Cách uỷ quyền nhận cổ tức phụ thuộc vào việc cổ phiếu đã được lưu ký vào tài khoản chứng khoán hay chưa. Cổ phiếu đã lưu ký thì cổ tức tiền mặt tự về tài khoản chứng khoán của cổ đông, người khác chỉ cần uỷ quyền nếu muốn đặt lệnh hoặc rút tiền thay, và công ty chứng khoán có mẫu uỷ quyền riêng. Cổ phiếu chưa lưu ký thì cổ đông nhận cổ tức tại công ty phát hành hoặc đơn vị được giao chi trả; người nhận thay mang giấy uỷ quyền, thường phải công chứng hoặc chứng thực, cùng giấy tờ tuỳ thân.
Bài này dành cho gia đình có người lớn tuổi giữ cổ phiếu từ thời doanh nghiệp nhà nước cổ phần hoá, người đi làm xa có tài khoản chứng khoán muốn nhờ người nhà quản lý, và người nhận uỷ quyền muốn biết giới hạn của mình. Bài không khuyên mua bán cổ phiếu nào; thuế đối với cổ tức là chuyện của mảng thuế, chỉ nhắc khi cần.
Trước hết: cổ phiếu của bạn đang nằm ở đâu
Nhiều người lớn tuổi ở các tỉnh có nhà máy, công ty cổ phần hoá từ những năm 2000 đang giữ một tờ giấy chứng nhận sở hữu cổ phần, hoặc chỉ có tên trong sổ cổ đông của công ty. Với loại cổ phiếu này, quyền của cổ đông được ghi tại chính công ty hoặc tại tổ chức được công ty thuê quản lý sổ. Cổ tức trả bằng tiền mặt tại công ty, chuyển khoản theo đăng ký, hoặc giữ lại chờ cổ đông đến nhận.
Nếu công ty đã niêm yết hoặc đăng ký giao dịch, cổ đông có thể làm thủ tục lưu ký cổ phiếu vào tài khoản mở tại một công ty chứng khoán. Sau khi lưu ký, cổ tức tiền mặt được chuyển vào tài khoản chứng khoán đó, cổ tức bằng cổ phiếu được ghi thêm vào tài khoản, và việc mua bán làm qua công ty chứng khoán.
Biết cổ phiếu đang ở dạng nào giúp bạn chọn đúng nơi làm uỷ quyền. Giấy uỷ quyền làm cho công ty phát hành không dùng được ở công ty chứng khoán, và ngược lại. Nếu không chắc, cách nhanh nhất là gọi bộ phận quan hệ cổ đông của công ty phát hành, đọc họ tên và giấy tờ của cổ đông, hỏi cổ phần đang ghi nhận ở đâu và còn cổ tức chưa nhận hay không.
Việc cần làm thay và nơi làm uỷ quyền
Bảng tóm theo tình huống thường gặp. Hình thức cụ thể theo yêu cầu của từng công ty, nên hỏi trước:
| Việc | Làm uỷ quyền ở đâu | Hình thức thường gặp |
|---|---|---|
| Nhận cổ tức tiền mặt của cổ phiếu chưa lưu ký | Công ty phát hành hoặc đơn vị chi trả do công ty chỉ định | Giấy uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực chữ ký |
| Làm thủ tục lưu ký cổ phiếu thay cha mẹ | Công ty chứng khoán nơi mở tài khoản | Theo mẫu của công ty chứng khoán; nhiều nơi yêu cầu chủ tài khoản ký tại quầy hoặc công chứng |
| Đặt lệnh mua bán thay | Công ty chứng khoán | Hợp đồng hoặc giấy uỷ quyền giao dịch theo mẫu công ty, ghi rõ phạm vi |
| Rút tiền từ tài khoản chứng khoán | Công ty chứng khoán | Thường chỉ cho chuyển về tài khoản ngân hàng đứng tên chủ tài khoản |
| Dự họp đại hội cổ đông, biểu quyết | Gửi công ty phát hành trước cuộc họp | Giấy uỷ quyền dự họp theo mẫu trong thư mời |
Uỷ quyền dự họp đại hội cổ đông là việc riêng, không kèm quyền nhận cổ tức hay mua bán. Ngược lại, giấy uỷ quyền giao dịch ở công ty chứng khoán cũng không tự động cho người kia đi dự họp.
Nhận cổ tức của cổ phiếu chưa lưu ký: các bước
Ví dụ giả định: ông Tư ở Thái Nguyên giữ cổ phần của một công ty địa phương, có cổ tức nhiều năm chưa nhận. Con gái ông làm thay theo trình tự:
- Liên hệ bộ phận quan hệ cổ đông của công ty, xác nhận ông Tư có tên trong danh sách cổ đông và số cổ tức chưa nhận.
- Hỏi công ty yêu cầu những gì khi người khác nhận thay: mẫu giấy uỷ quyền, hình thức chứng thực, giấy tờ kèm theo.
- Ông Tư ký giấy uỷ quyền trước người chứng thực ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng; giấy ghi rõ nhận cổ tức của những đợt nào.
- Nếu có thể, đề nghị công ty chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng đứng tên ông Tư thay vì trả tiền mặt cho người nhận thay.
- Con gái mang giấy uỷ quyền, căn cước của mình, bản sao giấy tờ của ông Tư và giấy chứng nhận cổ phần nếu có đến làm thủ tục.
- Nhận chứng từ chi trả, trong đó thường có phần thuế đã khấu trừ; giao lại cho ông Tư cùng số tiền.
Cùng lúc, gia đình nên tính chuyện lưu ký cổ phiếu vào tài khoản chứng khoán đứng tên ông Tư. Sau đó cổ tức tự về tài khoản, không ai phải đi nhận thay hằng năm.
Uỷ quyền giao dịch chứng khoán: phạm vi nên ghi
Chỉ đặt lệnh, hay cả rút tiền. Đây là ranh giới quan trọng nhất. Nhiều chủ tài khoản chỉ cần người nhà theo dõi và đặt lệnh theo chỉ đạo của mình; quyền rút tiền nên giữ lại cho chính chủ, hoặc chỉ cho rút về tài khoản ngân hàng chính chủ.
Giới hạn giá trị và thời hạn. Giấy uỷ quyền có thể ghi giá trị giao dịch tối đa, danh sách mã được giao dịch, hoặc thời hạn ngắn. Công ty chứng khoán có mẫu riêng; bạn chọn ô phù hợp thay vì ký uỷ quyền toàn phần.
Không giao mật khẩu thay cho giấy uỷ quyền. Đưa tên đăng nhập, mật khẩu, mã xác thực cho người nhà đặt lệnh thay là cách nhiều gia đình đang làm, nhưng khi có chuyện thì không ai chứng minh được lệnh nào do ai đặt. Giấy uỷ quyền đúng mẫu để lại dấu vết rõ ràng hơn.
Không cho người ngoài mượn tài khoản. Cho người khác đứng sau tài khoản của mình để giao dịch cổ phiếu là rủi ro pháp lý thật, nhất là khi tài khoản bị dùng vào giao dịch bất thường. Chủ tài khoản là người chịu trách nhiệm trước tiên.
Cẩn thận với nhân viên công ty chứng khoán. Quy định về hành nghề chứng khoán hạn chế nhân viên công ty chứng khoán nhận uỷ quyền quyết định giao dịch thay khách, và nhiều công ty cấm hẳn. Nếu ai đề nghị "anh chị uỷ quyền cho em đánh giúp", bạn hỏi lại công ty qua kênh chính thức.
Khi cổ đông lớn tuổi, ở xa hoặc đã qua đời
Cổ đông lớn tuổi đi lại khó có thể hỏi công ty phát hành hoặc công ty chứng khoán về việc ký tại nhà, hoặc làm chứng thực, công chứng ngoài trụ sở rồi gửi giấy. Cổ đông ở nước ngoài có thể ký giấy uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc theo hình thức được Việt Nam chấp nhận; phần này có bài riêng ở danh mục uỷ quyền từ nước ngoài.
Khi cổ đông đã qua đời, mọi giấy uỷ quyền trước đó hết hiệu lực. Cổ phần và cổ tức chưa nhận trở thành di sản, phải làm thủ tục thừa kế trước khi bất kỳ ai nhận được. Người con đang cầm giấy uỷ quyền nhận cổ tức của cha không được tiếp tục dùng giấy đó, dù trước đây vẫn nhận bình thường.
Một lưu ý cho người nhận uỷ quyền: cổ tức nhận thay là tiền của cổ đông. Bạn phải giao lại đủ, kèm chứng từ, và báo cho cổ đông biết thuế đã được khấu trừ bao nhiêu. Nếu cổ đông đồng ý cho bạn dùng một phần, nên có tin nhắn hoặc giấy ghi rõ, để anh chị em khác không hiểu lầm.
Cổ tức bằng cổ phiếu, quyền mua thêm: những thứ người nhận thay hay bỏ sót
Không phải đợt chia nào cũng là tiền. Công ty có thể chia cổ tức bằng cổ phiếu, phát hành cổ phiếu thưởng, hoặc cho cổ đông hiện hữu quyền mua thêm cổ phiếu mới trong một khoảng thời gian. Với cổ phiếu đã lưu ký, phần cổ phiếu được chia sẽ được ghi thêm vào tài khoản; còn quyền mua thì cổ đông phải đăng ký và nộp tiền đúng hạn, quá hạn là mất quyền.
Người nhận uỷ quyền giao dịch nên hỏi chủ tài khoản từ đầu: nếu có đợt quyền mua, có đăng ký thay không, mua tối đa bao nhiêu. Không có chỉ dẫn thì nên báo và chờ quyết định, không tự đăng ký hay tự bỏ. Với cổ phiếu chưa lưu ký, thông báo về các đợt này thường gửi theo địa chỉ cổ đông đăng ký từ nhiều năm trước, nên rất dễ thất lạc khi gia đình đã chuyển nhà.
Cách phòng là cập nhật địa chỉ, số điện thoại của cổ đông với công ty phát hành hoặc công ty chứng khoán, và nếu được uỷ quyền thì đăng ký nhận thông báo thay. Người làm thay giữ một bản danh sách các mã cổ phiếu, nơi lưu ký và lịch các đợt chia đã biết, để không bỏ lỡ việc gì của cổ đông.
Lỗi hay gặp khi làm thay
Hồ sơ nhận cổ tức, lưu ký hay giao dịch thay thường vướng ở những chỗ rất nhỏ:
- Thông tin cổ đông trên sổ của công ty là số chứng minh nhân dân cũ; cần giấy xác nhận thay đổi thông tin hoặc bản sao căn cước có số cũ.
- Tên cổ đông ghi sai dấu hoặc thiếu chữ đệm so với giấy tờ hiện nay.
- Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần đã thất lạc; công ty sẽ có thủ tục riêng, thường cần cam kết của cổ đông.
- Giấy uỷ quyền ghi nhận cổ tức "năm nay" trong khi muốn nhận cả các năm trước.
- Giấy uỷ quyền giao dịch không theo mẫu của công ty chứng khoán nên không được kích hoạt.
- Người được uỷ quyền mang bản chụp thay vì bản gốc giấy uỷ quyền.
Một cuộc gọi trước cho công ty phát hành hay công ty chứng khoán, hỏi đúng danh sách giấy tờ, thường tiết kiệm được một chuyến đi xa.
Câu hỏi thường gặp
Cổ phiếu đã lưu ký thì có cần uỷ quyền để nhận cổ tức không?
Không. Cổ tức tiền mặt của cổ phiếu đã lưu ký tự chuyển vào tài khoản chứng khoán của cổ đông. Uỷ quyền chỉ cần khi người khác muốn rút số tiền đó, đặt lệnh hoặc làm thủ tục thay; nên giữ cho tiền rút về tài khoản ngân hàng chính chủ.
Giấy uỷ quyền nhận cổ tức có cần công chứng không?
Tuỳ công ty phát hành. Phần lớn yêu cầu ít nhất chứng thực chữ ký của cổ đông tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, vì công ty cần chắc chữ ký là thật trước khi trả tiền cho người khác. Hỏi bộ phận quan hệ cổ đông trước khi làm.
Có được uỷ quyền cho con dưới 18 tuổi nhận cổ tức không?
Người được uỷ quyền phải đủ năng lực hành vi dân sự cho việc được giao. Với khoản tiền và thủ tục tại công ty, thực tế các nơi đều yêu cầu người nhận thay là người đã thành niên. Bạn nên chọn một người lớn trong gia đình.
Cổ tức nhiều năm không nhận có bị mất không?
Không mất ngay. Cổ tức đã công bố chia là khoản công ty phải trả cho cổ đông, chỉ là đang chờ nhận. Cách xử lý khoản chưa nhận lâu năm tuỳ điều lệ và quy định của công ty; bạn liên hệ công ty để được hướng dẫn cách nhận lại.
Người được uỷ quyền giao dịch thua lỗ thì ai chịu?
Nếu người đó làm đúng phạm vi uỷ quyền, kết quả giao dịch thuộc về chủ tài khoản, kể cả lỗ. Nếu làm vượt phạm vi hoặc trái chỉ dẫn, chủ tài khoản có thể yêu cầu bồi thường. Vì vậy giấy uỷ quyền nên ghi rõ giới hạn và chỉ dẫn nên được lưu lại.
Uỷ quyền dự họp đại hội cổ đông có cần công chứng không?
Thường không. Công ty gửi kèm mẫu giấy uỷ quyền trong thư mời họp; cổ đông điền, ký và gửi lại hoặc để người được uỷ quyền mang theo. Điều lệ công ty có thể đặt thêm yêu cầu, nên đọc kỹ hướng dẫn trong thư mời.