Nếu bạn là công dân Việt Nam đang sống ở nước ngoài và cần người ở nhà làm thay một việc, cách ít vòng vèo nhất thường là ký giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng uỷ quyền ngay tại Đại sứ quán hay Tổng lãnh sự quán Việt Nam nơi bạn ở. Văn bản do cơ quan đại diện chứng nhận là văn bản của cơ quan Việt Nam, nên khi về nước không phải đi thêm vòng hợp pháp hoá lãnh sự như giấy công chứng của nước sở tại.
Điều khiến nhiều người mất hai, ba chuyến đi là chuẩn bị chưa đủ: đến nơi mới biết phải đặt hẹn, thiếu thông tin người nhận uỷ quyền, hoặc nội dung chưa đúng ý nơi sẽ nhận hồ sơ ở Việt Nam. Bài này đi theo đúng trình tự một buổi hẹn, từ lúc chuẩn bị ở nhà tới lúc bản gốc nằm trong tay người thân. Chi tiết như lịch tiếp dân, biểu mẫu và lệ phí mỗi cơ quan đại diện tự công bố, nên bạn đối chiếu trang thông tin của chính nơi mình đến.
Cơ quan đại diện làm được những gì cho văn bản uỷ quyền
Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài, ngoài việc cấp hộ chiếu và hộ tịch, còn được giao một phần việc công chứng, chứng thực cho công dân Việt Nam. Với chuyện uỷ quyền, hai việc hay gặp nhất là chứng thực chữ ký của bạn trên giấy uỷ quyền, và công chứng hợp đồng uỷ quyền. Hai việc này khác nhau về trách nhiệm: chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký đúng là của bạn, còn công chứng hợp đồng thì viên chức có trách nhiệm xem cả nội dung, năng lực của người ký và tính hợp pháp của giao dịch.
Chọn việc nào phụ thuộc vào việc ở nhà cần làm. Nhận hộ một bưu phẩm, nộp hộ một bộ hồ sơ hành chính đơn giản thì giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký thường đủ. Việc định đoạt tài sản lớn như bán, tặng, thế chấp nhà đất thì nơi nhận hồ sơ ở Việt Nam gần như luôn đòi hợp đồng uỷ quyền được công chứng. Nếu chưa chắc, bạn hỏi thẳng nơi sẽ nhận văn bản ở Việt Nam trước khi đặt hẹn, vì sửa một hợp đồng đã công chứng tốn công hơn nhiều so với hỏi thêm một câu.
Không phải cơ quan đại diện nào cũng làm mọi loại việc với cùng một lịch. Có nơi tiếp nhận công chứng vài buổi trong tuần, có nơi phục vụ cả một vùng rộng nên lịch hẹn kín nhiều tuần. Có nơi nhận hồ sơ qua bưu điện cho một số việc đơn giản, có nơi bắt buộc người ký đến trực tiếp. Đây là chỗ bạn nên đọc kỹ thông báo của chính cơ quan đó thay vì nghe kinh nghiệm của người ở nước khác.
Trình tự một lần ký, từ ở nhà tới lúc ra về
Một lần ký trơn tru thường đi qua sáu bước dưới đây. Bước nào bỏ qua thì gần như chắc phải quay lại.
- Hỏi nơi nhận ở Việt Nam. Người thân ở nhà hỏi giúp cơ quan, ngân hàng hay văn phòng công chứng sẽ nhận văn bản: cần giấy uỷ quyền hay hợp đồng uỷ quyền, có cần ghi cụ thể tài sản, có mẫu riêng không.
- Xem thông báo của cơ quan đại diện. Tìm mục công chứng, chứng thực: cách đặt hẹn, giấy tờ cần mang, biểu mẫu tờ khai, cách nộp lệ phí, có nhận hồ sơ qua bưu điện hay không.
- Soạn nội dung. Có thể dùng dự thảo do văn phòng công chứng ở Việt Nam soạn sẵn rồi gửi sang, hoặc dùng mẫu của cơ quan đại diện. Điền đủ thông tin hai bên và phạm vi việc.
- Đặt hẹn và chuẩn bị bản sao. In dự thảo, sao giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ tài sản; một số nơi yêu cầu nộp trước bản chụp để kiểm tra.
- Đến ký. Mang bản gốc giấy tờ tuỳ thân, ký trước mặt viên chức, không ký sẵn ở nhà. Viên chức có thể hỏi lại nội dung để chắc bạn hiểu mình đang uỷ quyền việc gì.
- Nhận văn bản và kiểm lại. Đọc lại từng dòng ngay tại quầy: họ tên, số giấy tờ, địa chỉ tài sản. Sai một chữ ở đây, về Việt Nam rất khó sửa.
Nếu là hợp đồng uỷ quyền, bên nhận uỷ quyền ở Việt Nam còn phải ký phần của họ. Cách làm phổ biến là bạn ký và được chứng nhận phần của mình ở nước ngoài, sau đó người nhận mang bản gốc đến một tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam để ký tiếp. Bạn nên hỏi trước văn phòng công chứng phía Việt Nam xem họ chấp nhận cách ghép này với văn bản của cơ quan đại diện thế nào, để tránh văn bản thiếu chữ ký một bên.
Giấy tờ thường cần mang theo
Danh mục chính xác do từng cơ quan đại diện công bố. Bảng dưới là những nhóm giấy tờ hay được hỏi, để bạn soát trước khi đi.
| Nhóm giấy tờ | Thường gồm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giấy tờ tuỳ thân của bạn | Hộ chiếu Việt Nam còn hạn, có thể kèm thẻ căn cước hoặc giấy tờ cư trú ở nước sở tại | Họ tên phải khớp với giấy tờ tài sản ở nhà; khác dấu, khác cách viết thì mang thêm giấy tờ chứng minh |
| Thông tin người nhận uỷ quyền | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi cư trú hiện tại | Lấy từ bản chụp thẻ căn cước của họ, đừng gõ theo trí nhớ |
| Giấy tờ về việc được uỷ quyền | Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe… | Cần cho hợp đồng uỷ quyền về tài sản cụ thể |
| Giấy tờ hôn nhân | Giấy chứng nhận kết hôn, hoặc giấy tờ chứng minh tài sản riêng | Tài sản chung của vợ chồng thường cần ý kiến cả hai |
| Dự thảo văn bản | Bản in nội dung uỷ quyền, có thể kèm tờ khai yêu cầu công chứng, chứng thực | Nên mang thêm bản lưu trong điện thoại để sửa nhanh |
Nếu bạn đã thôi quốc tịch Việt Nam hoặc chỉ còn hộ chiếu nước ngoài, hãy hỏi trước cơ quan đại diện xem họ có thực hiện việc này cho mình không. Khi họ không làm, con đường còn lại thường là công chứng ở nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự, một quy trình dài hơn nhưng vẫn dùng được.
Những chỗ hay làm hỏng buổi hẹn
Đến mà không có hẹn. Nhiều cơ quan đại diện chỉ tiếp việc công chứng theo lịch đã đặt. Đến thẳng, nhất là sau một chuyến đi xa, rất dễ phải về tay không. Đặt hẹn sớm, nhất là gần các kỳ nghỉ lễ của cả hai nước, khi lượng người đến làm giấy tờ tăng mạnh.
Ký sẵn ở nhà. Chữ ký phải được ký trước mặt người chứng thực hoặc công chứng. Giấy đã ký sẵn mang đến thường bị yêu cầu ký lại trên bản mới, mất thời gian in lại.
Nội dung quá chung chung. Câu như "được toàn quyền giải quyết mọi việc" nghe tiện nhưng thường bị nơi nhận ở Việt Nam từ chối, hoặc ngược lại trao quá nhiều quyền cho người nhận. Ghi đúng việc, đúng tài sản, đúng những hành vi được làm.
Thông tin người nhận bị gõ sai. Một chữ số trong số định danh, một dấu trong họ tên là đủ để văn phòng công chứng hay cơ quan đăng ký đất đai trả hồ sơ. Đây là lỗi phổ biến nhất vì người ký thường gõ lại từ tin nhắn.
Thiếu người cùng đứng tên. Tài sản đứng tên hai vợ chồng hay nhiều anh chị em thì một người ký là chưa đủ để định đoạt cả tài sản. Từng người phải tự uỷ quyền phần của mình, ở nơi họ đang sống.
Gửi bản gốc về Việt Nam sao cho an toàn
Văn bản uỷ quyền có giá trị ở bản gốc, không phải bản chụp. Trước khi gửi, bạn chụp lại toàn bộ từng trang, kể cả trang có dấu và chữ ký, rồi lưu ở nơi có thể gửi cho người thân xem ngay. Bản chụp không thay được bản gốc, nhưng giúp người nhận kiểm tra trước với văn phòng công chứng hoặc cơ quan nhận hồ sơ, phát hiện sai sót sớm trong lúc bản gốc còn trên đường.
Nên xin nhiều bản gốc nếu cơ quan đại diện cho phép. Có những việc phải nộp lại một bản gốc cho cơ quan nhận hồ sơ, trong khi người nhận uỷ quyền vẫn cần giữ một bản để làm việc với nơi khác. Một bản cho mỗi nơi phải nộp, cộng một bản dự phòng, thường là con số hợp lý.
Khi gửi, dùng dịch vụ chuyển phát có mã theo dõi và người nhận phải ký nhận. Không gửi chung với hàng hoá dễ bị giữ lại ở hải quan, không kẹp tiền mặt trong phong bì. Nếu có người quen sắp về nước, nhờ họ cầm tay cũng là cách tốt, miễn là họ biết đó là giấy tờ quan trọng và giao tận tay người nhận. Khi bản gốc đến nơi, người nhận nên nhắn lại cho bạn ngay, để bạn biết văn bản không thất lạc giữa đường.
Sau khi người nhận cầm văn bản trong tay
Từ thời điểm này, người nhận uỷ quyền có thể nhân danh bạn làm đúng những việc ghi trong văn bản. Một thói quen đơn giản giúp bạn yên tâm là đề nghị họ báo lại theo từng mốc: đã nộp hồ sơ ở đâu, cơ quan hẹn ngày nào, đã nhận kết quả gì. Biên nhận và giấy hẹn thì chụp gửi bạn. Với việc có liên quan đến tiền, nên thoả thuận trước tiền sẽ chuyển vào tài khoản đứng tên ai.
Nếu trong lúc chờ, hoàn cảnh thay đổi và bạn muốn dừng việc uỷ quyền, cách chấm dứt và thời điểm chấm dứt có hiệu lực là một chuyện riêng, có quy tắc riêng về việc báo cho người nhận và cho bên thứ ba. Bạn nên tìm hiểu kỹ phần này trước khi gửi bản gốc đi, để biết mình có những lựa chọn nào khi cần rút lại.
Cuối cùng, nên lưu một bộ hồ sơ của riêng bạn ở nước ngoài: bản chụp văn bản, biên nhận lệ phí, mã vận đơn, tin nhắn trao đổi với người nhận. Bộ hồ sơ này hữu ích khi có câu hỏi về thời điểm ký, phạm vi việc, hay khi cần làm lại văn bản mới cho một việc tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản uỷ quyền ký ở Đại sứ quán Việt Nam có phải hợp pháp hoá lãnh sự nữa không?
Thường là không. Văn bản do cơ quan đại diện Việt Nam công chứng hoặc chứng thực là văn bản của cơ quan nhà nước Việt Nam, nên dùng ở Việt Nam không cần qua hợp pháp hoá lãnh sự như giấy tờ do cơ quan nước ngoài lập. Nơi nhận hồ sơ vẫn có thể kiểm tra lại với cơ quan đã chứng nhận.
Có thể gửi giấy qua bưu điện cho Đại sứ quán thay vì đến trực tiếp không?
Tuỳ cơ quan đại diện và tuỳ việc. Chứng thực chữ ký đòi người ký có mặt để ký trước viên chức, nên phần lớn nơi yêu cầu đến trực tiếp. Một số việc giấy tờ khác có thể nhận qua bưu điện. Bạn đọc thông báo của chính cơ quan mình định đến để biết chắc.
Người nhận uỷ quyền ở Việt Nam có phải ký gì không?
Với giấy uỷ quyền đơn phương thì thường không cần. Với hợp đồng uỷ quyền thì có, vì đây là thoả thuận hai bên. Người nhận thường ký phần của mình tại một tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam trên chính bản gốc bạn gửi về. Hỏi trước văn phòng công chứng để biết cách họ làm.
Lệ phí ký uỷ quyền tại cơ quan đại diện là bao nhiêu?
Mức thu do biểu phí áp dụng cho cơ quan đại diện quy định và có thể khác nhau theo việc, theo đồng tiền nước sở tại. Bài không nêu con số để tránh sai. Bạn xem bảng phí mà chính cơ quan đại diện công bố, và hỏi luôn hình thức nộp được chấp nhận.
Tài sản đứng tên hai vợ chồng mà chỉ một người ở nước ngoài thì làm sao?
Người ở nước ngoài ký văn bản uỷ quyền phần của mình tại cơ quan đại diện, người ở Việt Nam ký tại văn phòng công chứng trong nước hoặc trực tiếp tham gia giao dịch. Mục đích là nơi nhận hồ sơ thấy đủ ý chí của cả hai người đứng tên tài sản chung.
Nếu văn bản đã gửi về mà phát hiện sai một chi tiết thì có sửa được không?
Thường phải làm lại văn bản mới hoặc làm văn bản sửa đổi, bổ sung cũng qua cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Người ở nhà không thể tự sửa tay trên bản gốc. Vì vậy hãy đọc kỹ từng dòng tại quầy trước khi ra về.