Người được uỷ quyền chỉ nên tự trừ thù lao hay chi phí vào tiền thu hộ khi hai bên đã thoả thuận cho phép, hoặc khi khoản thù lao đã đến hạn, số tiền rõ ràng và không bị bên kia tranh cãi. Nguyên tắc gốc là mọi tài sản và lợi ích thu được khi làm thay phải giao lại cho bên uỷ quyền, trừ khi có thoả thuận khác. Tự giữ lại tiền khi con số còn đang bàn cãi, hay giữ bản gốc giấy tờ để ép trả tiền, là những cách làm dễ biến người đúng thành người sai.
Tình huống này rất phổ biến: con nhận tiền đền bù thay mẹ, nhân viên thu tiền hàng thay chủ hộ kinh doanh, người quen nhận tiền bán xe thay bạn. Tiền nằm trong tay người làm thay, còn thù lao thì chưa trả. Bài này nói rõ chỗ nào được, chỗ nào không, và cách làm để không ai nghi ai.
Tiền thu hộ là của ai
Tiền bạn nhận thay bên uỷ quyền, dù đang nằm trong tài khoản của bạn, vẫn là tiền của họ. Bạn chỉ đang giữ hộ. Đây là lý do luật buộc người được uỷ quyền giao lại tài sản và lợi ích thu được, và cũng là lý do mọi khoản bạn giữ lại đều cần một căn cứ rõ ràng.
Căn cứ đó có thể là thoả thuận từ đầu, kiểu "người được uỷ quyền được trừ thù lao và chi phí đã có chứng từ trước khi chuyển phần còn lại". Cũng có thể là một thoả thuận sau, như tin nhắn bên uỷ quyền đồng ý cho bạn trừ khoản đã ứng. Không có căn cứ nào thì cách an toàn là giao đủ, rồi đề nghị thanh toán riêng. Với tiền thu hộ của doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, quy trình nộp tiền về quỹ, về tài khoản của cơ sở thường đã có sẵn; người được uỷ quyền nên theo đúng quy trình đó thay vì tự giữ.
Nhiều người thấy cách đó rườm rà: tiền đang ở đây, chuyển đi rồi chờ chuyển lại làm gì. Nhưng chính sự rườm rà đó tạo ra dấu vết minh bạch, nhất là khi số tiền lớn, kéo dài nhiều đợt, hoặc người uỷ quyền là cha mẹ già mà các anh chị em khác cũng quan tâm. Nếu sau này có tranh cãi, bạn chứng minh được đã giao đủ, còn bên kia nợ bạn khoản nào thì rõ khoản đó.
Bù trừ nghĩa vụ: khi luật cho phép tự trừ
Bộ luật Dân sự 2015 có chế định bù trừ nghĩa vụ: khi hai bên cùng có nghĩa vụ với nhau về tài sản cùng loại, ví dụ đều là tiền, và các nghĩa vụ đó đã đến hạn, thì có thể bù trừ cho nhau, trừ khi có thoả thuận khác hoặc luật quy định khác. Áp vào đây: bạn nợ bên uỷ quyền khoản tiền thu hộ, bên uỷ quyền nợ bạn thù lao đã đến hạn; hai khoản cùng là tiền thì về nguyên tắc có thể bù trừ phần tương ứng.
Nhưng cần ba điều kiện thực tế để việc bù trừ không thành tranh chấp. Thứ nhất, thù lao đã thật sự đến hạn theo thoả thuận, không phải bạn tự cho là đến hạn. Thứ hai, số tiền xác định được, ví dụ một khoản cố định hoặc phần trăm trên một con số rõ ràng. Thứ ba, bên uỷ quyền không đang tranh cãi chính khoản đó, chẳng hạn cho rằng bạn làm hỏng việc nên không đáng nhận.
Thiếu một trong ba điều kiện, việc tự trừ sẽ bị nhìn như giữ tiền của người khác. Khi đó, giao đủ phần không tranh cãi và để riêng phần đang bàn là cách xử lý ít rủi ro hơn nhiều.
Tình huống nào nên tự trừ, tình huống nào không
Các ví dụ giả định dưới đây giúp bạn so tình huống của mình.
| Tình huống | Có nên tự trừ | Cách làm an toàn hơn |
|---|---|---|
| Hợp đồng ghi rõ được trừ thù lao cố định trước khi giao | Có, theo đúng thoả thuận | Gửi bản kê kèm khi chuyển phần còn lại |
| Chi phí đã ứng có hoá đơn, bên uỷ quyền đã đồng ý qua tin nhắn | Có | Ghi rõ nội dung chuyển khoản phần còn lại và đính kèm chứng từ |
| Thù lao phần trăm, nhưng hai bên đang tranh cãi cơ sở tính | Không nên | Giao phần chắc chắn không thuộc thù lao, giữ riêng phần đang bàn và báo bằng văn bản |
| Bên uỷ quyền cho rằng bạn làm hỏng việc, không đồng ý trả công | Không nên | Giao đủ, đề nghị thanh toán thù lao riêng; nếu không thoả thuận được thì hoà giải |
| Thù lao chưa đến hạn theo hợp đồng | Không | Giao đủ, chờ đến hạn rồi đề nghị trả |
Cột thứ ba có một điểm chung: luôn để lại dấu vết bằng văn bản. Bản kê, nội dung chuyển khoản, tin nhắn xác nhận là ba thứ bảo vệ bạn tốt nhất trong mọi tình huống về tiền.
Giữ giấy tờ để đòi tiền: vì sao nên tránh
Có người không trừ được tiền thì giữ lại bản gốc giấy chứng nhận, chìa khoá nhà, hay giấy tờ xe, đợi bên uỷ quyền trả thù lao mới giao. Cách này rất rủi ro. Giấy tờ đó bạn nhận để làm việc được giao, và nghĩa vụ của bạn là giao lại khi xong hoặc khi bị yêu cầu. Giữ lại để gây sức ép có thể khiến bạn bị kiện đòi tài sản, phải bồi thường thiệt hại phát sinh do bên kia không có giấy tờ để giao dịch.
Nếu việc giữ giấy tờ kèm lời đe doạ, hay kéo dài khiến bên kia thiệt hại lớn, câu chuyện có thể trở nên nghiêm trọng hơn nhiều so với một khoản thù lao. Trong khi đó, khoản thù lao bạn đáng được nhận vẫn có những con đường đòi chính đáng: đề nghị bằng văn bản, hoà giải, khởi kiện.
Luật dân sự có biện pháp cầm giữ tài sản trong hợp đồng song vụ, nhưng việc áp dụng nó với giấy tờ như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, và trong quan hệ uỷ quyền cụ thể, là chuyện cần người làm nghề luật xem xét kỹ. Đừng tự suy ra rằng mình có quyền giữ. Trong đa số trường hợp, giao lại giấy tờ đúng hạn rồi đòi thù lao bằng con đường chính thức vừa an toàn hơn, vừa giữ cho bạn ở vị thế người làm đúng nghĩa vụ.
Cách trừ minh bạch khi đã đủ căn cứ
Khi đã có thoả thuận hoặc đủ điều kiện bù trừ, làm theo trình tự này để không ai nghi ngờ:
- Lập bản kê: tổng tiền đã thu thay, từng lần, từ ai, ngày nào.
- Liệt kê khoản được trừ: thù lao theo điều khoản nào, chi phí nào có chứng từ.
- Tính phần còn lại phải giao và chuyển khoản đúng số đó vào tài khoản bên uỷ quyền.
- Ghi nội dung chuyển khoản ngắn gọn, ví dụ "giao lại tiền thu hộ sau khi trừ thù lao và chi phí theo bản kê".
- Gửi bản kê và ảnh chứng từ cùng lúc với chuyển khoản, đề nghị bên uỷ quyền xác nhận.
- Lưu tất cả trong một thư mục riêng cho đến khi hai bên chốt xong mọi khoản.
Nếu bên uỷ quyền phản hồi rằng một khoản bị trừ không đúng, đừng tranh cãi ngay qua tin nhắn. Hỏi họ không đồng ý khoản nào và vì sao, rồi xem lại chứng từ. Nhiều chênh lệch chỉ là do hai bên hiểu khác về một khoản chi. Khi đã thống nhất lại, chuyển bổ sung hoặc nhận lại phần chênh lệch kèm một dòng xác nhận để khép sổ.
Một ví dụ có con số
Ví dụ giả định: anh Khoa ở Đồng Tháp uỷ quyền cho bạn là chị Vy ở Thành phố Hồ Chí Minh nhận tiền thanh lý một hợp đồng thuê kho. Hợp đồng uỷ quyền ghi thù lao cố định, trả khi nhận được tiền, và chi phí hợp lý có chứng từ do anh Khoa chịu. Chị Vy nhận về một khoản tiền từ bên thuê kho, đã ứng tiền xe và tiền chứng thực bản sao, có hoá đơn và biên lai.
Ở đây ba điều kiện bù trừ đều đủ: thù lao đã đến hạn vì tiền đã về, số tiền thù lao cố định, chi phí có chứng từ và thuộc loại đã thoả thuận. Chị Vy có thể trừ thù lao và chi phí, chuyển phần còn lại cho anh Khoa kèm bản kê. Nếu hợp đồng lại ghi thù lao bằng một tỷ lệ trên "số tiền thu hồi thực tế sau khi trừ các khoản phạt", và hai người đang hiểu khác nhau về khoản phạt, thì chị Vy nên chuyển ngay phần chắc chắn không phải thù lao, phần còn lại giữ riêng và báo rõ trong lúc chờ thống nhất.
Sự khác biệt giữa hai cách xử lý không nằm ở số tiền, mà ở việc khoản trừ có còn bị tranh cãi hay không.
Nếu bạn là bên uỷ quyền và thấy bị trừ quá tay
Đầu tiên, yêu cầu bản kê chi tiết nếu chưa có: tổng đã thu, từng khoản đã trừ, căn cứ trừ. Người làm thay có nghĩa vụ báo cáo và giao lại tiền, nên yêu cầu này hoàn toàn chính đáng.
Thứ hai, đối chiếu với hợp đồng và tin nhắn: khoản thù lao có đúng mức đã thoả thuận không, đã đến hạn chưa, chi phí có chứng từ và có hợp lý không. Đánh dấu những khoản bạn đồng ý và những khoản không đồng ý, rồi trả lời bằng văn bản, nêu rõ con số.
Thứ ba, tách phần không tranh cãi ra khỏi phần đang tranh cãi. Phần không tranh cãi chốt ngay; phần còn lại thương lượng hoặc đưa ra hoà giải. Tránh lập luận kiểu "đã trừ sai một khoản thì coi như anh không được gì", vì nó đẩy cả hai vào thế không lùi được. Nếu số tiền chênh lệch lớn và người làm thay không chịu giải trình, lúc đó mới tính tới hoà giải hoặc các bước pháp lý, và nhớ giữ lại toàn bộ bản kê, tin nhắn làm chứng cứ.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không nói gì về việc trừ thù lao, người làm thay có được tự trừ không?
Về nguyên tắc có thể bù trừ khi cả hai khoản đều là tiền, đã đến hạn và số tiền rõ ràng. Nhưng nếu bên uỷ quyền đang tranh cãi khoản thù lao, tự trừ dễ gây tranh chấp. Cách an toàn là hỏi ý kiến bằng tin nhắn trước khi trừ, hoặc giao đủ rồi đề nghị trả riêng.
Nhân viên thu tiền hàng thay chủ hộ kinh doanh có được giữ lại để trừ lương không?
Lương là quan hệ lao động, khác với thù lao uỷ quyền, và có quy định riêng về trả lương. Nhân viên không nên tự giữ tiền hàng để trừ lương. Nên nộp đủ theo quy trình của cửa hàng và đề nghị trả lương đúng hạn theo hợp đồng lao động.
Đã chuyển đủ tiền rồi mà bên uỷ quyền không trả thù lao thì làm sao?
Gửi đề nghị thanh toán bằng văn bản, nêu căn cứ thù lao và số tiền. Nếu không được trả, bạn có thể thương lượng, hoà giải, rồi khởi kiện đòi tiền. Việc bạn đã giao đủ tiền thu hộ là điểm cộng lớn khi sự việc phải được xem xét.
Tiền thu hộ để trong tài khoản người làm thay có sinh lãi thì lãi thuộc về ai?
Lãi phát sinh từ tiền của bên uỷ quyền thường được coi là lợi ích thu được trong khi làm việc uỷ quyền, và thuộc về bên uỷ quyền, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Khoản lãi nhỏ thì nên nói rõ với nhau để không thành chuyện.
Có nên mở tài khoản riêng để nhận tiền thu hộ?
Với việc nhiều khoản, kéo dài hoặc số tiền lớn, nhận vào một tài khoản tách khỏi chi tiêu cá nhân giúp đối chiếu dễ hơn nhiều. Tốt hơn nữa là để bên trả tiền chuyển thẳng vào tài khoản đứng tên bên uỷ quyền nếu thủ tục cho phép.