Người nước ngoài đang cư trú hợp pháp ở Việt Nam có thể lập giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng uỷ quyền cho một người Việt làm thay mình, ngay tại một tổ chức hành nghề công chứng trong nước, bằng hộ chiếu của họ. Nếu người uỷ quyền không đọc được tiếng Việt, buổi ký phải có người phiên dịch, và người phiên dịch chịu trách nhiệm về việc dịch đúng nội dung.
Tình huống này hay gặp hơn nhiều người nghĩ: một kỹ sư nước ngoài sắp về nước nghỉ dài ngày nhờ đồng nghiệp người Việt trông căn hộ, một nhà đầu tư cá nhân nhờ người quen nộp hồ sơ, một người nước ngoài có vợ hoặc chồng là người Việt uỷ quyền cho người phối ngẫu lo việc nhà. Bài này tập trung vào những điểm khác với khi hai người Việt uỷ quyền cho nhau.
Ký ở đâu và cần những giấy tờ gì
Khi cả hai bên đang ở Việt Nam, nơi ký phổ biến nhất là một tổ chức hành nghề công chứng, tức phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng. Với giấy uỷ quyền đơn giản chỉ cần chứng thực chữ ký, có thể làm ở nơi có thẩm quyền chứng thực theo quy định hiện hành; bạn nên hỏi trước nơi đó có tiếp nhận chứng thực chữ ký cho người nước ngoài và có yêu cầu riêng nào không.
Giấy tờ của người nước ngoài thường là hộ chiếu còn hạn. Tuỳ việc, công chứng viên có thể hỏi thêm giấy tờ cư trú như thẻ tạm trú, hoặc giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản được uỷ quyền. Nếu người nước ngoài có tên trong hồ sơ tài sản ở Việt Nam, tên và số hộ chiếu trong giấy uỷ quyền phải khớp với hồ sơ đó. Khi hộ chiếu đã đổi số so với lúc đứng tên tài sản, cần mang cả hộ chiếu cũ hoặc giấy tờ chứng minh hai hộ chiếu là của cùng một người.
Giấy tờ của người Việt nhận uỷ quyền là thẻ căn cước hoặc giấy tờ tuỳ thân hợp lệ. Với hợp đồng uỷ quyền, người nhận phải có mặt ký, hoặc ký tiếp sau tại tổ chức hành nghề công chứng nơi họ ở, theo cách văn phòng hướng dẫn.
Người phiên dịch trong buổi ký
Khi nào cần. Khi người uỷ quyền không thông thạo tiếng Việt, công chứng viên cần chắc họ hiểu văn bản mình ký. Văn bản tiếng Việt phải được dịch lại cho họ, và người phiên dịch có mặt trong buổi ký.
Ai được làm phiên dịch. Người phiên dịch thường do người yêu cầu công chứng tự mời, phải thông thạo cả tiếng Việt và ngôn ngữ của người uỷ quyền, đủ năng lực hành vi dân sự. Điều kiện cụ thể và việc người phiên dịch có được là người có quyền lợi liên quan hay không, bạn đối chiếu với tổ chức hành nghề công chứng nơi ký.
Trách nhiệm. Người phiên dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung mình dịch cho người uỷ quyền. Đó là lý do không nên để chính người nhận uỷ quyền vừa nhận quyền vừa làm phiên dịch, dù họ giỏi ngoại ngữ.
Văn bản song ngữ. Ngoài phiên dịch miệng, có thể lập văn bản song ngữ để người uỷ quyền giữ một bản họ đọc được. Hai phần ngôn ngữ phải khớp nhau; khi có khác biệt, phần tiếng Việt thường là căn cứ khi dùng ở Việt Nam.
Những việc hay được uỷ quyền và điểm cần dè chừng
Mỗi việc dưới đây có thể có thủ tục riêng ở nơi tiếp nhận. Bảng chỉ nêu điểm hay bị bỏ sót, không thay việc hỏi nơi nhận.
| Việc | Hình thức thường gặp | Điểm cần dè chừng |
|---|---|---|
| Quản lý, cho thuê căn hộ người nước ngoài sở hữu | Hợp đồng uỷ quyền có công chứng | Người nước ngoài sở hữu nhà ở Việt Nam có giới hạn riêng; uỷ quyền không trao thêm quyền mà chính người uỷ quyền không có |
| Nhận giấy tờ, bưu phẩm, kết quả hồ sơ | Giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký | Nơi trả kết quả có thể đòi đúng mẫu của họ |
| Giao dịch về xe đứng tên người nước ngoài | Thường cần văn bản có công chứng hoặc chứng thực | Cơ quan đăng ký xe có yêu cầu riêng, hỏi trước |
| Làm việc với ngân hàng | Mẫu uỷ quyền riêng của ngân hàng | Ngân hàng thường không nhận giấy uỷ quyền chung chung |
| Đại diện trong một vụ việc dân sự | Văn bản uỷ quyền theo yêu cầu của cơ quan giải quyết | Một số việc gắn với nhân thân không uỷ quyền được |
Thu nhập từ cho thuê nhà của người nước ngoài có nghĩa vụ thuế riêng. Người nhận uỷ quyền thu tiền thay không vì thế mà gánh nghĩa vụ thuế của chủ nhà, nhưng nên thoả thuận rõ ai kê khai, ai nộp; chi tiết thuế bạn tìm ở nguồn chuyên về thuế.
Uỷ quyền không mở rộng được quyền của người nước ngoài
Một nguyên lý quan trọng: người nhận uỷ quyền chỉ làm thay những gì người uỷ quyền tự mình có quyền làm. Nếu luật Việt Nam giới hạn quyền của người nước ngoài đối với một loại tài sản, thì không có giấy uỷ quyền nào biến người nhận thành người có quyền rộng hơn thay cho họ.
Điều ngược lại cũng cần tránh: dùng tên người Việt để đứng thay cho người nước ngoài một tài sản mà người nước ngoài không được sở hữu, rồi lập uỷ quyền ngược lại cho người nước ngoài "toàn quyền định đoạt". Cách làm này đặt cả hai bên vào rủi ro lớn, vì về mặt pháp lý tài sản thuộc về người đứng tên, còn thoả thuận ngầm phía sau có thể không được bảo vệ, thậm chí bị coi là giao dịch nhằm che giấu. Bài này không hướng dẫn cách làm đó, và bạn nên tránh hẳn.
Nếu bạn là người Việt được một người nước ngoài nhờ đứng tên hay nhận uỷ quyền rộng, hãy hỏi kỹ việc cụ thể là gì, tài sản đứng tên ai, tiền đi qua tài khoản nào. Nhận một quyền mà không hiểu hết hậu quả có thể khiến bạn chịu trách nhiệm với bên thứ ba thay cho người khác.
Chuẩn bị buổi ký cho trơn tru
Một buổi ký có người nước ngoài thường dài hơn bình thường vì phải dịch từng phần. Chuẩn bị trước giúp rút ngắn đáng kể.
- Gửi trước bản chụp hộ chiếu, thẻ tạm trú và giấy tờ tài sản cho văn phòng công chứng để họ kiểm tra và soạn dự thảo.
- Xin dự thảo tiếng Việt, gửi người phiên dịch đọc trước, nếu cần thì chuẩn bị bản dịch tham khảo để người uỷ quyền đọc ở nhà.
- Thống nhất phạm vi việc, thời hạn, có cho uỷ quyền lại hay không, có thù lao hay không, ai giữ tiền thu được.
- Đặt lịch hẹn có mặt cả người uỷ quyền, người phiên dịch và, nếu là hợp đồng, người nhận uỷ quyền.
- Tại buổi ký, người phiên dịch dịch toàn bộ nội dung; người uỷ quyền hỏi lại chỗ chưa rõ trước khi ký.
- Nhận văn bản, mỗi bên giữ bản gốc của mình; người nước ngoài nên giữ thêm bản chụp khi rời Việt Nam.
Ví dụ giả định: trông căn hộ trong một năm về nước
Ông Mark, người nước ngoài làm việc ở Hà Nội, sở hữu một căn hộ trong dự án và sắp về nước một năm vì việc gia đình. Ông muốn chị Lan, đồng nghiệp người Việt, thay mình cho thuê căn hộ, nhận tiền thuê, trả phí quản lý và gọi thợ sửa khi hỏng hóc. Ông không muốn chị bán hay thế chấp căn hộ.
Văn bản phù hợp là hợp đồng uỷ quyền có công chứng, liệt kê đúng các việc: tìm người thuê, ký và thanh lý hợp đồng thuê với thời hạn không quá một mức hai bên thống nhất, nhận tiền thuê và tiền cọc, nộp phí quản lý, ký biên bản bàn giao, thuê sửa chữa dưới một hạn mức chi phí. Văn bản ghi rõ không được bán, tặng, thế chấp, không được uỷ quyền lại cho người khác. Thời hạn uỷ quyền khớp với thời gian ông vắng mặt, cộng một khoảng dự phòng.
Phần tiền được viết riêng: tiền thuê chuyển thẳng vào tài khoản của ông Mark, chị Lan chỉ giữ một khoản nhỏ để chi việc vặt và gửi chứng từ hằng tháng. Hai bên ghi rõ có thù lao hay không. Buổi ký có một người phiên dịch độc lập, văn bản song ngữ để ông giữ bản đọc được. Cách sắp xếp này không có gì đặc biệt, nhưng nhờ viết rõ từ đầu mà cả hai tránh được những câu hỏi khó trả lời khi một bên đã ở nửa vòng trái đất.
Khi người nước ngoài rời Việt Nam sau khi uỷ quyền
Văn bản uỷ quyền đã lập vẫn có hiệu lực khi người uỷ quyền xuất cảnh, trong phạm vi và thời hạn đã ghi. Thực tế, đó thường chính là lý do họ uỷ quyền. Tuy nhiên, khi họ đã ở nước ngoài, mọi thay đổi về sau như mở rộng phạm vi, gia hạn hay lập văn bản mới đều phải đi đường từ nước ngoài, phức tạp hơn nhiều. Vì vậy hãy nghĩ trước những việc có thể phát sinh trong thời gian vắng mặt và đưa vào ngay từ đầu, với giới hạn rõ ràng.
Hai bên nên thống nhất cách liên lạc và báo cáo: người nhận gửi chụp biên nhận, hợp đồng thuê, chứng từ thu chi theo định kỳ; tiền thu được chuyển vào tài khoản của người uỷ quyền chứ không giữ hộ lâu ngày. Thoả thuận rõ từ đầu giúp tránh hiểu lầm, nhất là khi hai bên khác ngôn ngữ, khác thói quen làm ăn.
Nếu sau này phát sinh tranh chấp về tiền bạc hay tài sản giữa người nước ngoài và người nhận uỷ quyền, vụ việc có yếu tố nước ngoài với những quy tắc riêng về luật áp dụng và thẩm quyền giải quyết. Đó là lúc nên có người làm nghề luật tư vấn, thay vì tự xử lý qua tin nhắn.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có cần thẻ tạm trú mới được công chứng giấy uỷ quyền không?
Giấy tờ chính thường là hộ chiếu còn hạn. Tuỳ việc, công chứng viên có thể hỏi thêm giấy tờ cư trú hoặc giấy tờ liên quan tới tài sản. Bạn nên gửi trước bản chụp giấy tờ cho văn phòng công chứng để họ cho biết cần mang gì.
Người nhận uỷ quyền có thể làm phiên dịch luôn cho người nước ngoài không?
Không nên, và nhiều nơi không chấp nhận, vì người phiên dịch cần khách quan và chịu trách nhiệm về việc dịch đúng nội dung cho người uỷ quyền. Hãy mời một người phiên dịch độc lập và hỏi văn phòng công chứng về điều kiện cụ thể.
Giấy uỷ quyền lập ở Việt Nam có tự động dùng được ở nước của người nước ngoài không?
Không chắc. Nếu văn bản cần dùng ở nước ngoài, thường phải qua chứng nhận lãnh sự của Việt Nam và hợp pháp hoá của nước kia, hoặc theo cơ chế miễn trừ nếu có. Bài này tập trung vào việc dùng văn bản ngay tại Việt Nam.
Người nước ngoài uỷ quyền cho vợ hoặc chồng người Việt có cần công chứng không?
Quan hệ vợ chồng không thay được văn bản uỷ quyền khi việc cần làm đòi hỏi hình thức nhất định. Với tài sản riêng hoặc việc giao dịch với bên thứ ba, nơi nhận thường yêu cầu văn bản uỷ quyền đúng hình thức như với mọi người khác.
Người nước ngoài về nước rồi muốn chấm dứt uỷ quyền thì làm sao?
Họ có thể lập văn bản chấm dứt từ nước ngoài theo đường công chứng nước sở tại kèm hợp pháp hoá, hoặc tại cơ quan đại diện Việt Nam nếu được tiếp nhận, rồi báo cho người nhận và các bên thứ ba liên quan. Thời điểm chấm dứt có hiệu lực với từng bên có quy tắc riêng.
Người Việt nhận uỷ quyền có phải chịu trách nhiệm nếu người nước ngoài vi phạm quy định?
Người nhận chịu trách nhiệm về những việc chính mình làm, nhất là khi biết hoặc phải biết việc đó trái luật. Nhận uỷ quyền để làm thay một việc không hợp pháp không giúp ai thoát trách nhiệm. Hãy hỏi rõ việc cụ thể trước khi nhận.