Uỷ quyền bằng văn bản điện tử có chữ ký số đã có cơ sở pháp lý, còn công chứng điện tử được Luật Công chứng 2024 ghi nhận nhưng triển khai theo lộ trình. Nghĩa là: ở thời điểm bạn đọc, có những việc uỷ quyền hoàn toàn qua mạng được, có những việc vẫn phải ký giấy trước mặt công chứng viên. Ranh giới giữa hai nhóm thay đổi theo từng đợt triển khai, nên bài này đi theo nguyên lý thay vì liệt kê địa phương nào đã làm.
Bài hữu ích cho người đi làm xa, người ở tỉnh khác với tài sản, và những ai đang tự hỏi tại sao đã có định danh điện tử mà vẫn phải về quê ký một tờ giấy uỷ quyền. Phần uỷ quyền ký số trong doanh nghiệp là chủ đề riêng, ở đây chỉ nói đến cá nhân.
Văn bản điện tử có chữ ký số: giá trị đến đâu
Luật Giao dịch điện tử hiện hành công nhận thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử; chữ ký số đáp ứng điều kiện an toàn có giá trị tương đương chữ ký tay trên giấy. Áp vào uỷ quyền: một giấy uỷ quyền bạn soạn thành tệp, ký bằng chữ ký số cá nhân còn hiệu lực, về nguyên tắc có giá trị như giấy uỷ quyền tự viết có chữ ký tay.
Chú ý chữ "như giấy uỷ quyền tự viết". Chữ ký số xác nhận người ký là chủ chứng thư số, nên mạnh hơn chữ ký tay không ai xác nhận. Nhưng nó không thay cho chứng thực của uỷ ban hay công chứng viên, vì không có ai đứng ra xác nhận năng lực, ý chí, tính hợp pháp của nội dung. Những việc luật hoặc nơi nhận đòi công chứng thì một tệp ký số tự làm vẫn chưa đủ.
Ngoài ra, nơi nhận phải có khả năng đọc và kiểm tra chữ ký số. Gửi tệp ký số cho một bộ phận chỉ nhận bản giấy thì họ in ra, và bản in không còn mang chữ ký số. Hỏi trước nơi nhận có tiếp nhận văn bản điện tử hay không, và qua kênh nào.
Một điểm thực tế: chữ ký số cá nhân ngày nay có loại ký từ xa qua ứng dụng điện thoại, không cần thiết bị cắm máy. Người lớn tuổi ít dùng có thể nhờ con cài đặt, nhưng việc bấm xác nhận ký phải do chính chủ làm; người khác dùng điện thoại để ký thay là sai bản chất chữ ký số.
Công chứng điện tử theo Luật Công chứng 2024 — nguyên lý
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025 ghi nhận công chứng điện tử. Cách hiểu tóm tắt dưới đây theo nguyên lý của luật; điều kiện cụ thể và lộ trình do văn bản hướng dẫn quy định, bạn đối chiếu khi làm.
| Hình thức | Các bên ở đâu | Văn bản tạo ra | Tình trạng nên hỏi |
|---|---|---|---|
| Công chứng truyền thống | Cùng có mặt ở văn phòng hoặc nơi công chứng viên đến | Văn bản giấy | Áp dụng rộng rãi |
| Công chứng điện tử trực tiếp | Có mặt trước công chứng viên, ký trên văn bản điện tử | Văn bản công chứng điện tử | Hỏi văn phòng đã có hệ thống chưa |
| Công chứng điện tử trực tuyến | Ở các nơi khác nhau, kết nối qua hệ thống | Văn bản công chứng điện tử | Triển khai theo lộ trình, phạm vi việc có thể bị giới hạn |
Điều quan trọng với người dân: công chứng điện tử không có nghĩa là bất kỳ việc gì cũng làm qua mạng. Luật và văn bản hướng dẫn có thể giới hạn loại việc, điều kiện về định danh, chữ ký số, và đòi văn phòng phải có hệ thống được công nhận. Hãy hỏi văn phòng công chứng cụ thể: việc uỷ quyền của mình có làm theo hình thức điện tử được chưa.
Những việc thường đã làm được qua mạng, không cần uỷ quyền
Tự nộp hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến. Nhiều thủ tục trên Cổng Dịch vụ công cho bạn tự nộp bằng tài khoản định danh của mình từ bất cứ đâu. Trước đây bạn phải nhờ người ở nhà đi nộp; nay câu hỏi đầu tiên nên là "thủ tục này nộp trực tuyến được không", trước khi nghĩ tới uỷ quyền.
Nhận kết quả qua bưu chính hoặc bản điện tử. Nhiều nơi cho đăng ký nhận kết quả qua bưu điện về địa chỉ bạn chọn, hoặc trả kết quả điện tử. Như vậy cũng bớt được một lần nhờ người nhận thay.
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Một số địa phương đã cung cấp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử. Việc này giúp bạn có bản sao hợp lệ để nộp trực tuyến, dù không trực tiếp là uỷ quyền.
Giao dịch ngân hàng qua ứng dụng. Chuyển tiền, gửi tiết kiệm trực tuyến, thanh toán hoá đơn không cần ai thay. Việc uỷ quyền tài khoản ngân hàng cho người khác là chủ đề riêng với quy trình riêng của từng ngân hàng.
Những việc thường vẫn cần ký giấy trước người có thẩm quyền
Tại thời điểm hiện nay, các việc dưới đây phần lớn vẫn đòi văn bản uỷ quyền giấy có công chứng hoặc chứng thực, trừ khi văn phòng công chứng nơi bạn làm đã triển khai công chứng điện tử cho loại việc đó:
- Uỷ quyền bán, tặng, thế chấp, cho thuê nhà đất.
- Uỷ quyền làm thủ tục đăng ký đất đai khi văn phòng đăng ký chỉ tiếp nhận bản giấy.
- Uỷ quyền bán, sang tên xe.
- Uỷ quyền tham gia tố tụng tại toà án.
- Uỷ quyền nhận lương hưu, trợ cấp theo mẫu của cơ quan chi trả.
- Uỷ quyền rút, tất toán tiền gửi tại quầy theo mẫu ngân hàng.
Danh sách này sẽ ngắn dần theo thời gian. Khi nghe ai nói "giờ uỷ quyền online hết rồi", hỏi lại họ đang nói về việc gì, ở văn phòng nào; câu trả lời chung chung thường sai với việc cụ thể của bạn. Ngược lại, khi văn phòng công chứng gần bạn thông báo đã làm được công chứng điện tử, hãy hỏi luôn loại việc nào trong danh sách trên đã được áp dụng.
Ở xa mà cần uỷ quyền ngay: thứ tự nên thử
Khi bạn ở tỉnh khác với nơi cần làm việc, đi theo thứ tự dưới đây để tìm cách ít tốn công nhất:
- Kiểm xem việc có làm trực tuyến được không — tự nộp, tự ký số, tự nhận kết quả về địa chỉ hiện tại.
- Nếu cần người làm thay và việc chỉ cần chứng thực chữ ký: chứng thực ở xã, phường hoặc văn phòng công chứng nơi bạn đang ở, rồi gửi bản giấy về.
- Nếu việc cần hợp đồng uỷ quyền: hỏi văn phòng công chứng nơi bạn ở và nơi người làm thay ở về công chứng điện tử; chưa có thì dùng cách công chứng phần mình trước, người làm thay công chứng tiếp vào bản gốc.
- Gửi bản gốc bằng dịch vụ bưu chính bảo đảm, có theo dõi hành trình; chụp lưu toàn bộ trước khi gửi.
- Báo cho nơi nhận biết thời gian dự kiến có văn bản, nếu thủ tục có hạn chót.
Cách này nghe chậm, nhưng chắc. Văn bản uỷ quyền làm vội qua những kênh chưa được nơi nhận công nhận thường bị trả, và lần thứ hai bao giờ cũng mất thời gian hơn lần đầu làm đúng.
Ví dụ giả định: một việc, ba cách làm từ xa
Ví dụ giả định: chị Hoa làm việc ở Thành phố Hồ Chí Minh, cần đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ của mảnh vườn ở Quảng Ngãi sang mẫu mới vì sai tên đường. Người có thể làm thay là anh trai ở quê.
Cách thứ nhất, chị kiểm trên Cổng Dịch vụ công xem thủ tục cấp đổi có nộp trực tuyến được không. Nếu được, chị tự nộp bằng tài khoản định danh, chỉ cần anh trai mang bản gốc giấy chứng nhận cũ đến nộp khi được yêu cầu và nhận giấy mới. Ở bước nộp bản gốc và nhận kết quả, anh vẫn cần giấy uỷ quyền phù hợp với yêu cầu của văn phòng đăng ký đất đai.
Cách thứ hai, nếu văn phòng đăng ký chỉ nhận hồ sơ giấy và đòi hợp đồng uỷ quyền, chị công chứng phần của mình tại một văn phòng ở thành phố, gửi bản gốc về, anh trai công chứng tiếp ở Quảng Ngãi. Mất thêm vài ngày gửi giấy nhưng chắc chắn được chấp nhận.
Cách thứ ba, nếu văn phòng công chứng ở cả hai đầu đã triển khai công chứng điện tử trực tuyến cho loại việc này, hai anh em có thể ký mà không ai phải di chuyển. Chị cần hỏi cả hai văn phòng trước, vì chỉ một đầu có hệ thống là chưa đủ.
Điểm rút ra: thứ tự nên thử luôn đi từ "tự làm qua mạng" tới "uỷ quyền giấy", và công nghệ chỉ giúp được khi cả người làm lẫn nơi nhận đều đã sẵn sàng.
Rủi ro riêng của uỷ quyền điện tử
Văn bản điện tử dễ sao chép không giới hạn. Một tệp giấy uỷ quyền ký số gửi qua tin nhắn có thể bị chuyển tiếp cho nhiều người, dùng ở nhiều nơi mà bạn không biết. Ghi rõ trong văn bản việc cụ thể, nơi cụ thể và thời hạn ngắn giúp hạn chế việc dùng lại sai mục đích.
Tài khoản định danh điện tử và chữ ký số là tài sản phải giữ như chìa khoá nhà. Không đưa mật khẩu, mã xác thực cho người khác "để họ làm thay cho nhanh" — đó không phải là uỷ quyền, mà là trao luôn danh tính. Nếu có sự cố, rất khó chứng minh việc nào bạn làm, việc nào người khác làm bằng tài khoản của bạn.
Cẩn thận với các lời mời "công chứng online trọn gói" qua mạng xã hội, nhất là khi bên kia đòi chụp giấy tờ tuỳ thân, giữ mã xác thực, hoặc gửi một đường dẫn lạ để ký. Công chứng điện tử thật được thực hiện bởi tổ chức hành nghề công chứng có địa chỉ rõ ràng, qua hệ thống được công nhận, không qua tin nhắn cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền ký bằng chữ ký số có cần công chứng nữa không?
Chữ ký số chỉ xác nhận người ký, không thay cho công chứng hay chứng thực. Việc nào luật hoặc nơi nhận đòi công chứng thì giấy uỷ quyền ký số tự làm vẫn chưa đủ, trừ khi được công chứng theo hình thức điện tử hợp lệ.
Đã có công chứng trực tuyến chưa?
Luật Công chứng 2024 ghi nhận công chứng điện tử trực tuyến, nhưng việc áp dụng phụ thuộc văn bản hướng dẫn, lộ trình và hệ thống của từng tổ chức hành nghề công chứng. Bạn nên hỏi trực tiếp văn phòng công chứng xem họ đã làm được cho loại việc mình cần chưa.
Gửi ảnh chụp giấy uỷ quyền đã chứng thực qua tin nhắn có dùng được không?
Thường không. Ảnh chụp là bản sao không có giá trị như bản chính hay bản sao có chứng thực. Nơi nhận nộp hồ sơ giấy sẽ đòi bản gốc; nơi nhận trực tuyến có thể chấp nhận bản sao điện tử có chứng thực theo đúng kênh của họ.
Có thể cho người nhà đăng nhập tài khoản định danh của mình để làm thủ tục thay không?
Không nên. Đăng nhập bằng tài khoản của bạn tức là người đó hành động như chính bạn, không phải người được uỷ quyền. Rủi ro lộ thông tin và tranh chấp rất lớn. Nếu cần người làm thay, dùng văn bản uỷ quyền hợp lệ.
Văn bản công chứng điện tử có in ra dùng được không?
Văn bản công chứng điện tử có giá trị ở dạng điện tử. Bản in ra để dùng ở nơi chỉ nhận giấy phải theo cách chuyển đổi được pháp luật cho phép và nơi nhận chấp nhận. Hỏi tổ chức hành nghề công chứng về cách cấp bản giấy nếu cần.