Nên gộp vào một văn bản những việc có cùng mức hình thức và cùng nơi nhận; nên tách riêng những việc đòi hình thức khác nhau, liên quan tài sản lớn, hoặc sẽ nộp ở những nơi giữ lại bản gốc. Nguyên tắc nghe đơn giản nhưng thực tế nhiều người làm ngược: gộp mọi thứ vào một hợp đồng "toàn quyền" cho khỏi đi ký nhiều lần, rồi đến đâu cũng bị hỏi lại.
Bài này dành cho người sắp đi xa dài ngày (đi làm ở tỉnh khác, đi học, đi điều trị) và muốn giao cho người thân lo nhiều việc cùng lúc: nhận giấy tờ, lo thủ tục nhà đất, nhận tiền, quản lý xe. Mục tiêu là chia các việc thành vài văn bản hợp lý, không quá nhiều mà cũng không gộp bừa.
Vì sao gộp tất cả vào một văn bản lại gây rắc rối
Lý do đầu tiên là hình thức. Một văn bản chỉ có một hình thức. Nếu trong đó có dù chỉ một việc liên quan bán, tặng, thế chấp tài sản, cả văn bản phải lên hợp đồng uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Những việc vặt như nhận bưu phẩm, nộp hồ sơ bị kéo theo, buộc người được uỷ quyền phải mang một hợp đồng công chứng dày đi làm những việc lẽ ra chỉ cần tờ giấy chứng thực chữ ký.
Lý do thứ hai là bản gốc. Văn phòng đăng ký đất đai, ngân hàng, cơ quan chi trả thường giữ lại bản chính văn bản uỷ quyền trong hồ sơ. Nếu chỉ có một bản, sau lần nộp đầu tiên người làm thay hết giấy để làm việc tiếp. Xin nhiều bản chính ngay từ đầu giải quyết được phần nào, nhưng mỗi nơi nhận lại phải đọc cả những việc không liên quan đến họ.
Lý do thứ ba là rủi ro. Văn bản càng nhiều quyền, nếu rơi vào tay người khác hoặc người được uỷ quyền làm sai, thiệt hại càng lớn. Khi muốn chấm dứt một phần, bạn không thể huỷ một dòng trong văn bản mà phải xử lý cả văn bản, kéo theo những việc vẫn đang làm dở.
Lý do cuối là người đọc. Cán bộ tiếp nhận phải tìm trong văn bản đoạn nào cho phép việc họ đang giải quyết. Văn bản dài, nhiều việc, câu chữ lồng nhau dễ khiến họ hiểu chưa đủ quyền và yêu cầu làm lại.
Gộp hay tách: chia theo nhóm việc
Cách chia gợi ý dưới đây dựa trên mức hình thức và nơi nhận. Mỗi dòng là một văn bản; bạn có thể bỏ dòng không cần.
| Nhóm việc | Ví dụ việc | Hình thức thường cần | Gộp hay tách |
|---|---|---|---|
| Giấy tờ hành chính vặt | Nộp, nhận hồ sơ, nhận bưu phẩm, nhận kết quả | Giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký | Gộp được vào một giấy, ghi từng việc |
| Thủ tục nhà đất không định đoạt | Cấp đổi, đính chính giấy chứng nhận, nộp thuế phí, nhận giấy | Hợp đồng uỷ quyền công chứng hoặc chứng thực | Một văn bản riêng cho từng thửa nếu nộp ở nơi khác nhau |
| Định đoạt nhà đất | Bán, tặng, thế chấp, cho thuê dài hạn | Hợp đồng uỷ quyền công chứng | Tách riêng, mỗi tài sản một văn bản |
| Xe | Đăng ký, sang tên, bán xe | Hợp đồng uỷ quyền công chứng hoặc chứng thực | Tách riêng từng xe |
| Tiền tại ngân hàng | Rút tiết kiệm, tất toán, giao dịch tài khoản | Mẫu của từng ngân hàng | Làm theo mẫu riêng của mỗi ngân hàng |
| Lương hưu, trợ cấp | Nhận hằng tháng | Mẫu của cơ quan chi trả | Làm theo mẫu riêng |
| Tố tụng, khiếu nại | Đại diện ở toà, theo đuổi đơn | Văn bản uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực | Tách riêng theo từng vụ việc |
Kết quả thường là bốn đến sáu văn bản cho một người đi xa dài ngày có nhà, xe, sổ tiết kiệm. Nghe nhiều, nhưng phần lớn ký được trong một hoặc hai buổi ở cùng một văn phòng công chứng, cộng thêm vài mẫu riêng của ngân hàng và cơ quan chi trả.
Khi nào gộp là hợp lý
Các việc cùng nơi nhận. Ví dụ cùng là văn phòng đăng ký đất đai: cấp đổi giấy chứng nhận, đăng ký biến động thông tin chủ sử dụng, nhận giấy mới. Một văn bản liệt kê đủ các bước giúp người làm thay không bị dừng giữa chừng.
Các việc nối tiếp nhau trong một thủ tục. Nộp hồ sơ, bổ sung hồ sơ, nộp nghĩa vụ tài chính, nhận kết quả là chuỗi của một thủ tục. Tách thành nhiều giấy chỉ thêm rắc rối.
Các việc cùng mức hình thức thấp. Nhận bưu phẩm, họp tổ dân phố, nhận thông báo, nhận giấy hẹn đều chỉ cần giấy chứng thực chữ ký, gộp lại một giấy là gọn.
Thời hạn giống nhau. Những việc đều cần làm trong cùng khoảng thời gian bạn vắng mặt có thể chung một thời hạn. Việc dài hạn như quản lý nhà cho thuê thì nên có văn bản riêng với thời hạn riêng.
Cách viết văn bản gộp cho rõ
Khi đã quyết định gộp, cách trình bày quyết định văn bản có dùng được hay không. Một số nguyên tắc:
- Đánh số từng việc, mỗi việc một mục riêng với tên thủ tục, nơi làm, giấy tờ liên quan.
- Với mỗi việc, ghi rõ các hành vi được làm: nộp, ký đơn, bổ sung, nhận kết quả, nộp tiền, nhận tiền.
- Ghi rõ việc nào không được làm, nhất là nhận tiền và ký các giấy tờ phát sinh nghĩa vụ.
- Không dùng câu kết kiểu "và các việc khác có liên quan" — nó không giúp người làm thay mà còn khiến nơi nhận nghi ngờ phạm vi.
- Ghi thời hạn chung và, nếu cần, thời hạn riêng cho từng việc.
- Xin đủ số bản chính cho từng nơi sẽ nhận, cộng thêm một bản dự phòng.
Đọc lại văn bản dưới con mắt của từng nơi nhận: nếu là cán bộ văn phòng đăng ký đất đai, mình có tìm thấy đoạn cho phép người này làm việc của mình trong vòng một phút không? Nếu không, văn bản cần viết lại.
Người được uỷ quyền khác nhau cho từng việc
Không có quy định bắt bạn giao mọi việc cho cùng một người. Ngược lại, chia việc cho nhiều người theo năng lực và nơi ở thường an toàn hơn. Người em sống gần nhà cũ lo thủ tục đất; người con đang làm ở thành phố lo việc ngân hàng; người bạn thân là kế toán lo giấy tờ hộ kinh doanh.
Chia người cũng giúp các bên giám sát nhau một cách tự nhiên. Khi không ai nắm toàn bộ tài sản, nguy cơ một người làm sai gây thiệt hại lớn giảm đi đáng kể. Tuy vậy, cần tránh hai người có quyền chồng nhau trên cùng một việc, vì họ có thể làm hai hướng khác nhau. Nếu buộc phải giao cho hai người cùng một việc, ghi rõ họ làm chung hay mỗi người làm độc lập.
Hãy lập một bảng nhỏ cho riêng mình: việc gì, giao ai, văn bản số nào, ký ở đâu, hết hạn khi nào. Gửi bản tóm tắt cho những người liên quan. Đây là công cụ quản lý đơn giản nhưng giúp bạn biết khi nào cần gia hạn, khi nào cần chấm dứt, và tránh chuyện quên mất đã giao gì cho ai sau vài năm.
Một gợi ý nhỏ: với mỗi người được uỷ quyền, thống nhất trước cách họ báo lại cho bạn, ví dụ nhắn tin kèm ảnh biên nhận sau mỗi lần nộp hoặc nhận giấy tờ. Thói quen này quan trọng không kém câu chữ trong văn bản.
Tách nhiều văn bản có tốn thêm thời gian và chi phí không
Đây là băn khoăn khiến nhiều người chọn gộp. Thực tế chênh lệch không lớn như tưởng. Phí công chứng, chứng thực tính theo từng việc, từng văn bản và theo mức nhà nước quy định; gộp nhiều việc vào một hợp đồng không phải lúc nào cũng rẻ hơn, vì có những khoản tính theo số trang, số bản. Nên hỏi văn phòng công chứng cách tính cụ thể khi đặt lịch.
Về thời gian, nếu bạn chuẩn bị đủ giấy tờ và đặt lịch một lần cho nhiều văn bản, công chứng viên thường xử lý liên tiếp trong cùng buổi. Phần tốn thời gian nhất là gom giấy tờ của từng tài sản và bàn với người được uỷ quyền về phạm vi, mà phần này gộp hay tách đều phải làm.
Chi phí thật sự của việc gộp sai nằm ở chỗ khác: phải làm lại khi nơi nhận không chấp nhận, phải huỷ cả văn bản lớn khi chỉ muốn rút một quyền, phải gửi giấy qua lại khi bạn đã ở xa. Tính cả những khoản này, tách hợp lý thường là cách tiết kiệm hơn.
Ví dụ giả định: chuẩn bị trước một năm đi làm xa
Ví dụ giả định: anh Phong sắp đi làm ở nước ngoài một năm, có một căn nhà đang cho thuê ở Hà Nội, một xe máy, một sổ tiết kiệm sắp đến hạn, và một hồ sơ đính chính giấy chứng nhận đang dở. Lúc đầu anh định làm một hợp đồng công chứng giao toàn quyền cho em gái.
Sau khi hỏi văn phòng công chứng và từng nơi nhận, anh chia ra: một hợp đồng uỷ quyền công chứng cho em gái tiếp tục thủ tục đính chính và nhận giấy chứng nhận; một hợp đồng uỷ quyền riêng cho em gái quản lý việc cho thuê nhà, thu tiền thuê, ký gia hạn với người thuê hiện tại, không có quyền bán hay thế chấp; một mẫu uỷ quyền của ngân hàng cho em gái tất toán sổ tiết kiệm khi đến hạn; và giữ lại chiếc xe, chỉ cho em mượn đi lại, không làm văn bản uỷ quyền bán.
Kết quả là bốn văn bản, ký trong hai buổi. Khi người thuê nhà muốn sửa hợp đồng, em gái anh chỉ mang văn bản về quản lý cho thuê, không phải đưa ra hợp đồng có cả quyền làm thủ tục đất. Khi một năm sau anh về sớm, anh chấm dứt từng văn bản đúng việc đã xong mà không ảnh hưởng việc khác.
Câu hỏi thường gặp
Một giấy uỷ quyền có được ghi nhiều việc không?
Được. Pháp luật không giới hạn số việc trong một văn bản uỷ quyền. Vấn đề là hình thức của văn bản phải đáp ứng việc có yêu cầu cao nhất, và mỗi nơi nhận phải tìm được đúng đoạn cho phép việc của họ.
Văn bản uỷ quyền bị nơi nhận giữ bản gốc thì việc khác làm thế nào?
Bạn nên xin nhiều bản chính ngay khi công chứng hoặc chứng thực. Nếu đã hết, có thể xin bản sao từ tổ chức hành nghề công chứng đã lưu hồ sơ, hoặc hỏi nơi nhận có chấp nhận bản sao có chứng thực không.
Có nên làm hợp đồng uỷ quyền toàn quyền cho một người để tiện không?
Không nên nếu không thật sự cần. Hợp đồng toàn quyền tạo rủi ro lớn, khó chấm dứt từng phần, và nhiều nơi nhận vẫn hỏi lại vì không rõ phạm vi. Chia theo nhóm việc vừa an toàn vừa dễ dùng hơn.
Uỷ quyền cho hai người cùng làm một việc có được không?
Được, nhưng cần ghi rõ họ làm chung, tức cần cả hai cùng đồng ý, hay mỗi người được làm độc lập. Không ghi rõ dễ xảy ra hai người giao dịch hai hướng khác nhau, gây tranh chấp với bên thứ ba.
Đã có hợp đồng uỷ quyền nhà đất, có cần làm thêm giấy cho việc nhận bưu phẩm không?
Tuỳ nội dung hợp đồng. Nếu hợp đồng chỉ ghi các việc về nhà đất, nơi nhận bưu phẩm có thể không chấp nhận. Một giấy uỷ quyền đơn giản có chứng thực chữ ký cho các việc vặt thường tiện hơn mang hợp đồng nhà đất đi khắp nơi.