Bên uỷ quyền có bốn nghĩa vụ chính: cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để người được uỷ quyền làm việc; chịu trách nhiệm về những cam kết mà người được uỷ quyền đã thực hiện trong phạm vi uỷ quyền; thanh toán chi phí hợp lý mà người đó đã bỏ ra; và trả thù lao nếu đã thoả thuận. Đổi lại, bên uỷ quyền có quyền yêu cầu được thông báo đầy đủ, yêu cầu giao lại tài sản và lợi ích thu được, và được bồi thường khi người làm thay vi phạm nghĩa vụ.
Người đi nhờ hay nghĩ rằng ký giấy xong là trút được gánh. Thực ra, uỷ quyền chỉ chuyển việc đi làm, còn hậu quả pháp lý của việc làm đúng phạm vi vẫn rơi vào chính bạn. Hiểu điều này giúp bạn viết phạm vi cho chặt và theo dõi đúng chỗ.
Nghĩa vụ ít được nghĩ tới nhất: chịu các cam kết người kia đã ký
Khi người được uỷ quyền ký một hợp đồng, nhận một khoản tiền hay nộp một hồ sơ trong đúng phạm vi bạn giao, pháp luật coi như chính bạn đã làm. Bạn không thể từ chối thực hiện chỉ vì sau đó thấy giá không vừa ý, đối tác không hợp, hay người làm thay đã không hỏi lại bạn trước khi ký.
Ví dụ giả định: chị Hoa ở Khánh Hoà uỷ quyền cho em trai cho thuê ki-ốt ở chợ, phạm vi ghi "tự quyết giá thuê, thời hạn thuê không quá ba năm". Em trai ký hợp đồng ba năm với giá chị thấy thấp. Chị không thể đơn phương đòi huỷ với người thuê, vì việc ký nằm trong phạm vi. Chị chỉ còn cách trao đổi với em trai, và nếu em có lỗi rõ ràng, chẳng hạn cố ý ký giá thấp để được người thuê "cảm ơn" riêng, thì đó là chuyện bồi thường giữa hai chị em, không ảnh hưởng tới hợp đồng thuê.
Cũng vì thế, phạm vi uỷ quyền là tấm khiên của chính bạn. Câu chữ càng mơ hồ như "toàn quyền quyết định mọi việc liên quan" thì phần bạn phải gánh càng rộng. Muốn người làm thay hỏi lại trước những quyết định lớn, hãy viết điều đó vào văn bản, đừng chỉ dặn miệng.
Cung cấp thông tin, giấy tờ và phương tiện: thiếu thì lỗi thuộc về ai
Người làm thay chỉ làm tốt được khi có đủ đồ nghề. Bên uỷ quyền nên chủ động giao, và giao đúng:
- Bản sao giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản, kèm bản gốc khi thủ tục đòi xuất trình.
- Thông tin đầy đủ, kể cả điều bất lợi: đất đang tranh chấp ranh giới, tài sản đang thế chấp, có người thừa kế khác chưa đồng ý.
- Tiền để nộp lệ phí, chi phí, hoặc cách thức ứng và hoàn lại đã thống nhất.
- Thông tin liên lạc của những người liên quan mà người làm thay cần gặp.
- Cách liên lạc với bạn khi cần ý kiến, và thời gian bạn trả lời được.
Giấu thông tin bất lợi là cách nhanh nhất để mọi việc đổ vỡ. Nếu hồ sơ bị trả, giao dịch bị huỷ vì điều bạn biết mà không nói, phần thiệt hại đó thuộc về bạn, và người làm thay còn có thể yêu cầu bạn trả chi phí họ đã bỏ ra cho phần việc vô ích.
Quyền được biết: đòi báo cáo thế nào cho đủ mà không thành soi mói
Bạn có quyền yêu cầu người được uỷ quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc. Quyền này không cần viết lại trong hợp đồng mới có, nhưng viết rõ cách báo thì đỡ cãi: báo sau mỗi mốc nào, bằng kênh nào, kèm giấy tờ gì.
Với việc ngắn như nhận một khoản tiền, một lần báo khi xong là đủ. Với việc dài như theo một bộ hồ sơ đất hay quản lý nhà cho thuê, nên hẹn một nhịp cố định, chẳng hạn mỗi tháng một bản kê ngắn: đã làm gì, đã thu gì, đã chi gì, việc gì đang chờ. Nhịp cố định có lợi cho cả hai: bạn không phải hỏi dồn, người làm thay không bị nghi ngờ vì im lặng.
Khi báo cáo thiếu, đừng vội kết luận người kia gian. Hãy yêu cầu bổ sung bằng một tin nhắn cụ thể, nêu rõ cần giấy tờ gì. Nếu yêu cầu cụ thể mà vẫn không được đáp ứng sau một thời gian hợp lý, đó mới là dấu hiệu cần tính đến chuyện chấm dứt uỷ quyền và thu hồi giấy tờ. Trước bước đó, một cuộc gọi thẳng thắn thường giải quyết được phần lớn hiểu lầm.
Quyền được giao lại và quyền đòi bồi thường
Mọi tài sản và lợi ích người được uỷ quyền thu được khi làm thay là của bạn, trừ khi đã thoả thuận khác. Bạn có quyền yêu cầu giao lại đủ, đúng hạn. Nếu đã thoả thuận người làm thay được trừ thù lao hoặc chi phí trước khi giao, bạn có quyền yêu cầu một bản kê chi tiết các khoản đã trừ.
Khi người làm thay vi phạm nghĩa vụ và gây thiệt hại, bạn có quyền đòi bồi thường. Nhưng quyền này đi kèm gánh nặng chứng minh: bạn phải chỉ ra họ đã vi phạm điều gì, bạn thiệt hại bao nhiêu, và thiệt hại đó đến từ chính vi phạm. Đó là lý do bạn nên lưu toàn bộ tin nhắn giao việc, bản kê, biên lai.
Với khoản tiền lớn, nên thoả thuận ngay từ đầu rằng mọi khoản thu thay đều được chuyển thẳng vào tài khoản đứng tên bạn, hoặc người làm thay phải chuyển lại trong một số ngày nhất định kể từ khi nhận. Khi thời hạn đó trôi qua mà chưa thấy tiền, bạn có căn cứ rõ ràng để nhắc bằng văn bản, thay vì phải tranh luận xem thế nào là "chậm". Nếu người làm thay viện lý do chưa nhận được, hãy yêu cầu họ cung cấp giấy hẹn hoặc thông báo của bên chi trả để đối chiếu.
Một điểm hay bị hiểu sai: quyền đòi bồi thường không cho phép bạn tự giữ lại tài sản của người kia để trừ, hay đăng tải chuyện riêng lên mạng để gây sức ép. Những cách đó dễ biến bạn từ người bị thiệt thành người vi phạm.
Năm thói quen của người đi nhờ khiến việc hỏng
Giao việc bằng miệng ngoài giấy. Giấy uỷ quyền ghi một việc, rồi qua điện thoại dặn thêm ba việc khác. Người làm thay hoặc làm vượt phạm vi, hoặc bị bên thứ ba từ chối vì giấy không ghi. Việc gì cần làm thì bổ sung vào văn bản đúng hình thức.
Im lặng khi được hỏi, rồi trách khi kết quả không như ý. Người làm thay nhắn hỏi có nên nhận mức giá này không, ba ngày không có hồi âm, họ quyết theo hiểu biết của mình. Sau đó trách họ tự ý là không công bằng, vì chính bạn đã bỏ lỡ cơ hội quyết định.
Tự làm song song mà không báo. Vừa uỷ quyền cho em bán xe, vừa tự rao bán và nhận cọc của người khác. Hai giao dịch chồng nhau, một bên phải bồi thường, và người làm thay bị kéo vào chuyện không phải lỗi của mình.
Đánh giá theo kết quả thay vì theo cách làm. Cơ quan chưa giải quyết xong không có nghĩa người làm thay lười. Hỏi xem họ đã làm đủ các bước chưa, có báo kịp chưa, rồi mới kết luận.
Quên thu hồi giấy khi xong việc. Giấy uỷ quyền còn thời hạn, bản gốc vẫn nằm trong ngăn kéo người khác. Phần lớn trường hợp chẳng có gì xảy ra, nhưng khi có chuyện thì hậu quả rất khó gỡ.
Hai bên đối chiếu nhau
Bảng dưới đặt quyền của bên này cạnh nghĩa vụ của bên kia, để bạn thấy mỗi điều khoản trong hợp đồng là một cặp.
| Bên uỷ quyền có quyền | Tương ứng, người được uỷ quyền phải | Bên uỷ quyền phải | Tương ứng, người được uỷ quyền có quyền |
|---|---|---|---|
| Được thông báo đầy đủ về công việc | Báo cáo việc đã làm | Cung cấp thông tin, tài liệu, phương tiện | Yêu cầu được cung cấp những thứ đó |
| Được giao lại tài sản, lợi ích thu được | Giao lại theo thoả thuận hoặc theo luật | Thanh toán chi phí hợp lý | Được hoàn chi phí hợp lý đã bỏ ra |
| Được bồi thường khi bị thiệt do vi phạm | Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ | Trả thù lao nếu có thoả thuận | Được hưởng thù lao đã thoả thuận |
| Thông tin riêng được giữ kín | Giữ bí mật thông tin biết được | Chịu cam kết đã ký trong phạm vi | Không phải tự gánh cam kết đúng phạm vi |
Nhìn theo cặp như vậy, bạn sẽ thấy nhiều tranh chấp bắt nguồn từ việc một bên chỉ nhớ quyền của mình. Bên uỷ quyền đòi báo cáo kỹ nhưng chậm hoàn tiền xe; người làm thay đòi thù lao nhưng không đưa bản kê. Viết đủ cả bốn cột vào hợp đồng là cách giữ cân bằng.
Bảng việc của bên uỷ quyền trước, trong và sau khi giao việc
Một trình tự gọn, áp dụng được cho hầu hết việc dân sự:
- Trước khi ký: liệt kê từng việc cụ thể cần làm, quyết định nào phải hỏi lại, hạn mức tiền người kia được tự chi.
- Khi ký: chọn đúng hình thức theo loại việc, đọc lại phạm vi, ghi rõ có thù lao hay không và cách thanh toán chi phí.
- Ngay sau khi ký: giao đủ giấy tờ kèm danh sách, chuyển khoản tiền chi phí ban đầu nếu đã hẹn, gửi thông tin liên lạc cần thiết.
- Trong khi làm: trả lời đúng hẹn khi được hỏi, đọc báo cáo, hoàn chi phí đúng hạn.
- Khi xong: nhận lại tài sản, giấy tờ, bản kê; đối chiếu; thanh toán phần còn lại; thu hồi bản gốc giấy uỷ quyền nếu còn thời hạn.
Bước cuối hay bị bỏ qua. Một giấy uỷ quyền còn hạn nằm trong tay người khác sau khi việc đã xong là rủi ro không cần thiết. Việc huỷ, thu hồi và báo cho bên thứ ba có trình tự riêng mà bạn nên tìm hiểu thêm.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền ký giá thấp hơn mong muốn của bạn, bạn có huỷ được hợp đồng không?
Nếu phạm vi uỷ quyền cho phép họ tự quyết giá và họ ký trong phạm vi đó, bạn phải thực hiện hợp đồng với bên thứ ba. Bạn chỉ có thể yêu cầu người làm thay bồi thường nếu chứng minh được họ có lỗi gây thiệt hại, chẳng hạn cố ý ký giá thấp vì lợi ích riêng.
Bên uỷ quyền có được yêu cầu xem toàn bộ tin nhắn người làm thay trao đổi với bên thứ ba không?
Bạn có quyền được thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc, gồm nội dung trao đổi quan trọng ảnh hưởng tới quyền lợi của bạn. Nhưng không có nghĩa là xem mọi tin nhắn riêng của họ. Nên thoả thuận trước mức độ báo cáo và loại giấy tờ cần chuyển lại.
Đã giao việc rồi, bên uỷ quyền có tự làm tiếp phần việc đó được không?
Được. Uỷ quyền không tước quyền tự làm của bạn. Nhưng nên báo cho người làm thay để tránh hai người cùng làm một việc, chẳng hạn cùng ký hai hợp đồng cho thuê một căn nhà. Nếu tự làm toàn bộ thì nên chấm dứt uỷ quyền cho rõ ràng.
Bên uỷ quyền có phải chịu trách nhiệm khi người làm thay ký vượt phạm vi không?
Nguyên tắc là phần vượt phạm vi không ràng buộc bạn, trừ khi bạn đồng ý sau đó, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc bạn có lỗi làm bên thứ ba tưởng người kia có quyền. Vì vậy, khi biết người làm thay vượt quyền, hãy phản đối sớm và bằng văn bản.
Có nên đưa bản gốc sổ đỏ cho người được uỷ quyền giữ suốt thời gian uỷ quyền?
Chỉ nên giao bản gốc khi thủ tục thực sự cần, và nhận lại ngay khi xong khâu đó. Với nhiều việc, bản sao có chứng thực là đủ. Khi giao, lập danh sách có xác nhận để sau này đòi lại có căn cứ.