Khách trả tiền cho người được công ty uỷ quyền thu thì khoản nợ của khách chấm dứt, dù sau đó nhân viên có nộp tiền về quỹ hay không. Ngược lại, khách trả cho người không có quyền nhận thì về nguyên tắc vẫn còn nợ, trừ khi công ty chấp nhận khoản thu đó hoặc chính công ty có lỗi khiến khách tin nhầm.
Vì vậy, uỷ quyền thu tiền là chuyện của cả hai phía: công ty cần khoanh rõ ai được thu, thu bằng cách nào, thu đến bao nhiêu; khách cần được báo đủ để không trả nhầm. Bài này đi qua từng khâu, từ giấy uỷ quyền tới biên nhận, nộp quỹ và cách xử lý khi tiền đã đi sai đường.
Nhận tiền thay công ty có ý nghĩa pháp lý gì
Khi khách mua hàng chịu, khách có nghĩa vụ trả tiền cho công ty. Bộ luật Dân sự 2015 yêu cầu nghĩa vụ phải được thực hiện cho đúng người có quyền hoặc người được người đó uỷ quyền nhận. Nhân viên có giấy uỷ quyền thu tiền chính là "người được uỷ quyền nhận" theo nghĩa đó. Tiền đã vào tay họ coi như đã vào tay công ty, và mọi chuyện phía sau, kể cả việc nhân viên tiêu lạm, là quan hệ giữa công ty với nhân viên.
Nếu người nhận tiền không có quyền, khách chưa hoàn thành nghĩa vụ. Tuy vậy, luật dân sự cũng không để người ngay tình chịu thiệt một cách vô lý. Khi công ty có lỗi, chẳng hạn để một người đã nghỉ việc tiếp tục cầm biên nhận có dấu, không báo cho khách ai được thu, hoặc trước đó vẫn chấp nhận các khoản người này thu mà không phản đối, thì việc đẩy toàn bộ rủi ro sang khách khó đứng vững.
Hiểu nguyên lý này giúp bạn thấy ngay chỗ yếu của nhiều công ty nhỏ: quyền thu tiền thường được giao bằng miệng, ai đi giao hàng thì thu luôn, ai quen khách thì thu nợ. Mọi thứ chỉ được làm rõ khi đã có một khoản tiền mất tích.
Chọn hình thức thu cho từng loại khoản
Quyền thu tiền nên đi kèm với hình thức thu. Bảng dưới gợi ý cách chia theo rủi ro, áp dụng được cho cả công ty nhỏ và hộ kinh doanh có vài nhân viên:
| Loại khoản | Hình thức nên dùng | Người được thu |
|---|---|---|
| Công nợ theo hoá đơn, giá trị lớn | Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên công ty | Không cần người thu; nhân viên chỉ nhắc và đối chiếu |
| Tiền hàng khi giao tận nơi | Chuyển khoản tại chỗ hoặc tiền mặt có mức trần | Nhân viên giao hàng có uỷ quyền theo chuyến |
| Thu nợ cũ tại nhà khách | Ưu tiên chuyển khoản; tiền mặt chỉ khi có biên nhận đánh số | Nhân viên kinh doanh phụ trách khách đó |
| Tiền đặt cọc đơn hàng | Chuyển khoản vào tài khoản công ty | Không giao cho cá nhân thu tiền mặt |
| Bán lẻ tại quầy | Máy thu ngân, quét mã thanh toán của công ty | Thu ngân theo ca, chốt két cuối ca |
Nguyên tắc chung là càng xa quầy, càng nhiều tiền, thì càng nên dùng chuyển khoản vào tài khoản đứng tên công ty. Tiền mặt không sai, nhưng mỗi tờ tiền mặt đi qua tay người là một điểm có thể thất thoát và khó chứng minh.
Với hộ kinh doanh, tài khoản nhận tiền thường đứng tên chủ hộ. Điều cần tránh là để khách chuyển vào tài khoản cá nhân của nhân viên "cho tiện", vì từ thời điểm đó chủ hộ không còn kiểm soát được dòng tiền.
Giấy uỷ quyền thu tiền phải ghi những gì
Khoản nào, khách nào. Thu tiền hàng theo những hoá đơn nào, của những khách nào, hoặc theo danh sách giao trong ngày. Uỷ quyền "thu mọi khoản của công ty" là quá rộng.
Hình thức được nhận. Chỉ chuyển khoản vào tài khoản công ty, hay được nhận tiền mặt; nếu nhận tiền mặt thì mức trần mỗi lần.
Những việc không được làm. Không được giảm giá, chiết khấu, xoá nợ, gia hạn nợ, bù trừ công nợ với khoản công ty đang nợ khách, nhận hàng trả lại thay cho tiền. Những việc này làm thay đổi nghĩa vụ, phải do người có thẩm quyền quyết.
Mẫu biên nhận. Chỉ dùng biên nhận có số thứ tự do công ty phát hành. Biên nhận viết tay trên giấy trắng không nằm trong phạm vi uỷ quyền.
Thời hạn nộp quỹ. Tiền mặt phải nộp về quỹ trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc kế tiếp.
Thời hạn uỷ quyền. Uỷ quyền thu theo chuyến, theo tháng, hay đến hết một đợt thu nợ. Ghi ngày cụ thể.
Từ lúc nhận tiền đến lúc tiền vào sổ
Một chuỗi bước đơn giản đủ để mỗi đồng tiền mặt đều có dấu vết, và khách luôn có bằng chứng đã trả:
- Trước khi đi thu, kế toán in danh sách khoản cần thu, giao cùng cuốn biên nhận đánh số liên tục cho nhân viên và ghi nhận số đầu, số cuối của cuốn.
- Khi nhận tiền, nhân viên lập biên nhận hai liên: ghi tên khách, khoản thu, số tiền bằng số và bằng chữ, ngày giờ, ký và ghi họ tên; khách giữ một liên.
- Nếu khách chuyển khoản tại chỗ, nhân viên chụp màn hình xác nhận và ghi số giao dịch vào biên nhận, không cần nhận tiền mặt.
- Cuối ngày, nhân viên nộp tiền mặt và liên còn lại cho thủ quỹ; thủ quỹ đếm, lập phiếu thu, đối chiếu với số biên nhận đã dùng.
- Kế toán ghi giảm công nợ của khách ngay trong ngày, gửi tin xác nhận cho khách đã nhận đủ.
- Biên nhận bị hỏng hay viết sai phải giữ lại nguyên cuống, không xé bỏ.
Bước thứ năm là bước rất ít công ty nhỏ làm nhưng hiệu quả nhất. Khi khách nhận được lời xác nhận từ chính công ty, mọi khoản nhân viên thu mà không nộp sẽ lộ ra ngay ở lần đối chiếu đầu tiên thay vì sau nhiều tháng.
Báo cho khách biết ai được thu
Phần lớn tranh chấp "khách đã trả cho nhân viên" xảy ra vì khách không có cách nào biết người trước mặt có quyền thu hay không. Công ty có thể đóng kẽ hở này bằng vài việc rất rẻ: ghi trên hợp đồng và hoá đơn số tài khoản duy nhất nhận tiền; ghi rõ công ty không nhận chuyển khoản vào tài khoản cá nhân; gửi khách danh sách nhân viên được thu tiền mặt và cập nhật khi có thay đổi.
Việc thông báo này còn là lớp phòng vệ trước kiểu lừa đảo mạo danh nhân viên, gửi tin nhắn đề nghị khách "chuyển vào tài khoản mới của công ty". Khách đã quen với quy ước một tài khoản duy nhất sẽ nghi ngờ ngay khi thấy đề nghị khác thường.
Ở chiều ngược lại, nếu bạn là khách, đừng ngại hỏi nhân viên thu tiền giấy uỷ quyền hoặc gọi về số điện thoại chính thức của công ty để xác nhận. Một cuộc gọi mất một phút; trả hai lần cho cùng một khoản nợ mất nhiều hơn thế.
Khi tiền đã đi sai đường
Tình huống thứ nhất: khách trả cho một người không có quyền thu, ví dụ giả định một nhân viên kho tiện tay nhận tiền rồi quên nộp. Nếu công ty biết và muốn coi khoản đó là hợp lệ, hãy xác nhận ngay bằng văn bản với khách và xử lý nội bộ với nhân viên. Nếu không chấp nhận, công ty cần báo khách sớm; im lặng lâu sau khi đã biết dễ bị coi là đã chấp nhận.
Tình huống thứ hai: người thu có quyền nhưng giữ tiền không nộp. Lúc này khách đã trả xong, công ty không đòi khách thêm được. Công ty yêu cầu nhân viên hoàn trả, có thể xử lý kỷ luật theo nội quy lao động và yêu cầu bồi thường theo pháp luật lao động. Nếu có dấu hiệu chiếm đoạt, đó là việc của cơ quan điều tra; công ty chỉ nên giữ nguyên chứng từ, sổ sách, tin nhắn và trình báo, không tự giữ giấy tờ tuỳ thân hay tài sản của nhân viên để ép trả.
Tình huống thứ ba: nhân viên đã nghỉ việc nhưng vẫn đến thu tiền của khách cũ. Câu hỏi giấy uỷ quyền còn hiệu lực hay không là một đề riêng; điều đáng nói ở đây là nếu công ty không báo cho khách việc người này đã nghỉ, khách ngay tình có lập luận khá vững để cho rằng mình đã trả đúng.
Lỗi hay gặp khi giao quyền thu tiền
Những lỗi dưới đây lặp đi lặp lại ở công ty nhỏ và hộ kinh doanh, phần lớn không xuất phát từ gian lận mà từ thói quen làm việc tiện tay. Rà lại từng dòng với cách bạn đang làm:
- Một người vừa thu tiền, vừa giữ sổ công nợ, vừa lập biên nhận. Khi cả ba việc nằm trong tay một người, sai lệch không thể tự lộ ra; tách ít nhất việc thu với việc ghi giảm công nợ.
- Cuốn biên nhận không đánh số, hoặc đánh số nhưng không ai đối chiếu số đã dùng. Số thứ tự chỉ có tác dụng khi có người kiểm cuống.
- Cho phép nộp quỹ "cuối tuần" để đỡ đi lại. Mỗi ngày tiền nằm ngoài két là một ngày người giữ có thể tạm dùng, và tạm dùng là bước đầu của rất nhiều vụ thất thoát.
- Không gửi xác nhận cho khách sau khi thu. Khách không biết công ty đã ghi nhận chưa, công ty không biết khách đã trả bao nhiêu cho ai.
- Dùng chung một mã thanh toán in sẵn cho nhiều năm mà không kiểm tra lại. Mã bị dán đè hoặc thay thế là kiểu gian lận đã gặp ở nhiều cửa hàng.
- Để nhân viên thu nợ cũ tự thoả thuận lịch trả góp với khách. Lịch trả góp là thay đổi nghĩa vụ, cần người có thẩm quyền ký.
- Không thu lại cuốn biên nhận và giấy uỷ quyền khi nhân viên chuyển việc, nghỉ phép dài hoặc nghỉ hẳn.
Sửa được ba lỗi đầu tiên là đã khép phần lớn rủi ro. Những việc còn lại chủ yếu là kỷ luật làm việc hằng ngày, không cần phần mềm đắt tiền.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên giao hàng thu tiền có cần giấy uỷ quyền riêng không?
Nên có, dù chỉ là một dòng trong phiếu giao hàng ghi rõ người giao được thu số tiền bao nhiêu. Khách cần căn cứ để biết mình trả đúng người, công ty cần căn cứ để đối chiếu cuối ngày. Phiếu giao hàng có ghi số tiền phải thu là hình thức uỷ quyền gọn và thực tế.
Khách chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của nhân viên thì có được tính là đã trả không?
Nếu công ty chưa từng cho phép việc này và đã thông báo số tài khoản duy nhất, khách khó viện dẫn. Nếu trước đó công ty vẫn chấp nhận các khoản chuyển như vậy, hoặc chính nhân viên được giao thu nợ đưa số tài khoản cá nhân, tranh chấp phức tạp hơn và phụ thuộc chứng cứ cụ thể.
Có nên cho nhân viên thu tiền được quyền giảm giá để chốt nợ nhanh?
Không nên gộp vào quyền thu tiền. Giảm giá, xoá một phần nợ hay gia hạn làm thay đổi nghĩa vụ của khách, cần người có thẩm quyền quyết và có văn bản. Nhân viên thu tiền chỉ nên đề xuất, không tự quyết.
Biên nhận viết tay có giá trị chứng minh khách đã trả không?
Có thể có, vì đó là chứng cứ bằng văn bản có chữ ký người nhận. Nhưng nếu công ty đã quy định chỉ dùng biên nhận đánh số và đã báo cho khách, biên nhận viết tay của một người không có quyền thu sẽ yếu hơn nhiều khi có tranh chấp.
Nhân viên giữ tiền thu được rồi nghỉ việc, công ty nên làm gì trước?
Đối chiếu ngay với khách để xác định chính xác số tiền đã thu, giữ nguyên biên nhận, sổ quỹ, tin nhắn. Sau đó gửi yêu cầu hoàn trả bằng văn bản. Nếu số tiền lớn hoặc có dấu hiệu chiếm đoạt, nên trình báo cơ quan công an và tham vấn người làm pháp lý trước khi có bước tiếp theo.
Hộ kinh doanh có cần làm giấy uỷ quyền thu tiền cho người nhà không?
Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm về mọi khoản của hộ, nên người nhà thu tiền cũng là thu thay chủ hộ. Một văn bản ngắn ghi rõ ai được thu, thu bằng hình thức nào vẫn hữu ích, nhất là khi trong nhà có bất đồng hoặc khi khách lớn yêu cầu.