Một chữ ký trên biên bản giao nhận có thể chỉ xác nhận số kiện hàng đã tới, nhưng cũng có thể bị hiểu là công ty đã kiểm tra và chấp nhận chất lượng. Ranh giới giữa hai nghĩa này phụ thuộc vào chữ ghi trên biên bản, vào hợp đồng mua bán, và vào việc người ký có được công ty giao quyền nghiệm thu hay không.
Ở phần lớn doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng, người nhận hàng là thủ kho, bảo vệ, lễ tân hoặc bất kỳ ai đang có mặt. Bài này giúp bạn chia quyền nhận hàng thành từng nấc, viết giấy uỷ quyền cho đúng nấc, và dạy người ký vài câu ghi chú giữ lại quyền khiếu nại cho công ty.
Ba loại chữ ký thường bị gộp làm một
Trước khi viết uỷ quyền, cần tách rõ người nhận hàng đang xác nhận điều gì. Mỗi loại chữ ký kéo theo một mức trách nhiệm khác nhau:
| Loại chữ ký | Xác nhận điều gì | Ai nên được giao |
|---|---|---|
| Ký nhận kiện hàng | Số kiện, số thùng, tình trạng bên ngoài của bao bì tại thời điểm nhận | Thủ kho, bảo vệ, lễ tân, nhân viên trực cửa hàng |
| Ký nhận số lượng chi tiết | Số lượng từng mặt hàng sau khi mở kiện đếm | Thủ kho hoặc nhân viên kho được giao |
| Ký nghiệm thu chất lượng | Hàng đúng chủng loại, quy cách, chất lượng như hợp đồng | Người có chuyên môn: kỹ thuật, kiểm soát chất lượng, trưởng bộ phận sử dụng |
Nhiều công ty dùng chung một tờ biên bản cho cả ba việc. Khi người ký chỉ có khả năng đếm kiện mà tờ giấy lại ghi "hàng đúng chủng loại, đủ số lượng, đạt chất lượng", chữ ký của họ có thể bị bên bán viện dẫn như một sự chấp nhận trọn vẹn.
Việc tách ba loại chữ ký không cần ba tờ giấy. Chỉ cần biên bản có cột hoặc dòng tương ứng, và người ký chỉ ký vào phần mình được giao.
Luật nhìn chữ ký nhận hàng như thế nào
Luật Thương mại có nguyên tắc chung: bên mua có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá trong thời gian hợp lý trước khi nhận hoặc ngay khi nhận, nếu hợp đồng có thoả thuận việc kiểm tra. Khiếm khuyết mà bên mua có thể phát hiện bằng kiểm tra thông thường nhưng không phát hiện, rồi vẫn nhận hàng, thì sau này khó đòi bên bán chịu. Ngược lại, khiếm khuyết ẩn, không thể phát hiện qua kiểm tra thông thường, vẫn là trách nhiệm của bên bán.
Hợp đồng mua bán thường quy định thêm thời hạn khiếu nại về số lượng và chất lượng. Nếu hợp đồng im lặng, pháp luật thương mại có thời hạn mặc định; con số cụ thể bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi người làm pháp lý, vì đây đúng là chỗ các bên hay cãi nhau. Điều quan trọng: thời hạn đó thường tính từ ngày giao hàng, nên chữ ký nhận hàng chính là mốc bắt đầu đếm.
Về phía người ký, nếu nhân viên chỉ được giao nhận kiện mà lại ký xác nhận chất lượng, đó là hành vi vượt phạm vi được giao. Nhưng bên bán thường không biết phạm vi nội bộ của bạn, và công ty đã để người đó đứng ra nhận hàng. Lập luận "nhân viên không có quyền" vì thế yếu hơn nhiều so với việc ngay từ đầu biên bản chỉ ghi đúng điều người ký thật sự kiểm được.
Viết giấy uỷ quyền nhận hàng cho đúng nấc
Ghi rõ loại hàng hoặc nguồn hàng. Uỷ quyền nhận hàng từ những nhà cung cấp nào, theo những hợp đồng nào. Người nhận hàng văn phòng phẩm không cần quyền ký nhận máy móc.
Ghi việc được làm và việc không được làm. Ví dụ: "được ký nhận số kiện và tình trạng bao bì; không được ký xác nhận chất lượng, không được ký biên bản nghiệm thu, không được ký xác nhận khối lượng công việc hoàn thành".
Ghi có được nhận tiền, nhận hoá đơn hay không. Nhiều người giao hàng mang theo hoá đơn và đề nghị ký luôn biên bản đối chiếu hoặc nhận tiền thu hộ. Mỗi việc là một quyền khác, nếu không giao thì ghi rõ là không giao.
Ghi thời hạn và địa điểm nhận. Nhận tại kho nào, cửa hàng nào. Hàng giao sai địa điểm không thuộc phạm vi người trực kho đó.
Thông báo trước cho nhà cung cấp. Gửi cho nhà cung cấp chính danh sách người được nhận hàng và phạm vi. Bên bán đã được báo mà vẫn để người khác ký nghiệm thu thì khó viện chữ ký đó.
Quy trình nhận hàng gọn cho kho nhỏ và cửa hàng
Không cần hệ thống phức tạp. Một quy trình bảy bước dán ở cửa kho, người mới vào cũng làm theo được:
- Đối chiếu đơn đặt hàng hoặc phiếu báo giao với người giao: đúng nhà cung cấp, đúng địa chỉ nhận.
- Đếm số kiện, xem bao bì: móp, rách, ướt, băng dính bị bóc lại, niêm phong hỏng thì chụp ảnh ngay khi xe còn ở đó.
- Ghi tình trạng bất thường vào biên bản trước khi ký, không ký rồi mới nhắn tin báo.
- Ký đúng ô nhận kiện, kèm họ tên viết rõ, giờ nhận. Nếu biên bản chỉ có một ô chung, ghi thêm "chỉ xác nhận số kiện, chưa kiểm tra chất lượng".
- Chuyển hàng vào khu chờ kiểm, chưa đưa ra sử dụng hoặc bán.
- Người được giao nghiệm thu kiểm chất lượng trong thời gian hợp đồng cho phép, lập biên bản riêng.
- Có sai lệch thì báo bên bán bằng văn bản hoặc thư điện tử, kèm ảnh, trong thời hạn khiếu nại; lưu cùng biên bản giao nhận.
Bước thứ ba là bước hay bị bỏ nhất, vì người giao hàng thường vội. Một câu bảo lưu viết tay mất mười giây nhưng là bằng chứng có ngày giờ, có chữ ký cả hai bên, giá trị hơn mọi lời kể lại sau đó.
Những tình huống dễ mất quyền khiếu nại
Các tình huống dưới đây gặp rất thường ở cửa hàng và xưởng nhỏ, và gần như luôn xuất phát từ việc người ký không biết mình đang ký cái gì:
- Người giao đưa máy tính bảng để ký điện tử, màn hình chỉ có ô chữ ký mà không thấy nội dung đang xác nhận.
- Hàng giao ngoài giờ, bảo vệ ký nhận cả lô hàng lạnh mà không có nhiệt kế, không biết nhiệt độ yêu cầu.
- Nhân viên bán hàng ký nhận thay chủ hộ kinh doanh vì chủ đi vắng, biên bản có dòng "đã kiểm tra đúng quy cách".
- Hàng của khách gửi sửa chữa được nhận về mà không ghi tình trạng ban đầu, sau đó khách nói hàng bị hỏng thêm.
- Ký biên bản bàn giao thiết bị có dòng "đã chạy thử đạt yêu cầu" trong khi thiết bị chưa được lắp.
- Người nhận ký trên phiếu giao của bên vận chuyển với điều kiện in sẵn rằng mọi khiếu nại phải báo trong thời gian rất ngắn.
Điểm chung là chữ ký được dùng như thủ tục. Đào tạo người nhận hàng một lần, cho họ một câu bảo lưu chuẩn, rẻ hơn nhiều so với một vụ tranh chấp về lô hàng lỗi.
Bố cục một biên bản giao nhận dùng được khi có tranh chấp
Không có mẫu biên bản giao nhận nào là "chuẩn" theo luật cho mọi loại hàng; mỗi ngành có đặc thù riêng. Tuy vậy, một biên bản muốn đứng vững khi hai bên cãi nhau nên có đủ các phần sau, và người nhận hàng nên biết mình đang điền phần nào:
- Thông tin hai bên và căn cứ: tên bên giao, bên nhận, số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng mà lần giao này thực hiện.
- Thời gian và địa điểm giao nhận cụ thể, ghi đến giờ, vì thời hạn kiểm tra và khiếu nại thường đếm từ mốc này.
- Danh mục hàng: tên, quy cách, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ và số lượng thực nhận, tách thành hai cột để thấy ngay chênh lệch.
- Tình trạng bao bì, niêm phong, nhiệt độ với hàng cần bảo quản lạnh, số lô hoặc số máy với hàng có số định danh.
- Phần ghi chú bảo lưu: những gì chưa kiểm, những gì thấy bất thường, ảnh chụp đã lập.
- Họ tên, chức danh, chữ ký của người giao và người nhận; nếu người nhận ký theo giấy uỷ quyền thì ghi số giấy uỷ quyền.
- Phần nghiệm thu chất lượng để riêng, hoặc lập biên bản riêng, do người được giao quyền nghiệm thu ký.
Dòng ghi số giấy uỷ quyền có vẻ thừa nhưng rất hữu ích: nó cho bên bán thấy người ký đang hành động trong phạm vi nào, và cho chính công ty bằng chứng rằng mình đã khoanh quyền của người nhận ngay trên tờ giấy hai bên cùng giữ.
Với hàng giá trị lớn hoặc thiết bị phải lắp đặt, nên tách hẳn ba mốc: giao nhận tại kho, lắp đặt chạy thử, nghiệm thu đưa vào sử dụng. Mỗi mốc một biên bản, mỗi biên bản một người có thẩm quyền ký tương ứng.
Khi người nhận hàng là người ngoài công ty
Không ít doanh nghiệp nhờ bên thứ ba nhận hàng: kho thuê ngoài, đơn vị giao nhận, cửa hàng của đại lý, thậm chí công trường của khách. Trong các trường hợp này, quan hệ uỷ quyền nằm trong hợp đồng dịch vụ với bên đó, không phải giấy uỷ quyền nhân viên.
Hợp đồng với kho thuê ngoài nên nói rõ kho chỉ xác nhận số kiện và tình trạng bên ngoài, hay có trách nhiệm kiểm chất lượng; ai chịu nếu kho ký nhận lô hàng lỗi mà không ghi chú; kho có được ký các giấy tờ khác của nhà cung cấp hay không. Nếu bỏ trống, công ty có thể vướng cảnh kho đã ký nhận "đủ, tốt", nhà cung cấp viện chữ ký đó, còn kho nói rằng mình chỉ làm dịch vụ lưu giữ.
Với kho thuê ngoài, nên gửi cho nhà cung cấp một thông báo ngắn rằng kho chỉ được uỷ quyền nhận hàng theo số kiện, còn việc nghiệm thu chất lượng do người của công ty thực hiện sau. Thông báo này cùng với hợp đồng dịch vụ kho tạo thành một bộ hồ sơ khép kín: ai được ký gì, ai chịu nếu ký sai, và bên bán đã được biết trước giới hạn đó.
Tương tự, khi bạn bán hàng và nhờ khách tự cử người nhận tại công trường, hãy đề nghị khách gửi trước tên người nhận. Đó là chiều ngược lại của cùng một vấn đề: bạn muốn chữ ký nhận hàng của phía khách thật sự ràng buộc khách.
Câu hỏi thường gặp
Bảo vệ ký nhận hàng có ràng buộc công ty không?
Có thể có, ít nhất ở phần xác nhận hàng đã được giao tới. Vì công ty để bảo vệ đứng ra nhận, bên bán có cơ sở tin rằng việc giao hàng đã hoàn thành. Phần xác nhận chất lượng thì tuỳ nội dung biên bản và việc bên bán có biết giới hạn quyền của bảo vệ hay không.
Có cần giấy uỷ quyền riêng cho mỗi lần nhận hàng không?
Không cần nếu việc nhận hàng diễn ra thường xuyên. Một giấy uỷ quyền có thời hạn, ghi phạm vi nhận hàng của từng người, cộng với danh sách gửi trước cho nhà cung cấp là đủ. Giấy uỷ quyền theo từng lần chỉ hợp với lô hàng lớn hoặc giao ở địa điểm lạ.
Ghi "chưa kiểm tra chất lượng" lên biên bản thì bên bán có từ chối giao không?
Có bên sẽ phản đối, nhưng ghi chú này chỉ phản ánh đúng sự thật là người nhận chưa kiểm. Nếu hợp đồng quy định kiểm tra tại chỗ trước khi nhận, hai bên phải làm theo hợp đồng. Còn nếu hợp đồng cho thời gian kiểm sau, câu ghi chú là hợp lý.
Ký nhận trên thiết bị điện tử của đơn vị vận chuyển có khác ký giấy không?
Về giá trị xác nhận, không khác nhiều. Cái khác là bạn khó thấy nội dung đang ký và khó giữ một bản. Nên yêu cầu bản xác nhận gửi về thư điện tử hoặc chụp màn hình, và ghi chú tình trạng bất thường vào phần ghi chú nếu thiết bị cho phép.
Hàng nhận rồi mới phát hiện lỗi thì còn khiếu nại được không?
Còn, nếu lỗi là loại không thể phát hiện qua kiểm tra thông thường lúc nhận, hoặc vẫn trong thời hạn khiếu nại theo hợp đồng và pháp luật. Cần báo bên bán bằng văn bản, kèm ảnh, mẫu hàng nếu được, và giữ nguyên hiện trạng hàng lỗi đến khi hai bên cùng xem.
Hộ kinh doanh nhỏ không có thủ kho thì nên làm thế nào?
Chủ hộ có thể giao cho một hoặc hai người nhận hàng, ghi bằng văn bản ngắn và báo cho nhà cung cấp. Quan trọng là dạy người nhận ghi chú tình trạng bất thường trước khi ký, và để hàng chờ chủ hộ xem trước khi bày bán với những lô có giá trị lớn.