Bạn hoàn toàn có thể uỷ quyền cho người khác làm thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu: nộp hồ sơ, dẫn cán bộ đo đạc, ký biên bản xác định ranh giới, nhận thông báo nghĩa vụ tài chính, nộp tiền thay và nhận giấy chứng nhận. Điều kiện là văn bản uỷ quyền phải ghi đủ từng việc đó, và nên được công chứng hoặc chứng thực chữ ký để nơi tiếp nhận chấp nhận ngay.
Người đứng tên trên sổ vẫn là bạn, không phải người làm thay. Uỷ quyền chỉ chuyển việc đi lại và ký giấy tờ thủ tục, không chuyển quyền sử dụng đất. Bài dưới đây đi theo đúng thứ tự một hồ sơ cấp sổ lần đầu và chỉ ra ở mỗi khâu người được uỷ quyền cần cầm gì, ký gì, và chỗ nào hay bị trả lại.
Vì sao làm sổ lần đầu là việc rất hay phải nhờ người
Phần lớn thửa đất chưa có sổ hiện nay là đất ở nông thôn, đất vườn ông bà để lại, đất khai hoang từ lâu hoặc đất mua bằng giấy tay từ trước. Chủ đất thì thường đã đi làm ở thành phố, ở tỉnh khác hoặc ra nước ngoài. Một hồ sơ cấp sổ lần đầu lại kéo dài, có nhiều lần phải có mặt: lúc nộp, lúc đo đạc, lúc niêm yết công khai, lúc nhận thông báo nộp tiền, lúc nhận sổ. Người ở xa không thể về đủ từng lần.
Ví dụ giả định: anh Hùng làm việc ở Thành phố Hồ Chí Minh, có mảnh đất vườn ở một xã của Đắk Lắk do cha mẹ cho từ lâu nhưng chưa từng làm sổ. Em gái anh ở gần đó, quen hàng xóm giáp ranh, biết đường đi đến từng mốc ranh. Giao cho em gái làm là hợp lý: người làm thay ở gần đất, hiểu nguồn gốc đất, gặp được cán bộ địa chính và hàng xóm khi cần ký xác nhận ranh giới.
Điều cần nhớ ngay từ đầu: người làm thay càng hiểu nguồn gốc đất thì hồ sơ càng ít vướng. Khi chọn người, bạn nên ưu tiên người biết lịch sử sử dụng thửa đất hơn là người rảnh thời gian nhưng không biết gì về mảnh đất.
Các khâu của hồ sơ và việc người được uỷ quyền phải làm
Trình tự cụ thể và nơi tiếp nhận có thể khác nhau giữa các địa phương, nhất là sau khi sắp xếp chính quyền hai cấp. Bảng dưới là khung chung để bạn đối chiếu với hướng dẫn của bộ phận một cửa nơi có đất.
| Khâu | Việc người làm thay làm | Giấy tờ cần cầm | Chỗ hay vướng |
|---|---|---|---|
| Nộp hồ sơ | Nộp đơn đề nghị cấp sổ, giấy tờ về nguồn gốc đất, nhận phiếu hẹn | Văn bản uỷ quyền, giấy tờ tuỳ thân của người làm thay, bản sao giấy tờ của chủ đất | Đơn phải ghi thông tin chủ đất, người làm thay chỉ ký với tư cách người được uỷ quyền |
| Đo đạc, xác định ranh giới | Dẫn cán bộ đo ra thửa đất, chỉ mốc, mời hàng xóm ký xác nhận | Văn bản uỷ quyền có ghi rõ quyền ký biên bản ranh giới | Hàng xóm chưa đồng ý ranh, người làm thay tự nhượng một phần ranh mà chủ đất không biết |
| Kiểm tra, niêm yết | Theo dõi kết quả niêm yết công khai, giải trình khi có ý kiến | Giấy tờ nguồn gốc bản gốc để đối chiếu | Có người nhận chung đất hoặc khiếu nại trong thời gian niêm yết |
| Nghĩa vụ tài chính | Nhận thông báo, nộp tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ nếu có | Văn bản uỷ quyền ghi quyền nhận thông báo và nộp tiền | Số tiền lớn hơn dự kiến, người làm thay không được quyền tự xin ghi nợ hay miễn giảm |
| Nhận sổ | Ký nhận giấy chứng nhận, kiểm tra thông tin in trên sổ | Phiếu hẹn, văn bản uỷ quyền, giấy tờ tuỳ thân | Nơi trả kết quả đòi văn bản uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực |
Đọc bảng này bạn sẽ thấy: nếu văn bản uỷ quyền chỉ ghi chung chung "làm thủ tục cấp sổ đỏ", người làm thay vẫn có thể bị hỏi lại ở khâu ký biên bản ranh giới hoặc khâu xin ghi nợ tiền sử dụng đất. Ghi rõ từng việc giúp tránh những lần quay về hỏi ý kiến.
Phạm vi uỷ quyền nên ghi những việc gì
Mô tả thửa đất cho đủ để nhận diện. Ghi địa chỉ thửa đất theo tên xã, tỉnh hiện hành, kèm tên cũ nếu giấy tờ gốc dùng tên trước khi sắp xếp; ghi số thửa, tờ bản đồ nếu đã có từ hồ sơ đo đạc trước đó; ghi diện tích ước tính và giấy tờ nguồn gốc đang có.
Liệt kê việc được làm theo động từ cụ thể. Nộp, bổ sung, rút hồ sơ; ký đơn; chỉ ranh, ký biên bản xác định ranh giới mốc giới; nhận thông báo nghĩa vụ tài chính; nộp tiền; nhận giấy chứng nhận. Mỗi động từ là một việc mà nơi tiếp nhận có thể hỏi.
Ghi rõ việc KHÔNG được làm. Ví dụ: không được tự thoả thuận nhường hoặc nhận thêm ranh với hàng xóm khi chưa có ý kiến bằng văn bản của chủ đất; không được đề nghị ghi tên người khác trên sổ; không được chuyển nhượng, thế chấp, cho thuê thửa đất.
Ghi cách xử lý tiền. Nếu bạn chuyển tiền cho người làm thay để nộp tiền sử dụng đất, ghi rõ người làm thay phải giữ biên lai, chụp gửi lại cho bạn. Nếu muốn xin ghi nợ hoặc miễn giảm theo chính sách, ghi rõ người làm thay được đề nghị thay bạn.
Ghi thời hạn đủ dài. Hồ sơ cấp sổ lần đầu có thể kéo dài nhiều tháng nếu phải đo lại, bổ sung giấy tờ hoặc giải quyết ý kiến khi niêm yết. Ghi thời hạn khoảng một năm hoặc "đến khi hoàn thành việc nhận giấy chứng nhận" để không phải làm lại giấy giữa chừng.
Chọn giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký hay hợp đồng uỷ quyền công chứng
Với việc chỉ là đi nộp và nhận hồ sơ hành chính, về nguyên lý một giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký thường là đủ. Chứng thực chữ ký có thể làm ở uỷ ban nhân dân cấp xã nơi bạn đang ở, hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng. Bạn ký trước mặt người thực hiện chứng thực, và nhớ mang giấy tờ tuỳ thân còn hạn.
Tuy vậy, thực tế ở nhiều nơi, bộ phận tiếp nhận hồ sơ đất đai hoặc nơi trả kết quả vẫn yêu cầu hợp đồng uỷ quyền có công chứng khi việc uỷ quyền gồm cả ký biên bản ranh giới và nộp tiền. Hợp đồng uỷ quyền công chứng có chữ ký của cả hai bên, nên người làm thay cũng cam kết trách nhiệm của mình, điều mà giấy uỷ quyền một chiều không có.
Cách làm ít rủi ro nhất: trước khi ký, nhờ người thân ở gần đất ghé bộ phận một cửa nơi có đất hỏi một câu đơn giản, "người được uỷ quyền làm hồ sơ cấp sổ lần đầu thì cần văn bản uỷ quyền loại nào". Câu trả lời ở chính nơi sẽ nhận hồ sơ quan trọng hơn mọi bài viết chung. Nếu bạn ở nước ngoài, hình thức ký sẽ khác, phần đó có bài riêng trong chuyên mục uỷ quyền từ nước ngoài.
Những lỗi người làm thay hay mắc
Đây là các lỗi gặp nhiều nhất khi chủ đất không có mặt, và đa số xuất phát từ việc hai bên không thống nhất trước:
- Ký đơn bằng tên mình như thể là chủ đất, thay vì ghi rõ "người được uỷ quyền" kèm số, ngày của văn bản uỷ quyền.
- Tự đồng ý một đường ranh khác với hiện trạng mà chủ đất biết, chỉ để hàng xóm chịu ký cho nhanh.
- Không đọc kỹ thông tin in trên sổ khi nhận: sai tên, sai năm sinh, sai số giấy tờ tuỳ thân, sai mục đích sử dụng đất.
- Nộp thiếu bản gốc giấy tờ nguồn gốc vì chủ đất giữ ở thành phố, khiến hồ sơ bị trả lại hoặc chậm.
- Không báo lại cho chủ đất khi có ý kiến phản đối trong thời gian niêm yết, để đến lúc hồ sơ bị dừng mới biết.
- Giữ sổ đỏ sau khi nhận quá lâu, không giao lại cho chủ đất, tạo ra nghi ngờ không đáng có trong gia đình.
Phần lớn các lỗi trên được chặn bằng hai việc: ghi phạm vi uỷ quyền rõ, và thống nhất một lịch báo cáo, ví dụ mỗi khi xong một khâu thì chụp giấy tờ gửi cho bạn.
Trình tự gợi ý từ lúc chuẩn bị đến lúc nhận sổ
Áp dụng cho trường hợp chủ đất ở tỉnh khác, người làm thay ở gần thửa đất:
- Chủ đất gom giấy tờ nguồn gốc đất đang có, chụp rõ từng trang gửi cho người làm thay để họ hỏi trước bộ phận một cửa xem hồ sơ thiếu gì.
- Người làm thay hỏi nơi tiếp nhận về hình thức văn bản uỷ quyền được chấp nhận và danh sách giấy tờ.
- Chủ đất ký văn bản uỷ quyền tại nơi mình đang ở, theo hình thức đã hỏi, ghi đủ phạm vi như mục trên.
- Chủ đất gửi bản gốc văn bản uỷ quyền và bản gốc giấy tờ nguồn gốc qua đường bưu chính có theo dõi, giữ lại bản chụp.
- Người làm thay nộp hồ sơ, chụp phiếu hẹn gửi lại chủ đất.
- Khi đo đạc, người làm thay chỉ ranh theo hiện trạng đã thống nhất, gọi điện cho chủ đất nếu hàng xóm có ý kiến khác.
- Nhận thông báo nghĩa vụ tài chính, gửi cho chủ đất xem trước khi nộp tiền.
- Nhận sổ, kiểm tra từng dòng thông tin ngay tại quầy, rồi giao sổ lại cho chủ đất theo cách hai bên đã thống nhất.
Trình tự này thêm vài lần chụp ảnh và gọi điện, nhưng đổi lại bạn luôn biết hồ sơ đang ở đâu và không phải nghe tin bất ngờ.
Khi nào việc làm sổ không nên chỉ giao cho người thân
Có những hồ sơ cấp sổ lần đầu không đơn giản là đi nộp và chờ. Đất có nguồn gốc lấn chiếm hoặc đang có người khác nhận là của mình, đất nằm trong khu vực đã có quy hoạch thu hồi, đất mua bằng giấy tay qua nhiều đời chủ, đất thừa kế mà anh chị em chưa thống nhất chia, hoặc diện tích đo thực tế chênh nhiều so với giấy tờ. Những trường hợp này cần người hiểu luật đất đai đọc hồ sơ trước.
Trong các trường hợp đó, bạn vẫn có thể uỷ quyền cho người thân đi lại, nhưng nên có thêm một người làm nghề tư vấn pháp lý hoặc luật sư xem giấy tờ và định hướng. Người thân lo phần đi lại và quen biết địa phương, người làm nghề lo phần lập luận khi hồ sơ bị hỏi.
Còn nếu đất có tranh chấp đã đến mức hoà giải ở xã hoặc khởi kiện, việc đại diện tham gia tranh chấp là một loại uỷ quyền khác, cần hình thức và phạm vi riêng. Đừng dùng văn bản uỷ quyền làm sổ để đi đại diện trong tranh chấp, nơi tiếp nhận sẽ không chấp nhận và bạn mất thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền làm sổ có được đứng tên trên sổ thay chủ đất không?
Không. Uỷ quyền chỉ cho phép người đó làm thủ tục nhân danh bạn. Sổ cấp cho người có quyền sử dụng đất, tức là bạn. Nếu muốn người khác đứng tên thì phải là một giao dịch chuyển quyền như tặng cho hay chuyển nhượng, có thủ tục và nghĩa vụ tài chính riêng.
Vợ chồng cùng có quyền với thửa đất thì một người uỷ quyền có đủ không?
Nếu đất là tài sản chung của vợ chồng và sổ sẽ ghi tên cả hai, nơi tiếp nhận thường yêu cầu cả hai cùng ký đơn hoặc cùng uỷ quyền. Cách gọn là hai vợ chồng cùng ký một văn bản uỷ quyền cho người làm thay, ghi rõ đất là tài sản chung.
Người làm thay có được tự xin ghi nợ tiền sử dụng đất không?
Chỉ khi văn bản uỷ quyền ghi rõ quyền đó. Việc ghi nợ hay miễn giảm phụ thuộc chính sách hiện hành và đối tượng được hưởng. Bạn nên hỏi cơ quan thuế nơi có đất về điều kiện trước, rồi ghi quyền đề nghị vào văn bản uỷ quyền nếu thuộc diện được xét.
Đang làm sổ mà người được uỷ quyền bận không đi tiếp được thì sao?
Bạn có thể chấm dứt uỷ quyền với người đó và lập văn bản uỷ quyền mới cho người khác. Người cũ không tự uỷ quyền lại cho người thứ ba nếu bạn không đồng ý. Báo nơi tiếp nhận hồ sơ về việc thay người để tránh giấy tờ trả về nhầm người.
Có cần dẫn người làm thay đi gặp hàng xóm giáp ranh trước không?
Rất nên. Hàng xóm giáp ranh thường phải ký xác nhận ranh giới khi đo đạc. Nếu họ đã biết người làm thay là người bạn tin cậy và đã nghe bạn nói trước, việc ký diễn ra nhẹ nhàng hơn, ít phát sinh nghi ngờ hay đòi hỏi thêm.
Nhận sổ xong phát hiện sai thông tin thì người được uỷ quyền xử lý được không?
Được, nếu văn bản uỷ quyền có ghi quyền đề nghị đính chính hoặc còn thời hạn và phạm vi đủ rộng. Tốt nhất là phát hiện ngay tại quầy khi nhận sổ, vì sai sót do khâu in sổ thường được sửa nhanh hơn khi chưa mang về.