Thời điểm tốt nhất để cha mẹ uỷ quyền cho con là khi cha mẹ còn minh mẫn, đi lại được và tự hiểu mình đang ký gì. Lúc đó cha mẹ có thể ra văn phòng công chứng hoặc ra uỷ ban nhân dân xã, phường, nghe đọc lại nội dung, tự quyết giao việc nào và giữ lại việc nào. Đợi tới khi cha mẹ nằm viện dài ngày hay bắt đầu nhầm lẫn mới lo thì nhiều cửa đã đóng: công chứng viên có quyền từ chối khi nghi ngờ người ký không làm chủ được hành vi, còn giấy viết tay ở nhà thì cơ quan và ngân hàng thường không nhận.
Một bộ uỷ quyền tử tế không phải một tờ giấy ghi "toàn quyền". Nó là vài văn bản tách theo nhóm việc, mỗi văn bản đúng hình thức mà bên nhận đòi, phạm vi ghi đủ cụ thể để dùng được, có thời hạn và có người dự phòng. Bài này đi theo đúng trình tự đó, dành cho gia đình có cha mẹ ngoài bảy mươi, sức khoẻ đang yếu dần nhưng đầu óc còn tỉnh táo.
Vì sao nên lập khi cha mẹ còn minh mẫn, không đợi đến lúc cần
Uỷ quyền là việc cha mẹ, với tư cách người uỷ quyền, tự nguyện giao cho con quyền nhân danh mình làm một số việc. Toàn bộ giá trị của nó dựa trên ý chí của người uỷ quyền tại thời điểm ký. Pháp luật dân sự yêu cầu người xác lập giao dịch phải có năng lực hành vi phù hợp và hoàn toàn tự nguyện. Vì vậy câu hỏi đầu tiên mà công chứng viên, cán bộ chứng thực hay nhân viên ngân hàng tự đặt ra luôn là: người già này có hiểu mình đang giao gì cho ai không.
Khi cha mẹ còn khoẻ, câu hỏi đó trả lời rất nhanh. Cha mẹ tự trình bày được tên con, việc cần giao, lý do giao. Khi cha mẹ đã yếu, mỗi buổi ký trở thành một cuộc thẩm định: người làm chứng, giấy khám, có khi phải hoãn vì hôm đó cha mẹ mệt. Còn khi cha mẹ đã mất khả năng nhận thức, uỷ quyền không còn là công cụ phù hợp nữa; gia đình phải đi đường giám hộ, chậm và nặng thủ tục hơn nhiều.
Lập sớm còn có một cái lợi ít ai nói: cha mẹ được tự chọn người. Trong một nhà nhiều con, ai là người đáng tin để giữ sổ tiết kiệm, ai gần nhà để lo giấy tờ đất, ai rành chuyện bệnh viện, cha mẹ là người biết rõ nhất. Đợi đến lúc cha mẹ không còn nói được ý mình, việc chọn người dễ thành chuyện tranh giành giữa anh chị em.
Gom việc thành bốn nhóm trước khi soạn giấy
Đừng soạn một tờ giấy ôm hết mọi việc. Cách làm gọn hơn là ngồi với cha mẹ, liệt kê những việc thường phải đi lại, rồi xếp vào bốn nhóm. Mỗi nhóm có bên nhận khác nhau và yêu cầu hình thức khác nhau.
| Nhóm việc | Ví dụ cụ thể | Bên thường phải xuất trình | Hình thức hay được yêu cầu |
|---|---|---|---|
| Giấy tờ hành chính | nộp hồ sơ, nhận kết quả, xin bản sao trích lục, cấp đổi thẻ bảo hiểm y tế | uỷ ban nhân dân xã, phường; trung tâm phục vụ hành chính công | giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký thường đủ |
| Tiền và quyền lợi định kỳ | nhận lương hưu, trợ cấp, tiền gửi đến hạn, cổ tức | cơ quan bảo hiểm xã hội, ngân hàng, công ty chứng khoán | theo mẫu hoặc yêu cầu riêng của từng nơi, nên hỏi trước |
| Nhà cửa, đất đai | làm sổ, cho thuê, trông coi, nộp thuế phí, ký giao dịch | văn phòng đăng ký đất đai, công chứng, người thuê | hợp đồng uỷ quyền công chứng khi có giao dịch về bất động sản |
| Chữa bệnh và hồ sơ y tế | làm thủ tục nhập viện, thanh toán bảo hiểm y tế, xin bản sao bệnh án | bệnh viện, phòng khám | giấy uỷ quyền có chứng thực; ý kiến chuyên môn do người bệnh tự quyết khi còn tỉnh |
Cột cuối là thực tế thường gặp, không phải quy tắc cứng. Mỗi cơ quan, mỗi ngân hàng có thể đòi cao hơn. Trước khi đi ký, con nên gọi hoặc ghé chính nơi sẽ nhận giấy để hỏi họ chấp nhận hình thức nào, tránh cảnh làm xong bị trả về.
Giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký hay hợp đồng uỷ quyền công chứng
Giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký. Cha mẹ tự ký tên trước mặt người chứng thực ở uỷ ban nhân dân xã, phường hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng. Người chứng thực chỉ xác nhận chữ ký là của cha mẹ, không chịu trách nhiệm về nội dung. Hình thức này hợp với việc uỷ quyền không có thù lao, không chuyển quyền sở hữu tài sản, không định đoạt nhà đất, ví dụ nộp hồ sơ, nhận giấy tờ, nhận kết quả.
Hợp đồng uỷ quyền công chứng. Cả cha mẹ và con cùng ký trước công chứng viên. Công chứng viên kiểm tra năng lực, sự tự nguyện và nội dung, rồi chứng nhận. Đây là hình thức gần như bắt buộc trong thực tế khi việc giao có liên quan đến nhà đất, tài sản phải đăng ký, hoặc khi hai bên có thoả thuận thù lao, bồi thường. Hai bên đều phải có mặt, nên nếu con ở xa thì phải sắp xếp ngày về.
Giấy viết tay không chứng thực. Có giá trị giữa hai người trong nhà, và một số nơi nhận cho việc nhỏ như lấy hàng, nhận thư bảo đảm. Nhưng cơ quan nhà nước và ngân hàng gần như không chấp nhận. Đừng coi đây là phương án chính cho cha mẹ già yếu.
Chọn theo việc, không chọn theo thói quen. Nhiều gia đình làm luôn hợp đồng công chứng cho mọi việc cho chắc. Cách đó không sai nhưng tốn công, và khi cần đổi một chi tiết nhỏ lại phải mời cả hai bên đi công chứng lại. Tách thành văn bản nhỏ theo nhóm thì sau này sửa, huỷ từng phần dễ hơn.
Trình tự một buổi làm giấy cho cha mẹ
Ví dụ giả định: bà Hạnh, bảy mươi tám tuổi, sống ở một phường của Thanh Hoá, có con trai ở gần và con gái làm việc ở Hà Nội. Trình tự dưới đây là cách nhà bà có thể làm trong một buổi sáng.
- Tối hôm trước, ngồi cùng bà đọc lại danh sách việc cần giao, hỏi bà muốn giao cho ai, có việc nào bà muốn giữ lại tự làm. Ghi ra giấy nháp bằng lời của bà.
- Gọi trước cho văn phòng công chứng hoặc bộ phận một cửa của phường, hỏi giờ làm, giấy tờ cần mang, có cần đặt lịch không.
- Chuẩn bị bản chính căn cước của bà và của người con nhận uỷ quyền, giấy tờ tài sản liên quan nếu có (sổ đỏ, sổ tiết kiệm), giấy tờ chứng minh quan hệ khi nơi nhận hỏi.
- Đi vào buổi sáng, khi bà tỉnh táo nhất. Mang theo nước, thuốc đang uống, ghế nếu bà khó ngồi lâu.
- Tại nơi ký, để bà tự trả lời câu hỏi của người tiếp nhận. Con đứng cạnh nhưng không trả lời thay; người tiếp nhận cần nghe chính bà nói.
- Nghe đọc lại toàn bộ nội dung, sửa ngay chỗ sai chính tả tên, số giấy tờ, địa chỉ. Một chữ sai trong số căn cước là đủ để nơi nhận trả hồ sơ.
- Nhận đủ số bản, chụp lại để lưu, bản chính cất ở nơi cả nhà biết.
Ghi phạm vi thế nào để dùng được mà không quá rộng
Phạm vi là phần quan trọng nhất của văn bản. Ghi mơ hồ thì nơi nhận không chấp nhận; ghi quá rộng thì cha mẹ mất kiểm soát. Một số nguyên tắc khi viết:
- Nêu từng việc bằng động từ cụ thể: "nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp đổi thẻ bảo hiểm y tế", không viết "lo các việc giấy tờ".
- Gắn với tài sản cụ thể khi có tài sản: số sổ tiết kiệm, số thửa đất, địa chỉ nhà, không viết "toàn bộ tài sản".
- Tách việc quản lý khỏi việc định đoạt: được cho thuê, thu tiền thuê là một chuyện; được bán, tặng, thế chấp là chuyện khác hẳn, và với cha mẹ già yếu thì việc định đoạt nên để riêng, cân nhắc kỹ.
- Ghi rõ người được uỷ quyền có được uỷ quyền lại cho người khác hay không. Nếu không muốn, ghi thẳng là không.
- Ghi nghĩa vụ báo lại: con phải báo cho cha mẹ kết quả từng việc, giao lại giấy tờ, tiền nhận thay.
- Tránh cụm "toàn quyền quyết định", "thay mặt trong mọi giao dịch" trừ khi cha mẹ thật sự hiểu và muốn như vậy.
Câu chữ càng cụ thể thì người được uỷ quyền càng dễ làm việc, vì cán bộ tiếp nhận không phải đoán ý. Đây là điểm nhiều gia đình hiểu ngược: tưởng ghi rộng thì tiện, thực tế ghi rộng lại hay bị hỏi thêm.
Thời hạn, người dự phòng và lúc nên làm lại
Văn bản nên có thời hạn rõ, ví dụ hai năm hoặc ba năm, hoặc gắn với việc cụ thể đến khi hoàn thành. Nếu không ghi, pháp luật dân sự có quy định thời hạn mặc định cho việc uỷ quyền, nhưng nhiều nơi tiếp nhận lại có yêu cầu riêng về độ mới của giấy. Ghi hạn rõ giúp cả nhà nhớ lịch xem lại, đồng thời giới hạn rủi ro nếu giấy bị thất lạc.
Nên có người dự phòng. Nếu chỉ uỷ quyền cho một người con mà người đó ốm, đi công tác dài ngày hay xảy ra mâu thuẫn, cha mẹ lại phải đi ký giấy mới trong lúc sức khoẻ có thể đã yếu hơn. Cách đơn giản là lập thêm một văn bản cho người con thứ hai với cùng phạm vi, hoặc ghi rõ thứ tự trong một văn bản. Cách chia việc giữa nhiều con có bài riêng trong chuyên mục này.
Nên làm lại khi một trong các điều sau xảy ra: đổi căn cước, đổi địa chỉ thường trú, bán hoặc mua tài sản, con được uỷ quyền chuyển đi xa, hoặc cha mẹ muốn đổi người. Mỗi lần làm lại, nhớ thu hồi bản cũ và báo cho những nơi đã từng nhận bản cũ. Hiệu lực của việc huỷ, chấm dứt uỷ quyền là đề tài riêng, ở đây chỉ nhắc để không quên bước báo cho bên thứ ba.
Những việc uỷ quyền không lo được
Uỷ quyền có giới hạn tự nhiên. Một số việc gắn với nhân thân, cha mẹ phải tự làm: lập di chúc, đăng ký kết hôn, thu nhận vân tay và ảnh khuôn mặt khi làm căn cước. Con có thể chở cha mẹ đi, chuẩn bị giấy tờ, nhưng không thể ký thay. Những việc này nên làm trong giai đoạn cha mẹ còn đi lại được.
Uỷ quyền cũng không thay được giám hộ. Khi cha mẹ không còn nhận thức và làm chủ hành vi của mình, việc đại diện cho cha mẹ chuyển sang con đường giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật, phải qua toà án tuyên và đăng ký theo thủ tục riêng. Pháp luật dân sự cho phép người thành niên còn đủ năng lực tự chọn trước người giám hộ cho mình bằng văn bản công chứng hoặc chứng thực. Với cha mẹ ngoài bảy mươi, nên tính luôn việc này trong cùng đợt.
Cuối cùng, uỷ quyền không phải cách chia tài sản. Nếu cha mẹ muốn để nhà cho một người con, công cụ đúng là tặng cho hoặc di chúc, không phải hợp đồng uỷ quyền có chữ "định đoạt". Giấy uỷ quyền chấm dứt khi người uỷ quyền qua đời, và tài sản lúc đó trở thành di sản để chia theo pháp luật về thừa kế.
Câu hỏi thường gặp
Cha mẹ không biết chữ có lập uỷ quyền được không?
Được. Khi công chứng hoặc chứng thực, người không đọc, không viết được sẽ điểm chỉ thay chữ ký và thường cần thêm người làm chứng đủ điều kiện. Công chứng viên hoặc người chứng thực sẽ đọc lại toàn bộ nội dung cho cha mẹ nghe trước khi điểm chỉ. Nên báo trước để nơi tiếp nhận chuẩn bị.
Con ở nước ngoài thì cha mẹ uỷ quyền cho con được không?
Được, nhưng thực tế bất tiện vì nhiều việc cần người có mặt ở Việt Nam. Với cha mẹ già yếu, nên uỷ quyền cho người con hoặc người thân đang sống gần, còn người con ở xa giữ vai trò dự phòng hoặc giám sát. Hợp đồng uỷ quyền công chứng cần cả hai bên ký, nên phải tính lịch về nước.
Có cần giấy khám sức khoẻ tâm thần khi cha mẹ uỷ quyền không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Công chứng viên tự đánh giá qua trao đổi trực tiếp. Chỉ khi có dấu hiệu nghi ngờ thì công chứng viên mới đề nghị làm rõ, có thể yêu cầu giám định. Tuy vậy với người rất cao tuổi, gia đình nên giữ hồ sơ khám định kỳ gần nhất để phòng tranh chấp sau này.
Cha mẹ có thể uỷ quyền cho con dâu, con rể không?
Có. Người được uỷ quyền chỉ cần là người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không bắt buộc là con ruột. Nhiều nhà chọn con dâu vì là người trực tiếp chăm sóc. Điều cần cân nhắc là sự đồng thuận trong gia đình, nên nói rõ với các con khác để tránh hiểu lầm.
Một giấy uỷ quyền dùng được ở nhiều nơi không?
Có thể, nếu phạm vi ghi đủ các việc đó và hình thức đáp ứng nơi cao nhất. Nhưng nhiều cơ quan giữ bản chính lại trong hồ sơ, nên nên làm nhiều bản ngay từ đầu. Thực tế dễ dùng hơn khi tách thành vài văn bản theo nhóm việc, mỗi bản giao đúng nơi cần.
Cha mẹ đã uỷ quyền rồi có còn tự làm việc đó được không?
Vẫn được. Uỷ quyền không tước quyền của người uỷ quyền. Cha mẹ vẫn tự đi nhận lương hưu, tự ký giấy tờ nếu muốn. Chỉ cần báo lại để con không làm trùng, và nếu cha mẹ muốn rút lại quyền đã giao thì làm thủ tục chấm dứt, báo cho các nơi liên quan.