Giấy uỷ quyền chỉ cần chữ ký của người uỷ quyền; hợp đồng uỷ quyền thì cả hai bên phải ký. Đó là câu trả lời ngắn. Rắc rối nằm ở các trường hợp lai: mẫu của cơ quan có ô cho người được uỷ quyền ký nhận, tài sản chung của hai vợ chồng, nhiều anh chị em cùng uỷ quyền cho một người, hay hai bên đang ở hai tỉnh khác nhau mà việc lại cần hợp đồng công chứng.
Bài này đi qua từng trường hợp đó, chỉ ra ai phải có mặt, ký ở đâu, và cách xử lý khi không thể ngồi cùng một bàn. Nội dung là nguyên lý của pháp luật dân sự và công chứng hiện hành; chi tiết thủ tục, bạn đối chiếu với tổ chức hành nghề công chứng nơi làm.
Vì sao giấy chỉ một người ký mà hợp đồng phải hai người
Giấy uỷ quyền về bản chất là lời tuyên bố của một người: người uỷ quyền cho biết ai được thay mình làm việc gì, tức là xác lập quyền đại diện cho người khác. Người được uỷ quyền không cần đồng ý trên giấy; nếu họ không muốn làm, họ đơn giản là không dùng tờ giấy đó. Chính vì không có thoả thuận hai bên, giấy không đặt được nghĩa vụ cụ thể lên người làm thay.
Hợp đồng uỷ quyền là thoả thuận. Bên được uỷ quyền nhận làm việc, cam kết báo cáo, giao lại tài sản, có thể được trả thù lao và chịu trách nhiệm khi làm sai. Một thoả thuận như vậy chỉ hình thành khi cả hai bên đồng ý, thể hiện bằng chữ ký của cả hai.
Hệ quả thực tế: nếu bạn muốn ràng buộc người làm thay, giấy một bên không đủ dù đã chứng thực. Ngược lại, nếu việc nhỏ và bạn chỉ cần người kia được nơi nhận chấp nhận, ép họ ký vào giấy uỷ quyền thường là thừa, có khi còn khiến cán bộ chứng thực băn khoăn văn bản là giấy hay hợp đồng.
Ai ký, ai phải có mặt: tra theo loại văn bản
Bảng tóm theo nguyên lý; các mẫu riêng của cơ quan chi trả, ngân hàng có thể đặt thêm yêu cầu.
| Loại văn bản | Ai ký | Ai phải có mặt khi xác nhận | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giấy uỷ quyền tự viết | Người uỷ quyền | Không có khâu xác nhận | Bên nhận tự tin chữ ký |
| Giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký | Người uỷ quyền | Người uỷ quyền | Người được uỷ quyền không cần đến |
| Mẫu uỷ quyền của cơ quan có ô ký nhận | Người uỷ quyền, có khi thêm người được uỷ quyền | Theo hướng dẫn của mẫu | Ô ký nhận là yêu cầu riêng của nơi đó |
| Hợp đồng uỷ quyền công chứng | Cả hai bên | Cả hai bên, cùng lúc hoặc ở hai nơi | Công chứng viên chứng nhận toàn bộ |
| Hợp đồng uỷ quyền về tài sản chung vợ chồng | Vợ và chồng (bên uỷ quyền) cùng người được uỷ quyền | Tất cả người ký | Thiếu một người là thiếu quyền |
Khi không chắc văn bản mình định làm là giấy hay hợp đồng, nhìn vào nội dung: có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường, có liên quan bán, tặng, thế chấp tài sản thì đó là hợp đồng, cần hai bên.
Công chứng hợp đồng uỷ quyền khi hai bên ở hai nơi
Pháp luật công chứng có cơ chế cho trường hợp bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Cách làm thường gặp như sau, chi tiết đối chiếu với nơi công chứng:
- Bên uỷ quyền đến tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang ở, yêu cầu công chứng hợp đồng uỷ quyền, mang giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ về tài sản hoặc việc liên quan.
- Công chứng viên kiểm tra, bên uỷ quyền ký, công chứng viên chứng nhận phần của bên uỷ quyền trên bản gốc.
- Bản gốc được gửi (thường qua bưu chính bảo đảm hoặc người thân mang theo) đến nơi bên được uỷ quyền đang ở.
- Bên được uỷ quyền mang bản gốc đến tổ chức hành nghề công chứng nơi mình ở, yêu cầu công chứng tiếp vào bản gốc; ký trước mặt công chứng viên.
- Sau bước này hợp đồng mới đủ chữ ký hai bên và được dùng cho việc đã nêu.
Cách này tốn thêm thời gian gửi giấy, nên tính trước nếu việc có hạn chót. Hỏi cả hai văn phòng công chứng trước khi bắt đầu để họ thống nhất cách ghi, tránh bản gốc bị trả về vì thiếu thông tin.
Các trường hợp nhiều người cùng ký
Vợ chồng uỷ quyền với tài sản chung. Nhà đất, xe đứng tên hai vợ chồng hoặc là tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân thì cả hai phải cùng là bên uỷ quyền, hoặc một người uỷ quyền cho người kia trước rồi người đó mới uỷ quyền tiếp theo đúng phạm vi. Một người ký một mình thường bị nơi nhận từ chối.
Nhiều anh chị em đồng sở hữu. Mỗi người đồng sở hữu là một bên uỷ quyền. Có thể ký chung một hợp đồng hoặc mỗi người một hợp đồng riêng giao cho cùng một người. Ký riêng linh hoạt hơn khi mọi người ở nhiều nơi, nhưng phải kiểm phạm vi các bản cho khớp nhau.
Một người uỷ quyền cho nhiều người. Ghi rõ những người được uỷ quyền làm chung (cần cả hai cùng đồng ý) hay mỗi người được làm độc lập. Không ghi thì dễ xảy ra hai người cùng làm một việc theo hai hướng khác nhau.
Người không biết chữ, không ký được. Thay chữ ký bằng điểm chỉ, có người làm chứng theo thủ tục công chứng, chứng thực. Người làm chứng không được là người có quyền lợi liên quan trong việc đó.
Mẫu của cơ quan có ô cho người được uỷ quyền ký nhận
Nhiều cơ quan, tổ chức có mẫu giấy uỷ quyền riêng, trong đó có hai ô chữ ký: một cho người uỷ quyền, một cho người được uỷ quyền. Mẫu nhận lương hưu, trợ cấp, mẫu của một số ngân hàng, trường học là ví dụ. Ô thứ hai không biến tờ giấy thành hợp đồng uỷ quyền theo nghĩa pháp lý đầy đủ; nó là cách nơi đó ghi nhận người làm thay đã biết việc và chịu trách nhiệm khi nhận tiền, giấy tờ.
Với loại mẫu này, cách ký và chứng thực làm theo hướng dẫn ghi trên mẫu hoặc của cơ quan phát hành. Có mẫu chỉ cần chứng thực chữ ký người uỷ quyền, người được uỷ quyền ký trực tiếp khi đến nhận. Có mẫu yêu cầu cả hai ký trước khi chứng thực. Đừng tự đoán; gọi hỏi hoặc đọc kỹ phần ghi chú cuối mẫu.
Một lỗi phổ biến là dùng mẫu cũ đã bị thay. Cơ quan chi trả, ngân hàng đổi mẫu khá thường xuyên khi quy định thay đổi, mẫu cũ có thể bị từ chối dù chữ ký đã chứng thực. Lấy mẫu ở chính nơi nhận, hoặc tải từ trang chính thức của nơi đó ngay trước khi điền.
Khi mẫu có ô ký nhận, người được uỷ quyền nên đọc kỹ mình đang nhận những nghĩa vụ gì, ví dụ phải giao lại tiền trong bao lâu, phải báo khi người uỷ quyền thay đổi chỗ ở. Ký nhận là cam kết với cơ quan đó, không chỉ với người nhà.
Người được uỷ quyền có thể từ chối không
Với giấy uỷ quyền một bên, người được uỷ quyền không bị ràng buộc phải nhận việc. Họ có thể không dùng giấy, hoặc báo lại cho bạn là không làm. Vì thế, trước khi chứng thực, nên hỏi ý họ: nhận được việc không, thời gian nào rảnh, có đủ giấy tờ tuỳ thân còn hạn không. Một giấy uỷ quyền đứng tên người không chịu đi là giấy chết.
Với hợp đồng uỷ quyền, chữ ký của người được uỷ quyền là sự chấp nhận. Sau khi đã ký, việc họ bỏ ngang chịu sự điều chỉnh của điều khoản chấm dứt hợp đồng và có thể phát sinh trách nhiệm, nhất là khi có thù lao. Phần quyền, nghĩa vụ, bồi thường khi chấm dứt thuộc một chủ đề riêng.
Vì thế, khi chọn người được uỷ quyền, đừng chỉ nghĩ ai là người đáng tin nhất, mà còn nghĩ ai có thời gian, ở gần nơi cần làm việc, và có giấy tờ tuỳ thân còn hạn. Người đáng tin nhưng bận rộn hoặc ở xa sẽ khiến văn bản nằm yên trong ngăn kéo.
Một tình huống hay gặp ngoài đời: bạn công chứng xong phần của mình ở nơi làm việc, gửi bản gốc về quê, nhưng người thân đổi ý không ký tiếp. Khi đó hợp đồng chưa hoàn thành, không dùng được. Bạn phải chọn người khác và làm lại từ đầu. Hỏi kỹ trước giúp tránh mất một vòng gửi giấy.
Những lỗi về chữ ký làm hỏng văn bản
Văn bản đúng nội dung vẫn có thể vô dụng vì chữ ký. Các lỗi dưới đây gặp nhiều ở cả giấy và hợp đồng:
- Chữ ký trên văn bản khác hẳn chữ ký trên giấy tờ tuỳ thân hoặc trên hồ sơ cũ ở nơi nhận, khiến bên nhận nghi ngờ.
- Thiếu chữ ký nháy ở các trang giữa của hợp đồng nhiều trang, tạo khả năng tráo trang.
- Người được uỷ quyền ký vào giấy uỷ quyền một bên ở chỗ dành cho người uỷ quyền, làm lẫn vai trò.
- Một người ký thay vợ, chồng hoặc anh chị em "vì đã đồng ý miệng" — không có giá trị, văn bản bị coi là thiếu chủ thể.
- Ký bằng mực dễ phai hoặc ký trên bản in mờ, đến khi nộp thì bị yêu cầu làm bản mới.
Trước khi rời nơi ký, đếm lại số chữ ký, số trang, đối chiếu tên từng người dưới chữ ký. Một phút kiểm tra rẻ hơn rất nhiều so với một vòng làm lại.
Với hợp đồng công chứng ở hai nơi, kiểm thêm một việc: phần chứng nhận của nơi thứ nhất còn nguyên, không bị gấp nát, ố nước trong lúc gửi. Bản gốc là bản duy nhất, hỏng là phải làm lại cả hai đầu. Bỏ vào bìa cứng, gửi bảo đảm có theo dõi hành trình, và chụp lại từng trang trước khi gửi để nơi thứ hai đối chiếu nếu cần. Người nhận cũng nên mở phong bì trước mặt người giao để kiểm số trang ngay.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký có cần người được uỷ quyền ký không?
Không cần. Chỉ người uỷ quyền ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Người được uỷ quyền chỉ ký nếu mẫu riêng của nơi nhận có ô ký nhận, đó là yêu cầu của nơi đó chứ không phải của chứng thực.
Hợp đồng uỷ quyền công chứng có bắt buộc hai bên cùng đến một lúc không?
Không bắt buộc. Nếu không thể cùng đến, bên uỷ quyền công chứng phần mình trước, sau đó bên được uỷ quyền mang bản gốc đến tổ chức hành nghề công chứng nơi mình ở để công chứng tiếp vào bản gốc.
Tài sản đứng tên vợ thì chồng có cần ký uỷ quyền không?
Phụ thuộc tài sản đó là riêng hay chung. Nếu là tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân, kể cả chỉ đứng tên một người, nơi nhận thường đòi cả hai vợ chồng cùng uỷ quyền hoặc có văn bản đồng ý. Chứng minh tài sản riêng thì cần giấy tờ kèm theo.
Một người có thể uỷ quyền cho hai người cùng lúc không?
Được. Nên ghi rõ hai người làm chung hay mỗi người được làm độc lập, và giới hạn của từng người. Không ghi rõ thì dễ phát sinh mâu thuẫn khi hai người cùng giao dịch theo hai cách khác nhau.
Người già không ký được thì uỷ quyền thế nào?
Người không ký được có thể điểm chỉ thay chữ ký, kèm người làm chứng theo thủ tục công chứng hoặc chứng thực. Người làm chứng phải đủ năng lực và không có quyền lợi liên quan. Nếu người già không đến được, hỏi việc công chứng, chứng thực ngoài trụ sở.