Khi bạn đang ở Việt Nam nhưng việc cần làm lại ở nước ngoài, giấy uỷ quyền lập ở Việt Nam thường phải đi chiều ngược lại: công chứng hoặc chứng thực trong nước, chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước nơi văn bản sẽ được dùng, trừ khi nước đó miễn. Yêu cầu cụ thể do nơi nhận ở nước ngoài quyết định, không phải do phía Việt Nam.
Các tình huống hay gặp: cha mẹ ở Việt Nam uỷ quyền cho con đang du học xử lý một việc ở nước con đang sống, người ở Việt Nam có tài khoản hay quyền lợi còn lại ở nước từng làm việc, người được nhận một phần di sản ở nước ngoài. Bài này đi qua cách chuẩn bị để văn bản không bị trả từ phía bên kia.
Bắt đầu từ nơi nhận ở nước ngoài
Với chiều này, người quyết định văn bản có dùng được hay không là cơ quan, ngân hàng hay tổ chức ở nước ngoài. Mỗi nơi có thói quen riêng: có nơi có mẫu uỷ quyền của họ và chỉ nhận đúng mẫu đó; có nơi đòi văn bản bằng ngôn ngữ của họ; có nơi yêu cầu bản dịch do người dịch được nước họ công nhận thực hiện; có nơi chỉ cần chữ ký được chứng thực, không cần hợp pháp hoá.
Vì vậy bước đầu tiên là nhờ người ở bên đó, thường chính là người sẽ nhận uỷ quyền, hỏi nơi nhận bằng văn bản hoặc email: họ chấp nhận loại văn bản nào, ngôn ngữ nào, cần lớp xác nhận nào, có giới hạn về thời điểm lập văn bản không. Câu trả lời bằng chữ giúp bạn có căn cứ khi làm việc với văn phòng công chứng và cơ quan lãnh sự ở Việt Nam.
Đừng mặc định rằng văn bản đã công chứng ở Việt Nam là đủ. Con dấu của công chứng viên Việt Nam không có giá trị tự động ở nước khác, cũng như con dấu nước ngoài không tự động có giá trị ở Việt Nam. Các lớp chứng nhận tồn tại chính để nối hai hệ thống lại với nhau.
Trình tự thường gặp
Thứ tự dưới đây là khung chung; nơi nhận ở nước ngoài có thể yêu cầu bớt hoặc thêm bước.
- Soạn nội dung. Dùng mẫu của nơi nhận nếu có, hoặc soạn song ngữ tiếng Việt và ngôn ngữ của nước đó.
- Công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại Việt Nam. Ký trước công chứng viên hoặc người có thẩm quyền chứng thực, mang giấy tờ tuỳ thân và hộ chiếu nếu tên trên văn bản viết theo hộ chiếu.
- Dịch nếu cần. Nếu văn bản chỉ có tiếng Việt, dịch sang ngôn ngữ nơi nhận theo cách họ chấp nhận; có nước đòi người dịch được chính nước họ công nhận.
- Chứng nhận lãnh sự. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, như Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan ngoại vụ được giao tiếp nhận ở địa phương, xác nhận con dấu và chữ ký trên văn bản. Nơi tiếp nhận cụ thể bạn đối chiếu thông tin hiện hành.
- Hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện nước kia ở Việt Nam. Đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước nơi văn bản sẽ dùng xác nhận lớp chứng nhận của Việt Nam, trừ khi nước đó miễn bước này.
- Gửi bản gốc. Dùng dịch vụ chuyển phát quốc tế có theo dõi; giữ bản chụp toàn bộ.
Thứ tự giữa bước dịch và bước chứng nhận lãnh sự có thể khác nhau tuỳ yêu cầu: có nơi muốn dịch cả lớp chứng nhận, có nơi chỉ dịch nội dung. Đây là một câu nữa nên hỏi nơi nhận ngay từ đầu.
Văn bản một ngôn ngữ, song ngữ hay mẫu của nơi nhận
Ba phương án dưới đây đều được dùng trong thực tế. Lựa chọn tốt nhất là phương án nơi nhận nói rõ họ chấp nhận.
| Phương án | Điểm mạnh | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Văn bản tiếng Việt, dịch sang ngôn ngữ nơi nhận | Công chứng viên Việt Nam đọc và kiểm soát được toàn bộ nội dung | Thêm khâu dịch; bản dịch phải đúng loại nơi nhận chấp nhận |
| Văn bản song ngữ | Hai bên cùng đọc được; giảm sai lệch khi dịch | Hai phần phải khớp nhau; nên có câu xác định bản ưu tiên khi khác biệt |
| Mẫu bằng ngôn ngữ của nơi nhận | Đúng ý nơi nhận nhất | Người chứng nhận ở Việt Nam có thể đòi kèm bản dịch tiếng Việt để hiểu nội dung bạn ký |
Nếu dùng mẫu của nơi nhận bằng tiếng nước ngoài, hãy hỏi trước văn phòng công chứng hoặc nơi chứng thực xem họ xử lý văn bản tiếng nước ngoài thế nào. Có nơi chỉ chứng thực chữ ký, không chịu trách nhiệm về nội dung; có nơi muốn có bản dịch để biết bạn đang ký điều gì.
Những lỗi hay gặp ở chiều đi
Tên không dấu không khớp hộ chiếu. Văn bản dùng ở nước ngoài sẽ được đối chiếu với hộ chiếu hoặc giấy tờ bạn đã dùng bên đó. Nếu hộ chiếu ghi tên không dấu theo một cách, văn bản phải ghi đúng cách đó, kể cả thứ tự họ và tên.
Thiếu lớp chứng nhận. Có công chứng nhưng chưa chứng nhận lãnh sự, hoặc đã chứng nhận lãnh sự mà chưa hợp pháp hoá tại đại sứ quán nước kia. Cơ quan nước ngoài sẽ trả văn bản như một giấy tờ chưa được xác nhận.
Bản dịch sai loại. Bản dịch có xác nhận theo quy định Việt Nam chưa chắc được nước kia chấp nhận. Một số nước chỉ nhận bản dịch của người dịch được chính họ công nhận.
Văn bản quá cũ. Có nơi chỉ nhận văn bản lập trong một khoảng thời gian gần. Đừng lập quá sớm rồi để đó nhiều tháng.
Gửi bản chụp thay bản gốc. Nhiều nơi ở nước ngoài chỉ nhận bản gốc có đủ dấu nổi, dấu mực của các lớp chứng nhận. Bản scan gửi qua email có thể giúp nơi nhận xem trước, nhưng hiếm khi thay được bản gốc.
Phạm vi theo lối nghĩ Việt Nam. Cách mô tả việc quen thuộc ở Việt Nam có thể không khớp với khái niệm của nước kia. Mẫu của chính nơi nhận giúp tránh lệch khái niệm.
Thời gian và chi phí: những yếu tố cấu thành
Bài không nêu mức phí hay số ngày, vì mỗi cơ quan có biểu phí và lịch xử lý riêng, có thể thay đổi. Nhưng bạn có thể ước lượng trước bằng cách cộng các khâu dưới đây.
- Công chứng hoặc chứng thực ở Việt Nam. Thường nhanh nhất trong chuỗi, nhất là khi đã có dự thảo sẵn.
- Dịch thuật. Phụ thuộc ngôn ngữ, số trang và loại bản dịch nơi nhận đòi; ngôn ngữ ít phổ biến có thể phải chờ.
- Chứng nhận lãnh sự. Có thời gian xử lý riêng; một số nơi nhận hồ sơ qua bưu điện, một số đòi nộp trực tiếp.
- Hợp pháp hoá tại đại sứ quán nước kia. Thường là khâu khó đoán nhất, vì mỗi đại sứ quán có lịch tiếp nhận, cách đặt hẹn và yêu cầu riêng.
- Chuyển phát quốc tế. Thời gian và chi phí tuỳ tuyến và dịch vụ; nên chọn dịch vụ có theo dõi.
- Đi lại. Nếu bạn ở xa Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh, nơi các đại sứ quán đặt trụ sở, chi phí đi lại có thể lớn hơn mọi khoản lệ phí cộng lại.
Cộng các khâu này lại trước khi hứa với người ở nước ngoài một mốc thời gian. Nếu việc bên đó có hạn chót, hãy bắt đầu sớm và hỏi xem nơi nhận có chấp nhận bản chụp tạm trong lúc chờ bản gốc hay không.
Ví dụ giả định: cha mẹ uỷ quyền cho con đang học ở nước ngoài
Bà Hương ở Hà Nội có một tài khoản tiết kiệm nhỏ mở từ những năm làm việc ở một nước châu Âu. Con trai bà đang học ở đó. Bà muốn con thay mình làm thủ tục đóng tài khoản và chuyển tiền về. Ngân hàng bên đó trả lời rằng họ có mẫu uỷ quyền riêng, chấp nhận chữ ký được công chứng ở nước ngoài kèm hợp pháp hoá, và yêu cầu bản dịch sang ngôn ngữ của họ.
Bà làm theo trình tự: lấy mẫu của ngân hàng, nhờ văn phòng công chứng ở Hà Nội chứng thực chữ ký, kèm bản dịch tiếng Việt để người chứng thực đọc được; mang đi chứng nhận lãnh sự; nộp hợp pháp hoá tại đại sứ quán của nước đó ở Hà Nội; rồi gửi bản gốc sang cho con. Tên của bà trên mẫu được viết đúng như trên hộ chiếu cũ bà đã dùng khi mở tài khoản.
Trường hợp này trôi chảy không vì may mắn, mà vì bà hỏi ngân hàng trước và có câu trả lời bằng chữ. Nếu ngân hàng không trả lời rõ, bà đã phải đoán, và mỗi lần đoán sai là một vòng gửi qua gửi lại giữa hai nước.
Những việc không nên dùng giấy uỷ quyền ở nước ngoài
Ở nhiều nước, có những việc chỉ chính người đó được làm, chẳng hạn các thủ tục gắn với nhân thân, quốc tịch, thị thực hay hôn nhân. Có việc nước sở tại cho phép đại diện, nhưng chỉ cho luật sư hoặc người có giấy phép hành nghề. Luật nước đó quyết định, không phải luật Việt Nam, nên đừng giả định rằng việc làm được bằng uỷ quyền ở Việt Nam thì cũng làm được ở bên kia.
Với những việc có yếu tố thuế ở nước ngoài, như rút tiền hưu trí, nhận di sản hay bán tài sản, nghĩa vụ thuế và khai báo theo luật nước sở tại có thể phát sinh. Người nhận uỷ quyền cần biết điều đó trước khi làm thay, và bạn nên tìm hiểu ở nguồn chuyên về thuế của nước đó.
Nếu việc có giá trị lớn hoặc có tranh chấp, hãy cân nhắc tìm người làm nghề luật ở chính nước sở tại. Họ hiểu yêu cầu của nơi nhận và có thể chỉ cho bạn mẫu văn bản phù hợp, đỡ những lần gửi giấy tờ vô ích.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền công chứng ở Việt Nam có dùng ngay được ở nước ngoài không?
Thường là chưa. Văn bản cần qua chứng nhận lãnh sự của Việt Nam và hợp pháp hoá của nước nơi sẽ dùng, trừ khi nước đó miễn theo điều ước hay thoả thuận. Hãy hỏi nơi nhận ở nước ngoài họ cần những lớp nào.
Chứng nhận lãnh sự làm ở đâu?
Việc này do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện, như Bộ Ngoại giao và cơ quan ngoại vụ được giao tiếp nhận ở một số địa phương. Nơi tiếp nhận và cách nộp hiện hành bạn nên tra cứu trước, vì có thể thay đổi theo thời gian.
Có thể dùng mẫu uỷ quyền tiếng Anh của ngân hàng nước ngoài để công chứng ở Việt Nam không?
Thường có thể, nhưng tuỳ văn phòng công chứng hoặc nơi chứng thực. Có nơi yêu cầu kèm bản dịch tiếng Việt để hiểu nội dung bạn ký, có nơi chỉ chứng thực chữ ký. Hỏi trước nơi bạn định đến.
Tên trong giấy uỷ quyền nên viết có dấu hay không dấu?
Với văn bản dùng ở nước ngoài, tên nên khớp với hộ chiếu hoặc giấy tờ bạn đã dùng ở nước đó, thường là không dấu, đúng thứ tự như hộ chiếu. Văn bản song ngữ có thể ghi tên có dấu ở phần tiếng Việt và tên theo hộ chiếu ở phần tiếng nước ngoài.
Nước nhận có thể từ chối văn bản dù đã đủ các lớp chứng nhận không?
Có thể. Các lớp chứng nhận chỉ xác nhận con dấu và chữ ký; nơi nhận vẫn có quyền đánh giá nội dung, ngôn ngữ, mẫu văn bản theo luật và quy định của họ. Vì vậy hỏi nơi nhận trước là bước quan trọng nhất.