai định danh hoặc sai loại xác nhận, kéo theo cả thời gian chờ việc chính.
Khi hỏi nơi dịch, hãy gửi bản chụp đủ mọi trang và nói rõ nơi sẽ nhận bản dịch. Thông tin càng rõ, báo giá và thời gian hẹn càng sát thực tế.
Ai chịu trách nhiệm khi bản dịch sai
Người dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Công chứng viên khi chứng nhận bản dịch, hoặc người chứng thực chữ ký người dịch, chịu trách nhiệm trong phạm vi việc họ chứng nhận. Nhưng trong thực tế, người chịu thiệt đầu tiên vẫn là bạn: hồ sơ bị trả, việc ở nhà bị chậm, và bạn phải làm lại.
Vì vậy đừng coi khâu dò bản nháp là việc của người dịch. Người hiểu rõ nhất họ tên, tài sản và ý định uỷ quyền là bạn và người thân. Mười phút đọc lại bản nháp thường cứu được vài tuần chờ đợi. Ví dụ giả định: anh Tùng ở Hàn Quốc gửi giấy uỷ quyền tiếng Hàn về Đà Nẵng; bản dịch ghi tên người nhận uỷ quyền thiếu một tên đệm vì văn bản gốc phiên âm rút gọn. Văn phòng công chứng phát hiện ra khi đối chiếu thẻ căn cước, và bản dịch phải làm lại.
Nếu bản dịch sai làm phát sinh thiệt hại thật, ví dụ giao dịch bị huỷ, thì việc xác định ai chịu trách nhiệm đến đâu cần xem hợp đồng dịch thuật, cách các bên đã làm và chứng cứ còn giữ. Hãy giữ lại bản nháp, tin nhắn trao đổi với người dịch và bảng định danh đã gửi.
Câu hỏi thường gặp
Có thể tự dịch giấy uỷ quyền rồi mang đi chứng thực không?
Bạn có thể dịch nếu đủ điều kiện làm người dịch theo quy định về chứng thực, nhưng nơi nhận thường muốn bản dịch do cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng hoặc người dịch đã đăng ký thực hiện. Hỏi trước nơi nhận và nơi chứng thực để biết cách nào được chấp nhận.
Dịch giấy uỷ quyền trước hay sau khi hợp pháp hoá lãnh sự?
Thường là sau. Bản dịch phải dịch cả các lớp con dấu và chứng nhận, nên dịch khi văn bản gốc đã đủ lớp thì bản dịch mới phản ánh đúng toàn bộ những gì có trên văn bản. Dịch trước rồi mới hợp pháp hoá thì phải dịch bổ sung.
Tên trong giấy uỷ quyền tiếng nước ngoài viết không dấu thì bản dịch ghi có dấu được không?
Được, và nên ghi có dấu đúng như giấy tờ Việt Nam để khớp hồ sơ tài sản. Người dịch cần căn cứ vào giấy tờ tuỳ thân Việt Nam, không tự đoán dấu. Có thể ghi kèm cách viết gốc để người đọc đối chiếu được hai bản.
Giấy uỷ quyền song ngữ có cần dịch nữa không?
Tuỳ nơi nhận. Có nơi chấp nhận phần tiếng Việt sẵn có và chỉ yêu cầu dịch các lớp chứng nhận tiếng nước ngoài, có nơi đòi bản dịch toàn văn có xác nhận. Hãy hỏi nơi sẽ nhận văn bản trước khi đặt dịch.
Ngôn ngữ ít người dịch thì làm sao?
Bạn có thể tìm tổ chức hành nghề công chứng có cộng tác viên dịch ngôn ngữ đó, chấp nhận chờ lâu hơn, hoặc ngay từ đầu lập giấy uỷ quyền song ngữ có tiếng Việt hay có một ngôn ngữ phổ biến hơn được nơi lập văn bản chấp nhận. Cách cuối thường giúp việc dịch về sau dễ hơn nhiều.