Trong vụ án dân sự thông thường (đòi nợ, tranh chấp hợp đồng, tranh chấp tài sản, đòi bồi thường), đương sự được uỷ quyền cho một người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thay mặt mình tham gia tố tụng. Người đó gọi là người đại diện theo uỷ quyền: nộp đơn, nộp chứng cứ, dự phiên hoà giải, dự phiên toà và làm các việc khác trong đúng phạm vi văn bản uỷ quyền ghi. Ngoại lệ đáng nhớ nhất là việc ly hôn: đương sự không được uỷ quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng.
Bài này đi theo đúng trình tự bạn sẽ gặp: chọn ai làm người đại diện, giấy uỷ quyền phải có những gì, lập ở đâu để toà nhận, nộp vào thời điểm nào, và người đại diện đến toà cần mang theo gì. Các nguyên tắc dưới đây lấy từ Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; chi tiết thủ tục từng toà có thể khác nhau đôi chút, nên trước khi nộp bạn nên hỏi thư ký hoặc bộ phận tiếp nhận của toà đang giải quyết vụ việc.
Tố tụng dân sự cho phép uỷ quyền đến đâu
Nguyên tắc chung khá rộng: đương sự là cá nhân hay tổ chức đều có thể nhờ người khác thay mình theo đuổi vụ việc. Người đại diện theo uỷ quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ tố tụng của đương sự theo nội dung văn bản uỷ quyền. Nghĩa là quyền của người đại diện không tự nhiên có, mà đi ra từ đúng những chữ được ghi. Giấy ghi hẹp thì người đại diện chỉ làm được phần hẹp, phần còn lại toà vẫn phải làm việc trực tiếp với bạn.
Giới hạn thứ nhất nằm ở loại việc. Ly hôn là việc gắn với nhân thân nên không uỷ quyền tham gia tố tụng thay được; vợ hoặc chồng phải tự mình trình bày ý chí. Những quan hệ khác như vay tiền, mua bán, thuê nhà, chia tài sản chung không phải ly hôn, đòi bồi thường thiệt hại đều uỷ quyền được bình thường.
Giới hạn thứ hai nằm ở người nhận. Người đại diện theo uỷ quyền trong tố tụng dân sự không được uỷ quyền lại cho người thứ ba. Nếu người bạn nhờ bận đột xuất, họ không thể tự viết giấy giao lại cho người khác; bạn phải lập văn bản uỷ quyền mới cho người thay.
Giới hạn thứ ba nằm ở lời khai. Toà có thể vẫn triệu tập chính đương sự để hỏi về những sự kiện chỉ người đó biết, ví dụ ai trực tiếp giao tiền, nói gì lúc ký hợp đồng. Uỷ quyền giúp bạn không phải có mặt ở mọi buổi, chứ không làm bạn biến mất khỏi vụ việc. Người đại diện cũng chỉ trình bày được những gì bạn đã kể và đưa cho họ, nên khâu bàn giao thông tin quan trọng không kém giấy tờ.
Ai được làm người đại diện theo uỷ quyền, ai thì không
Điều kiện cơ bản. Người nhận uỷ quyền phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ: đã thành niên, không bị toà tuyên mất năng lực hành vi dân sự hay có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Người thân, bạn bè, đồng nghiệp, luật sư đều có thể nhận, không bắt buộc phải có chuyên môn pháp lý.
Không được đại diện khi quyền lợi đối lập. Người cùng là đương sự trong cùng vụ việc với bạn mà quyền lợi trái ngược với bạn thì không thể làm người đại diện cho bạn. Người đang làm đại diện cho một đương sự khác có quyền lợi đối lập với bạn trong cùng vụ việc cũng không được. Ví dụ giả định: hai anh em cùng bị kiện đòi một khoản nợ chung nhưng đổ trách nhiệm cho nhau thì không nên để người này đại diện cho người kia.
Người đang công tác trong một số ngành. Cán bộ, công chức đang làm việc trong ngành Toà án, Kiểm sát, Công an nhìn chung không được làm người đại diện cho đương sự trong vụ việc dân sự, trừ khi họ tham gia với tư cách người đại diện của chính cơ quan mình hoặc là người đại diện theo pháp luật của đương sự. Nếu người thân của bạn làm trong các ngành này, nên chọn người khác để tránh bị toà không chấp nhận.
Một người đại diện cho nhiều người. Một người có thể cùng lúc đại diện cho nhiều đương sự nếu quyền lợi của họ không đối lập nhau, ví dụ ba người con cùng đứng nguyên đơn đòi lại căn nhà cho thuê. Cách này gọn, nhưng mỗi người vẫn phải ký văn bản uỷ quyền của mình.
Chọn người theo sức theo đuổi. Vụ án dân sự có thể kéo dài nhiều tháng, có nhiều buổi làm việc ở toà. Người phù hợp là người ở gần toà, có thời gian, đọc kỹ giấy tờ và được bạn tin tưởng về tiền bạc, vì có thể họ sẽ làm việc liên quan đến thoả thuận trả nợ hay nhận tài sản.
Giấy uỷ quyền tham gia tố tụng cần có những nội dung gì
Không có “mẫu chuẩn” bắt buộc cho mọi toà, nhưng một văn bản uỷ quyền đủ ý để toà nhận thường có các phần sau. Thiếu phần nào, toà có thể yêu cầu bổ sung và vụ việc bị chậm.
- Thông tin hai bên: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc giấy tờ tuỳ thân, nơi cư trú của người uỷ quyền và người được uỷ quyền; ghi đúng như trên căn cước để toà đối chiếu.
- Vụ việc cụ thể: ghi rõ uỷ quyền tham gia tố tụng trong vụ việc gì, giữa ai với ai, tại toà nào, số thụ lý nếu đã có. Giấy ghi chung chung kiểu “giải quyết mọi việc” rất dễ bị hỏi lại.
- Tư cách của bạn: nguyên đơn, bị đơn hay người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
- Phạm vi công việc: liệt kê các việc được làm, như nộp đơn khởi kiện, nộp và nhận tài liệu, chứng cứ, tham gia phiên họp kiểm tra việc giao nộp chứng cứ, hoà giải, tham gia phiên toà, nhận văn bản tố tụng.
- Những quyền định đoạt: nếu muốn người đại diện được thoả thuận, rút yêu cầu, thay đổi yêu cầu, kháng cáo thì ghi rõ từng việc; nếu không muốn thì cũng ghi rõ để hai bên khỏi hiểu khác nhau.
- Thời hạn: theo thời gian cụ thể hoặc “cho đến khi vụ việc được giải quyết xong ở cấp sơ thẩm”, hay kéo sang cả phúc thẩm, thi hành án.
- Chữ ký và hình thức xác nhận: chữ ký của người uỷ quyền, thường kèm chữ ký người nhận uỷ quyền, cùng phần công chứng hoặc chứng thực.
Với vụ có tài sản lớn, bạn nên đọc kỹ phần quyền định đoạt trước khi ký. Phần này quyết định người đại diện có thể chốt một thoả thuận thay bạn ngay tại phiên hoà giải hay không.
Hình thức: công chứng, chứng thực hay lập tại toà
Với cá nhân, toà án thường yêu cầu văn bản uỷ quyền được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực chữ ký. Từ khi chính quyền địa phương hai cấp vận hành, việc chứng thực chữ ký cho người dân thường làm ở Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi bạn đến, ngoài ra có thể làm tại văn phòng công chứng. Khi có hai lựa chọn, câu hỏi thực tế là toà nơi giải quyết vụ việc chấp nhận hình thức nào; hỏi trước một câu tiết kiệm được một chuyến đi.
Một số toà cho phép đương sự lập văn bản uỷ quyền ngay tại toà, có thẩm phán hoặc cán bộ toà được phân công chứng kiến. Cách này tiện khi bạn đã đến toà một lần, ví dụ buổi nộp đơn, rồi sau đó muốn giao toàn bộ phần còn lại cho người thân. Không phải nơi nào cũng làm sẵn, nên bạn cần hỏi trước lịch và giấy tờ phải mang.
Tổ chức (công ty, hợp tác xã) thường uỷ quyền bằng văn bản do người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu nếu có, không nhất thiết phải công chứng như cá nhân. Người ở nước ngoài thì cách lập giấy khác hẳn, liên quan đến cơ quan đại diện Việt Nam và hợp pháp hoá lãnh sự; nhóm việc đó được bàn riêng ở danh mục uỷ quyền khi ở nước ngoài trên site.
Dù lập theo cách nào, hãy giữ ít nhất một bản chính cho người đại diện nộp toà và một bản cho mình. Toà thường lưu bản chính hoặc bản sao có chứng thực trong hồ sơ vụ án, và người đại diện sẽ cần xuất trình lại khi làm việc ở các giai đoạn sau.
Nộp cho toà lúc nào và người đại diện cần mang gì
Văn bản uỷ quyền có thể nộp ngay từ khi khởi kiện hoặc vào bất kỳ giai đoạn nào sau đó. Trình tự gọn nhất thường như sau:
- Bạn và người được nhờ thống nhất phạm vi công việc, nhất là có cho thoả thuận, rút đơn, kháng cáo hay không.
- Lập văn bản uỷ quyền đúng hình thức toà chấp nhận, ghi rõ vụ việc, toà, tư cách đương sự và thời hạn.
- Nếu đang khởi kiện: nộp văn bản uỷ quyền kèm đơn khởi kiện; đơn có thể do người đại diện ký thay trong phạm vi được uỷ quyền.
- Nếu vụ việc đã thụ lý: người đại diện nộp văn bản uỷ quyền cho toà, kèm giấy tờ tuỳ thân, để toà ghi nhận tư cách người đại diện vào hồ sơ.
- Từ đó toà gửi giấy triệu tập, thông báo cho người đại diện theo địa chỉ ghi trong giấy; bạn nên dặn họ báo lại cho mình mọi văn bản nhận được.
- Mỗi lần đến toà, người đại diện mang căn cước, bản sao văn bản uỷ quyền và các chứng cứ bạn đã giao, kèm danh sách những điểm bạn muốn trình bày.
- Khi muốn đổi người hoặc thôi uỷ quyền, báo cho toà bằng văn bản; đừng chỉ nói miệng với người đại diện.
Mốc dễ quên là bước cuối. Toà chỉ biết người đại diện đã thôi việc khi có văn bản; trước đó, giấy triệu tập vẫn gửi cho họ và hậu quả vắng mặt vẫn tính cho bạn.
Việc người đại diện làm thay và việc vẫn cần chính bạn
Bảng dưới gom các việc thường gặp trong một vụ án dân sự sơ thẩm. Cột giữa là điều kiện để người đại diện làm được; cột cuối là lưu ý.
| Việc | Người đại diện làm được khi nào | Lưu ý |
|---|---|---|
| Nộp đơn, nộp chứng cứ, nhận tài liệu | Khi văn bản uỷ quyền có ghi | Nên ghi rõ cả việc nhận văn bản tố tụng để toà gửi đúng người |
| Tham gia phiên họp, hoà giải | Khi được giao quyền tham gia hoà giải | Muốn chốt thoả thuận thay bạn thì phải ghi quyền thoả thuận |
| Thay đổi, bổ sung, rút yêu cầu | Khi văn bản ghi rõ quyền này | Rút yêu cầu có thể làm toà đình chỉ phần đó |
| Tham gia phiên toà, tranh luận | Khi được uỷ quyền tham gia xét xử | Toà vẫn có thể hỏi bạn trực tiếp về sự kiện |
| Kháng cáo bản án | Khi văn bản ghi quyền kháng cáo hoặc thời hạn kéo sang phúc thẩm | Thời hạn kháng cáo ngắn, tính bằng ngày |
| Ly hôn | Không uỷ quyền tham gia tố tụng thay được | Có thể nhờ người bảo vệ quyền lợi đi cùng |
Đọc bảng xong, nhiều người nhận ra giấy uỷ quyền của mình đang thiếu một hai dòng quan trọng. Bổ sung sớm luôn dễ hơn để đến lúc hoà giải mới phát hiện người đại diện không có quyền ký biên bản thoả thuận.
Lỗi hay gặp khiến vụ việc bị chậm
Ghi sai hoặc thiếu thông tin vụ việc. Giấy ghi nhầm tên toà, nhầm tên bị đơn hoặc chỉ ghi “uỷ quyền giải quyết tranh chấp” mà không nói tranh chấp gì. Toà có thể yêu cầu lập lại, trong khi bạn ở xa và phải đi chứng thực thêm lần nữa.
Người nhận uỷ quyền tự giao lại cho người khác. Đây là việc tố tụng dân sự không cho phép. Bạn cần lập văn bản mới cho người thay chứ không thể để người cũ viết giấy chuyển tiếp.
Không nói rõ quyền thoả thuận. Tại phiên hoà giải, bên kia đưa ra phương án hợp lý nhưng người đại diện không có quyền đồng ý. Buổi hoà giải phải dời, hai bên mất thêm thời gian, và đôi khi phương án tốt không còn trên bàn ở lần sau.
Mất liên lạc với người đại diện. Giấy triệu tập gửi về địa chỉ người đại diện; nếu họ không báo cho bạn hoặc không đến, hậu quả vắng mặt vẫn rơi vào phía bạn. Hai bên nên thống nhất cách báo tin ngay từ đầu, kể cả chụp lại mọi văn bản toà gửi.
Coi giấy uỷ quyền là xong việc. Người đại diện chỉ hiệu quả khi có đủ chứng cứ, hiểu diễn biến và biết bạn chấp nhận đến đâu. Một buổi ngồi lại kể đầu đuôi, kèm danh sách giấy tờ và những điều không được nhượng bộ, quan trọng ngang với tờ giấy công chứng.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền có phải là luật sư không?
Không bắt buộc. Người thân, bạn bè hay đồng nghiệp có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không rơi vào trường hợp bị cấm đều có thể làm người đại diện theo uỷ quyền. Vụ việc phức tạp, nhiều chứng cứ hoặc giá trị lớn thì nhờ người có chuyên môn sẽ an toàn hơn.
Uỷ quyền rồi thì bạn có được tự đến toà nữa không?
Có. Uỷ quyền không tước quyền của chính đương sự. Bạn vẫn có thể đến toà, nộp thêm chứng cứ, trình bày ý kiến. Chỉ cần tránh tình huống bạn và người đại diện nói khác nhau trước toà, vì điều đó làm lời trình bày mất sức thuyết phục.
Giấy uỷ quyền viết tay có ký tên hai bên có dùng được không?
Với cá nhân, toà thường đòi văn bản có công chứng hoặc chứng thực chữ ký, hoặc lập tại toà có người của toà chứng kiến. Giấy viết tay không xác nhận dễ bị yêu cầu làm lại, nên bạn nên hỏi toà trước khi chọn hình thức.
Người đại diện có được nhận tiền bên kia trả theo thoả thuận không?
Chỉ khi văn bản uỷ quyền giao rõ quyền nhận tiền, tài sản. Nhiều người chỉ ghi quyền tham gia tố tụng nên khi bên kia muốn trả tiền ngay, người đại diện không nhận được. Nếu tin tưởng, bạn nên ghi rõ và yêu cầu nhận qua chuyển khoản để có dấu vết.
Một vụ kiện có thể có hai người đại diện cho cùng một đương sự không?
Thực tế có những vụ đương sự uỷ quyền cho hơn một người, ví dụ một người thân và một luật sư, với phạm vi chia rõ. Cách làm này cần ghi cẩn thận để toà biết gửi văn bản cho ai và ai được quyết định những việc quan trọng, tránh hai người đưa ý kiến trái nhau.
Đương sự qua đời giữa chừng thì người đại diện có tiếp tục được không?
Việc đại diện theo uỷ quyền thường chấm dứt khi người uỷ quyền qua đời. Quyền và nghĩa vụ tố tụng khi đó có thể chuyển cho người thừa kế tuỳ loại quan hệ; toà sẽ xác định người kế thừa và người đại diện cũ không tự động tiếp tục. Chi tiết về hiệu lực của giấy uỷ quyền nằm ở các bài chuyên về hiệu lực.