Hộ kinh doanh có một người đứng tên là chủ hộ, và chỉ người đó đại diện cho hộ trước khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng và cơ quan nhà nước. Vợ, chồng, con hay anh chị em cùng làm trong quán không tự động có quyền thay chủ hộ; muốn họ thay được thì chủ hộ phải uỷ quyền, và nên uỷ quyền bằng văn bản.
Uỷ quyền trong gia đình thường bị coi là thừa vì "người nhà cả". Nhưng chính vì là người nhà mà khi có chuyện, mọi thứ rối hơn: ai được rút tiền, ai được ký với nhà cung cấp, ai chịu khi đoàn kiểm tra lập biên bản. Bài này giúp chủ hộ chia việc cho người nhà theo từng mức, và nhận ra lúc nào uỷ quyền không còn là cách đúng.
Ai thật sự chịu trách nhiệm trong một hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh không phải là pháp nhân. Theo cách quy định hiện hành, hộ do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập; khi các thành viên cùng đăng ký thì họ cử một người làm chủ hộ. Chủ hộ là người đại diện cho hộ trong các giao dịch, và trách nhiệm về nghĩa vụ của hộ không dừng ở số vốn bỏ vào kinh doanh mà có thể lan sang tài sản riêng.
Điều đó dẫn tới hệ quả quan trọng: người nhà làm gì nhân danh quán, chủ hộ thường là người phải đứng ra trả lời. Một hợp đồng nhập hàng người con ký, một khoản nợ người em vay để quay vòng hàng, một biên bản vi phạm người vợ ký khi chủ hộ đi vắng, rốt cuộc đều tìm về chủ hộ.
Quy định chung về hộ kinh doanh cũng cho phép chủ hộ thuê người khác quản lý, điều hành, nhưng chủ hộ vẫn chịu trách nhiệm về hoạt động của hộ. Người nhà được giao điều hành cũng ở vị trí tương tự: họ làm, chủ hộ chịu. Uỷ quyền rõ ràng không chuyển được trách nhiệm đó sang người nhà, nhưng giúp khoanh lại những gì người nhà được làm và giúp chủ hộ có căn cứ khi người nhà làm quá.
Ba mức giao việc cho người nhà
Phần lớn hộ kinh doanh chỉ cần mức một hoặc hai. Mức ba là lúc nên cân nhắc nghiêm túc việc người đó đứng tên luôn.
| Mức | Việc được làm | Hình thức nên dùng |
|---|---|---|
| Trông quầy | Bán lẻ, thu tiền tại quầy, nhận hàng theo đơn chủ hộ đã đặt, mở cửa đóng cửa | Thoả thuận miệng là đủ; nên có danh sách người được nhận hàng gửi nhà cung cấp |
| Điều hành hằng ngày | Đặt hàng trong hạn mức, thanh toán nhà cung cấp, trả lương người làm, làm việc với đoàn kiểm tra tại quán | Văn bản uỷ quyền có hạn mức và thời hạn; với ngân hàng làm theo thủ tục của ngân hàng |
| Thay chủ hộ trọn vẹn | Ký hợp đồng thuê mặt bằng, vay vốn, làm thủ tục thay đổi đăng ký, quyết định đóng cửa | Văn bản uỷ quyền có chứng thực hoặc công chứng tuỳ việc; xem xét đổi chủ hộ nếu kéo dài |
Nhiều gia đình nhảy thẳng từ mức một lên mức ba chỉ bằng một câu "em cứ lo hết đi". Khi đó người nhà có quyền thực tế rất rộng nhưng không có giấy tờ nào, đối tác không biết tin vào đâu, còn chủ hộ không có căn cứ gì nếu muốn rút lại.
Viết uỷ quyền trong gia đình sao cho vừa
Viết ra dù là người nhà. Một trang giấy ghi ai được làm gì, đến bao nhiêu tiền, đến ngày nào. Viết ra không có nghĩa là không tin nhau; nó giúp người nhà tự tin làm việc với người ngoài.
Ghi hạn mức tiền. Đặt hàng mỗi lần không quá một mức, chi một khoản ngoài kế hoạch không quá một mức. Con số tuỳ quy mô quán, quan trọng là có con số.
Ghi những việc không giao. Không vay, không cầm cố hàng hoá hay tài sản, không ký thuê mặt bằng mới, không cho người khác dùng tên quán.
Tài khoản ngân hàng làm riêng. Ngân hàng có thủ tục uỷ quyền giao dịch tài khoản riêng, giấy uỷ quyền viết tay trong nhà thường không đủ. Đừng đưa mật khẩu ứng dụng ngân hàng cho người nhà thay cho thủ tục đó.
Chứng thực khi người ngoài cần. Với cơ quan nhà nước hoặc đối tác lớn, giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký được chấp nhận dễ hơn. Hỏi trước nơi nhận để biết họ cần hình thức nào.
Khi chủ hộ đi xa, ốm dài ngày hoặc muốn lui về
Chủ hộ đi làm ăn xa vài tháng, đi chữa bệnh, hay đi nước ngoài thăm con: một văn bản uỷ quyền có thời hạn cho người nhà điều hành là cách hợp lý. Ghi rõ ngày kết thúc, và nếu chuyến đi kéo dài, gia hạn bằng văn bản mới thay vì để giấy cũ tự trôi.
Khi chủ hộ đã thật sự rút khỏi việc kinh doanh và người nhà là người làm thực tế lâu dài, uỷ quyền không còn là công cụ đúng. Cách phù hợp là làm thủ tục thay đổi chủ hộ tại cơ quan đăng ký, để người làm thực tế đứng tên và tự chịu trách nhiệm. Duy trì cảnh người này đứng tên, người kia làm trong nhiều năm vừa khiến chủ hộ cũ gánh rủi ro của việc mình không còn kiểm soát, vừa làm người điều hành thiếu tư cách khi giao dịch.
Trường hợp chủ hộ không còn đủ minh mẫn để quyết định, uỷ quyền đã ký trước đó không còn là chỗ dựa vững; câu chuyện chuyển sang giám hộ và đại diện theo pháp luật, là một đề riêng. Gia đình nên tính chuyện đổi chủ hộ hoặc tạm ngừng kinh doanh khi chủ hộ còn tự quyết định được.
Đứng tên hộ cho người khác: những rủi ro cần biết
Một dạng gặp nhiều là người nhà đứng tên hộ kinh doanh "giúp" một người khác thực sự kinh doanh, vì người kia không tiện đứng tên. Đây không phải uỷ quyền mà là đảo ngược uỷ quyền, và người đứng tên mang các rủi ro sau:
- Mọi nghĩa vụ với nhà cung cấp, khách hàng, người lao động phát sinh dưới tên hộ đều hướng về người đứng tên.
- Biên bản kiểm tra, quyết định xử phạt hành chính về an toàn thực phẩm, phòng cháy, nhãn hàng hoá được lập với chủ hộ.
- Nghĩa vụ thuế của hộ gắn với người đứng tên; câu chuyện thuế cụ thể nên hỏi người làm thuế.
- Khi hai người bất hoà, người đứng tên không có chứng từ nào cho thấy tiền và hàng là của người kia, và người kia cũng khó chứng minh điều ngược lại.
- Nếu người thực tế kinh doanh vi phạm nghiêm trọng, người đứng tên có thể bị kéo vào quá trình xác minh.
Cách lành mạnh là ai kinh doanh thì người đó đứng tên. Nếu có lý do chính đáng khiến họ chưa đứng tên được, hãy hỏi người làm pháp lý về phương án hợp pháp, thay vì cho mượn tên rồi hy vọng không có chuyện gì.
Tiền chung, sổ sách và những bất đồng trong nhà
Hộ kinh doanh gia đình thường dùng chung một ngăn kéo tiền cho cả quán lẫn chi tiêu nhà. Khi chỉ có chủ hộ cầm tiền thì không sao; khi có thêm người nhà được giao điều hành, thiếu sổ sách là nguồn của hầu hết những lần mất lòng nhau. Người được giao không chứng minh được mình đã chi đúng, người giao không biết tiền đi đâu.
Một quy ước đơn giản giúp tránh phần lớn chuyện đó: tách tiền quán khỏi tiền nhà bằng một tài khoản riêng hoặc ít nhất một két riêng; mọi khoản chi của quán trên một mức nhỏ phải có hoá đơn hoặc phiếu ghi; cuối ngày người điều hành ghi số thu, số chi, số tồn vào một cuốn sổ hoặc bảng tính mà chủ hộ xem được. Quy ước này nên được nói ra khi giao việc, không phải sau khi đã có nghi ngờ.
Bất đồng hay gặp nhất là giữa anh chị em cùng làm trong quán của cha mẹ. Người được uỷ quyền điều hành bị anh chị em khác cho là lạm quyền, còn người điều hành thấy mình làm nhiều mà không được tin. Văn bản uỷ quyền có phạm vi rõ và sổ sách minh bạch là cách bảo vệ chính người được uỷ quyền, chứ không chỉ bảo vệ chủ hộ.
Nếu bất đồng đã thành tranh chấp về tiền hay tài sản, và đặc biệt khi dính tới tài sản chung của vợ chồng hoặc phần thừa kế, đó là lúc nên nói chuyện với người làm pháp lý, vì cách xử lý phụ thuộc rất nhiều vào giấy tờ cụ thể của từng nhà.
Sắp xếp giấy tờ uỷ quyền cho một hộ kinh doanh gia đình
Dành một buổi tối cho các việc sau là đủ cho phần lớn quán nhỏ:
- Liệt kê mọi người trong nhà đang làm việc cho quán và việc thực tế từng người làm.
- Xếp mỗi người vào một trong ba mức ở bảng trên.
- Viết văn bản uỷ quyền cho người ở mức hai trở lên, có hạn mức tiền và thời hạn, chủ hộ ký, người nhận ký xác nhận.
- Báo cho nhà cung cấp chính danh sách người được đặt hàng, nhận hàng, thanh toán.
- Làm thủ tục uỷ quyền tài khoản ngân hàng tại ngân hàng nếu người nhà cần giao dịch.
- Hẹn mỗi năm xem lại một lần, hoặc ngay khi có người rời quán, có người mới tham gia.
Kết quả của buổi tối đó là một tập giấy mỏng, nhưng nó trả lời trước được những câu mà gia đình thường chỉ hỏi nhau khi đã có chuyện.
Cất bản chính các văn bản uỷ quyền cùng chỗ với giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và hợp đồng thuê mặt bằng, để khi cần đưa cho đoàn kiểm tra hay nhà cung cấp xem, người trông quán biết lấy ở đâu. Một bản chụp lưu trong điện thoại của chủ hộ cũng giúp xác nhận nhanh khi có người gọi hỏi lúc chủ hộ đang ở xa.
Câu hỏi thường gặp
Vợ hoặc chồng của chủ hộ có đương nhiên được thay chủ hộ ký giấy tờ không?
Không đương nhiên. Quan hệ hôn nhân có quy định riêng về tài sản chung, nhưng quyền đại diện cho hộ kinh doanh trước bên ngoài thuộc về chủ hộ. Vợ hoặc chồng muốn ký thay cần được uỷ quyền, nhất là với hợp đồng và thủ tục hành chính.
Giấy uỷ quyền cho người nhà trông quán có cần công chứng không?
Với việc trông quầy và điều hành hằng ngày, văn bản do chủ hộ ký thường đủ dùng trong nhà và với nhà cung cấp quen. Khi người nhà làm việc với cơ quan nhà nước hoặc ký hợp đồng có giá trị lớn, bên nhận có thể đòi chứng thực chữ ký hoặc công chứng; hỏi trước nơi nhận.
Người nhà được uỷ quyền tự ý vay tiền nhân danh quán thì ai trả?
Nếu việc vay nằm ngoài phạm vi uỷ quyền và bên cho vay biết hoặc phải biết giới hạn đó, chủ hộ có cơ sở từ chối. Nếu không có giấy tờ nào khoanh phạm vi, và tiền vay đã dùng cho quán, chủ hộ khó thoát trách nhiệm. Đây là lý do nên ghi rõ việc không được vay.
Có thể uỷ quyền cho người nhà thay chủ hộ trong nhiều năm không?
Pháp luật không cấm uỷ quyền dài, nhưng nếu chủ hộ đã thôi làm hẳn thì đổi chủ hộ phản ánh đúng thực tế hơn. Uỷ quyền nhiều năm khiến người đứng tên gánh trách nhiệm cho việc mình không còn theo dõi.
Con chưa đủ tuổi trưởng thành có được giao trông quán không?
Trẻ ở tuổi vị thành niên phụ giúp gia đình là chuyện thường gặp, nhưng không nên giao cho các em những việc mang tính giao dịch quan trọng như ký nhận hàng giá trị lớn hay thanh toán nhà cung cấp. Pháp luật có quy định riêng về năng lực giao dịch của người chưa thành niên, và về lao động chưa thành niên.
Đoàn kiểm tra đến khi chỉ có người nhà ở quán thì người nhà có nên ký biên bản không?
Người nhà có thể ký với tư cách người có mặt tại cơ sở, và nên ghi ý kiến rằng sẽ báo chủ hộ để giải trình. Nếu người nhà đã được uỷ quyền làm việc với đoàn kiểm tra, mang theo văn bản đó sẽ giúp mọi việc rõ hơn.