Với hai khoản hay gặp nhất của người đã nghỉ việc là bảo hiểm xã hội một lần và trợ cấp thai sản, người lao động có thể uỷ quyền cho người khác nộp hồ sơ và nhận tiền thay. Người được uỷ quyền cần giấy uỷ quyền có chữ ký được xác nhận hoặc chứng thực, kèm giấy tờ tuỳ thân của mình; nếu tiền được chuyển vào tài khoản đứng tên chính người lao động thì việc uỷ quyền chỉ còn ở khâu nộp hồ sơ, đơn giản hơn nhiều.
Điều kiện được hưởng hai khoản này thay đổi đáng kể theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025, nhất là bảo hiểm xã hội một lần. Bài không bàn bạn có đủ điều kiện hay không, mà tập trung vào phần uỷ quyền: ai làm thay được, giấy gì, nhận tiền bằng đường nào thì ít rủi ro, và những chỗ hồ sơ hay bị trả. Điều kiện hưởng, mẫu đơn, thời hạn giải quyết bạn đối chiếu với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi nộp hoặc Cổng Dịch vụ công.
Hai khoản này khác lương hưu ở chỗ nào
Lương hưu là khoản trả đều hằng tháng, nên giấy lĩnh thay có thời hạn và được dùng đi dùng lại. Bảo hiểm xã hội một lần và trợ cấp thai sản của người đã nghỉ việc thì khác: mỗi khoản thường chỉ chi một hoặc vài lần, gắn với một bộ hồ sơ. Vì vậy uỷ quyền ở đây là uỷ quyền theo vụ việc: nộp bộ hồ sơ này, theo dõi, nhận kết quả và nhận số tiền phát sinh từ bộ hồ sơ đó.
Một khác biệt nữa là ai đứng ra làm hồ sơ. Khi còn đang đi làm, ốm đau và thai sản thường do doanh nghiệp lập hồ sơ và nhận tiền về chi cho người lao động; trường hợp đó bạn không cần uỷ quyền gì cả, chỉ cần làm việc với bộ phận nhân sự. Khi đã nghỉ việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận nuôi con, người lao động tự nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội, và đây là lúc nhiều người cần nhờ người thân.
Bảo hiểm xã hội một lần là quyết định lớn, vì nhận rồi thì quá trình đóng trước đó không còn được tính cho lương hưu sau này. Luật mới thu hẹp các trường hợp được nhận một lần đối với người bắt đầu tham gia từ 1/7/2025, còn người tham gia trước đó có điều kiện riêng. Trước khi uỷ quyền ai đi nộp, chính bạn nên tìm hiểu kỹ hệ quả, đừng để người làm thay quyết định giúp.
Việc nào làm thay được, cần giấy gì
Bảng dưới tóm theo từng khâu. Mẫu cụ thể do cơ quan bảo hiểm xã hội ban hành và có thể đổi theo hướng dẫn thi hành luật mới, nên coi đây là khung để chuẩn bị:
| Khâu | Người thân làm thay được không | Thường cần gì |
|---|---|---|
| Tra cứu quá trình đóng, kiểm sổ | Được, hoặc chính bạn tra trên ứng dụng của cơ quan bảo hiểm xã hội | Mã số bảo hiểm xã hội, tài khoản định danh của chính bạn nếu tra trực tuyến |
| Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội một lần | Được, nếu có giấy uỷ quyền | Đơn đề nghị do chính bạn ký, sổ hoặc mã số, giấy uỷ quyền có chữ ký được chứng thực |
| Nộp hồ sơ thai sản khi đã nghỉ việc | Được, thường là chồng hoặc người thân | Giấy tờ về việc sinh con theo hướng dẫn, đơn đề nghị, giấy uỷ quyền |
| Nhận kết quả, quyết định | Được, theo nội dung giấy uỷ quyền | Giấy hẹn, căn cước của người được uỷ quyền |
| Nhận tiền mặt | Được nếu giấy ghi rõ nội dung nhận tiền | Giấy uỷ quyền bản gốc, căn cước của người nhận |
| Nhận qua tài khoản | Không cần uỷ quyền nếu tài khoản đứng tên chính bạn | Số tài khoản ghi đúng trong đơn đề nghị |
Chỗ hay bị bỏ sót là chữ ký trên đơn đề nghị: đơn phải do chính người lao động ký. Người được uỷ quyền chỉ thay bạn đi nộp và đi nhận, không ký thay đơn của bạn.
Nên nhận tiền vào đâu
Tài khoản đứng tên chính bạn là lựa chọn an toàn nhất. Bạn ghi số tài khoản của mình trong đơn, người thân chỉ đi nộp hồ sơ. Tiền về thẳng tài khoản của bạn, không qua tay ai. Đây cũng là cách cơ quan bảo hiểm xã hội đang khuyến khích.
Tài khoản của người thân chỉ nên dùng khi bất khả kháng. Có người đang ở nước ngoài, tài khoản trong nước đã đóng, nên muốn tiền về tài khoản của mẹ hoặc chồng. Muốn vậy, giấy uỷ quyền phải ghi rõ việc nhận tiền vào tài khoản đứng tên người được uỷ quyền, và cơ quan chi trả phải chấp nhận cách này. Bạn hỏi trước, vì không phải nơi nào cũng làm.
Tiền mặt qua người được uỷ quyền là đường nhiều rủi ro nhất. Số tiền bảo hiểm xã hội một lần có thể lớn. Một tờ giấy uỷ quyền ghi chung chung cộng với việc nhận tiền mặt khiến bạn phụ thuộc hoàn toàn vào lòng tin. Nếu buộc phải nhận tiền mặt, bạn yêu cầu người nhận chụp ngay biên nhận gửi cho mình và chuyển khoản lại trong ngày.
Đừng giao sổ, mật khẩu ứng dụng cho người ngoài gia đình. Nhiều người bị lừa vì giao sổ bảo hiểm xã hội và căn cước cho "dịch vụ làm nhanh" rồi tiền về tài khoản lạ. Việc nộp hồ sơ không cần ai giữ mật khẩu tài khoản định danh của bạn.
Các bước khi uỷ quyền người thân nộp và nhận thay
Ví dụ giả định: chị Lan nghỉ việc ở một công ty tại Bắc Ninh, về quê ở Nghệ An sinh con, muốn chồng đi nộp hồ sơ thai sản và nhận tiền. Trình tự có thể như sau:
- Chị tra quá trình đóng bảo hiểm xã hội để chắc đã đủ điều kiện và công ty cũ đã chốt đúng thời điểm nghỉ.
- Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi định nộp về bộ hồ sơ thai sản dành cho người đã nghỉ việc, mẫu đơn hiện hành và nơi nộp.
- Chị điền đơn, tự ký; ghi số tài khoản đứng tên chính mình nếu muốn nhận qua tài khoản.
- Lập giấy uỷ quyền cho chồng, ghi rõ: nộp hồ sơ thai sản, bổ sung giấy tờ khi được yêu cầu, nhận kết quả; nếu nhận tiền mặt thì ghi thêm việc nhận tiền.
- Chị ký giấy uỷ quyền trước người chứng thực ở UBND cấp xã nơi đang ở hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
- Chồng mang hồ sơ, giấy uỷ quyền và căn cước của mình đi nộp; nhận giấy hẹn và chụp gửi chị.
- Đến hẹn, chồng nhận kết quả; chị kiểm tài khoản hoặc nhận lại tiền và giấy tờ.
Nếu nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công bằng tài khoản định danh của chính chị Lan, phần lớn các bước đi lại biến mất và không cần giấy uỷ quyền nộp hồ sơ. Người thân chỉ giúp thao tác bên cạnh.
Những chỗ hồ sơ làm thay hay bị trả
Hồ sơ do người thân nộp hay bị trả vì người nộp không nắm hết chi tiết của người lao động. Các lý do lặp lại nhiều:
- Người lao động chưa được công ty cũ chốt quá trình đóng, hoặc còn nợ đóng ở đơn vị cũ.
- Đơn đề nghị do người thân ký thay, không phải chữ ký của người lao động.
- Giấy uỷ quyền chỉ ghi "nộp hồ sơ" mà người được uỷ quyền lại đến nhận tiền mặt.
- Thông tin căn cước, số tài khoản sai một chữ số hoặc tên chủ tài khoản không khớp.
- Có hai mã số bảo hiểm xã hội do làm nhiều nơi mà chưa gộp.
- Người lao động đang ở nước ngoài ký giấy uỷ quyền nhưng phần xác nhận chữ ký chưa đúng hình thức được chấp nhận ở Việt Nam.
Trường hợp cuối có cách làm riêng ở danh mục uỷ quyền từ nước ngoài trên trang này: ký tại cơ quan đại diện Việt Nam, hoặc công chứng nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự, tuỳ nơi.
Khi hồ sơ chậm, bị yêu cầu bổ sung hoặc có tranh cãi về số tiền
Người làm thay thường lúng túng nhất ở khâu này, vì câu hỏi của cơ quan bảo hiểm xã hội lại nhắm vào chi tiết chỉ người lao động biết: làm ở công ty nào giai đoạn nào, có từng bị gián đoạn đóng không, nghỉ việc ngày nào. Cách làm gọn là để người lao động trực tiếp trả lời, người được uỷ quyền chỉ chuyển câu hỏi và nộp giấy bổ sung. Đừng điền đại cho kịp hẹn.
Nếu số tiền trong quyết định khác với con số bạn tự tính, trước hết đọc kỹ quyết định: thời gian đóng được ghi nhận là bao nhiêu, mức bình quân lấy từ những năm nào. Phần lớn chênh lệch đến từ một giai đoạn công ty cũ chưa chốt hoặc chưa đóng. Việc đề nghị xem xét lại hoặc khiếu nại quyết định là quyền của người lao động; người được uỷ quyền chỉ làm thay khi giấy uỷ quyền ghi rõ nội dung này.
Bạn cũng nên để ý thời hạn: quyết định giải quyết, thời hạn khiếu nại đều có mốc. Người làm thay giữ giấy hẹn và quyết định thì có trách nhiệm chuyển ngay bản chụp cho người lao động, để người đó còn đủ thời gian quyết định bước tiếp theo.
Người được uỷ quyền cần nhớ gì về trách nhiệm của mình
Nhận làm thay một khoản tiền lớn cho người thân là nhận một trách nhiệm pháp lý, không chỉ là giúp đỡ. Theo Bộ luật Dân sự, người được uỷ quyền phải làm đúng phạm vi được giao, báo cho người uỷ quyền về tiến độ và kết quả, giao lại tiền, giấy tờ đã nhận, và giữ bí mật thông tin mình biết khi làm việc.
Hiểu theo cách đời thường: bạn nộp hồ sơ ngày nào thì nhắn ngày đó; cơ quan yêu cầu bổ sung gì thì báo ngay, không tự đoán; nhận tiền xong thì chuyển lại đủ, không giữ lại "để chi giúp" nếu chưa được đồng ý. Những việc tưởng nhỏ này là căn cứ để giữ hoà khí trong nhà, nhất là khi người uỷ quyền là em dâu, con rể, hay người đã ly hôn sau đó.
Nếu người được uỷ quyền nhận tiền rồi không giao lại, người lao động có quyền yêu cầu giao trả và bồi thường; trường hợp có dấu hiệu chiếm đoạt thì có thể bị xử lý nặng hơn. Cách xử lý chi tiết có bài riêng trong danh mục này. Phòng trước bao giờ cũng rẻ hơn: chọn nhận qua tài khoản của chính mình.
Câu hỏi thường gặp
Đang làm việc ở nước ngoài có uỷ quyền cho mẹ nhận bảo hiểm xã hội một lần được không?
Về nguyên tắc người lao động có thể uỷ quyền, nhưng trước hết phải đủ điều kiện hưởng theo quy định hiện hành. Giấy uỷ quyền ký ở nước ngoài cần được xác nhận theo hình thức Việt Nam chấp nhận, thường là tại cơ quan đại diện Việt Nam. Bạn hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội trước khi gửi giấy về.
Chồng có cần giấy uỷ quyền để nộp hồ sơ thai sản cho vợ không?
Quan hệ vợ chồng không tự động thay cho giấy uỷ quyền. Nếu vợ đã nghỉ việc và tự nộp hồ sơ, người chồng đi nộp và nhận thay thường cần giấy uỷ quyền theo yêu cầu của nơi tiếp nhận. Nhận qua tài khoản của vợ thì phần nhận tiền không cần uỷ quyền.
Có nên thuê người làm hộ hồ sơ bảo hiểm xã hội một lần không?
Bạn có quyền nhờ người khác làm, nhưng cần cảnh giác với những nơi đòi giữ sổ, căn cước, mật khẩu tài khoản định danh hoặc đòi tiền về tài khoản của họ. Hồ sơ không phức tạp đến mức phải giao những thứ đó; tự nộp trực tuyến hoặc nhờ người thân thường đủ.
Giấy uỷ quyền nhận bảo hiểm xã hội một lần có cần công chứng không?
Thường chỉ cần chứng thực chữ ký của người uỷ quyền tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, không bắt buộc hợp đồng uỷ quyền công chứng. Yêu cầu cụ thể tuỳ hướng dẫn hiện hành của cơ quan bảo hiểm xã hội, nên hỏi nơi nộp trước.
Người được uỷ quyền có được ký đơn đề nghị thay người lao động không?
Không nên và thường không được chấp nhận. Đơn đề nghị thể hiện ý chí của người hưởng, nên phải do chính người đó ký. Giấy uỷ quyền chỉ cho phép người kia nộp, theo dõi, bổ sung giấy tờ và nhận kết quả, nhận tiền theo đúng nội dung ghi trong giấy.