Giấy uỷ quyền viết tay có giá trị pháp lý nếu thể hiện đúng ý chí của người uỷ quyền và nội dung không trái luật. Bộ luật Dân sự không bắt mọi uỷ quyền phải công chứng hay chứng thực. Điều khiến nhiều người hụt hẫng là: giá trị pháp lý và việc được chấp nhận là hai chuyện. Một tờ giấy viết tay hợp lệ vẫn có thể bị quầy tiếp nhận trả lại vì thủ tục đó đòi hình thức cao hơn.
Bài này chỉ ra chỗ giấy tự viết dùng tốt, chỗ thường bị từ chối, cách viết để ít bị hỏi lại, và thời điểm nên nâng lên chứng thực chữ ký. Viết tay hay đánh máy rồi ký tay đều cùng một bản chất: văn bản do người uỷ quyền tự lập, không có ai xác nhận chữ ký.
Viết tay vẫn là uỷ quyền, nhưng ai tin chữ ký của bạn
Khi bạn tự viết và ký, bên nhận chỉ có tờ giấy và lời của người cầm giấy. Họ không có cách nào biết chữ ký đó có đúng là của bạn không, bạn ký lúc tỉnh táo hay bị ép, và bạn có còn muốn uỷ quyền ở thời điểm họ giao dịch hay không. Toàn bộ rủi ro kiểm tra dồn sang bên nhận.
Vì vậy giấy tự viết hoạt động tốt nhất trong quan hệ đã có sẵn lòng tin: tổ dân phố quen mặt hai mẹ con, trường học biết rõ phụ huynh, chủ nhà trọ biết người thuê. Giữa hai bên này, tờ giấy là bằng chứng ghi lại việc bạn đã nhờ ai làm gì, đủ để sau này đối chiếu khi có hiểu lầm.
Ngược lại, ở những nơi giao dịch với người lạ hằng ngày như bưu cục, ngân hàng, bộ phận một cửa, người tiếp nhận phải tự chịu trách nhiệm nếu giao nhầm. Họ có quy trình riêng, và quy trình đó thường yêu cầu chữ ký được xác nhận. Đây không phải sự làm khó, mà là cách họ chuyển phần rủi ro sang cơ quan chứng thực.
Nói ngắn gọn: viết tay hợp lệ về mặt dân sự, nhưng muốn dùng được việc thì phải hỏi bên nhận có tin chữ ký đó hay không.
Chỗ giấy tự viết thường dùng được và chỗ thường bị trả
Bảng dựa trên cách làm phổ biến; mỗi nơi có thể khác, nên hỏi trước một câu là chắc nhất.
| Tình huống | Giấy tự viết | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhờ người nhà đi họp phụ huynh, nhận sổ liên lạc | Thường được | Trường có mẫu riêng thì dùng mẫu |
| Nhận hộ bưu phẩm thường, hàng giao tận nhà | Thường được, kèm giấy tờ tuỳ thân người nhận | Bưu phẩm đảm bảo, hành chính công có thể đòi hơn |
| Nhờ đồng nghiệp ký nhận hàng ở công ty | Thường dùng giấy uỷ quyền nội bộ của công ty | Đây là uỷ quyền trong doanh nghiệp, theo quy chế công ty |
| Nhận kết quả thủ tục hành chính đã có giấy hẹn | Tuỳ nơi; nhiều nơi đòi chứng thực chữ ký | Hỏi bộ phận trả kết quả trước |
| Rút tiền, đóng tài khoản ngân hàng | Thường bị trả | Ngân hàng có mẫu và quy trình riêng |
| Làm thủ tục nhà đất, xe, hộ tịch | Bị trả | Cần chứng thực hoặc công chứng tuỳ việc |
| Ký hợp đồng mua bán, vay mượn thay | Rủi ro cao, bên kia thường không nhận | Tài sản lớn cần hợp đồng uỷ quyền công chứng |
Điểm chung của cột "thường được": việc nhỏ, có thể làm lại, và bên nhận biết người uỷ quyền. Thiếu một trong ba điều đó, nên chuẩn bị sẵn phương án chứng thực.
Giấy tự viết phải có những gì để ít bị hỏi lại
Không có "mẫu chuẩn" bắt buộc cho giấy tự viết, nhưng bên nhận cần đủ thông tin để xác định đúng người, đúng việc. Một tờ giấy đầy đủ thường có các phần sau:
- Tiêu đề rõ ràng là giấy uỷ quyền, ngày và nơi viết.
- Thông tin người uỷ quyền: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc số giấy tờ tuỳ thân, nơi cư trú hiện tại.
- Thông tin người được uỷ quyền với các mục tương tự, và quan hệ giữa hai người nếu có.
- Nội dung uỷ quyền: tên việc cụ thể, nơi làm, giấy tờ hay tài sản liên quan (mã hồ sơ, số giấy hẹn, mã vận đơn…).
- Những việc người được uỷ quyền không được làm, nếu bạn muốn giới hạn (ví dụ chỉ nhận, không ký thay biên bản).
- Thời hạn uỷ quyền, hoặc ghi rõ "đến khi hoàn thành việc nêu trên".
- Chữ ký và họ tên viết tay của người uỷ quyền; nếu không biết chữ, điểm chỉ kèm người làm chứng ký xác nhận.
Nên kèm bản chụp giấy tờ tuỳ thân của người uỷ quyền để bên nhận đối chiếu chữ ký. Tránh viết tắt tên thủ tục và đừng để trống dòng giữa các phần, vì khoảng trống là chỗ người khác có thể viết thêm.
Rủi ro của giấy tự viết với chính người uỷ quyền
Dễ bị viết thêm, sửa nội dung. Giấy không có xác nhận, không có số chứng thực, nên nếu ai đó thêm một dòng vào khoảng trống, rất khó chứng minh dòng đó không phải bạn viết. Gạch chéo phần trống và ký nháy vào từng trang là thói quen nên có.
Khó chứng minh khi có tranh chấp. Nếu người làm thay nói bạn đã giao quyền rộng hơn, hoặc bạn nói mình không hề ký, việc giám định chữ ký mất thời gian. Văn bản có chứng thực thì có sổ chứng thực lưu lại, đối chiếu dễ hơn nhiều.
Khó thu hồi. Bạn không biết người cầm giấy đã sao chụp bao nhiêu bản và đưa cho ai. Muốn chấm dứt, bạn phải báo trực tiếp cho người được uỷ quyền và cho những nơi họ có thể đến; chi tiết cách huỷ và thời điểm có hiệu lực là một chủ đề riêng.
Không ràng buộc trách nhiệm của người làm thay. Giấy một bên chỉ thể hiện ý của bạn. Người kia không ký nhận nghĩa vụ báo cáo, giao lại giấy tờ, nên khi họ giữ đồ không đưa, bạn phải chứng minh thêm bằng tin nhắn, nhân chứng.
Nâng giấy tự viết lên chứng thực chữ ký: làm thế nào
Khi nơi nhận không chấp nhận giấy tự viết, bạn không phải soạn lại từ đầu. Cách làm thường gặp:
- Giữ nguyên nội dung đã viết, nhưng chưa ký. Chữ ký phải được thực hiện trước mặt người chứng thực; ký sẵn ở nhà rồi mang đến thì nhiều nơi yêu cầu ký lại.
- Mang theo giấy tờ tuỳ thân còn hạn của người uỷ quyền và bản giấy uỷ quyền chưa ký.
- Đến uỷ ban nhân dân cấp xã, phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng, xin chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền.
- Người tiếp nhận kiểm tra giấy tờ, xem nội dung có thuộc loại được chứng thực chữ ký hay không, rồi chứng kiến bạn ký và ghi lời chứng.
- Nhận lại bản đã chứng thực, chụp lưu, giao bản gốc cho người được uỷ quyền.
Người được uỷ quyền không cần có mặt khi chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền, vì đây là văn bản một bên. Phí chứng thực và thời gian giải quyết theo quy định hiện hành, bạn hỏi tại nơi làm.
Những câu chữ nên tránh trên giấy tự viết
"Toàn quyền quyết định mọi việc". Câu này vừa khiến bên nhận không biết việc cụ thể là gì, vừa mở cửa cho người cầm giấy làm những việc bạn không hề nghĩ tới. Giấy tự viết không có ai kiểm tra nội dung, nên càng phải ghi hẹp.
"Và các việc khác có liên quan". Cụm đuôi này hay được thêm cho chắc, nhưng chính nó làm phạm vi trở nên mơ hồ. Nếu thật sự có việc phát sinh, ghi tên từng việc, hoặc viết giấy mới khi cần.
Ký và nhận tiền thay. Nhiều người viết thêm "được nhận tiền" chỉ vì tiện, trong khi việc chính chỉ là nộp hồ sơ. Khoản nhận tiền nên có giấy riêng, ghi rõ số tiền hoặc khoản cụ thể, và tốt hơn nên chứng thực.
Không ghi ngày viết. Thiếu ngày thì không xác định được thời hạn, cũng không biết giấy được lập trước hay sau những sự kiện khác. Bên nhận thường từ chối giấy không ngày.
Ghi tên gọi ở nhà thay cho họ tên đầy đủ. Tên thân mật quen trong gia đình không giúp bên nhận đối chiếu với giấy tờ tuỳ thân. Luôn ghi đủ họ tên như trên thẻ căn cước, kèm số định danh.
Ví dụ giả định: ba tờ giấy, ba kết cục
Ví dụ giả định thứ nhất: chị Lan đi công tác, viết giấy nhờ em trai đến trường họp phụ huynh và nhận phiếu đăng ký bán trú cho con. Giáo viên chủ nhiệm biết cả hai chị em, nhận giấy, mọi việc xong trong buổi chiều. Giấy tự viết vừa đủ.
Ví dụ giả định thứ hai: anh Hưng viết tay nhờ mẹ đến bộ phận một cửa phường nhận bản trích lục đã có giấy hẹn. Cán bộ trả kết quả yêu cầu giấy uỷ quyền có chứng thực vì kết quả là giấy tờ hộ tịch. Mẹ anh phải về, anh gửi giấy qua người quen để chứng thực ở nơi anh đang làm việc rồi gửi lại, mất thêm một tuần. Nếu hỏi trước, anh đã chứng thực ngay từ đầu.
Ví dụ giả định thứ ba: ông Tư viết tay "giao cho cháu toàn quyền bán chiếc xe máy". Cháu mang giấy đi bán, người mua không dám nhận vì không sang tên được, cuối cùng phải quay về làm hợp đồng uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực. Với việc chuyển quyền sở hữu tài sản, giấy tự viết gần như không có đất dùng.
Ba ví dụ cho thấy cùng một tờ giấy, kết quả phụ thuộc vào việc và bên nhận, không phải vào nét chữ đẹp hay dài.
Một thói quen nhỏ giúp tránh cả ba kết cục xấu: trước khi viết, gọi cho nơi sẽ nhận và hỏi đúng một câu, "người nhà đến làm thay thì cần mang giấy uỷ quyền loại nào". Câu trả lời quyết định bạn viết tay ở nhà, ra phường chứng thực chữ ký, hay đặt lịch với văn phòng công chứng. Ghi lại tên bộ phận và thời điểm hỏi, để nếu đến nơi lại bị đòi khác, người làm thay có căn cứ trao đổi lại một cách bình tĩnh, không phải quay về tay trắng.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền đánh máy rồi ký tay có khác giấy viết tay không?
Về bản chất là như nhau, đều là văn bản người uỷ quyền tự lập và ký. Đánh máy chỉ giúp dễ đọc, không làm tăng giá trị xác nhận. Muốn nơi nhận tin chữ ký thì vẫn phải chứng thực chữ ký hoặc công chứng tuỳ việc.
Giấy uỷ quyền viết tay có cần người làm chứng không?
Luật không bắt buộc người làm chứng cho giấy tự viết thông thường. Có người làm chứng ký thêm giúp ích khi sau này có tranh chấp. Trường hợp người uỷ quyền không biết chữ hoặc không ký được thì nên có người làm chứng và điểm chỉ.
Giấy uỷ quyền viết tay có thời hạn bao lâu?
Thời hạn do bạn ghi trên giấy. Nếu không ghi, pháp luật dân sự có quy định thời hạn mặc định cho uỷ quyền, nhưng để tránh tranh cãi, nên ghi rõ ngày hết hạn hoặc ghi uỷ quyền đến khi xong một việc cụ thể.
Có thể gửi ảnh chụp giấy uỷ quyền viết tay qua điện thoại được không?
Ảnh chụp chỉ dùng được với bên nhận quen biết và việc rất nhỏ. Phần lớn cơ quan, ngân hàng đòi bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Nếu ở xa, hỏi xem nơi đó có nhận hồ sơ trực tuyến, ký số hay không.
Bị từ chối giấy uỷ quyền viết tay thì có khiếu nại được không?
Nếu thủ tục đó theo quy định chỉ cần văn bản uỷ quyền mà không đòi chứng thực, bạn có quyền hỏi căn cứ từ chối và phản ánh lên người phụ trách. Tuy vậy, với việc gấp, chứng thực chữ ký thường nhanh hơn chờ trả lời phản ánh.