Nếu bạn sắp ra nước ngoài nhiều tháng hay nhiều năm, ký sẵn các văn bản uỷ quyền cần thiết khi còn ở Việt Nam là việc nên làm trong danh sách trước ngày bay. Ở trong nước, bạn chỉ cần đến một tổ chức hành nghề công chứng hoặc nơi chứng thực; ra nước ngoài rồi, cùng việc đó phải đặt hẹn ở cơ quan đại diện hoặc qua chuỗi công chứng, hợp pháp hoá, dịch thuật.
Cái khó không nằm ở thủ tục ký, mà ở chỗ đoán trước những việc sẽ phát sinh khi mình vắng mặt. Uỷ quyền quá ít thì người nhà bị kẹt, uỷ quyền quá rộng thì bạn trao cho người khác nhiều quyền hơn mức cần. Bài này đưa ra một cách liệt kê việc, chia văn bản theo nơi nhận và chọn thời hạn hợp lý.
Liệt kê việc có thể phát sinh khi bạn vắng mặt
Hãy ngồi với người sẽ nhận uỷ quyền và đi qua từng nhóm dưới đây. Nhóm nào không liên quan thì gạch đi, nhóm nào có thì ghi cụ thể tài sản hoặc nơi làm việc.
| Nhóm việc | Ví dụ cụ thể | Hình thức thường gặp |
|---|---|---|
| Nhà đất đang đứng tên | Cho thuê, nộp thuế phí, làm thủ tục cấp đổi, nhận sổ | Hợp đồng uỷ quyền có công chứng, ghi rõ tài sản |
| Tài khoản, sổ tiết kiệm | Tất toán sổ đến hạn, nhận lãi | Thường theo mẫu và thủ tục riêng của từng ngân hàng |
| Phương tiện | Bán, cho mượn, làm thủ tục đăng ký, nộp phạt nguội | Văn bản có công chứng hoặc chứng thực, tuỳ việc |
| Giấy tờ hành chính cá nhân | Nhận kết quả hồ sơ, xin bản sao trích lục | Giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký |
| Công việc kinh doanh nhỏ | Hộ kinh doanh đứng tên bạn: làm việc với cơ quan, ký hợp đồng thuê mặt bằng | Tuỳ việc; một số việc có quy định riêng |
| Bưu phẩm, giấy mời | Nhận thư bảo đảm, giấy triệu tập, thông báo | Giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký |
Với các khoản định kỳ như lương hưu, trợ cấp, cổ tức hay quyền lợi bảo hiểm, cơ quan chi trả thường có quy định riêng về người nhận thay và thời hạn giấy uỷ quyền. Hỏi trực tiếp nơi chi trả trước khi đi, đừng gộp chung vào giấy uỷ quyền nhà đất.
Một giấy cho tất cả hay nhiều giấy theo từng việc
Gộp mọi việc vào một hợp đồng uỷ quyền nghe gọn, nhưng trong thực tế thường bất tiện. Mỗi nơi nhận chỉ quan tâm đến việc của họ, và có nơi giữ lại bản gốc. Khi đó một giấy dùng cho năm việc sẽ bị kẹt ở nơi đầu tiên. Ngoài ra, một văn bản gom quá nhiều quyền dễ khiến nơi nhận nghi ngại và đòi làm lại văn bản riêng.
Cách làm phổ biến hơn là chia theo nơi nhận. Một hợp đồng uỷ quyền riêng cho từng bất động sản, một giấy uỷ quyền cho các việc hành chính nhỏ, và làm theo mẫu riêng ở ngân hàng. Mỗi văn bản ghi đúng tài sản, đúng hành vi được làm. Nếu sau này bạn muốn chấm dứt một việc, ví dụ thôi cho thuê nhà, thì chỉ cần xử lý một văn bản mà không đụng tới các việc khác.
Chia giấy còn giúp bạn chọn đúng người cho từng việc. Người giỏi giao tiếp với cơ quan nhà nước chưa chắc là người nên cầm quyền ký hợp đồng thuê nhà và nhận tiền. Bạn có thể uỷ quyền mỗi việc cho một người, hoặc cho hai người cùng làm một việc với cách phối hợp ghi rõ trong văn bản.
Chọn thời hạn uỷ quyền
Khớp với thời gian vắng mặt. Thời hạn nên bằng thời gian bạn dự kiến ở nước ngoài, cộng một khoảng dự phòng cho trường hợp về muộn. Thời hạn quá ngắn buộc bạn gia hạn từ xa, đúng điều bạn muốn tránh.
Đừng để trống. Bộ luật Dân sự có quy tắc chung: khi các bên không thoả thuận và luật không quy định khác, hợp đồng uỷ quyền có hiệu lực một năm kể từ ngày xác lập. Nếu bạn đi lâu hơn mà quên ghi thời hạn, văn bản có thể hết hiệu lực giữa chừng.
Ghi theo việc khi việc có điểm kết thúc rõ. Với việc như nhận một cuốn sổ sau khi cấp đổi, có thể ghi thời hạn đến khi hoàn thành việc đó. Việc kéo dài như quản lý nhà cho thuê thì nên có mốc ngày cụ thể.
Nghĩ tới việc xem lại giữa chừng. Với thời gian vắng mặt nhiều năm, đặt một mốc trung gian để hai bên xem lại cách làm, thay vì một văn bản dài hạn không ai đụng tới. Khi về phép, bạn có thể ký văn bản mới phù hợp tình hình mới.
Những việc không giao được bằng giấy uỷ quyền
Có những việc pháp luật đòi chính người đó phải làm, hoặc vì tính chất gắn với nhân thân nên không uỷ quyền được, chẳng hạn những việc về hôn nhân như đăng ký kết hôn, hay việc lập di chúc. Danh sách cụ thể phụ thuộc từng lĩnh vực, nên khi một việc quan trọng có thể phát sinh trong thời gian bạn vắng mặt, hãy hỏi nơi giải quyết việc đó xem có nhận người được uỷ quyền hay không.
Một nhóm nữa không thuộc về luật mà thuộc về an toàn: danh tính số của bạn. Tài khoản định danh điện tử, mật khẩu ứng dụng ngân hàng, mã xác thực gửi về điện thoại là thứ gắn với chính bạn. Giấy uỷ quyền không biến việc đưa những thứ này cho người khác thành hợp lệ, và người dùng chúng thay bạn có thể vi phạm điều khoản của nhà cung cấp dịch vụ. Nếu cần người ở nhà giao dịch thay, hãy dùng cơ chế uỷ quyền chính thức của ngân hàng hay cơ quan đó.
Với việc khai, nộp thuế trong thời gian ở nước ngoài, có những quy định riêng về cư trú thuế và người đại diện. Bạn nên tìm hiểu ở nguồn chuyên về thuế; giấy uỷ quyền chung không tự giải quyết được nghĩa vụ thuế của bạn.
Bộ giấy tờ để lại: giao gì, giữ gì
Người nhận uỷ quyền cần giấy tờ để làm việc, nhưng không phải giấy tờ nào cũng nên giao bản gốc. Văn bản uỷ quyền thì họ phải giữ bản gốc, vì nơi nhận sẽ kiểm tra. Với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký xe hay sổ tiết kiệm, hãy hỏi trước việc cụ thể có cần nộp bản gốc hay không. Nhiều việc như cho thuê nhà, nộp thuế phí hằng năm chỉ cần bản sao có chứng thực.
Nếu việc không cần bản gốc, cách an toàn là để bản gốc ở một nơi khác với người cầm văn bản uỷ quyền: một người thân thứ hai, hoặc dịch vụ giữ tài sản của ngân hàng nếu bạn dùng. Khi cần dùng đến, hai người phối hợp lấy ra. Cách này không xuất phát từ việc nghi ngờ người nhận, mà để không ai ở một mình cầm đủ mọi thứ cần thiết cho một giao dịch lớn.
Bộ hồ sơ để lại nên có thêm một tờ ghi chú: danh sách tài sản, nơi giữ giấy tờ gốc, các nơi đã hỏi và yêu cầu của họ, mốc thời gian quan trọng như hạn nộp thuế đất, hạn hợp đồng thuê. Tờ ghi chú này giúp người nhận làm đúng, và cũng giúp người khác tiếp quản được nếu người nhận đột ngột không làm tiếp được nữa.
Danh sách việc trong hai tuần trước ngày bay
Thứ tự dưới đây giúp tránh dồn hết vào vài ngày cuối, khi bạn còn phải lo hành lý, chỗ ở bên kia.
- Ngồi với người nhận uỷ quyền, liệt kê việc theo bảng ở trên, chốt từng việc giao cho ai.
- Gọi hỏi từng nơi nhận: ngân hàng, cơ quan chi trả, văn phòng công chứng sẽ làm giao dịch nhà đất. Ghi lại hình thức họ yêu cầu.
- Đặt lịch hẹn ở tổ chức hành nghề công chứng, gửi trước bản chụp giấy tờ tài sản để họ soạn dự thảo.
- Đi ký cùng người nhận uỷ quyền; với hợp đồng uỷ quyền, cả hai có mặt sẽ nhanh hơn nhiều.
- Làm thủ tục uỷ quyền theo mẫu riêng ở ngân hàng, nếu cần.
- Lập một bộ hồ sơ để lại: bản gốc văn bản uỷ quyền, bản sao giấy tờ tài sản, danh sách liên hệ của nơi nhận.
- Giữ cho mình bản chụp toàn bộ văn bản uỷ quyền, mang theo sang nước ngoài.
Giữ liên lạc và kiểm soát sau khi đi
Văn bản uỷ quyền chỉ là phần khởi đầu. Hai bên nên thống nhất cách báo cáo đơn giản: người nhận chụp biên nhận, biên bản, hợp đồng mỗi khi làm xong một việc. Với tiền bạc, nguyên tắc chung là tiền thuộc về bạn thì vào tài khoản đứng tên bạn, người nhận chỉ giữ khoản nhỏ để chi việc vặt.
Ví dụ giả định: chị Mai đi làm việc ở Nhật ba năm, uỷ quyền cho em gái ở Nghệ An cho thuê căn nhà phố. Hợp đồng uỷ quyền ghi rõ được ký hợp đồng thuê tối đa một năm mỗi lần, nhận tiền thuê vào tài khoản của chị Mai, không được thế chấp hay bán. Mỗi lần gia hạn hợp đồng thuê, em gái gửi bản chụp cho chị. Cách sắp xếp không phức tạp, nhưng giúp hai chị em không phải tranh luận khi có chuyện.
Nếu tình hình thay đổi, chẳng hạn bạn ở lại lâu hơn dự kiến hay quan hệ với người nhận uỷ quyền không còn như trước, hãy xử lý sớm. Việc gia hạn hay chấm dứt từ nước ngoài vẫn làm được, chỉ là mất nhiều bước hơn.
Mỗi lần về phép là dịp tốt để rà lại toàn bộ: văn bản nào sắp hết hạn, việc nào đã xong có thể chấm dứt, việc mới nào phát sinh cần thêm văn bản. Làm những việc này khi đang ở trong nước, ngồi cùng người nhận uỷ quyền tại văn phòng công chứng, nhanh và đỡ tốn kém hơn rất nhiều so với để dồn tới lúc đã quay lại nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Đi du học bốn năm thì nên ghi thời hạn uỷ quyền bao lâu?
Thời hạn nên phủ thời gian dự kiến ở nước ngoài cộng một khoảng dự phòng. Nếu ghi ngắn hơn, bạn phải gia hạn từ nước ngoài; nếu không ghi, văn bản có thể chỉ có hiệu lực một năm theo quy tắc chung. Với việc lớn, đặt thêm mốc xem lại khi về phép.
Có nên uỷ quyền toàn bộ mọi việc cho bố mẹ trong một văn bản không?
Thường không nên. Một văn bản gom mọi việc dễ bị nơi nhận từ chối vì quá chung, lại có thể bị giữ bản gốc ở nơi đầu tiên. Chia theo từng tài sản, từng nơi nhận giúp làm việc thuận lợi và dễ kiểm soát hơn.
Có thể uỷ quyền cho hai người cùng lúc không?
Có thể, nhưng văn bản cần ghi rõ hai người cùng làm hay mỗi người được làm độc lập, và ai quyết khi hai người không thống nhất. Không ghi rõ dễ khiến nơi nhận đòi cả hai cùng có mặt, gây chậm việc.
Ra nước ngoài rồi mới nhớ ra một việc chưa uỷ quyền thì làm sao?
Bạn vẫn có thể lập văn bản uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam nơi bạn ở, hoặc công chứng ở nước sở tại rồi hợp pháp hoá và dịch. Cách này mất nhiều thời gian hơn ký trong nước, nên nên tính trước những việc lớn.
Có nên đưa người nhà mật khẩu ngân hàng thay cho giấy uỷ quyền không?
Không nên. Mật khẩu, mã xác thực gắn với danh tính của bạn, và dùng chúng thay bạn có thể vi phạm điều khoản dịch vụ, gây rủi ro cho cả hai. Hãy dùng thủ tục uỷ quyền chính thức mà ngân hàng cung cấp.
Uỷ quyền rồi thì bạn còn tự làm việc đó được không?
Được. Uỷ quyền không làm bạn mất quyền tự mình làm việc. Khi về nước, bạn có thể tự giao dịch; nên báo người nhận uỷ quyền để tránh hai người cùng làm một việc theo hai hướng khác nhau.