Để công chứng hợp đồng uỷ quyền, bạn cần ba nhóm giấy tờ: giấy tờ tuỳ thân của các bên, giấy tờ về tài sản hoặc việc được uỷ quyền, và giấy tờ chứng minh quyền của người uỷ quyền đối với tài sản đó (tình trạng hôn nhân, tài sản chung hay riêng). Phần đầu ai cũng nhớ; buổi ký hỏng thường vì thiếu nhóm thứ ba.
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025, cùng với việc khai thác dữ liệu dân cư điện tử, khiến một số giấy tờ trước đây phải mang bản giấy nay có thể được tra cứu. Tuy vậy, từng tổ chức hành nghề công chứng áp dụng khác nhau, nên danh sách dưới đây là để bạn chuẩn bị đủ, rồi gọi văn phòng định đến hỏi xem có thể bớt món nào.
Giấy tờ chung cho mọi hợp đồng uỷ quyền
Dù uỷ quyền việc gì, các giấy tờ sau gần như luôn được hỏi đến. Mang bản gốc để đối chiếu, kèm bản chụp nếu văn phòng yêu cầu lưu:
- Thẻ căn cước hoặc căn cước công dân còn hạn của tất cả các bên, kể cả vợ hoặc chồng nếu tài sản là tài sản chung. Hộ chiếu dùng được với người không có thẻ.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú nếu văn phòng cần: sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ năm 2023, nay dùng thông tin trên cơ sở dữ liệu dân cư, ứng dụng định danh điện tử hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú.
- Phiếu yêu cầu công chứng, thường điền tại văn phòng.
- Dự thảo hợp đồng uỷ quyền nếu bạn đã tự soạn hoặc nhờ người soạn; không có thì công chứng viên soạn theo yêu cầu.
- Thông tin đầy đủ của người được uỷ quyền nếu họ ký ở nơi khác sau (công chứng tiếp vào bản gốc).
Kiểm hạn của thẻ căn cước trước ngày đi. Thẻ đã hết hạn hoặc sắp đổi là lý do rất phổ biến khiến buổi ký phải dời, nhất là với người lớn tuổi ít khi dùng thẻ. Nếu một bên vừa đổi thẻ, mang theo cả thẻ cũ hoặc giấy xác nhận số định danh để đối chiếu với giấy tờ tài sản còn ghi số cũ.
Giấy tờ riêng theo từng loại việc
Tuỳ việc được uỷ quyền, văn phòng công chứng sẽ hỏi thêm giấy tờ của tài sản hay quan hệ liên quan. Bảng dưới là các trường hợp hay gặp; danh sách cụ thể từng nơi có thể dài hơn.
| Việc uỷ quyền | Giấy tờ thường được hỏi thêm | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Bán, tặng, thế chấp, cho thuê nhà đất | Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà bản gốc | Xác định tài sản và người có quyền định đoạt |
| Làm thủ tục cấp, đính chính, cấp đổi giấy chứng nhận | Giấy chứng nhận đang có (nếu có), giấy tờ nguồn gốc đất | Ghi đúng đối tượng của việc uỷ quyền |
| Bán, sang tên, đăng ký xe | Giấy chứng nhận đăng ký xe bản gốc | Xác định xe và chủ xe |
| Rút, tất toán tiền gửi tiết kiệm | Sổ tiết kiệm hoặc giấy xác nhận tiền gửi | Nhiều ngân hàng còn đòi mẫu riêng của họ |
| Thực hiện quyền cổ đông, chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp | Giấy xác nhận sở hữu cổ phần, sổ đăng ký thành viên | Xác định số lượng, loại quyền |
| Tài sản chung của vợ chồng | Giấy chứng nhận kết hôn; người độc thân thì giấy xác nhận tình trạng hôn nhân | Xác định ai phải cùng ký |
| Tài sản riêng của một người trong thời kỳ hôn nhân | Văn bản thoả thuận tài sản riêng, giấy tờ tặng cho, thừa kế riêng | Chứng minh không cần chữ ký người còn lại |
Thiếu giấy chứng minh tình trạng hôn nhân là điểm hay vướng nhất: người đã ly hôn mang bản án, quyết định ly hôn; người có vợ hoặc chồng đã mất mang giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử. Không có, công chứng viên không xác định được tài sản là riêng hay chung.
Trình tự một buổi công chứng hợp đồng uỷ quyền
Diễn biến thường gặp ở văn phòng công chứng, theo nguyên lý của pháp luật công chứng hiện hành:
- Gọi trước để đặt lịch, nói rõ việc uỷ quyền, tài sản liên quan, các bên tham gia. Văn phòng sẽ đọc danh sách giấy tờ cần mang, bạn đối chiếu với bảng ở trên.
- Đến văn phòng, nộp giấy tờ, điền phiếu yêu cầu. Chuyên viên kiểm giấy tờ và, với tài sản như nhà đất, có thể tra thông tin ngăn chặn giao dịch.
- Công chứng viên soạn hoặc rà dự thảo hợp đồng, hỏi các bên về phạm vi, thời hạn, thù lao, quyền uỷ quyền lại.
- Các bên đọc lại toàn bộ hợp đồng, hoặc nghe công chứng viên đọc nếu không tự đọc được. Sửa ngay chỗ chưa đúng ý.
- Ký từng trang trước mặt công chứng viên; người không ký được thì điểm chỉ có người làm chứng.
- Công chứng viên ghi lời chứng, ký, đóng dấu; nộp phí công chứng và thù lao theo quy định, nhận bản chính.
Bước đọc lại là nơi bạn có quyền dừng lâu nhất. Đừng ngại hỏi lại một câu chữ mình không hiểu; công chứng viên có nghĩa vụ giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của hợp đồng cho người yêu cầu công chứng.
Lỗi làm hỏng hoặc dời buổi ký
Một trong hai vợ chồng không đến. Nhiều người nghĩ tài sản đứng tên ai thì người đó ký. Nếu là tài sản chung, thiếu một người là công chứng viên không thể chứng nhận. Nếu người kia ở xa, cần tính trước phương án uỷ quyền riêng hoặc công chứng ở hai nơi.
Giấy tờ tài sản là bản sao. Với việc định đoạt tài sản, văn phòng thường đòi bản gốc giấy chứng nhận. Bản đang thế chấp ở ngân hàng thì phải tính cách khác, vì bạn không cầm bản gốc.
Tài sản đang bị ngăn chặn hoặc có tranh chấp. Khi tra thấy thông tin ngăn chặn, công chứng viên sẽ dừng lại. Lúc đó vấn đề không còn là hình thức uỷ quyền mà là tình trạng pháp lý của tài sản.
Người uỷ quyền lúng túng khi được hỏi. Công chứng viên hỏi để chắc người ký hiểu và tự nguyện. Người lớn tuổi được con cái dẫn đến mà không trả lời được mình đang uỷ quyền việc gì có thể bị từ chối. Giải thích kỹ ở nhà trước khi đi.
Dự thảo ghi phạm vi rộng hơn việc cần. Công chứng viên không cấm phạm vi rộng nếu các bên muốn, nhưng sẽ hỏi lại. Nếu chính bạn không chắc, đó là dấu hiệu nên thu hẹp.
Chọn văn phòng công chứng nào: gần nhà, gần tài sản hay gần người làm thay
Phần lớn người dân chọn văn phòng gần nhà cho tiện, và với hợp đồng uỷ quyền điều đó thường ổn. Giới hạn địa hạt của công chứng chủ yếu áp cho các hợp đồng chuyển nhượng, mua bán bất động sản, phải công chứng ở tổ chức hành nghề công chứng trong tỉnh, thành nơi có bất động sản. Văn bản uỷ quyền liên quan đến việc thực hiện quyền với bất động sản trước đây được loại trừ khỏi giới hạn này; Luật Công chứng 2024 có sắp xếp lại một số quy định, nên khi đặt lịch hãy hỏi thẳng văn phòng xem họ có công chứng được hợp đồng uỷ quyền cho tài sản ở tỉnh khác hay không.
Một tiêu chí ít người để ý: nơi mà người được uỷ quyền sẽ dùng văn bản. Một số văn phòng đăng ký đất đai, ngân hàng quen với cách soạn của các văn phòng công chứng trong vùng, ít hỏi lại hơn. Nếu bạn ở Hà Nội nhưng tài sản và người làm thay ở Nghệ An, công chứng ở Nghệ An bằng cách công chứng tiếp vào bản gốc có khi thuận hơn cho bước sau.
Cũng nên cân nhắc giờ làm việc. Nhiều văn phòng công chứng làm cả thứ bảy, một số nhận lịch ngoài giờ, phù hợp với người đi làm. Hỏi trước thời gian chờ, vì những ngày cuối tháng, cuối năm thường đông do giao dịch nhà đất dồn lại.
Soạn dự thảo trước ở nhà: nên và không nên
Mang dự thảo đến giúp buổi ký nhanh hơn, vì công chứng viên chỉ cần rà thay vì soạn từ đầu. Dự thảo tốt nêu rõ: tên các bên, tài sản hoặc việc cụ thể với số giấy tờ, những hành vi người được uỷ quyền được làm (nộp hồ sơ, ký, nhận tiền, nhận giấy tờ), những hành vi không được làm, thời hạn, thù lao nếu có, quyền uỷ quyền lại có hay không, và nghĩa vụ báo cáo, giao lại tài sản.
Không nên chép nguyên văn một mẫu tải trên mạng mà không đọc kỹ. Nhiều mẫu được viết cho việc bán nhà với câu "được toàn quyền định đoạt, ký kết, nhận tiền", trong khi việc của bạn chỉ là làm thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận. Chép mẫu rộng là tự giao quyền vượt ý mình.
Cũng không nên để trống chỗ thời hạn hay thù lao rồi định "lên văn phòng điền". Đó là những điểm cần hai bên bàn với nhau từ trước, không nên quyết vội trước mặt công chứng viên khi đang có người chờ phía sau.
Nếu việc uỷ quyền gắn với số tiền lớn hoặc người được uỷ quyền không phải người thân, có thể nhờ công chứng viên xem dự thảo trước một ngày, hoặc nhờ người làm nghề luật rà lại câu chữ.
Sau khi ký: giữ bản nào, đưa bản nào
Văn phòng công chứng lưu một bản chính trong hồ sơ công chứng. Các bên nhận số bản chính theo yêu cầu, thường ít nhất mỗi bên một bản. Người được uỷ quyền mang bản chính đi làm việc; người uỷ quyền giữ bản của mình ở nơi an toàn và chụp lưu.
Nhiều nơi tiếp nhận giữ lại bản chính hợp đồng uỷ quyền sau khi làm thủ tục. Nếu bạn biết sẽ cần dùng cho nhiều việc ở nhiều nơi, xin thêm bản chính ngay khi công chứng, hoặc xin bản sao từ văn phòng công chứng về sau.
Ghi lại số công chứng, ngày công chứng và tên văn phòng. Khi cần huỷ hoặc sửa đổi hợp đồng uỷ quyền, hoặc khi có tranh chấp, đây là thông tin đầu tiên được hỏi. Thủ tục huỷ uỷ quyền và thời điểm có hiệu lực là chủ đề riêng, nhưng chuẩn bị số liệu này từ đầu giúp mọi việc sau nhẹ hơn.
Cuối cùng, hãy nói rõ với người được uỷ quyền về việc báo lại cho bạn sau mỗi bước. Hợp đồng ghi nghĩa vụ báo cáo, nhưng thói quen nhắn tin cập nhật mới là thứ giữ hai bên không hiểu lầm nhau.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng hợp đồng uỷ quyền có cần cả hai bên có mặt không?
Cần cả hai bên ký trước công chứng viên. Nếu không thể cùng đến, bên uỷ quyền công chứng trước, bên được uỷ quyền mang bản gốc đến tổ chức hành nghề công chứng nơi mình ở để công chứng tiếp. Hỏi cả hai văn phòng trước khi làm.
Không còn sổ hộ khẩu thì chứng minh nơi cư trú bằng gì?
Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ năm 2023. Hiện có thể dùng thông tin trên cơ sở dữ liệu dân cư, ứng dụng định danh điện tử hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú. Hỏi văn phòng công chứng xem họ cần hình thức nào.
Người độc thân có cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân khi uỷ quyền bán nhà không?
Thường cần, vì công chứng viên phải xác định tài sản không phải tài sản chung với ai. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xin ở uỷ ban xã, phường nơi cư trú. Hỏi trước về thời hạn sử dụng của giấy này tại văn phòng.
Có thể công chứng hợp đồng uỷ quyền ở văn phòng công chứng tỉnh khác nơi có nhà đất không?
Giới hạn địa hạt của công chứng chủ yếu áp cho hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản; văn bản uỷ quyền liên quan thực hiện quyền với bất động sản trước đây được loại trừ khỏi giới hạn này. Quy định theo Luật Công chứng 2024 nên hỏi lại văn phòng trước khi đặt lịch.
Ai trả phí công chứng hợp đồng uỷ quyền?
Phí do các bên thoả thuận ai trả; thông thường người yêu cầu công chứng, tức người uỷ quyền, chi trả. Mức phí và thù lao công chứng theo quy định và niêm yết tại văn phòng, bạn hỏi trực tiếp khi đặt lịch.
Giấy chứng nhận đang thế chấp ngân hàng thì có uỷ quyền bán được không?
Tài sản đang thế chấp bị hạn chế định đoạt; việc uỷ quyền bán phải tính đến sự đồng ý của ngân hàng và thủ tục giải chấp. Trường hợp này nên hỏi ngân hàng và công chứng viên trước, đừng ký uỷ quyền rồi mới phát hiện không bán được.