Để người thân cho thuê và quản lý nhà khi bạn đi xa, bạn lập một văn bản uỷ quyền ghi rõ các việc: tìm người thuê, ký và chấm dứt hợp đồng thuê, nhận tiền cọc và tiền thuê, sửa chữa trong một hạn mức, làm việc với tổ dân phố và cơ quan khi cần. Bạn vẫn là bên cho thuê trong hợp đồng; người được uỷ quyền chỉ ký nhân danh bạn.
Nhà cho thuê là việc kéo dài nhiều năm, có tiền ra vào hằng tháng, nên phần quan trọng nhất không nằm ở chữ ký ban đầu mà ở cách hai bên báo cáo, giữ tiền và xử lý sự cố. Bài này đi qua từng khâu và các điều khoản nên có.
Người quản lý nhà đứng ở đâu trong quan hệ thuê
Khi người được uỷ quyền ký hợp đồng thuê, họ đại diện cho bạn. Hợp đồng thuê ghi bên cho thuê là bạn, kèm dòng người đại diện theo uỷ quyền. Người thuê có quyền đòi bạn thực hiện nghĩa vụ của bên cho thuê, ví dụ sửa chữa hư hỏng lớn, trả lại tiền cọc khi hết hạn. Người quản lý làm sai thì về nguyên tắc bạn vẫn phải chịu với người thuê trong phạm vi đã uỷ quyền, rồi tự giải quyết với người quản lý.
Điều này có hai hệ quả thực tế. Thứ nhất, bạn cần biết hợp đồng thuê nào đang được ký nhân danh mình: số tiền, thời hạn, tiền cọc, điều kiện chấm dứt. Thứ hai, người thuê cũng nên được xem bản sao văn bản uỷ quyền, để họ yên tâm rằng người cầm chìa khoá thật sự có quyền cho thuê.
Ví dụ giả định: chị Lan sang Hàn Quốc làm việc ba năm, giao căn nhà ở Hải Phòng cho em trai quản lý. Hợp đồng thuê ghi bên cho thuê là chị Lan, người đại diện là em trai theo hợp đồng uỷ quyền đã công chứng. Khi người thuê đòi sửa mái, họ biết rõ nghĩa vụ là của chị Lan, còn em trai là người thay chị liên hệ thợ và báo chị quyết.
Với nhà ở cho thuê giữa cá nhân với nhau, theo nguyên tắc hiện hành việc công chứng hợp đồng thuê thường không bắt buộc, trừ khi các bên muốn. Còn văn bản uỷ quyền, nên ít nhất có chứng thực chữ ký để người thuê và các nơi liên quan chấp nhận; nếu nhà có giá trị cho thuê lớn hoặc thời hạn dài, hợp đồng uỷ quyền công chứng chặt chẽ hơn. Đối chiếu quy định hiện hành nếu bạn cho thuê để kinh doanh lưu trú.
Các quyền nên ghi trong văn bản uỷ quyền quản lý nhà
Quyền tìm và chọn người thuê. Ghi điều kiện bạn đặt ra: cho thuê để ở hay để kinh doanh, có cho thuê cho nhóm đông người không, giá thuê tối thiểu, thời hạn thuê tối đa mà người quản lý được tự ký.
Quyền ký, gia hạn, chấm dứt hợp đồng thuê. Ghi rõ người quản lý được ký hợp đồng mới, ký phụ lục gia hạn, và được chấm dứt hợp đồng khi người thuê vi phạm. Nếu không ghi quyền chấm dứt, đến lúc người thuê nợ tiền nhiều tháng người quản lý cũng không xử lý được.
Quyền nhận tiền cọc, tiền thuê và cách giữ tiền. Ghi tiền thuê chuyển vào tài khoản nào, tiền cọc ai giữ. Cách ít tranh chấp nhất là cả hai khoản chuyển thẳng vào tài khoản của bạn.
Quyền sửa chữa trong hạn mức. Ví dụ giả định: được tự sửa chữa nhỏ đến năm triệu đồng mỗi lần mà không cần hỏi. Hư hỏng lớn như thấm mái, hỏng kết cấu thì báo lại.
Quyền làm việc với tổ dân phố, công an khu vực, điện lực, cấp nước. Người thuê đăng ký tạm trú thường cần ý kiến đồng ý của chủ nhà hoặc người được chủ nhà uỷ quyền. Đổi tên hợp đồng điện nước, xử lý hoá đơn cũng cần quyền này.
Những việc không được làm. Không được cho thuê lại toàn bộ cho một người để người đó tự cho thuê tiếp, không được thế chấp, bán, tặng cho, không được dùng nhà làm tài sản bảo đảm cho bất kỳ khoản vay nào.
Khi có sự cố: ai làm gì
Phần lớn tranh cãi giữa chủ nhà và người quản lý nảy sinh lúc có sự cố, vì không ai nói trước ai phải quyết. Bảng sau là cách phân công nên thống nhất từ đầu.
| Sự cố | Người quản lý tự xử lý | Báo chủ nhà quyết | Giấy tờ cần giữ |
|---|---|---|---|
| Hỏng điện nước, khoá cửa | Gọi thợ, sửa trong hạn mức | Khi vượt hạn mức | Hoá đơn, ảnh trước và sau |
| Người thuê chậm tiền vài ngày | Nhắc nhở | Khi chậm quá thời gian thoả thuận | Tin nhắn nhắc |
| Người thuê muốn trả nhà trước hạn | Nhận đề nghị, kiểm tra nhà | Việc trừ tiền cọc | Biên bản bàn giao, ảnh hiện trạng |
| Hàng xóm phản ánh ồn, mất vệ sinh | Nói chuyện với người thuê | Khi phải chấm dứt hợp đồng | Ghi chép thời gian, nội dung |
| Cơ quan đến kiểm tra cư trú hoặc an toàn cháy nổ | Tiếp, cung cấp giấy tờ | Khi bị yêu cầu khắc phục tốn kém | Biên bản làm việc |
| Thấm dột, nứt tường | Ghi nhận, chụp ảnh | Luôn báo | Ảnh, đánh giá của thợ |
Có bảng này, người quản lý biết khi nào được tự làm, còn bạn không bị gọi về cho từng chuyện nhỏ.
Tiền: dòng tiền rõ thì quan hệ người thân mới bền
Nhiều chuyện mất lòng trong gia đình bắt đầu từ việc người quản lý thu tiền mặt, trừ dần chi phí sửa chữa, rồi cuối năm hai bên tính không khớp. Không ai gian lận, chỉ là không ai ghi chép. Cách phòng đơn giản là tách bạch ngay từ đầu: tiền thuê đi thẳng vào tài khoản của bạn; chi phí sửa chữa người quản lý ứng trước rồi gửi hoá đơn, bạn chuyển trả.
Nếu bạn trả thù lao cho người quản lý, hãy ghi rõ mức thù lao và cách tính, ví dụ một tỷ lệ trên tiền thuê thu được hoặc một khoản cố định mỗi tháng. Nếu là người thân làm không lấy tiền, vẫn nên ghi "không có thù lao" để sau này không ai hiểu khác.
Phần thuế đối với thu nhập từ cho thuê nhà là nghĩa vụ của bạn với tư cách bên cho thuê. Người quản lý có thể khai và nộp thay nếu được uỷ quyền, nhưng cách khai, ngưỡng phải nộp và mức thuế cần đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý nơi có nhà. Đừng mặc định người quản lý đã lo phần này nếu văn bản uỷ quyền không nói.
Một thói quen tốt: mỗi quý người quản lý gửi bạn một bảng ngắn gồm tiền thuê đã thu, chi phí đã chi, hợp đồng nào sắp hết hạn, hư hỏng nào đang chờ sửa. Bảng đó cũng là bằng chứng bảo vệ chính người quản lý.
Chọn người quản lý: người thân hay đơn vị quản lý chuyên nghiệp
Phần lớn gia đình giao nhà cho người thân: anh chị em, cha mẹ, hàng xóm thân. Lợi thế là tin cậy và gần gũi, nhưng người thân thường ngại đòi tiền, ngại chấm dứt hợp đồng với người thuê quen, và không quen giữ sổ sách. Đến khi người thuê nợ ba tháng, người thân vẫn chưa nói được câu nào.
Một số chủ nhà, nhất là có nhiều căn hộ ở Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh, chọn đơn vị quản lý cho thuê chuyên nghiệp. Khi đó quan hệ thường là hợp đồng dịch vụ quản lý, có kèm uỷ quyền ký hợp đồng thuê. Bạn cần đọc kỹ ai giữ tiền, bao lâu đối soát một lần, đơn vị đó có được tự cho thuê lại hay không, và khi chấm dứt dịch vụ thì hợp đồng thuê đang chạy xử lý thế nào.
Dù chọn ai, nguyên tắc vẫn giống nhau: phạm vi ghi rõ, tiền đi qua tài khoản của bạn, có lịch báo cáo. Người quản lý giỏi không phải người làm mọi việc mà không hỏi, mà là người biết việc nào phải hỏi.
Trình tự bàn giao nhà cho người quản lý trước khi đi
Một buổi bàn giao cẩn thận tiết kiệm rất nhiều cuộc gọi sau này:
- Ký văn bản uỷ quyền theo hình thức đã chọn, mỗi bên giữ một bản gốc.
- Lập biên bản bàn giao nhà: tình trạng từng phòng, đồ đạc, đồng hồ điện nước, kèm ảnh chụp có ngày.
- Giao chìa khoá có đếm số lượng, ghi vào biên bản.
- Đưa người quản lý bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, giữ bản gốc ở chỗ bạn hoặc nơi an toàn khác.
- Thống nhất tài khoản nhận tiền thuê, hạn mức sửa chữa, lịch báo cáo.
- Giới thiệu người quản lý với tổ trưởng dân phố, hàng xóm sát vách để họ biết ai là người liên hệ.
- Lưu lại thông tin liên lạc của thợ điện nước quen, đơn vị quản lý toà nhà nếu là căn hộ chung cư.
Giữ bản gốc sổ hồng ở chỗ bạn là bước đáng chú ý nhất: quản lý nhà cho thuê không cần bản gốc, và bớt một rủi ro sổ bị dùng vào việc khác.
Căn hộ chung cư và nhà cho thuê để kinh doanh: thêm vài điểm
Với căn hộ chung cư hoặc nhà cho thuê làm cửa hàng, văn phòng, văn bản uỷ quyền cần nói thêm:
- Quyền làm việc với ban quản lý toà nhà: đăng ký thẻ ra vào cho người thuê, đóng phí dịch vụ, đăng ký xe.
- Quyền tham dự hội nghị nhà chung cư thay bạn nếu muốn, và biểu quyết theo chỉ dẫn của bạn.
- Với cho thuê kinh doanh: quyền đồng ý cho người thuê cải tạo mặt bằng, treo biển, và điều kiện khôi phục hiện trạng khi trả.
- Quyền đồng ý cho người thuê dùng địa chỉ làm trụ sở đăng ký kinh doanh, vì việc này để lại hệ quả sau khi hết hợp đồng.
- Yêu cầu về an toàn phòng cháy chữa cháy với mô hình cho thuê nhiều phòng, nên hỏi cơ quan có thẩm quyền ở địa phương.
Những quyền này nằm ngoài việc cho thuê để ở thông thường, nên chỉ ghi khi bạn thật sự muốn giao.
Câu hỏi thường gặp
Người quản lý có được ký hợp đồng thuê dài hơn thời hạn uỷ quyền không?
Không nên. Hợp đồng thuê ký nhân danh bạn vẫn ràng buộc bạn, nhưng nếu thời hạn uỷ quyền đã hết mà còn nhiều việc phải xử lý với người thuê, sẽ không ai có quyền đại diện. Nên giới hạn thời hạn thuê người quản lý được tự ký, dài hơn thì phải hỏi bạn.
Tiền cọc của người thuê nên để ai giữ?
Nên để bạn giữ, chuyển vào tài khoản của bạn. Khi người thuê trả nhà, người quản lý kiểm tra và đề xuất số tiền trừ, bạn quyết và hoàn trả. Như vậy người quản lý không phải giữ một khoản tiền lớn của người khác.
Người thuê làm hỏng nhà thì người quản lý có được trừ tiền cọc không?
Chỉ khi văn bản uỷ quyền cho phép và hợp đồng thuê có điều khoản trừ cọc. Người quản lý nên lập biên bản có ảnh chụp, có chữ ký người thuê, và báo bạn trước khi trừ để tránh tranh chấp.
Không có văn bản uỷ quyền, người thân chỉ cầm chìa khoá cho thuê có sao không?
Có rủi ro cho cả ba bên. Người thuê không chắc người đó có quyền, khó đăng ký tạm trú. Người thân không có căn cứ để ký, thu tiền, chấm dứt hợp đồng. Bạn khó đòi người thân giải trình khi có chuyện. Một văn bản uỷ quyền ngắn đã giải quyết được phần lớn những việc này.
Người quản lý muốn cho chính người nhà của mình thuê thì có được không?
Đây là tình huống người đại diện có lợi ích riêng. Nên quy định trong văn bản uỷ quyền rằng trường hợp người thuê là người thân của người quản lý thì phải được bạn đồng ý bằng văn bản, kèm giá thuê cụ thể.
Về nước, muốn tự quản lý lại nhà thì làm thế nào?
Bạn chấm dứt uỷ quyền, báo cho người quản lý và cho người thuê biết từ nay liên hệ trực tiếp với bạn. Nhận lại chìa khoá, hợp đồng thuê, chứng từ thu chi. Việc chấm dứt và thông báo cho bên thứ ba có bài riêng nói kỹ hơn.