Toà án không chấp nhận một giấy uỷ quyền thường vì một trong bốn nhóm lý do: sai loại việc (ly hôn không uỷ quyền được), sai người nhận (người bị cấm làm đại diện hoặc có quyền lợi đối lập), sai hình thức (thiếu công chứng, chứng thực hoặc giấy nước ngoài chưa hợp pháp hoá) và thiếu nội dung (không ghi vụ việc, phạm vi, thời hạn). Phần lớn đều sửa được trong vài ngày nếu biết đúng chỗ hỏng.
Bài này liệt kê bảy lý do cụ thể hay gặp nhất, kèm cách nhận ra và cách làm lại. Các nguyên tắc dựa trên Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; cách toà vận dụng từng chi tiết có thể khác nhau, vì thế lời khuyên chung xuyên suốt là hỏi thư ký toà đang thụ lý vụ việc trước khi ký lại, để không phải sửa lần thứ hai.
Lý do 1 và 2: sai loại việc, uỷ quyền lại
Uỷ quyền trong vụ ly hôn. Đây là lý do bị trả rõ ràng nhất. Đương sự không được uỷ quyền cho người khác thay mình tham gia tố tụng trong việc ly hôn, kể cả thuận tình. Không có cách “sửa giấy” cho trường hợp này; lối ra là chính đương sự tham gia, có thể kèm người bảo vệ quyền lợi đi cùng.
Người đại diện tự uỷ quyền lại. Ví dụ giả định: chị Lan uỷ quyền cho anh trai tham gia vụ kiện đòi tiền; anh trai bận nên viết giấy giao lại cho bạn mình. Toà không nhận vì người đại diện theo uỷ quyền trong tố tụng dân sự không được uỷ quyền lại cho người thứ ba. Cách sửa: chị Lan lập văn bản uỷ quyền mới, trực tiếp cho người bạn kia, hoặc cho cả hai người với phạm vi rõ ràng.
Dấu hiệu nhận ra. Nếu văn bản bạn đang cầm có chữ ký của người đại diện cũ ở vị trí “bên uỷ quyền”, gần như chắc chắn là uỷ quyền lại. Người đứng ở vị trí bên uỷ quyền phải là chính đương sự, hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức là đương sự.
Lưu ý với giấy uỷ quyền dân sự cũ. Có người dùng một hợp đồng uỷ quyền dân sự rộng, lập trước đó cho việc quản lý tài sản, trong đó có điều khoản cho uỷ quyền lại. Điều khoản đó có thể đúng cho việc dân sự ngoài toà, nhưng khi vào tố tụng, nguyên tắc cấm uỷ quyền lại của luật tố tụng vẫn áp dụng.
Lý do 3: người nhận uỷ quyền không được làm đại diện
Quyền lợi đối lập với bạn. Người cùng là đương sự trong vụ việc có quyền lợi đối lập với bạn, hoặc đang làm đại diện cho một đương sự khác có quyền lợi đối lập với bạn, không được làm người đại diện cho bạn. Toà phát hiện khá nhanh vì tên người đó đã có trong hồ sơ.
Đang công tác trong ngành Toà án, Kiểm sát, Công an. Cán bộ, công chức trong các ngành này nhìn chung không được làm người đại diện cho đương sự trong vụ việc dân sự, trừ khi tham gia với tư cách đại diện của chính cơ quan mình hoặc là người đại diện theo pháp luật. Nhiều gia đình chọn người thân làm ở các ngành này vì nghĩ họ “hiểu luật”, rồi bị trả.
Chưa đủ năng lực hành vi dân sự. Người chưa thành niên, người bị toà tuyên mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi không đủ điều kiện. Đôi khi gia đình giao cho cháu vừa học xong cấp ba, chưa đủ tuổi thành niên, đi nộp giấy thay.
Cách sửa. Chọn người khác không vướng các trường hợp trên và lập văn bản mới. Nếu người thân làm trong ngành bị cấm vẫn muốn giúp, họ có thể hỗ trợ ngoài phiên toà như sắp xếp chứng cứ, nhưng không đứng tên làm người đại diện.
Lý do 4 và 5: sai hình thức, giấy từ nước ngoài chưa hợp lệ
Hình thức là chỗ hỏng phổ biến nhất vì mỗi loại người uỷ quyền có yêu cầu khác nhau. Bảng dưới tóm cách toà thường xem xét; luôn hỏi lại toà đang giải quyết vì thực tiễn có khác biệt.
| Người uỷ quyền | Hình thức toà thường nhận | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Cá nhân ở trong nước | Văn bản có công chứng hoặc chứng thực chữ ký; một số toà cho lập tại toà có người của toà chứng kiến | Giấy viết tay chỉ có chữ ký hai bên |
| Cá nhân ở nước ngoài | Lập tại cơ quan đại diện Việt Nam, hoặc công chứng nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự, kèm bản dịch có chứng thực | Công chứng nước ngoài nhưng chưa hợp pháp hoá, hoặc thiếu bản dịch |
| Doanh nghiệp, tổ chức | Văn bản do người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu nếu có | Người ký không phải người đại diện theo pháp luật đang đăng ký |
| Người không biết chữ, không ký được | Lập tại nơi công chứng, chứng thực với thủ tục điểm chỉ và người làm chứng theo quy định | Tự điểm chỉ ở nhà, không có xác nhận |
Với giấy từ nước ngoài, một số nước có thoả thuận miễn hợp pháp hoá lãnh sự với Việt Nam, nhưng không phải tất cả. Hãy kiểm với cơ quan đại diện hoặc cơ quan lãnh sự trước khi gửi giấy về, vì gửi đi gửi lại qua bưu điện quốc tế tốn nhiều tuần.
Với doanh nghiệp, lỗi hay gặp là giám đốc mới đã được bổ nhiệm nhưng chưa đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, hoặc người ký là phó giám đốc không được giao quyền. Toà đối chiếu với thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Lý do 6 và 7: thiếu nội dung, hết thời hạn
Nội dung thiếu là lỗi khó thấy vì giấy trông vẫn “đầy đủ con dấu”. Những thiếu sót sau thường khiến toà yêu cầu bổ sung:
- Không ghi vụ việc cụ thể, chỉ ghi “giải quyết các tranh chấp” hoặc “làm việc với các cơ quan nhà nước”.
- Ghi sai tên toà, nhất là sau khi các toà án được tổ chức lại năm 2025: giấy vẫn ghi tên toà cũ trước khi sắp xếp trong khi hồ sơ đã chuyển sang toà án nhân dân khu vực hoặc toà khác.
- Không ghi tư cách đương sự (nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan).
- Phạm vi chỉ ghi “nộp hồ sơ” nhưng người đại diện lại muốn dự hoà giải, tham gia phiên toà.
- Thời hạn đã hết: giấy ghi hiệu lực sáu tháng, vụ việc kéo dài đến tháng thứ tám.
- Thông tin cá nhân lệch giấy tờ tuỳ thân: số định danh, ngày sinh, nơi cư trú ghi theo giấy tờ cũ.
Cách phòng là đọc giấy uỷ quyền như một người lạ: nếu chỉ cầm tờ giấy này, không biết gì thêm, bạn có xác định được ai uỷ quyền cho ai, việc gì, ở toà nào, làm được những gì và đến bao giờ không. Thiếu câu trả lời nào là thiếu dòng đó.
Về chuyện hết thời hạn, cách ghi thời hạn bằng sự kiện như “đến khi vụ việc được giải quyết xong bằng bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật” thường an toàn hơn ghi số tháng cố định. Các vấn đề hiệu lực khác như người uỷ quyền qua đời hay huỷ uỷ quyền được bàn ở các bài chuyên về hiệu lực giấy uỷ quyền.
Bị trả giấy rồi: làm lại thế nào cho nhanh
Khi toà không chấp nhận, đừng vội ký lại theo trí nhớ. Trình tự sau giúp bạn chỉ phải sửa một lần:
- Hỏi rõ lý do: xin thư ký toà nói hoặc ghi lại lý do cụ thể, toà cần bổ sung gì, hình thức nào được nhận.
- Xác định nhóm lỗi: loại việc, người nhận, hình thức hay nội dung. Lỗi loại việc thì không sửa giấy được, phải đổi cách làm.
- Soạn lại nội dung theo đúng yêu cầu, gửi nháp cho người đại diện đọc trước để chắc khớp với những việc họ sẽ làm.
- Đi công chứng hoặc chứng thực lại; nếu ở nước ngoài, chọn đường nhanh nhất mà toà nhận.
- Người đại diện nộp văn bản mới cho toà, xin xác nhận đã nhận.
- Trong lúc chờ, nếu sắp đến buổi làm việc, báo toà bằng văn bản về việc đang hoàn thiện giấy uỷ quyền và đề nghị hướng xử lý, tránh bị tính là vắng mặt không lý do.
Bước cuối hay bị bỏ qua. Toà không tự biết bạn đang sửa giấy; một văn bản ngắn gửi kịp thời có thể là khác biệt giữa buổi làm việc được hoãn và hậu quả của việc vắng mặt.
Người uỷ quyền đang nằm viện hoặc không đi lại được
Một nhóm hồ sơ hay bị trả rơi vào hoàn cảnh khó: người uỷ quyền đang điều trị dài ngày, nằm liệt giường hoặc tuổi cao không ra khỏi nhà được. Gia đình xoay xở bằng cách mang giấy về cho người bệnh ký rồi đem đi chứng thực. Cách này không ổn, vì chứng thực chữ ký đòi người ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Lối ra đúng là đề nghị công chứng hoặc chứng thực ngoài trụ sở. Pháp luật về công chứng cho phép việc công chứng thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp như người yêu cầu già yếu, không đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, đang chấp hành án hoặc có lý do chính đáng khác. Gia đình liên hệ văn phòng công chứng để hẹn lịch đến bệnh viện hay đến nhà; nơi chứng thực cấp xã cũng có thể có cách làm tương tự, nên hỏi trực tiếp.
Điều quan trọng thứ hai là năng lực của người uỷ quyền tại thời điểm ký. Người thực hiện công chứng sẽ xem xét người đó có minh mẫn, hiểu việc mình ký hay không. Nếu người bệnh đã không còn nhận thức được, uỷ quyền không còn là con đường phù hợp; câu chuyện chuyển sang giám hộ và đại diện theo pháp luật, là nhóm thủ tục khác hẳn. Đừng tìm cách “lách” bằng cách để người khác ký thay hoặc điểm chỉ khi người bệnh không tỉnh táo, vì văn bản như vậy có thể bị tuyên vô hiệu và kéo theo trách nhiệm cho người làm.
Để không bị trả ngay từ lần đầu
Phần lớn các lỗi trên đều phòng được bằng một cuộc hỏi trước. Trước khi đi công chứng, gọi hoặc đến bộ phận tiếp nhận của toà đang giải quyết, hỏi ba câu: toà nhận hình thức uỷ quyền nào, có yêu cầu riêng về nội dung không, có cho lập văn bản uỷ quyền tại toà không. Ghi lại tên người trả lời và ngày hỏi.
Sau đó soạn văn bản theo đúng vụ việc, đừng dùng một mẫu tải từ đâu đó rồi điền tên. Mẫu chung thường thiếu tên toà, tư cách đương sự hay phạm vi định đoạt, đúng những chỗ toà soi. Nếu vụ việc có giá trị lớn hoặc có yếu tố nước ngoài, nhờ người làm nghề đọc lại bản nháp tốn ít công hơn nhiều so với làm lại từ đầu.
Cuối cùng, cho người đại diện cầm theo bản sao giấy tờ tuỳ thân của bạn và các giấy tờ chứng minh tư cách (ví dụ thông báo thụ lý, giấy triệu tập). Nhiều buổi làm việc bị trễ chỉ vì người đại diện không chứng minh được mình đang đại diện cho ai trong vụ nào.
Câu hỏi thường gặp
Toà có phải trả lời bằng văn bản khi không chấp nhận giấy uỷ quyền không?
Trong thực tế toà có thể thông báo bằng lời tại bộ phận tiếp nhận hoặc bằng văn bản yêu cầu bổ sung. Nếu chỉ được báo miệng, bạn nên đề nghị ghi rõ lý do hoặc tự ghi lại nội dung, thời điểm và người trả lời để làm căn cứ khi sửa.
Giấy uỷ quyền công chứng từ năm trước còn dùng được không?
Còn hay không phụ thuộc thời hạn ghi trong giấy và việc nó có đúng vụ việc, đúng toà hay không. Một giấy lập cho việc khác, hoặc ghi tên toà trước khi sắp xếp, nên được lập lại cho chắc, nhất là khi vụ việc đã chuyển sang toà án khác.
Có thể uỷ quyền cho hai người, để một người vắng thì người kia đi được không?
Được, nếu cả hai đều đủ điều kiện và văn bản ghi rõ mỗi người được làm gì, có được làm độc lập không. Cách này thay thế được nhu cầu “uỷ quyền lại”, vốn không được phép trong tố tụng dân sự.
Người đại diện là người nước ngoài có được không?
Luật không cấm người nước ngoài làm người đại diện theo uỷ quyền nếu có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Tuy nhiên tiếng nói và chữ viết dùng tại toà là tiếng Việt, nên họ có thể cần người phiên dịch, và giấy tờ tuỳ thân nước ngoài cũng cần đối chiếu. Hỏi toà trước để chuẩn bị đủ.
Giấy uỷ quyền chỉ có chữ ký, chưa có chữ ký của người được uỷ quyền có sao không?
Tuỳ hình thức. Giấy uỷ quyền đơn phương chỉ cần chữ ký người uỷ quyền, còn hợp đồng uỷ quyền có chữ ký hai bên. Trong tố tụng, toà quan tâm chủ yếu đến việc người được uỷ quyền đồng ý nhận và có mặt; để tránh hỏi lại, nhiều người cho cả hai bên ký.
Toà đã nhận giấy rồi, sau đó có thể bị xem lại không?
Có thể, nếu sau đó phát hiện người đại diện thuộc trường hợp không được làm đại diện, như quyền lợi đối lập xuất hiện khi có thêm đương sự mới. Khi đó toà sẽ yêu cầu bạn thay người. Hãy chú ý mỗi khi hồ sơ có thêm người tham gia.