Khi sổ đỏ ghi tên nhiều người, ví dụ hai vợ chồng, vài anh chị em cùng nhận thừa kế, hay sổ cấp cho hộ gia đình, thì việc bán, thế chấp, cho thuê dài hạn hay làm thủ tục lớn thường cần ý kiến của tất cả những người có quyền. Cách gọn nhất là cả nhóm cùng uỷ quyền cho một người đại diện, ghi rõ việc gì, giới hạn ra sao, và người đại diện báo cáo cho ai.
Bài này đi qua các dạng đồng sở hữu thường gặp, cách lập văn bản khi mỗi người ở một nơi, và những điều nên thống nhất trước để người đại diện không bị kẹt giữa các ý kiến khác nhau.
Các dạng sổ nhiều người và ai phải đồng ý
Mỗi dạng đồng sở hữu có cách xác định người phải ký khác nhau. Bảng dưới là nguyên lý chung, trường hợp cụ thể cần đối chiếu sổ và giấy tờ.
| Dạng sổ | Ai có quyền | Ai phải đồng ý khi định đoạt | Điểm hay vướng |
|---|---|---|---|
| Ghi tên hai vợ chồng | Vợ và chồng | Cả hai | Một người ở nước ngoài, hoặc đang ly thân |
| Ghi tên một người nhưng là tài sản chung vợ chồng | Vợ và chồng | Cả hai, dù sổ chỉ ghi một tên | Người còn lại không biết mình có quyền |
| Ghi tên nhiều anh chị em sau khi nhận thừa kế | Từng người ghi trên sổ | Tất cả người ghi trên sổ | Mỗi người một tỉnh, có người không hợp tác |
| Cấp cho hộ gia đình | Các thành viên có chung quyền sử dụng đất tại thời điểm được cấp | Các thành viên đó theo quy định | Xác định ai là thành viên có quyền |
| Nhiều người góp tiền mua chung | Từng người ghi trên sổ theo phần | Tất cả, hoặc theo thoả thuận khi bán phần của mình | Phần mỗi người không ghi rõ |
Với sổ cấp cho hộ gia đình, việc xác định thành viên có quyền là chỗ dễ tranh cãi nhất. Luật Đất đai 2024 không còn giao đất mới cho hộ gia đình như trước, nhưng các sổ đã cấp vẫn có giá trị; khi định đoạt, nơi công chứng sẽ yêu cầu xác định những người có chung quyền sử dụng đất. Trường hợp này nên hỏi tổ chức công chứng trước.
Vì sao nên cùng uỷ quyền cho một người
Hình dung một mảnh đất ba anh em cùng đứng tên: anh cả ở Hà Nội, chị hai ở Đà Nẵng, em út ở quê tại Ninh Bình. Muốn bán, cả ba phải có mặt ký hợp đồng ở tổ chức công chứng, rồi còn đi nộp hồ sơ, nhận tiền, bàn giao. Ba người ba lịch làm việc, chỉ một người vắng là cả giao dịch dừng.
Khi hai người kia cùng uỷ quyền cho em út, mọi việc tại chỗ do một người làm. Người mua làm việc với một đầu mối. Tổ chức công chứng kiểm tra một văn bản uỷ quyền có đủ chữ ký. Tiền chia theo một thoả thuận rõ ràng.
Nhưng có một điều cần nói thẳng: người được uỷ quyền trong trường hợp này đồng thời cũng là một đồng sở hữu, có lợi ích riêng. Em út có thể muốn bán nhanh vì cần tiền, trong khi anh cả muốn chờ giá. Vì vậy phần giới hạn trong văn bản uỷ quyền quan trọng hơn bình thường, và tốt nhất cả nhóm nên có một biên bản thống nhất về giá, cách chia tiền trước khi ký uỷ quyền.
Người đại diện vừa là đồng sở hữu: giữ cho công bằng
Trong phần lớn gia đình, người được chọn làm đại diện là người ở gần tài sản nhất, và người đó thường cũng có tên trên sổ. Họ vừa lo việc chung vừa có phần riêng. Điều này không sai, nhưng dễ sinh nghi ngờ: người ở xa thấy giá bán thấp, nghĩ người đại diện bán rẻ cho người quen; người đại diện thấy mình chạy việc vất vả mà không ai ghi nhận.
Có ba cách giảm nghi ngờ. Một là mọi đề nghị mua đều được gửi vào nhóm chung, kể cả đề nghị bị từ chối, để ai cũng thấy thị trường đang trả giá bao nhiêu. Hai là người đại diện không được bán, cho thuê cho chính mình, vợ hoặc chồng, con của mình nếu chưa có đồng ý bằng văn bản của những người còn lại. Ba là công sức của người đại diện được ghi nhận rõ, ví dụ một khoản thù lao hoặc được trừ chi phí đi lại trước khi chia, thay vì để mỗi người tự hiểu.
Khi những điều này được viết ra từ đầu, người đại diện có thể làm việc yên tâm, và những người ở xa không phải gọi điện dò hỏi.
Thoả thuận trước giữa các đồng sở hữu
Mục đích. Uỷ quyền để làm gì: bán, cho thuê, thế chấp, làm sổ, tách thửa chia phần. Mỗi mục đích một phạm vi. Nếu nhóm chưa thống nhất mục đích cuối cùng, ví dụ còn phân vân giữa bán và cho thuê, nên uỷ quyền từng bước thay vì ghi tất cả vào một văn bản.
Giá và điều kiện. Nếu bán, giá tối thiểu mà tất cả đồng ý; nếu cho thuê, giá thuê và thời hạn tối đa.
Cách chia tiền. Theo phần ghi trên sổ, theo thoả thuận, hay để chung một quỹ cho việc gì. Ghi rõ tiền chuyển vào tài khoản của từng người theo phần, không để một người giữ hết.
Chi phí. Ai chịu thuế, phí, chi phí đo đạc, sửa chữa; trừ vào tiền bán hay mỗi người tự nộp.
Báo cáo. Người đại diện gửi thông tin cho tất cả hay chỉ cho một người; qua nhóm tin nhắn chung là cách để ai cũng thấy. Thống nhất luôn những mốc bắt buộc phải báo: có người hỏi mua, ký đặt cọc, ký công chứng, nhận tiền.
Khi có người đổi ý. Nếu một người muốn rút uỷ quyền giữa chừng, thông báo thế nào, chi phí đã bỏ ra ai chịu.
Lập văn bản khi mỗi người ở một nơi
Có hai cách. Cách thứ nhất là tất cả cùng ký vào một hợp đồng uỷ quyền tại một tổ chức công chứng, phù hợp khi các bên có thể gặp nhau một lần. Cách thứ hai là mỗi người lập văn bản uỷ quyền riêng tại nơi mình ở, cùng uỷ quyền cho một người với phạm vi giống nhau.
Cách thứ hai linh hoạt hơn nhưng có rủi ro là các văn bản lệch nhau: một người ghi giá tối thiểu, người kia không ghi; một người cho phép nhận tiền, người kia không. Khi đó người đại diện chỉ làm được phần mà tất cả các văn bản cùng cho phép. Để tránh lệch, nên soạn một bản nội dung thống nhất, gửi cho từng người mang đi ký tại nơi mình ở, chỉ thay phần thông tin cá nhân.
Nếu có người đang ở nước ngoài, văn bản của họ cần theo hình thức được chấp nhận ở Việt Nam, như ký tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc công chứng nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự, kèm bản dịch khi cần. Thời gian chuẩn bị phần này thường dài nhất, nên bắt đầu sớm.
Ví dụ giả định: hai chị em đứng tên chung một căn nhà ở Huế, chị ở Huế còn em định cư ở Úc. Em ký văn bản uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam, nội dung do chị soạn sẵn và gửi qua thư điện tử, chỉ khác phần thông tin cá nhân. Nhờ vậy văn bản của em khớp từng chữ với phạm vi mà chị cần khi ra tổ chức công chứng ký hợp đồng cho thuê dài hạn.
Với vợ chồng, nếu chỉ một người vắng, có thể người vắng uỷ quyền cho người còn lại. Khi đó người còn lại vừa ký với tư cách của mình, vừa ký thay vợ hoặc chồng. Tổ chức công chứng thường chấp nhận cách này nếu văn bản uỷ quyền đúng hình thức và đủ phạm vi.
Lỗi hay gặp khi nhiều người cùng uỷ quyền
Những lỗi dưới đây thường làm giao dịch đứng lại ở phòng công chứng:
- Thiếu một người có quyền: ví dụ quên người vợ của một đồng sở hữu, khi phần của người đó là tài sản chung vợ chồng.
- Thông tin thửa đất trong các văn bản uỷ quyền không khớp nhau hoặc không khớp với sổ.
- Văn bản của một người đã hết thời hạn trong khi các văn bản khác còn hạn.
- Một người đã qua đời mà phần của họ chưa làm thủ tục thừa kế, khiến không ai có quyền ký thay phần đó.
- Phạm vi giữa các văn bản lệch nhau, ví dụ một bản cho phép bán, một bản chỉ cho phép làm thủ tục.
Trường hợp có người qua đời, uỷ quyền của chính người đó chấm dứt; phần quyền của họ phải đi qua thủ tục thừa kế trước. Chuyên mục hiệu lực uỷ quyền và các site về thừa kế có hướng dẫn chi tiết hơn.
Trình tự gợi ý cho một nhóm đồng sở hữu
Áp dụng cho trường hợp bán hoặc cho thuê tài sản chung:
- Họp gia đình, qua điện thoại cũng được, thống nhất mục đích, giá, cách chia tiền và người đại diện.
- Ghi lại thống nhất thành một biên bản ngắn, mọi người xác nhận bằng tin nhắn hoặc ký.
- Hỏi tổ chức công chứng nơi sẽ ký giao dịch về hình thức văn bản uỷ quyền và danh sách người phải ký.
- Soạn một bản nội dung uỷ quyền chung, từng người ký tại nơi mình ở theo hình thức đã hỏi.
- Gửi bản gốc các văn bản uỷ quyền về cho người đại diện bằng đường có theo dõi.
- Người đại diện thực hiện giao dịch, báo cáo vào nhóm chung ở mỗi bước.
- Tiền chuyển vào tài khoản từng người theo phần đã thống nhất.
Biên bản gia đình ở bước hai không thay thế văn bản uỷ quyền, nhưng giúp mọi người nhớ đã thống nhất gì khi câu chuyện kéo dài nhiều tháng.
Nếu sau bước một mà cả nhà vẫn chưa thống nhất được giá hay cách chia, đừng vội sang bước ký uỷ quyền. Một văn bản uỷ quyền ký khi lòng chưa thuận sẽ bị rút lại giữa chừng.
Câu hỏi thường gặp
Sổ chỉ ghi tên chồng thì vợ có cần uỷ quyền khi bán không?
Nếu nhà đất là tài sản chung của vợ chồng, ví dụ mua trong thời kỳ hôn nhân bằng tiền chung, thì dù sổ chỉ ghi tên chồng, việc bán thường vẫn cần ý kiến của vợ. Nếu là tài sản riêng, cần giấy tờ chứng minh tài sản riêng. Tổ chức công chứng sẽ hỏi về tình trạng hôn nhân.
Một anh em không chịu ký uỷ quyền thì những người còn lại có bán được không?
Không bán được toàn bộ thửa đất nếu thiếu ý kiến của một người có quyền. Các bên có thể thương lượng, hoặc người muốn bán đề nghị chia tài sản chung theo phần. Khi không thoả thuận được, đây là tranh chấp nên nhờ người làm nghề tư vấn.
Người đại diện được uỷ quyền có được giữ phần tiền của người khác không?
Chỉ khi văn bản uỷ quyền và thoả thuận cho phép. Cách an toàn là ghi rõ tiền chuyển thẳng vào tài khoản của từng người theo phần. Người đại diện giữ tiền chung dễ bị nghi ngờ dù làm đúng.
Có thể uỷ quyền cho hai người cùng làm đại diện không?
Có thể, nhưng phải ghi rõ hai người cùng ký hay mỗi người được ký riêng. Nếu ghi cùng ký mà một người vắng, giao dịch lại dừng. Thường một người đại diện chính và một người dự phòng là đủ.
Sổ hộ gia đình mà có thành viên còn nhỏ tuổi thì xử lý sao?
Thành viên chưa thành niên có phần quyền sẽ do người đại diện theo pháp luật, thường là cha mẹ, thay mặt, và việc định đoạt tài sản của người chưa thành niên có những giới hạn riêng. Đây không còn là uỷ quyền thông thường; nên hỏi tổ chức công chứng hoặc luật sư trước.