Khi bạn ở xa mà muốn xây nhà trên đất của mình, có thể uỷ quyền cho một người thân làm ba nhóm việc: xin giấy phép xây dựng, ký và quản lý hợp đồng với bên thi công, rồi nghiệm thu và làm thủ tục ghi nhận nhà vào sổ. Mỗi nhóm việc nên được ghi riêng trong văn bản uỷ quyền, kèm hạn mức tiền mà người làm thay được tự quyết.
Phần thủ tục giấy phép thường gọn, phần dễ sinh chuyện là tiền: tạm ứng cho thợ, phát sinh vật tư, thay đổi thiết kế giữa chừng. Bài dưới đây chia rõ việc nào người làm thay tự quyết được, việc nào phải hỏi lại, và cách giữ chứng từ để cuối cùng hai bên không phải tranh cãi.
Ba nhóm việc khác nhau, đừng gộp thành một câu
Nhiều văn bản uỷ quyền xây nhà chỉ có một dòng: "được thay mặt bên uỷ quyền lo toàn bộ việc xây nhà trên thửa đất…". Câu đó vừa quá rộng vừa quá mơ hồ. Quá rộng vì người làm thay có thể hiểu là được tự chọn thiết kế, tự chọn nhà thầu, tự quyết giá. Quá mơ hồ vì cơ quan cấp phép và bên thi công không biết người đó được ký những loại giấy gì.
Cách chia hợp lý là ba nhóm. Nhóm thủ tục: nộp hồ sơ xin phép xây dựng, bổ sung theo yêu cầu, nhận giấy phép, gửi thông báo khởi công nếu địa phương yêu cầu. Nhóm hợp đồng và tiền: ký hợp đồng thi công theo bản thiết kế đã được chủ nhà duyệt, tạm ứng và thanh toán theo tiến độ, ký phụ lục khi có phát sinh. Nhóm hoàn thành: nghiệm thu, nhận bàn giao, làm thủ tục ghi nhận tài sản gắn liền với đất vào sổ.
Tách như vậy, bạn có thể giao cả ba cho một người, hoặc giao nhóm thủ tục cho người thân còn nhóm hợp đồng giữ lại tự ký qua thư điện tử hoặc ký từ xa. Tuỳ mức tin cậy và số tiền xây dựng, bạn chọn mức giao phù hợp.
Việc nào người làm thay tự quyết, việc nào phải hỏi chủ nhà
Bảng dưới là gợi ý phân quyền thường dùng khi chủ nhà ở xa. Mức tiền là ví dụ giả định, bạn tự đặt theo quy mô công trình.
| Việc | Người làm thay tự quyết | Phải hỏi chủ nhà trước | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ xin phép | Nộp, bổ sung giấy tờ theo yêu cầu | Đổi thiết kế để kịp được cấp phép | Thiết kế là quyết định của chủ nhà |
| Chọn bên thi công | Tìm hiểu, gửi báo giá về | Chọn nhà thầu, chốt giá | Nên có ít nhất hai báo giá để so |
| Tạm ứng theo tiến độ | Chi theo đúng mốc trong hợp đồng | Chi trước mốc, chi vượt mốc | Mỗi lần chi có giấy nhận tiền |
| Phát sinh nhỏ | Dưới một hạn mức, ví dụ giả định mười triệu đồng mỗi lần | Vượt hạn mức hoặc cộng dồn vượt mức tổng | Ghi hạn mức vào văn bản uỷ quyền |
| Thay đổi kết cấu, số tầng | Không | Luôn phải hỏi | Có thể phải điều chỉnh giấy phép |
| Nghiệm thu, nhận bàn giao | Kiểm tra theo danh mục đã thống nhất | Chấp nhận phần làm sai, giảm trừ tiền | Chụp ảnh, quay video từng hạng mục |
Bảng này không phải quy định pháp luật mà là thoả thuận giữa bạn và người làm thay. Đưa nội dung này vào văn bản uỷ quyền hoặc một bản thoả thuận kèm theo giúp bên thi công cũng biết người làm thay được quyết đến đâu.
Xin giấy phép xây dựng qua người được uỷ quyền
Nhà ở riêng lẻ ở đô thị và ở khu vực có quy hoạch thường phải có giấy phép xây dựng; một số nhà ở nông thôn không thuộc khu vực quy hoạch có thể được miễn. Việc miễn hay không phụ thuộc vị trí thửa đất và quy định đang áp dụng, nên người làm thay cần hỏi bộ phận một cửa nơi có đất trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Trước đây, giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ do uỷ ban cấp huyện cấp ở phần lớn địa phương; sau sắp xếp chính quyền hai cấp từ ngày 1/7/2025, thẩm quyền đã chuyển, nhiều nơi giao cho cấp xã. Đây là chỗ thông tin cũ trên mạng dễ gây nhầm, vì vậy hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận vẫn là cách chắc nhất.
Hồ sơ xin phép thường gồm đơn, giấy tờ về quyền sử dụng đất, bản vẽ thiết kế. Đơn đứng tên chủ đất; người làm thay ký với tư cách người được uỷ quyền và nộp kèm văn bản uỷ quyền. Nếu cơ quan cấp phép yêu cầu sửa bản vẽ, người làm thay chỉ nên chuyển yêu cầu cho chủ nhà và đơn vị thiết kế, không tự đồng ý thay đổi diện tích xây dựng hay chiều cao.
Một lưu ý thực tế: giấy phép cấp cho chủ đất, không cho người làm thay. Khi có đoàn kiểm tra trật tự xây dựng đến công trình, người làm thay nên giữ sẵn bản sao giấy phép và văn bản uỷ quyền tại công trình để trình bày.
Nếu địa phương yêu cầu thông báo ngày khởi công, người làm thay gửi thông báo đó theo đúng tên chủ nhà và đúng thời điểm. Giữ giấy phép, bản vẽ được duyệt và văn bản uỷ quyền trong một tập hồ sơ tại công trình là thói quen nhỏ nhưng giúp mọi lần kiểm tra diễn ra nhanh, không ai phải gọi điện về cho chủ nhà giữa buổi.
Ký hợp đồng thi công nhân danh chủ nhà
Bên ký là chủ nhà, người làm thay chỉ đại diện. Hợp đồng ghi bên giao thầu là chủ nhà, "do ông, bà … đại diện theo văn bản uỷ quyền số … ngày …". Như vậy quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng thuộc về chủ nhà, kể cả quyền đòi bảo hành sau này.
Đính kèm bản thiết kế đã duyệt. Hợp đồng chỉ chặt khi có bản vẽ và bảng vật tư đính kèm. Người làm thay ký hợp đồng mà không có bản vẽ là tự đặt mình vào thế phải quyết mọi thứ ở công trường.
Mốc thanh toán gắn với hạng mục. Chia tiền theo từng hạng mục hoàn thành: móng, khung, mái, hoàn thiện. Mỗi mốc có biên bản xác nhận khối lượng. Tránh tạm ứng lớn ngay từ đầu.
Tiền nên đi từ tài khoản chủ nhà. Nếu được, bạn chuyển khoản thẳng cho bên thi công sau khi người làm thay xác nhận khối lượng. Người làm thay giữ vai trò kiểm tra, không giữ tiền. Cách này giảm nghi ngờ cho chính người làm thay.
Phụ lục cho mọi phát sinh. Phát sinh nào vượt hạn mức đều làm phụ lục có chữ ký hoặc tin nhắn đồng ý của chủ nhà. Phụ lục nhỏ nhưng là bằng chứng quan trọng nếu sau này quyết toán lệch.
Nghiệm thu và ghi nhận nhà vào sổ
Phần kết thúc thường bị xem nhẹ, trong khi đây là lúc người làm thay ký những giấy tờ có hậu quả lâu dài:
- Thống nhất trước với chủ nhà danh mục kiểm tra khi nghiệm thu: kết cấu, chống thấm, điện nước, cửa, hoàn thiện.
- Người làm thay kiểm tra từng hạng mục cùng bên thi công, chụp ảnh và quay video gửi chủ nhà.
- Lập biên bản nghiệm thu liệt kê phần đạt và phần phải sửa, chỉ ký chấp nhận toàn bộ khi chủ nhà đồng ý.
- Giữ lại khoản tiền bảo hành theo hợp đồng, không thanh toán hết ngay khi bàn giao.
- Nhận hồ sơ hoàn công từ bên thi công: bản vẽ hoàn công, biên bản, hoá đơn nếu có.
- Nếu muốn ghi nhận nhà vào giấy chứng nhận, người làm thay nộp hồ sơ đăng ký tài sản gắn liền với đất theo phạm vi uỷ quyền.
Bước cuối cần được ghi trong văn bản uỷ quyền; nếu không, người làm thay phải xin thêm một văn bản nữa chỉ để đi nộp hồ sơ ghi nhận nhà.
Chọn người trông coi: người thân, người làm nghề hay cả hai
Người thân có ưu thế là gần công trình, đáng tin và thường không lấy tiền. Nhưng phần lớn người thân không có chuyên môn xây dựng: không đọc được bản vẽ kết cấu, không biết móng đã đủ sâu chưa, thép đã đúng chủng loại chưa. Họ trông được tiến độ và tiền, khó trông được chất lượng.
Người làm nghề như kỹ sư giám sát độc lập thì ngược lại: kiểm được chất lượng nhưng không thay bạn quyết chuyện tiền và chuyện gia đình. Nhiều chủ nhà ở xa chọn kết hợp: người thân nhận uỷ quyền về thủ tục, hợp đồng và thanh toán; kỹ sư giám sát được thuê bằng hợp đồng dịch vụ riêng để kiểm tra kỹ thuật ở những mốc quan trọng như đổ móng, đổ sàn, chống thấm.
Nếu chọn cách kết hợp, văn bản uỷ quyền cho người thân nên ghi rằng việc nghiệm thu từng mốc chỉ ký khi đã có ý kiến của người giám sát kỹ thuật. Điều đó vừa bảo vệ chất lượng công trình vừa bảo vệ người thân khỏi trách nhiệm về những việc ngoài chuyên môn của họ.
Những tình huống nên dừng lại hỏi người làm nghề
Không phải công trình nào cũng chỉ cần người thân trông coi. Bạn nên tìm thêm tư vấn khi:
- Hàng xóm phản đối vì xây sát ranh, có nguy cơ lún nứt nhà bên cạnh, hoặc đòi bồi thường.
- Đoàn kiểm tra lập biên bản cho rằng công trình sai phép hoặc không phép.
- Bên thi công bỏ dở công trình, đòi thêm tiền không theo hợp đồng.
- Thửa đất có phần nằm trong chỉ giới quy hoạch hoặc hành lang bảo vệ công trình.
- Chủ nhà và người làm thay bắt đầu không thống nhất về số tiền đã chi.
Những chuyện này vượt khỏi việc đi lại và ký giấy. Người làm thay nên báo ngay, giữ nguyên hiện trạng chứng từ, và để chủ nhà quyết định có nhờ người làm nghề hay không.
Đặc biệt với biên bản của đoàn kiểm tra trật tự xây dựng, người làm thay không nên ký thừa nhận vi phạm hay cam kết tự tháo dỡ khi chưa hỏi chủ nhà. Có thể ghi ý kiến của mình vào biên bản là sẽ báo cáo chủ công trình, rồi chuyển ngay bản chụp biên bản cho chủ nhà để quyết định bước tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền có được đứng tên trên giấy phép xây dựng không?
Không. Giấy phép xây dựng cấp cho người có quyền sử dụng đất hoặc chủ đầu tư công trình. Người được uỷ quyền chỉ làm thủ tục nhân danh chủ nhà, nên tên trên giấy phép vẫn là tên chủ đất.
Có cần công chứng văn bản uỷ quyền để xin phép xây dựng không?
Tuỳ yêu cầu của nơi tiếp nhận. Với việc nộp hồ sơ hành chính, nhiều nơi chấp nhận giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký. Nếu văn bản đồng thời cho phép ký hợp đồng thi công giá trị lớn, nên làm hợp đồng uỷ quyền công chứng để bên thi công cũng yên tâm.
Bên thi công đòi người làm thay ký nhận tiền mặt thay chủ nhà thì có nên không?
Nên hạn chế. Tốt hơn là chủ nhà chuyển khoản trực tiếp cho bên thi công theo từng mốc. Nếu buộc phải dùng tiền mặt, mỗi lần chi phải có giấy nhận tiền ghi rõ hạng mục, số tiền, có chữ ký bên nhận, và gửi bản chụp cho chủ nhà.
Người làm thay có được tự ý thay đổi vật liệu cho rẻ hơn không?
Không, nếu văn bản uỷ quyền không cho phép. Thay vật liệu làm thay đổi chất lượng và giá trị công trình, là quyết định của chủ nhà. Khi bên thi công đề xuất thay, người làm thay chuyển đề xuất kèm báo giá cho chủ nhà quyết.
Nhà xây xong mà chủ nhà chưa về được thì ai nhận bàn giao?
Người làm thay nhận bàn giao nếu văn bản uỷ quyền có quyền nghiệm thu và nhận bàn giao. Nên giữ lại khoản bảo hành và ghi rõ trong biên bản những phần còn phải sửa, để chủ nhà về sau vẫn đòi được bảo hành.
Xây nhà trên đất đứng tên cha mẹ thì con có xin phép thay được không?
Được nếu cha mẹ uỷ quyền. Nhưng nhà xây trên đất của cha mẹ thì về pháp lý gắn với quyền sử dụng đất của cha mẹ. Nếu muốn nhà là của con, gia đình nên tính chuyện tặng cho đất hoặc thoả thuận bằng văn bản trước khi xây.