Khi người ngồi đối diện không phải chủ tài sản mà là người cầm giấy uỷ quyền, bạn cần kiểm bốn lớp: người đó có đúng là người được uỷ quyền không, tờ giấy có thật và còn hiệu lực không, việc sắp ký có nằm trong phạm vi được giao không, và tiền sẽ đi về đâu. Thiếu một lớp, giao dịch có thể không ràng buộc chủ tài sản, và người mất tiền thường là bạn.
Bài viết theo góc người nhận giấy: người mua nhà, người thuê mặt bằng, người cho vay, cửa hàng nhận hàng ký gửi, chủ nhà trả tiền cọc lại cho "người nhà" của khách thuê. Giấy uỷ quyền là công cụ hợp pháp và rất phổ biến; phần lớn người cầm giấy là người thật làm việc thật. Mục đích của việc kiểm không phải nghi ngờ ai, mà là để giao dịch đứng vững nếu sau này có người phản đối.
Vì sao bên thứ ba phải tự kiểm, không thể chỉ tin tờ giấy
Theo nguyên lý đại diện trong Bộ luật Dân sự, giao dịch do người đại diện xác lập trong phạm vi được giao thì ràng buộc người được đại diện, tức chủ tài sản. Ngược lại, phần vượt phạm vi, hoặc giao dịch do người không có quyền đại diện ký, về nguyên tắc không làm phát sinh nghĩa vụ cho chủ tài sản, trừ khi chủ tài sản chấp thuận sau đó hoặc biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý. Người chịu hậu quả khi giấy có vấn đề thường là bên thứ ba đã giao tiền.
Luật có cơ chế bảo vệ người ngay tình, nhưng ngay tình không có nghĩa là không cần kiểm. Khi xảy ra tranh chấp, câu hỏi toà thường đặt ra là: với những gì bạn thấy lúc đó, một người bình thường cẩn trọng có nhận ra dấu hiệu bất thường không. Nếu giá rẻ bất thường, người cầm giấy vội vàng, chủ tài sản không liên lạc được mà bạn vẫn giao tiền, việc chứng minh mình ngay tình sẽ khó hơn nhiều.
Còn một lý do thực tế: giấy uỷ quyền công chứng có chữ ký công chứng viên và dấu của tổ chức hành nghề, nhưng công chứng viên chỉ chứng nhận việc ký tại thời điểm ký. Từ hôm đó tới hôm người cầm giấy gặp bạn, chủ tài sản có thể đã huỷ uỷ quyền, đã qua đời, đã bán tài sản cho người khác. Tờ giấy không tự cập nhật những thay đổi đó.
Bốn lớp cần kiểm và cách kiểm từng lớp
Bảng dưới gom việc cần làm theo thứ tự. Với giao dịch giá trị nhỏ, bạn có thể làm nhanh vài lớp đầu; với nhà đất, xe, khoản tiền lớn, nên làm đủ cả bốn.
| Lớp kiểm | Câu hỏi cần trả lời | Cách kiểm thực tế | Dấu hiệu nên dừng lại |
|---|---|---|---|
| Người | Người trước mặt có đúng là người có tên trong giấy? | Đối chiếu giấy tờ tuỳ thân bản gốc, số định danh, ảnh; hỏi vài chi tiết chỉ người thật mới biết về tài sản | Chỉ đưa bản chụp, từ chối cho xem bản gốc, thông tin cá nhân lệch dù một chữ |
| Giấy | Giấy có thật, đúng hình thức, còn hiệu lực? | Xem bản gốc; với văn bản công chứng thì liên hệ chính tổ chức đã công chứng để xác nhận; hỏi ngày ký và thời hạn | Tẩy xoá, trang rời không giáp lai, tổ chức công chứng không tìm được hoặc nói không có hồ sơ |
| Phạm vi | Việc sắp ký có nằm trong những quyền được giao? | Đọc từng chữ phần nội dung uỷ quyền: được bán hay chỉ được làm thủ tục, được nhận tiền hay không, được ký đặt cọc hay không | Giấy chỉ ghi "làm thủ tục" mà người cầm giấy đòi ký bán; giấy không nói nhận tiền mà đòi bạn chuyển tiền cho họ |
| Tiền | Tiền đi về tài khoản của ai, có chứng từ không? | Ưu tiên chuyển vào tài khoản đứng tên chủ tài sản; nếu chuyển cho người được uỷ quyền thì giấy phải ghi rõ quyền nhận tiền | Đòi tiền mặt, đòi chuyển vào tài khoản người thứ ba, ép đặt cọc ngay trong ngày |
Một điểm hay bị bỏ qua: nếu tài sản là của chung vợ chồng hoặc của nhiều người, giấy uỷ quyền phải có đủ những người có quyền, hoặc kèm văn bản đồng ý của người còn lại. Một người uỷ quyền bán phần tài sản không thuộc riêng mình là nguồn tranh chấp rất hay gặp.
Đọc phần phạm vi uỷ quyền như đọc một hợp đồng
Động từ quyết định tất cả. Các chữ "quản lý", "làm thủ tục", "đại diện liên hệ", "ký hợp đồng", "định đoạt", "nhận tiền" mang ý nghĩa rất khác nhau. Người được giao "làm thủ tục cấp sổ" không đương nhiên được bán; người được giao "ký hợp đồng cho thuê" không đương nhiên được nhận tiền thuê thay chủ.
Tài sản phải được mô tả đủ để nhận ra. Với nhà đất, giấy nên ghi đủ thông tin trên giấy chứng nhận như số thửa, số tờ bản đồ, địa chỉ, số giấy chứng nhận. Giấy ghi chung chung "toàn bộ tài sản hiện có tại thành phố" là dấu hiệu nên hỏi thêm, vì cơ quan đăng ký và tổ chức công chứng thường cũng không chấp nhận mô tả như vậy.
Thời hạn và điều kiện. Một số giấy ghi kèm điều kiện, ví dụ chỉ được bán với giá không thấp hơn một mức nhất định, hoặc phải có ý kiến của người uỷ quyền trước khi ký. Bỏ qua điều kiện này, giao dịch có nguy cơ bị coi là vượt phạm vi.
Uỷ quyền lại. Nếu người trước mặt cầm một giấy uỷ quyền lại từ người được uỷ quyền ban đầu, bạn cần xem cả hai giấy, và giấy đầu phải cho phép uỷ quyền lại hoặc có sự đồng ý của chủ tài sản. Chuỗi càng dài, rủi ro càng cao.
Liên lạc trực tiếp với chủ tài sản: bước rẻ nhất mà nhiều người bỏ qua
Gọi hoặc gặp chủ tài sản là cách hiệu quả nhất để phát hiện giấy giả, giấy đã bị huỷ hoặc phạm vi bị diễn giải sai. Cách làm nên theo thứ tự:
- Tự tìm cách liên lạc với chủ tài sản qua kênh độc lập: số điện thoại cũ bạn có sẵn, người quen chung, hàng xóm, nơi làm việc. Đừng chỉ dùng số do người cầm giấy cung cấp.
- Gọi video nếu chủ tài sản ở xa, đề nghị họ nói rõ tên mình, tài sản nào, đã uỷ quyền cho ai và cho việc gì. Ghi lại thời điểm cuộc gọi.
- Hỏi thẳng: giấy uỷ quyền đó còn hiệu lực không, có giao quyền bán và nhận tiền không, có giấy uỷ quyền nào khác cho người khác về cùng tài sản không.
- Nếu chủ tài sản ở nước ngoài, già yếu hoặc không liên lạc được, coi đó là lý do để làm chậm lại chứ không phải lý do để làm nhanh hơn.
- Lưu tin nhắn, ghi chú cuộc gọi cùng ngày giờ. Đây là chứng cứ cho thấy bạn đã cẩn trọng nếu sau này có tranh chấp.
Người được uỷ quyền làm việc ngay thẳng thường hiểu và ủng hộ việc này, vì giao dịch vững cũng có lợi cho họ. Một người phản ứng gay gắt, tìm mọi cách ngăn bạn liên lạc với chủ tài sản là tín hiệu cần cân nhắc rất kỹ.
Những tình huống cụ thể và điểm cần chú ý riêng
Mua nhà đất qua người được uỷ quyền. Hợp đồng mua bán vẫn phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Tổ chức công chứng sẽ kiểm tra lại giấy uỷ quyền, nhưng bạn không nên coi đó là lớp kiểm duy nhất. Không đặt cọc lớn trước khi kiểm được các lớp ở trên.
Thuê nhà, thuê mặt bằng. Người cho thuê có thể là người quản lý nhà thay chủ. Hỏi giấy uỷ quyền có cho ký hợp đồng thuê, thời hạn thuê tối đa và quyền nhận tiền thuê hay không. Hợp đồng thuê dài hơn thời hạn uỷ quyền là điểm hay vướng khi chủ nhà về nước.
Cho vay có thế chấp tài sản của người khác. Đây là tình huống rủi ro cao. Thế chấp tài sản để vay cho chính người được uỷ quyền là dạng giao dịch dễ bị coi là vượt quyền hoặc tự giao dịch với mình, nếu giấy không cho phép rõ ràng.
Trả tiền, trả cọc cho "người nhà" của đối tác. Nhiều chủ nhà, chủ cửa hàng trả tiền cọc hoặc tiền hàng cho người tự xưng được uỷ quyền chỉ bằng một tin nhắn. Khi người thật quay lại đòi, bạn có thể phải trả lần thứ hai. Với khoản đáng kể, đòi giấy uỷ quyền có chữ ký và xác nhận lại với người uỷ quyền.
Sau khi ký: giữ lại những gì để giao dịch đứng vững
Kiểm xong và quyết định ký, việc lưu hồ sơ quyết định bạn có chứng minh được sự cẩn trọng của mình hay không nếu sau này có người phản đối. Nên giữ tối thiểu:
- Bản sao giấy uỷ quyền có chứng thực, hoặc ít nhất bản chụp rõ toàn bộ các trang, kể cả trang lời chứng và trang có chữ ký.
- Bản chụp giấy tờ tuỳ thân của người được uỷ quyền, có ghi chú ngày bạn đối chiếu với bản gốc.
- Ghi chép hoặc tin nhắn xác nhận với chủ tài sản: thời điểm, kênh liên lạc, nội dung họ đã xác nhận.
- Kết quả xác minh với tổ chức đã công chứng hoặc nơi đã chứng thực, ghi tên người trả lời và ngày giờ.
- Chứng từ chuyển tiền thể hiện tên tài khoản nhận và nội dung chuyển khoản ghi rõ khoản tiền cho giao dịch nào.
- Biên bản giao nhận tài sản, chìa khoá, giấy tờ gốc nếu có, có chữ ký của người được uỷ quyền.
Những giấy tờ này nên cất ít nhất cho tới khi giao dịch hoàn tất hẳn và qua thêm một thời gian đủ dài, vì tranh chấp về giấy uỷ quyền đôi khi chỉ nổ ra khi chủ tài sản trở về hoặc khi người thừa kế của họ rà lại tài sản.
Khi nào nên dừng hẳn và khi nào cần người làm nghề
Có những dấu hiệu mà khi gặp, cách an toàn nhất là không giao dịch nữa: giá thấp hơn mặt bằng rõ rệt kèm lời giục ký ngay; người cầm giấy không cho gặp chủ tài sản dưới bất kỳ hình thức nào; giấy tờ tài sản chỉ có bản chụp; có tin đồn tranh chấp trong gia đình chủ tài sản; tài sản đang có người khác ở mà không ai biết chuyện bán. Một giao dịch tốt hiếm khi biến mất chỉ vì bạn xin thêm vài ngày để kiểm.
Với tài sản giá trị lớn, nhất là nhà đất có nhiều đồng sở hữu, có yếu tố nước ngoài hoặc giấy uỷ quyền đã qua nhiều lần uỷ quyền lại, nên nhờ luật sư hoặc người làm nghề đọc hồ sơ trước khi đặt cọc. Chi phí một buổi rà soát thường nhỏ hơn rất nhiều so với một vụ tranh chấp kéo dài nhiều năm.
Ngoài ra, giấy uỷ quyền có thể hết hiệu lực vì nhiều lý do như hết hạn, xong việc, người uỷ quyền huỷ hoặc qua đời; việc đối chiếu những căn cứ này nên làm như một bước riêng. Bài này tập trung vào việc kiểm người, giấy, phạm vi và dòng tiền ngay tại bàn ký.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền đã công chứng thì có cần kiểm thêm không?
Vẫn nên kiểm. Công chứng xác nhận việc ký tại thời điểm công chứng, không bảo đảm rằng đến hôm nay uỷ quyền chưa bị huỷ hay chủ tài sản chưa qua đời. Liên hệ chính tổ chức đã công chứng và tự liên lạc với chủ tài sản là hai bước nên làm.
Người được uỷ quyền bán nhà có được nhận tiền thay chủ không?
Chỉ khi giấy uỷ quyền ghi rõ quyền nhận tiền. Quyền ký hợp đồng mua bán và quyền nhận tiền là hai việc khác nhau. Nếu giấy không ghi, an toàn hơn là chuyển tiền vào tài khoản đứng tên chủ tài sản.
Bản chụp giấy uỷ quyền gửi qua tin nhắn có dùng được không?
Bản chụp chỉ đủ để bạn đọc trước nội dung. Khi ký giao dịch, nhất là giao dịch có công chứng, bên nhận hồ sơ sẽ yêu cầu bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Người cầm giấy chỉ có bản chụp mà đòi bạn đặt cọc là dấu hiệu cần dừng lại.
Chủ tài sản ở nước ngoài, không gọi được thì làm sao?
Hãy tìm kênh liên lạc độc lập qua người quen, gọi video vào giờ phù hợp múi giờ của họ, hoặc đề nghị họ gửi xác nhận qua kênh có thể kiểm chứng. Nếu không xác nhận được, nên chờ chứ không nên giao tiền chỉ dựa vào lời người cầm giấy.
Nếu sau này giấy uỷ quyền bị phát hiện là giả, người mua có mất nhà không?
Tuỳ từng trường hợp. Giao dịch dựa trên giấy giả thường không ràng buộc chủ thật, nhưng việc người mua ngay tình được bảo vệ đến đâu phụ thuộc vào loại tài sản, việc đã đăng ký sang tên hay chưa và mức độ cẩn trọng của người mua. Đây là tình huống nên có luật sư.
Có nên ghi âm cuộc gọi xác nhận với chủ tài sản không?
Ghi lại nội dung xác nhận giúp bạn có bằng chứng về sự cẩn trọng của mình. Nên nói rõ với người kia rằng bạn đang ghi lại để làm hồ sơ giao dịch, vừa minh bạch vừa giảm tranh cãi về cách thu thập sau này.