Người ngoài công ty có thể làm việc cho công ty theo ba cách rất khác nhau: nhân danh công ty theo uỷ quyền, làm dịch vụ cho công ty mà không nhân danh công ty, hoặc mua bán nhân danh chính mình như một đại lý. Gọi chung tất cả là "uỷ quyền" là nguồn gốc của nhiều hiểu lầm: công ty tưởng mình không chịu trách nhiệm, khách hàng tưởng mình đang giao dịch với công ty.
Bài này giúp bạn xác định đúng quan hệ với từng người ngoài, cộng tác viên bán hàng, công ty dịch vụ làm thủ tục, người đại diện ở tỉnh khác, đại lý, và chọn giấy tờ phù hợp để phạm vi được khoanh rõ cho cả công ty lẫn khách hàng.
Bốn quan hệ hay bị gọi chung là uỷ quyền
Bảng dưới phân biệt theo câu hỏi then chốt: người đó nhân danh ai khi giao dịch với bên thứ ba, và ai chịu trách nhiệm với khách:
| Quan hệ | Nhân danh ai | Ai chịu với khách |
|---|---|---|
| Đại diện theo uỷ quyền (dân sự) hoặc đại diện cho thương nhân | Nhân danh công ty | Công ty, trong phạm vi uỷ quyền |
| Hợp đồng dịch vụ (làm hồ sơ, tư vấn, nhận hàng hộ) | Không giao dịch với khách nhân danh công ty; làm việc cho công ty | Bên dịch vụ chịu với công ty về chất lượng dịch vụ |
| Đại lý thương mại | Nhân danh chính đại lý | Đại lý chịu với khách của đại lý; công ty chịu với đại lý theo hợp đồng đại lý |
| Thư uỷ quyền phân phối của chủ nhãn hiệu | Không phải đại diện pháp lý; chỉ xác nhận được phép phân phối | Nhà phân phối chịu với khách của mình |
Luật Thương mại tách bạch "đại diện cho thương nhân", nơi bên đại diện nhân danh và theo chỉ dẫn của thương nhân, với "đại lý thương mại", nơi bên đại lý nhân danh chính mình mua bán hàng cho bên giao đại lý. Hai mô hình có hệ quả khác hẳn về việc khách hàng đòi ai khi có chuyện.
Câu hỏi thực tế nhất để phân loại: trên hợp đồng với khách, tên bên bán là ai? Nếu là công ty bạn, người ký đang đại diện cho bạn. Nếu là tên của người kia, họ đang bán nhân danh chính họ.
Cộng tác viên bán hàng: nhận cọc và ký đơn
Cộng tác viên là lực lượng bán hàng phổ biến của doanh nghiệp nhỏ: họ giới thiệu khách, tư vấn, đôi khi nhận đặt cọc và hứa thời gian giao hàng. Vấn đề là cộng tác viên thường không có giấy tờ gì, nhưng khách lại tin họ là người của công ty, vì họ dùng ảnh sản phẩm, bảng giá, thậm chí đồng phục của công ty.
Khi cộng tác viên nhận cọc rồi biến mất, khách quay sang đòi công ty. Công ty nói người đó không phải nhân viên. Ai đúng phụ thuộc vào chi tiết: công ty có biết và để cộng tác viên giới thiệu mình là người của công ty không, có từng nhận đơn và tiền qua cộng tác viên đó không, khách có cách nào biết cộng tác viên không có quyền nhận tiền không. Nếu công ty đã nhiều lần hưởng lợi từ cách làm đó, việc phủ nhận trách nhiệm khó thuyết phục.
Cách an toàn: cộng tác viên chỉ giới thiệu và tư vấn; mọi đơn hàng xác nhận bởi công ty; mọi khoản tiền, kể cả tiền cọc, khách chuyển thẳng vào tài khoản đứng tên công ty. Thoả thuận cộng tác bằng văn bản nên ghi rõ điều này, và công ty nên nói rõ với khách ở khâu xác nhận đơn rằng chỉ tài khoản công ty mới nhận tiền.
Uỷ quyền cho công ty dịch vụ làm thủ tục
Uỷ quyền cho tổ chức, không chỉ cho một người. Khi thuê một công ty dịch vụ làm thủ tục, bạn có thể uỷ quyền cho chính tổ chức đó, rồi tổ chức cử nhân viên đi làm. Như vậy khi người được cử nghỉ việc, công ty dịch vụ cử người khác mà không cần bạn ký lại.
Phạm vi theo từng thủ tục. Ghi rõ thủ tục nào, được nộp, nhận, sửa đổi hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan, không được tự thay đổi nội dung đăng ký ngoài những gì công ty đã duyệt.
Giấy tờ gốc. Liệt kê giấy tờ gốc giao cho bên dịch vụ, thời hạn trả lại, và trách nhiệm nếu thất lạc. Bản gốc giấy chứng nhận, con dấu, thiết bị ký số không nên giao nếu không thật cần.
Tài khoản điện tử. Nếu bên dịch vụ cần thao tác trên tài khoản dịch vụ công của công ty, dùng chức năng phân quyền của hệ thống thay vì đưa mật khẩu, và gỡ quyền ngay khi xong việc.
Hợp đồng dịch vụ đi kèm. Văn bản uỷ quyền nói bên dịch vụ được làm gì trước cơ quan; hợp đồng dịch vụ nói bên dịch vụ chịu trách nhiệm gì với bạn. Cần cả hai, và hai văn bản phải khớp phạm vi.
Người đại diện bán hàng ở tỉnh khác
Ví dụ giả định: một xưởng gỗ ở Bình Dương muốn bán sang Đắk Lắk nhưng chưa đủ sức mở chi nhánh, nên thoả thuận với một người kinh doanh tại đó làm đại diện: tìm khách, đàm phán, ký hợp đồng nhân danh xưởng, hưởng hoa hồng. Đây là quan hệ đại diện cho thương nhân. Hợp đồng đại diện nên lập bằng văn bản, ghi rõ phạm vi được ký, hạn mức, có được nhận tiền không, có được đại diện cho đối thủ cạnh tranh không.
Nếu thay vào đó, người kinh doanh ở Đắk Lắk mua hàng của xưởng rồi tự bán lại dưới tên cửa hàng mình, hưởng chênh lệch hoặc thù lao đại lý, thì đó là quan hệ đại lý, và khách ở Đắk Lắk giao dịch với cửa hàng chứ không phải với xưởng. Xưởng không cần, và không nên, cấp giấy uỷ quyền ký hợp đồng cho đại lý trong trường hợp này.
Nhầm lẫn giữa hai mô hình dẫn tới cảnh đại lý cầm một tờ "giấy uỷ quyền" của xưởng để tạo lòng tin với khách, rồi khi có tranh chấp, khách kiện xưởng. Mỗi tờ giấy ghi chữ "uỷ quyền" nên được viết với ý thức rằng khách hàng sẽ đọc nó như một lời cam kết của công ty.
Hộ kinh doanh nhờ người quen bán hộ, nhận hàng hộ
Hộ kinh doanh nhỏ ít khi có cộng tác viên chính thức, nhưng rất hay nhờ người quen: một người bạn bán hộ ở chợ đầu mối, một cửa hàng bên cạnh nhận hàng hộ khi chủ quán vắng, một người họ hàng thu tiền hộ ở quê. Những quan hệ này hiếm khi có giấy tờ, và phần lớn diễn ra êm thấm nhờ lòng tin.
Rủi ro nảy sinh khi người được nhờ làm vượt điều được nhờ: hứa với khách một mức giá thấp hơn, nhận đặt cọc cho một đơn hàng chủ quán không làm được, ký nhận một lô hàng thiếu mà không ghi chú. Về phía khách hoặc nhà cung cấp, họ chỉ biết người này đang làm thay chủ quán. Về phía chủ quán, lời nhờ bằng miệng không có ranh giới nào để viện dẫn.
Không cần biến mọi lời nhờ thành văn bản pháp lý. Một tin nhắn ghi rõ nhờ việc gì, đến đâu, gửi cho chính người được nhờ và, khi cần, cho nhà cung cấp, đã là một bằng chứng có ngày giờ. Với việc liên quan tiền, chỉ nhờ người quen nhận chuyển khoản hộ khi thật cần, và tốt hơn là đề nghị khách chuyển thẳng vào tài khoản của chủ hộ.
Nếu việc nhờ trở thành thường xuyên, có trả công, đó đã là một quan hệ cộng tác hoặc dịch vụ, nên được thoả thuận rõ như các phần ở trên.
Những thứ không nên giao cho người ngoài
Bất kể quan hệ là gì, một số thứ trao cho người ngoài là trao luôn khả năng làm phát sinh nghĩa vụ ngoài ý muốn:
- Con dấu của công ty hoặc giấy trắng đã ký, đóng dấu sẵn.
- Thiết bị ký số, mật khẩu tài khoản ngân hàng, tài khoản thuế điện tử, tài khoản dịch vụ công.
- Quyền nhận tiền vào tài khoản cá nhân thay cho tài khoản công ty.
- Mẫu hợp đồng có sẵn chữ ký người đại diện theo pháp luật, chỉ để trống phần tên khách và giá.
- Danh sách khách hàng, bảng giá vốn và dữ liệu cá nhân của khách vượt quá mức cần cho việc được giao.
Phần lớn rắc rối với người ngoài bắt nguồn từ một trong những thứ trên chứ không phải từ giấy uỷ quyền. Một giấy uỷ quyền phạm vi hẹp cũng vô nghĩa nếu người cầm giấy còn cầm cả con dấu và giấy trắng đã ký.
Khi chấm dứt hợp tác với người ngoài
Chấm dứt với người ngoài thường lỏng lẻo hơn với nhân viên vì không có thủ tục nghỉ việc. Một danh sách kiểm ngắn:
- Gửi văn bản chấm dứt hợp đồng cộng tác, dịch vụ hoặc đại diện theo điều khoản đã ký.
- Thu lại văn bản uỷ quyền, giấy tờ gốc, mẫu hợp đồng, tài liệu bán hàng mang nhận diện công ty.
- Gỡ quyền trên mọi hệ thống điện tử, đổi mật khẩu dùng chung nếu có.
- Báo cho khách hàng và đối tác mà người đó từng giao dịch rằng từ ngày nào người đó không còn đại diện cho công ty.
- Đối chiếu tiền, hàng, hồ sơ đang dở dang và chốt bằng biên bản.
Bước báo cho khách thường bị bỏ qua vì ngại. Nhưng chính bước này ngăn được tình huống người cũ tiếp tục nhận đơn, nhận tiền nhân danh công ty trong những tháng sau.
Nếu người ngoài đang giữ hồ sơ dở dang tại cơ quan nhà nước, như một thủ tục đã nộp chưa có kết quả, hãy thống nhất bằng văn bản ai sẽ nhận kết quả và bàn giao trong bao lâu. Nếu cần, cấp văn bản uỷ quyền mới cho nhân viên của công ty đến nhận thay, để kết quả không nằm lại trong tay một bên mà công ty đã thôi hợp tác.
Câu hỏi thường gặp
Cộng tác viên có cần ký hợp đồng lao động không?
Phụ thuộc vào bản chất công việc chứ không phụ thuộc tên gọi. Nếu có trả lương, có sự quản lý điều hành giám sát như nhân viên, quan hệ có thể bị coi là quan hệ lao động. Đây là câu hỏi pháp luật lao động riêng, nên được xem xét với từng trường hợp.
Công ty có phải chịu trách nhiệm khi cộng tác viên lừa khách không?
Tuỳ chứng cứ. Nếu công ty để cộng tác viên dùng danh nghĩa công ty, từng nhận đơn và tiền qua người đó, khách có lập luận để đòi công ty. Nếu công ty đã công khai rằng chỉ nhận tiền qua tài khoản công ty và khách vẫn chuyển cho cá nhân, khách khó đòi hơn.
Uỷ quyền cho một công ty dịch vụ có cần công chứng không?
Thông thường văn bản uỷ quyền của doanh nghiệp cho tổ chức dịch vụ không bắt buộc công chứng. Một số thủ tục yêu cầu thêm hợp đồng dịch vụ và văn bản cử người của tổ chức dịch vụ. Hỏi nơi tiếp nhận để biết bộ hồ sơ cụ thể.
Đại lý có được dùng tên và biển hiệu của công ty không?
Việc dùng nhãn hiệu, biển hiệu là thoả thuận riêng trong hợp đồng đại lý hoặc hợp đồng sử dụng nhãn hiệu. Dùng nhãn hiệu không biến đại lý thành người đại diện cho công ty, nhưng có thể làm khách hiểu nhầm, nên hợp đồng nên yêu cầu đại lý ghi rõ tên cửa hàng mình trên chứng từ.
Thư uỷ quyền phân phối của hãng có cho nhà phân phối quyền ký thay hãng không?
Không. Thư uỷ quyền phân phối thường chỉ xác nhận nhà phân phối được phép bán sản phẩm của hãng tại một khu vực. Nhà phân phối vẫn mua bán nhân danh chính mình, không ký hợp đồng thay hãng.
Người đại diện bán hàng có được đồng thời đại diện cho đối thủ không?
Điều này nên được thoả thuận rõ trong hợp đồng đại diện. Luật Thương mại có quy định về nghĩa vụ của bên đại diện đối với lợi ích của thương nhân giao đại diện; cách an toàn là ghi thẳng điều khoản không cạnh tranh trong phạm vi và thời gian hợp lý.