Cha mẹ có thể uỷ quyền cho nhiều người con cùng lúc, nhưng phải ghi rõ các con làm chung hay mỗi người tự làm, và ai làm việc gì. Nếu văn bản chỉ liệt kê tên ba người con mà không nói cách phối hợp, mỗi người có thể hiểu mình được tự quyết, và chuyện hai người làm hai việc trái nhau với cùng một tài sản hoàn toàn có thể xảy ra.
Có ba kiểu chia hay dùng: cùng làm, mỗi người làm độc lập, và chia theo nhóm việc. Ngoài ra còn kiểu người chính và người dự phòng. Chọn kiểu nào tuỳ vào khoảng cách địa lý, mức độ tin cậy giữa anh chị em, và giá trị của việc được giao.
Ba kiểu chia và khi nào nên dùng
So sánh dưới đây giúp cha mẹ và các con chọn nhanh trước khi đến văn phòng công chứng.
| Kiểu chia | Cách ghi | Ưu điểm | Nhược điểm | Hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Cùng làm | mọi giao dịch phải có đủ chữ ký các con được uỷ quyền | các con kiểm soát lẫn nhau | chậm, một người vắng là tắc | việc giá trị lớn: tài sản, tiền tiết kiệm |
| Mỗi người độc lập | mỗi người đều có thể tự thực hiện toàn bộ phạm vi | nhanh, ai rảnh người đó làm | dễ chồng chéo, khó biết ai đã làm gì | việc nhỏ, lặp lại: nộp hồ sơ, nhận giấy tờ |
| Chia theo nhóm việc | con A lo giấy tờ, con B lo tiền, con C lo nhà | rõ trách nhiệm, ít va chạm | một người ốm thì nhóm việc đó dừng | gia đình con sống ở các nơi khác nhau |
| Người chính và dự phòng | con A làm; chỉ khi A không thể thì con B làm | gọn, có phương án thay | phải định nghĩa thế nào là "không thể" | cha mẹ ở với một con, các con khác ở xa |
Không có kiểu nào đúng cho mọi nhà. Nhiều gia đình kết hợp: giấy tờ hành chính cho từng người tự làm, còn tiền và nhà đất thì cần hai người cùng ký. Điều quan trọng là văn bản nói rõ, không để mỗi người tự suy ra.
Rủi ro khi để mỗi người tự quyết mà không ghi rõ
Khi văn bản liệt kê nhiều người được uỷ quyền mà không nói phải làm chung, cách đọc phổ biến là mỗi người đều có thể nhân danh cha mẹ thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Với việc nhận một tờ trích lục thì không sao. Với việc cho thuê căn nhà của cha mẹ, chuyện có thể trở nên rối: người con ở gần ký hợp đồng thuê với người này, người con ở xa cũng hứa cho người khác thuê, cả hai đều cầm cùng một văn bản.
Bên thứ ba ngay tình, tức người giao dịch mà không biết và không buộc phải biết về mâu thuẫn trong nhà, thường được pháp luật bảo vệ ở mức nhất định. Hậu quả cuối cùng thường do cha mẹ và các con gánh: phải bồi thường cho một bên, phải thương lượng chấm dứt hợp đồng với bên kia. Chỉ một dòng ghi rõ "các giao dịch về căn nhà phải có chữ ký của cả hai người được uỷ quyền" đã tránh được cả chuỗi rắc rối đó.
Rủi ro thứ hai ít thấy hơn: không ai biết ai đã làm gì. Hai con cùng đi nộp một bộ hồ sơ, hoặc cùng tưởng người kia đã đóng thuế đất. Kiểu độc lập cần đi kèm một cách báo nhau đơn giản, như một nhóm nhắn tin chung của gia đình chỉ để ghi lại việc đã làm.
Cách ghi điều khoản cho rõ
Khi soạn văn bản uỷ quyền cho nhiều con, nên có các điều khoản sau. Công chứng viên có thể giúp chỉnh câu chữ, nhưng ý thì gia đình phải chốt trước.
- Danh sách người được uỷ quyền với đầy đủ họ tên, số định danh, nơi cư trú.
- Phạm vi chung cho tất cả hoặc phạm vi riêng cho từng người, liệt kê theo việc.
- Cách thực hiện: cùng ký, độc lập, hay theo thứ tự ưu tiên; nếu kết hợp thì ghi việc nào theo cách nào.
- Định nghĩa trường hợp người dự phòng được thay: người chính ốm có xác nhận, đi vắng quá một khoảng thời gian, hoặc có văn bản tự từ chối.
- Nghĩa vụ thông báo giữa những người được uỷ quyền và báo lại cho cha mẹ.
- Việc uỷ quyền lại: có cho phép không, nếu cho thì phải được ai đồng ý.
- Cách xử lý khi một người con rút khỏi việc uỷ quyền: các người còn lại có tiếp tục được không.
Các điều khoản này không làm văn bản dài thêm bao nhiêu, nhưng giải quyết trước những câu hỏi mà khi đã xảy ra chuyện thì rất khó ngồi lại trả lời.
Ví dụ giả định: ba người con ở ba nơi
Ông Lâm, tám mươi tuổi, sống ở một xã của Nghệ An với người con út. Con trai cả làm việc ở Thành phố Hồ Chí Minh, con gái thứ hai ở Hà Nội. Ông có một mảnh đất vườn, một sổ tiết kiệm và nhận lương hưu hằng tháng. Ông muốn các con cùng lo nhưng không muốn chuyện gì cũng phải đợi ba người.
Cách gia đình có thể làm: người con út, ở cùng nhà, được uỷ quyền độc lập cho mọi giấy tờ hành chính và việc nhận lương hưu, theo đúng thủ tục của cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc rút tiền gốc sổ tiết kiệm cần chữ ký của con út và một trong hai người anh chị. Mảnh đất vườn chỉ được cho thuê, không được chuyển nhượng hay thế chấp; hợp đồng cho thuê phải có cả ba người cùng đồng ý bằng văn bản.
Cách chia này phản ánh thực tế: người ở gần làm việc hằng ngày, các khoản lớn có người cùng xem. Nó cũng nói thẳng điều ông Lâm không muốn: đất vườn không được bán. Khi viết ra như vậy, các con không phải đoán ý cha, và người ngoài muốn giao dịch cũng thấy ngay giới hạn.
Khi các con không thống nhất được
Quyết định vẫn là của cha mẹ. Uỷ quyền là việc của người uỷ quyền. Các con có thể góp ý, nhưng cha mẹ còn minh mẫn thì cha mẹ chọn người và chọn cách. Đừng để cuộc họp gia đình biến thành bỏ phiếu thay cha mẹ.
Tách văn bản theo người. Nếu khó ngồi chung một văn bản, cha mẹ có thể lập văn bản riêng cho từng con với phạm vi riêng, không chồng nhau. Cách này giảm va chạm, miễn là phạm vi không giao nhau.
Nhờ người trung gian. Một người họ hàng có uy tín, trưởng tộc hay tổ hoà giải ở thôn, tổ dân phố có thể giúp các con nghe nhau. Công chứng viên không làm trọng tài chuyện nhà, nhưng có thể giải thích hậu quả pháp lý của từng phương án.
Không lập văn bản trong lúc căng thẳng. Văn bản ký khi gia đình đang cãi nhau, có người vắng mặt và không được báo, rất dễ bị phản đối sau này. Nếu có thể, đợi một buổi bình tĩnh.
Báo cho người không được chọn. Người con không có tên trong văn bản thường thấy bị gạt ra. Cha mẹ nói trực tiếp lý do, ví dụ vì ở xa hay vì đang bận con nhỏ, và giao cho người đó một vai trò khác như được nhận báo cáo định kỳ, giúp giữ hoà khí hơn mọi điều khoản.
Người dự phòng: viết thế nào để thật sự dùng được
Kiểu người chính và dự phòng nghe đơn giản nhưng hay vấp ở một chỗ: người dự phòng cầm văn bản đến cơ quan, cán bộ hỏi lấy gì chứng minh người chính không thể làm. Nếu văn bản chỉ ghi chung chung "khi người thứ nhất vắng mặt", cán bộ không có cách nào kiểm tra, và nhiều nơi sẽ đòi giấy tờ thêm hoặc từ chối.
Có hai cách khắc phục. Cách thứ nhất là ghi điều kiện có thể chứng minh bằng giấy: người chính có văn bản từ chối thực hiện, có giấy xác nhận đang điều trị nội trú, hoặc đang ở nước ngoài. Cách thứ hai đơn giản hơn: cho cả hai người cùng quyền độc lập về mặt văn bản, còn thứ tự ưu tiên thì thoả thuận trong gia đình và ghi ở một biên bản riêng không đưa ra ngoài. Cách thứ hai dễ dùng nhưng phụ thuộc vào sự tin cậy giữa hai người.
Với việc giá trị lớn, nên dùng cách thứ nhất. Với việc giấy tờ thường ngày, cách thứ hai thường đủ. Dù chọn cách nào, người dự phòng cũng nên biết rõ hồ sơ của cha mẹ đang để ở đâu, đã làm tới bước nào, để khi phải thay thì không bắt đầu từ con số không.
Theo dõi sau khi đã ký
Uỷ quyền cho nhiều người chỉ chạy tốt khi có kỷ luật thông tin. Mỗi lần một người dùng văn bản để làm việc gì, họ nên báo lại ngay cho cha mẹ và các người khác: đã nộp gì ở đâu, nhận được gì, tiền đi đâu. Một cuốn sổ hoặc một tệp ghi chép chung là đủ, không cần phức tạp.
Định kỳ, ví dụ mỗi dịp giỗ chạp hoặc Tết, cả nhà nên xem lại văn bản: còn hạn không, phạm vi có cần thêm bớt không, có người nào cần thay không. Khi cha mẹ muốn đổi, việc lập văn bản mới và thu hồi văn bản cũ nên làm cùng lúc, báo cho những nơi đang cầm bản cũ.
Nếu một người con không còn muốn đảm nhận, người đó nên nói thẳng với cha mẹ và làm thủ tục chấm dứt theo đúng thoả thuận, thay vì im lặng không làm. Sự im lặng mới là thứ khiến việc của cha mẹ bị bỏ dở.
Khi một người con qua đời hoặc lâm bệnh nặng, phần việc của người đó trong văn bản không tự chuyển sang người khác, trừ khi văn bản đã ghi sẵn. Đây là lúc giá trị của điều khoản dự phòng hiện rõ nhất, và cũng là lúc cha mẹ, nếu còn minh mẫn, nên lập lại văn bản cho gọn.
Câu hỏi thường gặp
Có giới hạn số người được uỷ quyền trong một văn bản không?
Pháp luật không đặt con số cụ thể cho uỷ quyền dân sự giữa cá nhân. Giới hạn thực tế là sự phối hợp: càng nhiều người thì càng cần quy tắc rõ. Với cha mẹ già yếu, thường hai hoặc ba người là đủ, kèm cách chia việc cụ thể.
Nếu văn bản ghi phải cùng ký mà một con ở nước ngoài thì sao?
Người con ở nước ngoài có thể uỷ quyền lại cho người khác nếu văn bản gốc cho phép uỷ quyền lại, hoặc ký giấy tờ tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại. Cách đơn giản hơn là ngay từ đầu không đặt người ở xa vào nhóm bắt buộc cùng ký.
Hai con cùng được uỷ quyền nhận lương hưu thì cơ quan chi trả trả cho ai?
Cơ quan chi trả thường có mẫu và quy trình riêng, thường chỉ ghi nhận một người nhận thay tại một thời điểm. Gia đình nên hỏi điểm chi trả về cách đăng ký người nhận thay và người thay thế, thay vì dựa vào văn bản chung.
Có nên để cháu nội, cháu ngoại làm người được uỷ quyền dự phòng không?
Được, nếu cháu đã thành niên, có năng lực hành vi đầy đủ và được cả nhà tin cậy. Cháu ở gần ông bà đôi khi là lựa chọn thực tế hơn con ở xa. Chỉ cần ghi rõ thứ tự và khi nào cháu được làm thay.
Một con làm sai thì các con khác có phải chịu trách nhiệm không?
Thông thường mỗi người chịu trách nhiệm về việc mình làm. Nếu văn bản yêu cầu cùng ký và người kia đã ký vào giao dịch, người đó cũng gắn với giao dịch đó. Đây là lý do người cùng ký cần thật sự xem xét, không ký cho xong.
Có thể vừa uỷ quyền cho nhiều con vừa lựa chọn trước người giám hộ không?
Có, và nên làm. Uỷ quyền dùng khi cha mẹ còn minh mẫn; lựa chọn người giám hộ dùng khi cha mẹ không còn nhận thức được. Hai văn bản khác nhau, có thể lập trong cùng một buổi nếu sức khoẻ cha mẹ cho phép.