Bên uỷ quyền phải thanh toán những chi phí hợp lý mà người được uỷ quyền đã bỏ ra để làm việc được giao, dù uỷ quyền có thù lao hay không, trừ khi hai bên thoả thuận thù lao đã bao gồm chi phí. Những khoản phát sinh do lỗi của chính người làm thay, như bị phạt vì nộp chậm, làm mất giấy tờ phải xin cấp lại, thường không thuộc chi phí hợp lý.
Chuyện tiền nong nhỏ lẻ này là nguồn mâu thuẫn dai dẳng nhất giữa người nhờ và người làm thay, vì nó phát sinh từng chút, không ai ghi chép, đến cuối mới cộng lại thành một con số bất ngờ. Bài này chia các khoản chi phí theo nhóm, chỉ ra ranh giới "hợp lý", và gợi một cách tạm ứng, quyết toán đơn giản.
Các nhóm chi phí thường gặp và ai chịu
Bảng dưới tóm theo nguyên tắc chung khi hai bên không thoả thuận gì khác. Mức lệ phí cụ thể của từng thủ tục bạn tra trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi nơi tiếp nhận.
| Nhóm chi phí | Ví dụ | Thường do ai chịu |
|---|---|---|
| Lệ phí, phí nộp nhà nước của thủ tục | Lệ phí cấp giấy chứng nhận, phí công chứng hợp đồng cần cho việc được giao | Bên uỷ quyền |
| Nghĩa vụ tài chính gắn với tài sản | Thuế, lệ phí khi chuyển nhượng, tiền sử dụng đất phải nộp | Người có nghĩa vụ theo luật hoặc theo hợp đồng với bên thứ ba; người làm thay chỉ nộp hộ bằng tiền của người đó |
| Chi phí đi lại, ăn ở để làm việc | Tiền xe, xăng, vé tàu, phòng nghỉ khi phải đi tỉnh khác | Bên uỷ quyền, trong mức hợp lý |
| Chi phí giấy tờ | Sao chụp, chứng thực bản sao, gửi hồ sơ qua bưu chính | Bên uỷ quyền |
| Thuê dịch vụ bên ngoài | Đo đạc, dịch thuật, định giá | Bên uỷ quyền nếu việc thật sự cần và đã được đồng ý hoặc nằm trong phạm vi |
| Chi phí do lỗi người làm thay | Tiền phạt nộp chậm, lệ phí nộp lại hồ sơ do làm sai, cấp lại giấy tờ bị mất | Người làm thay |
Dòng thứ hai hay bị hiểu sai. Thuế khi bán nhà, lệ phí trước bạ khi nhận chuyển nhượng là nghĩa vụ của bên bán hoặc bên mua theo luật và theo hợp đồng mua bán, không phải "chi phí uỷ quyền". Người được uỷ quyền chỉ đi nộp hộ, và tiền phải đến từ người có nghĩa vụ.
Ranh giới của chữ "hợp lý"
Luật không liệt kê khoản nào hợp lý, khoản nào không. Khi tranh chấp, người ta thường xem ba điều: khoản chi có thật sự cần cho công việc không, mức chi có tương xứng với thông lệ và với giá trị công việc không, và bên uỷ quyền đã biết hoặc đồng ý chưa.
Ví dụ giả định: chị Thu ở Lạng Sơn nhờ em gái ở Hà Nội đi nhận một khoản cổ tức và làm thủ tục chuyển nhượng cổ phần nhỏ. Em gái đi taxi bốn chuyến, mỗi chuyến vài chục nghìn, là hợp lý. Nếu em gái thuê xe riêng cả ngày dù chỉ cần một buổi, phần chênh lệch dễ bị coi là không hợp lý. Nếu em gái thuê dịch vụ làm hộ khâu nộp hồ sơ mà không hỏi chị, chị có thể không đồng ý trả, nhất là khi việc đó em tự làm được.
Chiều ngược lại cũng cần công bằng. Bên uỷ quyền ở xa thường không hình dung hết chuyện đi lại ở nơi làm thủ tục: phải chờ cả buổi, phải quay lại vì nơi tiếp nhận hết giờ, phải gửi xe ở chỗ tính giá cao. Những khoản đó nhỏ nhưng có thật, và từ chối trả chỉ làm người giúp mình nản.
Cách tránh tranh cãi không nằm ở việc tranh luận định nghĩa. Nó nằm ở hai thói quen: thoả thuận hạn mức trước, và hỏi trước mọi khoản bất thường. Một tin nhắn "khoản này khoảng ngần này, chị đồng ý không" tốn mười giây, nhưng đổi lại sự yên tâm cho cả hai.
Tạm ứng hay hoàn sau: ba cách làm phổ biến
Tạm ứng một khoản, quyết toán khi xong. Bên uỷ quyền chuyển trước một khoản ước tính. Người làm thay chi từ khoản đó, giữ chứng từ, cuối cùng lập bản kê, trả lại phần thừa hoặc xin thêm phần thiếu. Hợp với việc nhiều khoản nhỏ, kéo dài.
Người làm thay ứng trước, bên uỷ quyền hoàn theo đợt. Hợp khi hai bên tin nhau và chi phí không lớn. Nên hẹn hoàn theo tuần hoặc tháng, tránh để dồn lâu khiến người ứng phải nhắc khéo.
Bên uỷ quyền trả thẳng cho bên thu. Với lệ phí lớn hay thuế, bên uỷ quyền có thể tự chuyển khoản vào tài khoản thu của cơ quan theo thông báo nộp tiền, người làm thay chỉ lo hồ sơ. Cách này giảm rủi ro cầm giữ tiền lớn hộ người khác.
Đừng trộn tiền tạm ứng với tiền thu hộ. Khi người làm thay vừa giữ tiền tạm ứng vừa nhận tiền thay bên uỷ quyền, hãy kê riêng hai khoản. Trộn chung thì cuối cùng không ai tính nổi, và mọi nghi ngờ đều nhắm vào người cầm tiền.
Chứng từ: giữ gì, giữ bao lâu
Với lệ phí, phí nộp cho cơ quan nhà nước, bạn sẽ có biên lai hoặc chứng từ điện tử. Với công chứng, chứng thực, đo đạc, dịch thuật, thường có hoá đơn hoặc biên lai của tổ chức đó. Với tiền xe, ăn ở, chứng từ có thể là hoá đơn điện tử, ảnh chụp lịch sử chuyến đi trên ứng dụng gọi xe, vé tàu xe. Những khoản không có chứng từ như tiền gửi xe vài nghìn đồng, hãy ghi vào một sổ tay hoặc bảng tính đơn giản với ngày, nơi, số tiền.
Nên giữ chứng từ ít nhất cho đến khi hai bên đã quyết toán xong và ký nhận, tốt hơn nữa là giữ thêm một thời gian sau đó, vì tranh chấp hợp đồng có thể phát sinh muộn. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 là ba năm kể từ ngày người có quyền biết hoặc phải biết quyền lợi bị xâm phạm, nên bộ chứng từ gọn trong một phong bì có thể cứu bạn sau này.
Người làm thay là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh thì việc ghi nhận chi phí còn liên quan tới sổ sách kế toán, thuế. Phần đó nên hỏi người làm kế toán, ở đây chỉ nhắc rằng chứng từ hợp lệ quan trọng hơn lời kể.
Việc không thành: chi phí đã bỏ ra có được hoàn không
Nhiều người nghĩ rằng việc không thành thì người làm thay "tự chịu". Nguyên tắc không phải vậy. Chi phí hợp lý đã bỏ ra để làm việc được giao vẫn được hoàn, dù kết quả không như mong muốn, nếu nguyên nhân không nằm ở lỗi của người làm thay. Hồ sơ bị từ chối vì tài sản không đủ điều kiện, bên mua rút lui, cơ quan đổi quy trình giữa chừng: đó là rủi ro của bên uỷ quyền.
Ngược lại, nếu việc hỏng vì người làm thay chậm trễ, nộp thiếu giấy tờ dù đã được giao đủ, hay làm khác chỉ dẫn, thì chi phí làm lại là thiệt hại mà họ có thể phải gánh. Phân định lỗi ở đây thường cần nhìn lại tin nhắn giao việc và báo cáo, nên lại quay về thói quen lưu vết.
Với uỷ quyền có thù lao, nên thoả thuận rõ: việc không thành vì lý do khách quan thì người làm thay vẫn được hoàn chi phí, còn thù lao tính theo phần việc đã làm hay không trả. Hai thứ này nên tách thành hai dòng.
Chi phí ngoài dự tính: xử lý thế nào khi việc đang làm dở
Thủ tục hành chính hay phát sinh những yêu cầu không ai lường trước: nơi tiếp nhận đề nghị đo đạc lại thửa đất vì diện tích lệch, đề nghị bổ sung trích lục hộ tịch, bản dịch có chứng thực, hoặc giấy xác nhận của một cơ quan khác. Mỗi yêu cầu kéo theo một khoản tiền và thêm thời gian.
Khi gặp khoản phát sinh như vậy, người làm thay nên báo ngay cho bên uỷ quyền ba thông tin: cơ quan yêu cầu gì và vì sao, chi phí ước tính, và nếu không làm thì hồ sơ sẽ ra sao. Bên uỷ quyền có quyền quyết định làm tiếp hay dừng. Nếu khoản đó nhỏ và rõ ràng nằm trong việc được giao, hai bên có thể đã thoả thuận trước rằng người làm thay được tự chi trong một hạn mức.
Ví dụ giả định: anh Tuấn ở Gia Lai được uỷ quyền làm thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận cho mẹ. Nơi tiếp nhận yêu cầu đo đạc lại vì ranh thửa thay đổi. Anh chụp phiếu yêu cầu, báo mẹ chi phí ước tính và thời gian chờ, mẹ đồng ý chuyển khoản riêng cho đơn vị đo đạc. Khoản đó không bao giờ thành đề tài tranh cãi, vì nó đã được hỏi và trả rõ ràng.
Mẫu quyết toán gọn khi kết thúc
Một bản kê đơn giản đủ để hai bên đối chiếu, không cần mẫu cố định:
- Ghi số tiền tạm ứng đã nhận, từng lần, ngày nhận.
- Liệt kê từng khoản chi: ngày, nội dung, số tiền, có chứng từ hay không.
- Ghi riêng các khoản tiền đã thu thay bên uỷ quyền, nếu có.
- Tính số chênh lệch: tạm ứng trừ chi phí, cộng hoặc trừ phần thù lao nếu đã thoả thuận trừ trực tiếp.
- Chuyển trả phần thừa hoặc đề nghị bên uỷ quyền chuyển phần thiếu, ghi rõ nội dung chuyển khoản.
- Hai bên ký hoặc xác nhận bằng tin nhắn rằng đã quyết toán xong.
Bản kê này nên đi cùng việc bàn giao giấy tờ và tài sản khi kết thúc uỷ quyền. Một lần đối chiếu cẩn thận cuối cùng thường đáng giá hơn nhiều lần nhắc nhở trong quá trình làm.
Nếu hai bên lệch nhau ở vài khoản, hãy tách các khoản đã thống nhất ra thanh toán trước, phần còn lệch để lại bàn sau. Giữ cả cục tiền vì một khoản nhỏ chưa thống nhất chỉ làm căng thẳng thêm, trong khi phần lớn số tiền vốn chẳng ai tranh cãi.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền không giữ hoá đơn tiền xe thì có đòi được không?
Có thể đòi nếu chứng minh được chuyến đi có thật và cần cho công việc, ví dụ bằng tin nhắn báo cáo cùng ngày, ảnh giấy hẹn ở cơ quan, lịch sử chuyến trên ứng dụng gọi xe. Không có gì thì phụ thuộc vào thiện chí của bên uỷ quyền.
Bị phạt vì quá hạn nộp tờ khai khi làm thay thì ai chịu?
Nếu quá hạn do người làm thay chậm trễ trong khi đã có đủ giấy tờ và tiền, khoản phạt thường thuộc lỗi của họ. Nếu do bên uỷ quyền giao giấy tờ muộn hoặc không đưa tiền, bên uỷ quyền chịu. Người đứng tên vẫn là người bị xử phạt, việc chia lại là chuyện giữa hai bên.
Thù lao trọn gói thì có được đòi thêm chi phí không?
Tuỳ cách ghi. Nếu hợp đồng nói thù lao đã bao gồm mọi chi phí, người làm thay không đòi thêm được, trừ khoản phát sinh ngoài dự tính được bên uỷ quyền đồng ý. Nếu không ghi rõ, nên coi thù lao là tiền công và chi phí hợp lý vẫn được hoàn riêng.
Có nên chuyển tiền thuế, lệ phí lớn qua tài khoản người làm thay?
Nên hạn chế. Cách an toàn hơn là bên uỷ quyền tự chuyển vào tài khoản thu của cơ quan theo thông báo nộp tiền, người làm thay gửi lại chứng từ. Nếu buộc phải qua người làm thay, ghi rõ nội dung chuyển khoản và yêu cầu ảnh chụp chứng từ nộp ngay trong ngày.
Bên uỷ quyền chậm hoàn chi phí thì người làm thay có được dừng việc không?
Người làm thay có quyền yêu cầu được thanh toán chi phí. Nếu bên uỷ quyền chậm kéo dài, họ có thể báo trước và tạm dừng những khoản cần chi thêm, nhưng nên tránh bỏ dở ở thời điểm gây thiệt hại lớn. Muốn rút hẳn thì theo quy tắc đơn phương chấm dứt.