Người già yếu, không thể đi lại hoặc đang điều trị nội trú có thể yêu cầu công chứng viên đến tận nhà hay tận giường bệnh để công chứng hợp đồng uỷ quyền. Pháp luật về công chứng cho phép công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp, trong đó có người già yếu không thể đến văn phòng. Gia đình liên hệ trực tiếp một tổ chức hành nghề công chứng, trình bày hoàn cảnh, hẹn lịch, và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như khi đi công chứng bình thường.
Điều quyết định một buổi ký ngoài trụ sở có xong hay không không nằm ở giấy tờ mà ở trạng thái của người ký hôm đó. Công chứng viên đến nơi vẫn phải tự xác định cha mẹ có tỉnh táo, có hiểu nội dung và có tự nguyện không. Bài này chỉ cách chuẩn bị để buổi ký diễn ra một lần, không phải hẹn đi hẹn lại.
Khi nào được công chứng ngoài trụ sở
Nguyên tắc chung là việc công chứng làm tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Ngoại lệ được luật liệt kê gồm người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù, và người có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở. Cha mẹ nằm liệt giường, vừa mổ xong, đang thở oxy hay đi lại phải có người dìu xuống tầng đều thuộc nhóm có thể đề nghị.
Công chứng viên là người quyết định có nhận đi hay không. Họ thường hỏi tình trạng sức khoẻ, địa điểm, ai có mặt, giấy tờ đã đủ chưa. Nếu nghe mô tả mà thấy người ký có thể không đủ tỉnh táo, họ có thể từ chối ngay qua điện thoại, hoặc nhận lịch nhưng nói trước rằng sẽ đánh giá tại chỗ.
Song song, uỷ ban nhân dân cấp xã cũng có thể chứng thực chữ ký ngoài trụ sở cho người già yếu không đi lại được trong một số trường hợp. Việc này phụ thuộc quy định hiện hành và cách tổ chức của từng xã, phường. Nếu văn bản chỉ là giấy uỷ quyền đơn giản như nộp hồ sơ, nhận kết quả, gia đình có thể hỏi bộ phận một cửa của xã trước, vì quãng đường gần hơn.
Đặt lịch: những thông tin văn phòng cần biết trước
Gọi điện hoặc đến trực tiếp văn phòng công chứng gần nơi cha mẹ đang nằm. Nói càng rõ thì càng ít bất ngờ. Những thông tin nên chuẩn bị sẵn khi gọi:
- Người ký là ai, bao nhiêu tuổi, tình trạng hiện tại: nằm tại giường, ngồi được, nói được hay không, nghe rõ không, tay có cầm bút được không.
- Địa điểm cụ thể: nhà riêng, khoa nào của bệnh viện nào, tầng mấy, giờ thăm nuôi của khoa.
- Việc cần công chứng: hợp đồng uỷ quyền cho ai, về việc gì, có liên quan đến tài sản nào.
- Người được uỷ quyền có mặt được không, vì hợp đồng uỷ quyền thường cần cả hai bên ký.
- Có cần người làm chứng, người phiên dịch không, ví dụ cha mẹ là người dân tộc thiểu số chỉ nói tiếng mẹ đẻ.
- Gia đình đã có dự thảo nội dung chưa, hay cần văn phòng soạn.
Văn phòng thường đề nghị gửi trước bản chụp giấy tờ để kiểm tra và soạn sẵn văn bản. Làm vậy thì buổi gặp tại giường bệnh chỉ còn phần đọc lại và ký, đỡ mệt cho người bệnh. Chi phí gồm phí công chứng theo quy định và các khoản chi phí ngoài trụ sở theo thoả thuận; nên hỏi rõ từ đầu, không để đến lúc ký mới bàn.
Giấy tờ chuẩn bị cho buổi ký
Giấy tờ không khác nhiều so với công chứng tại văn phòng. Khác ở chỗ quên một thứ là cả buổi hẹn bị hoãn, vì không thể chạy về lấy trong lúc công chứng viên đang ngồi chờ ở bệnh viện.
| Giấy tờ | Của ai | Ghi chú |
|---|---|---|
| Căn cước bản chính | cha mẹ và người được uỷ quyền | kiểm tra còn hạn, ảnh còn nhận ra được |
| Giấy tờ về tài sản | cha mẹ | sổ đỏ, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe nếu việc uỷ quyền liên quan tài sản đó |
| Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân hoặc tài sản chung | cha mẹ | nếu tài sản là tài sản chung vợ chồng, người kia có thể phải cùng ký |
| Giấy tờ của người làm chứng | người làm chứng | căn cước; người làm chứng không có quyền lợi liên quan đến việc uỷ quyền |
| Giấy ra viện, tóm tắt bệnh án gần nhất | cha mẹ | không bắt buộc, nhưng giúp công chứng viên hiểu hoàn cảnh |
| Dự thảo văn bản | gia đình hoặc văn phòng soạn | đối chiếu trước từng số giấy tờ, tên, địa chỉ |
Nếu cha mẹ chưa đổi sang căn cước mới mà giấy tờ tài sản ghi số chứng minh nhân dân cũ, nên mang thêm giấy xác nhận thông tin cư trú hoặc giấy tờ thể hiện sự thay đổi số định danh. Đây là lỗi lệch thông tin rất hay gặp ở người cao tuổi.
Công chứng viên đánh giá sự minh mẫn như thế nào
Công chứng viên không phải bác sĩ và không chẩn đoán. Họ đánh giá qua trò chuyện: hỏi tên, tuổi, ngày tháng, đang ở đâu, muốn uỷ quyền cho ai, việc gì, vì sao. Người ký trả lời mạch lạc, nhất quán với nội dung văn bản là dấu hiệu tốt. Trả lời lẫn lộn, không nhận ra người thân, hoặc chỉ gật đầu theo lời người nhà là dấu hiệu khiến công chứng viên dừng lại.
Luật cho phép công chứng viên, khi có căn cứ cho rằng người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi, đề nghị làm rõ, yêu cầu giám định, và từ chối nếu không làm rõ được. Một số công chứng viên chủ động hỏi bác sĩ điều trị hoặc đề nghị gia đình xin xác nhận tình trạng tỉnh táo. Gia đình không nên coi đây là làm khó; chính sự thận trọng đó giúp văn bản khó bị lật lại về sau khi có anh chị em không đồng ý.
Người nhà nên tránh trả lời thay, nhắc bài hay nắm tay cha mẹ ký. Công chứng viên thường đề nghị người nhà ra ngoài một lúc để nói chuyện riêng với người ký. Điều này hoàn toàn bình thường và nên chủ động đồng ý.
Buổi ký tại giường bệnh diễn ra thế nào
Ví dụ giả định: ông Tám, tám mươi hai tuổi, nằm khoa nội của một bệnh viện ở Cần Thơ sau đợt viêm phổi, muốn uỷ quyền cho con gái lo thủ tục thanh toán bảo hiểm và trông coi căn nhà cho thuê. Buổi ký có thể đi như sau:
- Gia đình báo điều dưỡng trưởng khoa về lịch hẹn, hỏi khung giờ ít thủ thuật, xin một góc yên tĩnh hoặc kéo rèm giường.
- Công chứng viên đến, xem giấy tờ bản chính, đối chiếu khuôn mặt với ảnh trên căn cước.
- Công chứng viên trò chuyện riêng với ông Tám vài phút, hỏi ý định uỷ quyền bằng lời của chính ông.
- Văn bản được đọc lại toàn bộ, chậm, rõ. Ông có thể hỏi lại hoặc đề nghị sửa chỗ chưa đúng ý.
- Ông ký hoặc điểm chỉ, người được uỷ quyền ký, người làm chứng ký nếu có.
- Công chứng viên ghi lời chứng, ghi rõ địa điểm công chứng ngoài trụ sở, ký và đóng dấu sau khi về văn phòng hoặc ngay tại chỗ theo quy trình của văn phòng.
- Gia đình hẹn ngày nhận bản chính, kiểm tra lại số bản, lưu bản chụp.
Lỗi hay khiến buổi ký phải hoãn
Hẹn đúng giờ người bệnh mệt nhất. Sau thủ thuật, sau khi truyền thuốc an thần hay vào buổi chiều muộn, người cao tuổi thường lơ mơ. Hỏi điều dưỡng giờ nào cha mẹ tỉnh nhất, thường là buổi sáng sau khi ăn.
Thiếu người ký bên kia. Hợp đồng uỷ quyền cần cả người được uỷ quyền. Con đang đi công tác, hẹn "ký sau" không phải lúc nào cũng được chấp nhận.
Thông tin giấy tờ lệch nhau. Tên có dấu hay không dấu, năm sinh khác giữa sổ đỏ và căn cước, địa chỉ cũ trước sắp xếp hành chính chưa được cập nhật. Nên rà trước bằng bản chụp.
Tài sản chung mà chỉ một người ký. Nếu căn nhà là tài sản chung của hai vợ chồng già, việc uỷ quyền định đoạt thường cần cả hai. Người còn lại có thể cũng đang yếu, phải tính công chứng cho cả hai trong một buổi.
Người nhà nói thay quá nhiều. Công chứng viên cần nghe người ký. Người nhà sốt ruột trả lời thay là lý do phổ biến khiến công chứng viên dừng buổi ký.
Nội dung đổi vào phút cuối. Đến giường bệnh rồi mới bàn thêm việc bán nhà, thêm tên người con thứ hai, hay đổi thời hạn thì văn bản phải soạn lại, kiểm lại. Người bệnh vốn đã mệt, thêm nửa giờ chờ là đủ để buổi ký dừng. Mọi thay đổi nên chốt từ hôm trước, qua điện thoại với văn phòng.
Sau buổi ký: bảo quản và dùng văn bản
Văn bản công chứng ngoài trụ sở có giá trị như văn bản công chứng tại văn phòng. Lời chứng ghi rõ địa điểm ký, nên không có lý do để nơi tiếp nhận từ chối chỉ vì ký tại bệnh viện. Nếu có nơi thắc mắc, người được uỷ quyền chỉ cần giải thích và để họ kiểm tra lời chứng.
Nên làm đủ số bản cần dùng ngay từ đầu. Bệnh viện, cơ quan bảo hiểm và văn phòng đăng ký đất đai đều có thể giữ bản chính. Gia đình giữ ít nhất một bản ở nhà và bản chụp trên điện thoại của hai người con.
Nếu sau buổi ký cha mẹ hồi phục, đi lại được, văn bản vẫn còn hiệu lực theo thời hạn đã ghi. Ngược lại nếu bệnh nặng hơn và cha mẹ dần mất khả năng nhận thức, văn bản uỷ quyền không tự động trở thành giấy giám hộ. Gia đình cần tìm hiểu thủ tục giám hộ hoặc yêu cầu toà án xác định tình trạng của cha mẹ, và nói chuyện thẳng thắn giữa các anh chị em trước khi xảy ra bất đồng.
Câu hỏi thường gặp
Có thể mời công chứng viên đến nhà chỉ vì cha mẹ ngại đi không?
Lý do phải là không thể đến trụ sở hoặc có lý do chính đáng. Ngại đi, bận việc nhà thường không được coi là lý do. Công chứng viên quyết định dựa trên hoàn cảnh thực tế. Với người cao tuổi đi lại khó khăn, khó leo cầu thang, gia đình nên trình bày thật để văn phòng cân nhắc.
Nên mời văn phòng công chứng ở đâu khi nhà và bệnh viện khác tỉnh?
Thuận tiện nhất là văn phòng gần bệnh viện, vì công chứng viên phải đi lại. Pháp luật công chứng có giới hạn phạm vi tỉnh với hợp đồng, giao dịch về bất động sản, nhưng văn bản uỷ quyền liên quan đến quyền đối với bất động sản từng được để ngoài giới hạn đó. Hãy hỏi văn phòng và đối chiếu Luật Công chứng hiện hành trước khi hẹn.
Bác sĩ có phải xác nhận cha mẹ tỉnh táo không?
Không bắt buộc theo nguyên tắc chung, nhưng công chứng viên có thể đề nghị khi thấy cần. Một số bệnh viện có quy trình riêng khi có người ngoài vào làm giấy tờ cho người bệnh. Gia đình nên hỏi khoa điều trị trước, và xin tóm tắt tình trạng nếu được.
Cha mẹ chỉ nói được rất nhỏ, gật đầu được thì có ký được không?
Tuỳ đánh giá của công chứng viên. Người ký cần thể hiện được ý chí một cách rõ ràng, không chỉ gật đầu theo câu hỏi dẫn dắt. Nếu cha mẹ không nói được nhưng viết được, công chứng viên có thể hỏi bằng giấy. Nếu không thể hiện được ý chí, uỷ quyền không còn là con đường phù hợp.
Có thể ký nhiều văn bản trong cùng một lần công chứng ngoài trụ sở không?
Có thể, nếu người ký đủ sức và văn bản đã soạn sẵn. Nhưng nên ưu tiên văn bản quan trọng nhất trước, vì người bệnh mệt nhanh. Nếu cần cả uỷ quyền và lựa chọn người giám hộ, hỏi văn phòng sắp xếp thứ tự hợp lý trong một buổi.
Ký ở bệnh viện thì có dễ bị anh chị em khác phản đối sau này không?
Bất kỳ văn bản nào cũng có thể bị phản đối, nhưng văn bản có công chứng viên đánh giá trực tiếp, có người làm chứng, có ghi nhận tình trạng tại chỗ thì khó bị lật hơn nhiều so với giấy tự viết. Báo trước cho các anh chị em về buổi ký cũng giảm nghi ngờ.