Người được uỷ quyền có sáu nhóm nghĩa vụ chính theo Bộ luật Dân sự 2015: làm đúng công việc trong phạm vi được giao và báo cho bên uỷ quyền biết việc đã làm; cho người thứ ba biết thời hạn, phạm vi uỷ quyền và những thay đổi của nó; bảo quản tài liệu, phương tiện được giao; giữ bí mật thông tin biết được; giao lại tài sản và lợi ích thu được; và bồi thường thiệt hại nếu vi phạm các nghĩa vụ đó.
Nhiều người nhận lời làm thay vì nể người thân, nghĩ đơn giản là "đi nộp giùm cái hồ sơ". Nhưng khi đã ký nhận, bạn đứng ra nhân danh người khác, và mọi việc bạn làm trong phạm vi đó ràng buộc họ. Bài này đi qua từng nghĩa vụ bằng những tình huống hay gặp, để bạn biết làm đến đâu là đủ, và chỗ nào hay sơ suất.
Làm đúng việc, đúng phạm vi, và báo lại
Nghĩa vụ đầu tiên nghe hiển nhiên nhưng hay bị làm sai theo hai hướng ngược nhau. Hướng thứ nhất là làm thiếu: được uỷ quyền "làm thủ tục cấp đổi sổ và nhận sổ" nhưng chỉ nộp hồ sơ rồi bỏ đó, không theo dõi, không bổ sung khi cơ quan yêu cầu. Hướng thứ hai là làm thừa: thấy tiện thì ký luôn một việc khác chưa được giao, ví dụ nhân tiện nhận sổ thì ký luôn hợp đồng cho thuê. Phần làm thừa là vượt phạm vi, và người làm thừa có thể phải tự chịu trách nhiệm với bên thứ ba.
Báo lại không cần trịnh trọng, nhưng phải đủ. Một tin nhắn sau mỗi mốc ghi ngày, việc đã làm, kết quả, giấy tờ đã nhận, tiền đã chi là đủ cho hầu hết việc dân sự. Báo lại giúp bên uỷ quyền kịp sửa hướng khi có chuyện, và là bằng chứng cho chính bạn khi sau này có ai nói bạn không làm gì.
Ví dụ giả định: anh Minh ở Đà Nẵng được chị gái ở Đắk Lắk uỷ quyền nhận tiền đền bù một phần đất bị thu hồi. Cơ quan chi trả hẹn ba lần mới chi. Anh nhắn chị sau mỗi lần hẹn và chụp lại giấy hẹn. Đến khi nhận tiền, chị không có lý do gì nghi ngờ tiến độ, vì chị đã thấy từng bước.
Nói rõ phạm vi uỷ quyền với người thứ ba
Đây là nghĩa vụ ít người biết. Khi giao dịch với một người thứ ba nhân danh bên uỷ quyền, bạn phải cho họ biết thời hạn và phạm vi uỷ quyền, kể cả khi phạm vi đó đã được sửa đổi, bổ sung. Cách thông thường là xuất trình giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng uỷ quyền và để họ đọc kỹ, không chỉ chìa ra trang có chữ ký.
Lý do của nghĩa vụ này là bảo vệ bên thứ ba và cũng bảo vệ chính bạn. Nếu bạn để người mua, người thuê, ngân hàng hiểu rằng bạn có quyền rộng hơn thực tế, giao dịch vượt phạm vi có thể không ràng buộc bên uỷ quyền, và người bị thiệt có thể quay sang đòi bạn. Ví dụ giả định: bạn được uỷ quyền cho thuê căn nhà với giá không thấp hơn một mức nhất định, nhưng lại nói với người thuê rằng bạn "toàn quyền quyết", rồi ký giá thấp hơn. Bên uỷ quyền có thể không chấp nhận hợp đồng đó, và người thuê có quyền yêu cầu bạn bồi thường.
Khi phạm vi bị thu hẹp giữa chừng, hãy báo lại cho những người thứ ba bạn đang làm việc dở dang. Chuyện huỷ uỷ quyền và báo cho bên thứ ba có hiệu lực từ lúc nào là đề riêng; ở đây chỉ cần nhớ rằng người cầm giấy cũng có phần trách nhiệm nói thật.
Bảo quản tài liệu và phương tiện được giao
Bên uỷ quyền thường giao cho bạn những thứ rất khó làm lại: sổ đỏ bản gốc, giấy tờ tuỳ thân bản sao có chứng thực, chìa khoá, thẻ ngân hàng của tài khoản nhận tiền. Bảo quản những thứ đó là nghĩa vụ, không phải lòng tốt. Một số việc nên làm:
- Lập danh sách những gì đã nhận, ngày nhận, tình trạng lúc nhận, và nhờ bên uỷ quyền xác nhận qua tin nhắn.
- Giữ bản gốc ở một chỗ cố định; chỉ mang theo khi thật sự phải nộp hoặc xuất trình.
- Khi nộp bản gốc cho cơ quan, xin giấy biên nhận và chụp lại; khi nhận về, kiểm đủ trang ngay tại quầy.
- Không cho người khác mượn, kể cả người nhà của chính bạn.
- Mất hoặc hư hỏng thì báo ngay cho bên uỷ quyền và cùng làm thủ tục báo mất, cấp lại; giấu chuyện mất chỉ làm thiệt hại lớn thêm.
Nếu phương tiện được giao là tài khoản trực tuyến hay mật khẩu, nghĩa vụ bảo quản còn gồm việc không lưu trên máy dùng chung và đổi mật khẩu khi xong việc theo thoả thuận. Không có nghĩa vụ nào buộc bạn phải đền khi tài liệu bị mất vì sự kiện bất khả kháng, nhưng bạn phải chứng minh mình đã giữ gìn hợp lý.
Giữ bí mật những gì biết được khi làm thay
Làm thay việc tiền bạc, nhà đất, sức khoẻ của người khác, bạn sẽ biết nhiều thứ riêng tư: số dư tiết kiệm, khoản nợ, bệnh án, tình trạng hôn nhân, tranh chấp trong gia đình. Nghĩa vụ giữ bí mật áp dụng với những thông tin bạn biết được trong khi thực hiện việc uỷ quyền, kể cả khi hợp đồng không ghi riêng điều khoản bảo mật.
Trong gia đình, nghĩa vụ này hay bị phá vỡ một cách vô tình: con được uỷ quyền nhận lương hưu của mẹ rồi kể cho anh chị em về số tiền mẹ đang có, thành ra tranh cãi. Với doanh nghiệp nhỏ, nhân viên được uỷ quyền làm việc với ngân hàng biết hạn mức tín dụng, biết đối tác đang nợ bao nhiêu, rồi để lộ ra ngoài. Cả hai đều là vi phạm, và nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Giữ bí mật không có nghĩa là che giấu trước cơ quan nhà nước khi họ yêu cầu cung cấp thông tin theo đúng thẩm quyền. Nó cũng không ngăn bạn trao đổi với luật sư hoặc người tư vấn của chính bên uỷ quyền khi được đồng ý. Ranh giới đơn giản: thông tin chỉ đi tới người cần biết để làm xong việc.
Giao lại tài sản và lợi ích thu được
Mọi thứ bạn nhận được trong khi làm thay đều thuộc về bên uỷ quyền, trừ khi hai bên thoả thuận khác: tiền bán tài sản, tiền thuê nhà, tiền bồi thường, giấy chứng nhận mới cấp, cả tiền lãi phát sinh nếu bạn gửi tạm khoản tiền đó. Đây là chỗ hay sinh chuyện nhất, vì tiền nằm trong tay người làm thay một thời gian.
Nên thoả thuận trước ba điều: giao lại trong bao lâu kể từ khi nhận, giao bằng cách nào (chuyển khoản vào tài khoản của bên uỷ quyền là để lại dấu vết rõ nhất), và có được trừ khoản nào trước khi giao hay không, ví dụ chi phí đã ứng hoặc thù lao. Không thoả thuận được trừ thì nên giao đủ rồi đề nghị thanh toán riêng.
Giữ lại tiền thu được quá lâu mà không có lý do, dùng tạm vào việc riêng rồi trả sau, là những việc có thể biến một quan hệ dân sự thành vụ việc nghiêm trọng hơn nhiều. Nếu có lý do chính đáng để chưa giao, hãy báo ngay bằng văn bản và nói rõ khi nào giao.
Những điều người được uỷ quyền không bắt buộc phải làm
Không phải bỏ tiền túi nếu không đồng ý. Bạn có quyền yêu cầu bên uỷ quyền đưa đủ tiền lệ phí, chi phí trước khi làm, hoặc thanh toán lại chi phí hợp lý đã ứng. Ứng tiền giùm là lòng tốt, không phải nghĩa vụ.
Không phải làm việc ngoài phạm vi. Bên uỷ quyền nhắn thêm "tiện thì ký luôn cái này" mà giấy uỷ quyền không có, bạn có quyền từ chối, và nên từ chối cho tới khi phạm vi được bổ sung đúng hình thức.
Không phải gánh hậu quả do thông tin sai từ bên uỷ quyền. Bên uỷ quyền có nghĩa vụ cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết. Hồ sơ bị trả vì họ đưa giấy tờ sai, khai thiếu, thì phần thiệt hại đó không phải do bạn.
Không bảo đảm kết quả, trừ khi đã cam kết. Uỷ quyền là làm thay đúng cách, không phải hứa chắc cơ quan sẽ chấp thuận hay người mua sẽ trả giá cao. Cẩn thận với những câu tự hứa trong tin nhắn như "chị yên tâm, chắc chắn được", vì đó có thể bị coi là cam kết.
Bồi thường khi vi phạm: các tình huống thường gặp
Nghĩa vụ cuối cùng là bồi thường thiệt hại nếu vi phạm các nghĩa vụ trên. Bảng sau là các tình huống giả định để bạn hình dung, không phải mức bồi thường cố định.
| Vi phạm | Thiệt hại có thể phát sinh | Điều thường được xem xét |
|---|---|---|
| Không bổ sung hồ sơ đúng hạn, hồ sơ bị trả | Chi phí làm lại, lệ phí nộp lại, thiệt hại do chậm | Bạn có được báo yêu cầu bổ sung không, có báo lại bên uỷ quyền không |
| Làm mất bản gốc giấy tờ | Chi phí, thời gian cấp lại; giao dịch đang chờ bị lỡ | Đã bảo quản hợp lý chưa, mất do đâu |
| Ký vượt phạm vi | Bên uỷ quyền không chấp nhận, người thứ ba đòi bạn | Bạn có nói rõ phạm vi với người thứ ba không |
| Chậm giao lại tiền | Tiền lãi chậm trả, thiệt hại do bên uỷ quyền không có tiền đúng lúc | Thời hạn giao đã thoả thuận, lý do chậm |
| Để lộ thông tin | Thiệt hại về uy tín, làm ăn, quan hệ gia đình | Thông tin có thuộc phạm vi phải giữ không, thiệt hại có chứng minh được không |
Người đòi bồi thường phải chứng minh có vi phạm, có thiệt hại và thiệt hại do chính vi phạm đó gây ra. Bên bị thiệt cũng có nghĩa vụ áp dụng biện pháp cần thiết để hạn chế thiệt hại, không thể để thiệt hại tăng lên rồi đòi toàn bộ.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền không thù lao có phải làm đủ sáu nghĩa vụ không?
Có. Các nghĩa vụ này gắn với việc nhận làm thay, không phụ thuộc vào tiền công. Giúp không công không miễn nghĩa vụ báo cáo, bảo quản giấy tờ, giữ bí mật hay giao lại tiền. Nếu thấy không làm nổi, nên từ chối ngay từ đầu hoặc báo trước để bên uỷ quyền tìm người khác.
Báo cáo bằng tin nhắn có đủ giá trị không?
Với phần lớn việc dân sự, tin nhắn có ngày giờ, nêu rõ việc đã làm và kèm ảnh biên nhận là đủ để chứng minh bạn đã báo. Nên dùng một kênh cố định, không xoá tin, và với việc lớn thì gửi thêm một bản tổng hợp khi kết thúc từng giai đoạn.
Bên uỷ quyền không trả lời tin báo cáo thì có sao không?
Nghĩa vụ của bạn là báo; bên kia đọc hay không là việc của họ. Tuy vậy, với quyết định quan trọng ngoài dự tính, im lặng không phải là đồng ý. Khi cần ý kiến mà không liên lạc được, hãy dừng ở phạm vi chắc chắn được giao thay vì tự quyết.
Người được uỷ quyền có được nhờ người khác làm giùm một phần việc không?
Nhờ ai đó chạy giùm một việc vặt khác với uỷ quyền lại. Uỷ quyền lại cho người khác thay mình chỉ được khi bên uỷ quyền đồng ý hoặc vì bất khả kháng, và phạm vi không được vượt phạm vi ban đầu. Dù nhờ ai, bạn vẫn chịu trách nhiệm với bên uỷ quyền.
Đã giao lại tiền bằng tiền mặt mà không có giấy tờ thì sao?
Nếu sau này bị đòi, bạn sẽ khó chứng minh đã giao. Hãy lập ngay một giấy xác nhận đã nhận đủ tiền có chữ ký bên uỷ quyền, hoặc chí ít nhắn tin để họ xác nhận. Lần sau ưu tiên chuyển khoản với nội dung ghi rõ khoản tiền gì.