Một điều khoản thù lao tốt trả lời được năm câu hỏi: trả bao nhiêu hoặc tính theo công thức nào, trả vào lúc nào, trả bằng cách nào, thù lao đã gồm chi phí hay chưa, và nếu việc không thành hoặc một bên chấm dứt sớm thì tính ra sao. Thiếu bất kỳ câu nào, hai bên sẽ phải tự hiểu, và cách hiểu thường khác nhau đúng vào lúc có tiền về.
Bộ luật Dân sự 2015 chỉ nói bên uỷ quyền trả thù lao khi có thoả thuận, còn cách tính thế nào là việc của hai bên. Bài này đưa ra các cách tính phổ biến, những câu chữ hay gây hiểu lầm và cách viết lại. Các câu ví dụ trong bài chỉ để minh hoạ nội dung cần có, không phải mẫu bắt buộc; việc giá trị lớn nên nhờ người làm nghề đọc lại.
Bốn cách tính thù lao và chỗ hay vướng
Không có cách tính nào đúng cho mọi việc. Chọn theo bản chất công việc và mức độ tin nhau.
| Cách tính | Hợp với việc | Điểm mạnh | Chỗ hay vướng |
|---|---|---|---|
| Một khoản cố định trọn gói | Thủ tục rõ bước, thời gian dự đoán được | Đơn giản, hai bên biết trước con số | Việc kéo dài hơn dự tính thì người làm thay thiệt; dừng giữa chừng khó tính phần đã làm |
| Chia theo mốc công việc | Thủ tục nhiều giai đoạn như nộp, bổ sung, nhận kết quả | Dừng ở đâu tính tiền ở đó, ít tranh cãi | Phải định nghĩa mốc thật rõ, ví dụ "nộp" là có giấy biên nhận |
| Phần trăm trên kết quả | Bán, cho thuê tài sản, thu hồi một khoản tiền | Hai bên cùng chung mục tiêu | Phải định nghĩa cơ sở tính; dễ tranh chấp khi bên uỷ quyền tự giao dịch với người do người làm thay tìm |
| Theo ngày công hoặc theo lượt | Trông coi, quản lý kéo dài, việc lặp lại | Phản ánh đúng công sức | Cần ghi chép, xác nhận số ngày, số lượt |
Có thể kết hợp, ví dụ một khoản cố định nhỏ cho công sức và thêm phần trăm khi có kết quả. Kết hợp càng nhiều thì câu chữ càng cần chính xác.
Những câu chữ mơ hồ hay gặp và cách viết lại
"Thù lao hai bên thoả thuận sau." Câu này gần như bằng không có thoả thuận. Nếu chưa chốt được con số, ít nhất ghi cách tính và mức trần, ví dụ "thù lao tính theo số ngày làm việc thực tế, mỗi ngày một khoản cố định, tổng không quá một mức nhất định".
"Trả khi xong việc." Thế nào là xong? Nhận được kết quả từ cơ quan, giao giấy tờ cho bên uỷ quyền, hay tiền đã về tài khoản? Viết thành "trả trong vòng bảy ngày kể từ ngày người được uỷ quyền bàn giao giấy chứng nhận cho bên uỷ quyền".
"Phần trăm trên giá trị giao dịch." Giá trị nào: giá ghi trong hợp đồng, giá thực nhận, hay giá sau khi trừ thuế phí? Ghi rõ "phần trăm trên số tiền bên uỷ quyền thực nhận sau khi trừ các khoản thuế, phí do bên uỷ quyền phải nộp".
"Thù lao bao gồm mọi chi phí." Mọi chi phí có gồm khoản phát sinh ngoài dự tính như đo đạc lại không? Nên ghi rõ chi phí nào đã gồm, chi phí nào hoàn riêng nếu được bên uỷ quyền đồng ý trước.
"Thưởng thêm nếu làm tốt." Tốt theo tiêu chí nào? Một khoản thưởng nên gắn với điều kiện đo được, như bán trên một mức giá hoặc xong trước một ngày.
Thời điểm và cách trả: giữ lại một phần là hợp lý
Với việc kéo dài, cách hay được dùng là trả theo đợt gắn với mốc, và giữ lại một phần nhỏ cho đến khi người làm thay bàn giao đủ giấy tờ, tiền và bản kê. Phần giữ lại tạo động lực để khâu cuối, khâu dễ bị bỏ quên nhất, được làm cẩn thận. Nhưng tỷ lệ giữ lại nên vừa phải và có thời hạn trả rõ, nếu không nó thành cái cớ để chậm trả vô thời hạn.
Về cách trả, chuyển khoản với nội dung ghi rõ khoản thù lao của hợp đồng nào, đợt nào là dấu vết tốt nhất cho cả hai. Trả tiền mặt thì cần giấy biên nhận có chữ ký. Nếu thoả thuận người làm thay được trừ thù lao vào tiền thu hộ, ghi luôn điều đó trong điều khoản, kèm nghĩa vụ gửi bản kê. Nếu không cho phép trừ, cũng nên ghi rõ: toàn bộ tiền thu hộ chuyển về bên uỷ quyền, thù lao thanh toán riêng theo lịch đã thống nhất. Một dòng như vậy ngăn được cả tình huống người làm thay giữ tiền lẫn tình huống bên uỷ quyền kéo dài việc trả công.
Ví dụ giả định một câu đủ ý: "Thù lao gồm ba đợt bằng nhau: đợt một trả khi người được uỷ quyền nộp hồ sơ và gửi ảnh giấy biên nhận; đợt hai khi nhận được kết quả; đợt ba trong vòng năm ngày sau khi bàn giao đủ giấy tờ, tiền và bản kê. Thanh toán bằng chuyển khoản."
Viết sẵn cho tình huống việc không thành hoặc dừng sớm
Đây là phần hay bị bỏ trống nhất, vì lúc ký ai cũng lạc quan. Nhưng chính những tình huống này sinh ra phần lớn tranh chấp về thù lao. Luật có nguyên tắc chung cho việc đơn phương chấm dứt, nhưng nguyên tắc chung thì phải diễn giải; một câu viết sẵn trong hợp đồng thì chỉ cần đọc.
Nên viết rõ ít nhất ba tình huống. Một là việc không thành vì lý do khách quan, không phải lỗi của ai: thù lao trả theo mốc đã qua hay không trả gì thêm. Hai là bên uỷ quyền chấm dứt sớm: trả thù lao phần việc đã làm theo cách tính nào, và nếu là thù lao phần trăm thì trong bao lâu sau khi chấm dứt mà giao dịch với người do người làm thay giới thiệu vẫn được tính. Ba là người được uỷ quyền rút lui: báo trước bao lâu, phần thù lao đã nhận vượt phần việc đã làm phải hoàn lại trong bao lâu.
Ví dụ giả định: "Nếu bên uỷ quyền chấm dứt hợp đồng trước khi giao dịch được ký, nhưng trong vòng ba tháng sau đó ký với người mua do người được uỷ quyền đã giới thiệu bằng văn bản, thì người được uỷ quyền vẫn được hưởng thù lao như đã thoả thuận."
Thù lao lớn kèm quyền định đoạt tài sản: dấu hiệu cần dừng lại
Có một kiểu hợp đồng uỷ quyền mà điều khoản thù lao là chỗ để lộ bản chất thật: người được uỷ quyền có toàn quyền bán, tặng, thế chấp nhà đất, thời hạn rất dài, và "thù lao" là một khoản tiền lớn mà bên được uỷ quyền trả cho bên uỷ quyền, hoặc ghi là không thù lao nhưng thực tế đã trao tiền. Đây thường là mua bán đội lốt uỷ quyền.
Hợp đồng như vậy có thể bị xem là giao dịch giả tạo nhằm che giấu một giao dịch khác, và người "mua" bằng uỷ quyền gánh nhiều rủi ro: người uỷ quyền mất thì uỷ quyền chấm dứt, người uỷ quyền có thể huỷ, tài sản có thể bị kê biên vì nợ của người đứng tên. Nếu bạn đang được đề nghị ký kiểu hợp đồng này, đó không phải chuyện cách viết điều khoản thù lao nữa, mà là chuyện có nên làm giao dịch này hay không.
Thù lao trong uỷ quyền đúng nghĩa là tiền công cho công sức làm thay, do bên uỷ quyền trả cho bên được uỷ quyền, và thường tương xứng với khối lượng công việc.
Hình thức: thoả thuận thù lao để ở đâu
Nhiều người ký hợp đồng uỷ quyền công chứng với phạm vi công việc, còn chuyện tiền thì viết một tờ riêng hoặc chỉ nói miệng, vì ngại phải ghi số tiền trước công chứng viên. Thoả thuận riêng vẫn có thể có giá trị làm chứng cứ giữa hai bên, nhưng khi văn bản công chứng ghi "không thù lao" còn tờ riêng ghi có, hai văn bản mâu thuẫn và bên muốn phủ nhận sẽ bám vào văn bản công chứng.
Cách gọn nhất là ghi thù lao ngay trong hợp đồng uỷ quyền. Nếu đã ký rồi mà muốn bổ sung, lập văn bản sửa đổi, bổ sung cùng hình thức với hợp đồng gốc: hợp đồng gốc công chứng thì văn bản bổ sung cũng nên công chứng. Với giấy uỷ quyền đơn phương chỉ có chữ ký người uỷ quyền, thoả thuận thù lao vốn cần sự đồng ý của hai bên, nên lập thành một văn bản có chữ ký cả hai.
Dù để ở đâu, con số ghi phải là con số thật. Ghi thấp để giảm nghĩa vụ thuế hay vì lý do khác sẽ quay lại làm khó chính người nhận khi cần đòi tiền.
Đọc lại điều khoản trước khi ký: danh sách kiểm nhanh
Trước khi đặt bút, hai bên cùng đọc điều khoản thù lao và trả lời có hoặc không cho từng câu dưới đây. Câu nào trả lời "không chắc" thì sửa lại chữ trước khi ký:
- Một người ngoài đọc điều khoản có tính ra đúng con số mà hai bên đang nghĩ không?
- Đã rõ ai trả cho ai, trả vào tài khoản nào hay bằng cách nào chưa?
- Mỗi đợt trả gắn với một sự kiện có giấy tờ chứng minh, như giấy biên nhận, kết quả, biên bản bàn giao chưa?
- Chi phí đã nằm trong thù lao hay được hoàn riêng, có hạn mức không?
- Ba tình huống việc không thành, bên uỷ quyền dừng sớm, người làm thay rút lui đã có câu trả lời chưa?
- Thù lao là số trước hay sau thuế, ai lo phần khai báo nếu có?
- Nếu có thù lao phần trăm, cơ sở tính đã được định nghĩa bằng một con số đo được chưa?
Danh sách này dùng được cho cả uỷ quyền giữa người thân lẫn uỷ quyền có tính chất làm ăn. Với người thân, có thể trả lời bằng một tin nhắn dài thay cho văn bản cầu kỳ; điều quan trọng là các câu trả lời được ghi lại ở đâu đó, không chỉ nằm trong trí nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Không ghi thù lao trong hợp đồng uỷ quyền công chứng thì có viết giấy riêng được không?
Được, giấy riêng có chữ ký hai bên vẫn là chứng cứ về thoả thuận thù lao. Nhưng nếu hợp đồng công chứng ghi rõ không thù lao, hai văn bản mâu thuẫn và dễ tranh chấp. Cách an toàn là lập văn bản bổ sung cùng hình thức với hợp đồng gốc.
Thù lao phần trăm thì nên tính trên giá hợp đồng hay số tiền thực nhận?
Tuỳ thoả thuận, nhưng tính trên số tiền bên uỷ quyền thực nhận sau khi trừ các khoản thuế, phí mà họ phải nộp thường ít gây tranh cãi hơn. Dù chọn cách nào, phải ghi rõ để không mỗi người hiểu một kiểu.
Có nên trả trước toàn bộ thù lao cho người làm thay không?
Thường không nên với việc kéo dài. Trả theo mốc và giữ lại một phần nhỏ đến khi bàn giao giúp hai bên công bằng hơn. Nếu buộc phải trả trước, ghi rõ nghĩa vụ hoàn lại phần chưa làm khi hợp đồng chấm dứt sớm.
Thù lao có thể trả bằng ngoại tệ không?
Giao dịch, thanh toán bằng ngoại tệ giữa cá nhân trong nước bị hạn chế theo quy định quản lý ngoại hối. Nên ghi và trả thù lao bằng đồng Việt Nam. Trường hợp có yếu tố nước ngoài cần đối chiếu quy định hiện hành.
Điều khoản thù lao có cần ghi thuế thu nhập cá nhân không?
Nên ghi rõ thù lao là số tiền trước hay sau thuế, và ai thực hiện nghĩa vụ khai, nộp nếu có. Mức thuế và cách khai thuộc lĩnh vực thuế, bạn đối chiếu cơ quan thuế hoặc người làm kế toán, đừng tự ghi một tỷ lệ cố định khi chưa chắc.