Phần lớn việc giấy tờ của cha mẹ già, con có thể làm thay bằng giấy uỷ quyền: nộp hồ sơ, nhận kết quả, xin bản sao, đóng các khoản phí. Những việc gắn chặt với nhân thân, như lập di chúc, kết hôn, thu nhận sinh trắc học khi làm căn cước, thì cha mẹ phải tự có mặt hoặc tự thể hiện ý chí.
Nắm được ranh giới này giúp gia đình sắp xếp đúng việc vào đúng lúc: những việc bắt buộc cha mẹ có mặt nên làm sớm, khi cha mẹ còn đi lại được; những việc làm thay được thì chuẩn bị giấy uỷ quyền gọn gàng. Bài đi qua các nhóm việc thường gặp với người cao tuổi ở Việt Nam sau khi chính quyền địa phương hai cấp vận hành.
Nguyên lý: cái gì gắn với con người thì không giao được
Pháp luật dân sự cho phép cá nhân uỷ quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch thay mình, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch đó phải do chính người đó thực hiện. Nói gọn, việc nào chỉ có ý nghĩa khi chính người đó làm thì không uỷ quyền được: bày tỏ ý chí về hôn nhân, định đoạt tài sản sau khi chết bằng di chúc, cung cấp dấu vân tay và khuôn mặt của chính mình.
Ngược lại, việc nào chỉ là chuyển giấy tờ, nộp tiền, nhận kết quả, ký nhận một văn bản thông báo thì về nguyên tắc người khác làm thay được. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy uỷ quyền và giấy tờ tuỳ thân của người làm thay.
Cũng cần phân biệt làm thay với quyết định thay. Con có thể mang đơn đi nộp, nhưng nội dung đơn phải là ý của cha mẹ. Khi một thủ tục đòi người có tên lựa chọn giữa các phương án, ví dụ nhận trợ cấp một lần hay hằng tháng, đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu sang đâu, con nên hỏi cha mẹ và ghi lại câu trả lời, không tự chọn rồi báo sau.
Giữa hai nhóm đó có một vùng xám: những thủ tục mà văn bản hướng dẫn yêu cầu người có tên phải ký đơn hoặc có mặt ở một bước nào đó. Với vùng này, cách nhanh nhất là hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận, hoặc đọc phần thành phần hồ sơ và cách thức thực hiện của thủ tục đó trên Cổng dịch vụ công.
Bảng phân loại các việc thường gặp với người cao tuổi
Bảng dưới là hướng chung để sắp xếp. Mỗi thủ tục cụ thể có thể có yêu cầu riêng và có thể thay đổi; luôn đối chiếu hướng dẫn hiện hành.
| Việc | Con làm thay được không | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nộp hồ sơ, nhận kết quả thủ tục hành chính thông thường | thường được, có giấy uỷ quyền | đơn vẫn có thể cần chữ ký cha mẹ |
| Làm, cấp đổi căn cước | không trọn vẹn | phải thu nhận ảnh khuôn mặt, vân tay của chính cha mẹ |
| Lập di chúc | không | người khác chỉ viết hộ, đánh máy hộ theo lời người lập khi luật cho phép |
| Đăng ký kết hôn khi cha mẹ goá tái hôn | không | hai bên phải có mặt |
| Xin trích lục, bản sao hộ tịch | thường được | người yêu cầu cho người khác có thể cần uỷ quyền |
| Nhận lương hưu, trợ cấp | được, theo thủ tục của cơ quan chi trả | có mẫu và thời hạn riêng, xem chuyên mục tiền và lương hưu |
| Ký hợp đồng mua bán, tặng cho nhà đất | được nếu có hợp đồng uỷ quyền đúng hình thức | rủi ro cao, cân nhắc kỹ khi cha mẹ già yếu |
| Đồng ý phẫu thuật, thủ thuật | không thay khi cha mẹ còn tỉnh | người bệnh tự quyết; người nhà tham gia khi người bệnh không thể bày tỏ |
Dòng cuối cho thấy ranh giới không chỉ là chuyện giấy tờ. Quyết định về thân thể, về hôn nhân, về tài sản sau khi mất luôn quay về chính người đó, miễn là họ còn bày tỏ được.
Căn cước và sinh trắc học: khi cha mẹ không ra được công an xã
Làm hoặc cấp đổi căn cước cần thu nhận ảnh khuôn mặt và vân tay của chính người được cấp. Con có thể chuẩn bị giấy tờ, đặt lịch, chở cha mẹ đi, nhưng không thể làm thay phần sinh trắc học. Với người già yếu, nằm một chỗ, nhiều địa phương có cách làm lưu động tại nhà hoặc tại cơ sở điều trị, tuỳ điều kiện và sắp xếp của công an xã, phường.
Nếu cha mẹ dùng căn cước cũ hết hạn, nhiều thủ tục khác bị kẹt theo: ngân hàng, bảo hiểm, công chứng đều kiểm tra giấy tờ tuỳ thân còn hiệu lực. Vì vậy, kiểm tra hạn căn cước của cha mẹ nên là việc đầu tiên trong danh sách. Thấy sắp hết hạn trong một hai năm tới mà sức khoẻ đang đi xuống, nên làm sớm.
Khi liên hệ, con nên trình bày rõ tình trạng: không đi được, nằm tại nhà hay đang điều trị ở đâu, có tỉnh táo để chụp ảnh và lấy vân tay không. Cán bộ sẽ hướng dẫn có làm lưu động được hay không và cần chuẩn bị gì.
Tài khoản định danh điện tử của cha mẹ: dùng hộ có ổn không
Nhiều thủ tục giờ làm được trên Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng định danh. Một số gia đình chọn cách đăng nhập bằng tài khoản của cha mẹ để nộp hồ sơ cho nhanh. Cách này tiện, nhưng có vấn đề: tài khoản định danh gắn với cá nhân, mọi thao tác trên đó được ghi nhận là của chính cha mẹ. Nếu sau này có tranh chấp về một hồ sơ đã nộp, rất khó chứng minh cha mẹ có biết hay không.
Cách an toàn hơn là con dùng tài khoản của chính mình để nộp hồ sơ với tư cách người được uỷ quyền, đính kèm giấy uỷ quyền khi thủ tục cho phép. Nếu thủ tục chỉ cho phép chính chủ nộp, hãy ngồi cạnh cha mẹ, để cha mẹ biết từng bước và tự xác nhận.
Tuyệt đối không giữ mật khẩu, mã xác thực của cha mẹ trong điện thoại của mình rồi tự thao tác lúc cha mẹ không biết. Đó vừa là rủi ro pháp lý, vừa là cửa mở cho kẻ gian nếu điện thoại của con bị lộ.
Những việc nên làm sớm khi cha mẹ còn đi lại được
Kiểm tra và làm mới căn cước. Như đã nói, đây là giấy tờ mở khoá cho mọi việc khác.
Cập nhật thông tin trên giấy tờ tài sản. Sổ đỏ còn ghi số chứng minh nhân dân cũ, địa chỉ trước sắp xếp hành chính, tên có lỗi chính tả. Những sai lệch này cần cha mẹ ký đơn, có khi phải có mặt; sửa sớm thì sau này người được uỷ quyền làm việc trơn tru hơn.
Đăng ký người nhận thay ở những nơi có thủ tục riêng. Cơ quan chi trả lương hưu, ngân hàng, công ty bảo hiểm thường có mẫu đăng ký riêng, có nơi cần chính chủ đến.
Lập di chúc nếu cha mẹ muốn. Đây là việc không ai làm thay được. Cha mẹ muốn để lại tài sản theo ý mình thì nên lập khi còn minh mẫn, để tránh bị nghi ngờ về sau.
Lập văn bản lựa chọn người giám hộ. Cha mẹ có thể chọn trước người sẽ làm giám hộ cho mình khi không còn tự lo được. Văn bản này phải có công chứng hoặc chứng thực.
Ghi lại mong muốn về chữa bệnh. Không phải văn bản pháp lý bắt buộc, nhưng một trang giấy cha mẹ tự nói muốn điều trị ở đâu, muốn ai thay mặt trao đổi với bác sĩ, giúp các con rất nhiều khi cha mẹ không còn nói được, và giảm bất đồng giữa anh chị em.
Cách chuẩn bị bộ giấy uỷ quyền cho việc làm thay
Với nhóm việc làm thay được, một bộ giấy gọn giúp con không phải về hỏi cha mẹ mỗi lần đi nộp hồ sơ. Trình tự gợi ý:
- Liệt kê thủ tục sẽ làm trong một hai năm tới: cấp đổi thẻ bảo hiểm y tế, xin xác nhận cư trú, làm hồ sơ hưởng chính sách người cao tuổi, sửa thông tin sổ đỏ.
- Với từng thủ tục, ghi lại nơi tiếp nhận và yêu cầu về giấy uỷ quyền, có cần chứng thực hay không.
- Lập một văn bản uỷ quyền có chứng thực chữ ký, liệt kê các thủ tục này bằng tên cụ thể, cho phép nộp, nhận kết quả, ký nhận.
- Làm thêm vài bản để nộp kèm từng hồ sơ, giữ một bản gốc ở nhà.
- Mỗi lần dùng, ghi lại đã nộp đâu, ngày nào, để báo cha mẹ và các anh chị em.
Với những thủ tục cần cha mẹ ký đơn, chuẩn bị sẵn đơn để cha mẹ ký tại nhà, sau đó con mang đi nộp kèm giấy uỷ quyền. Hỏi trước xem chữ ký trên đơn có cần chứng thực hay không, để không phải đi hai lần.
Người được uỷ quyền đi nộp hồ sơ: mang gì, nói gì
Làm thay cho cha mẹ ở quầy một cửa khác làm việc của chính mình ở chỗ cán bộ phải kiểm thêm một lớp: bạn có đúng là người được giao không, việc này có nằm trong phạm vi không. Chuẩn bị sẵn những thứ sau giúp buổi nộp hồ sơ không bị trả về:
- Bản chính giấy uỷ quyền và một bản sao để nộp kèm nếu nơi tiếp nhận giữ lại.
- Căn cước của chính bạn, còn hạn; thông tin trên căn cước phải khớp với thông tin ghi trong giấy uỷ quyền.
- Bản chụp căn cước của cha mẹ, vì nhiều hồ sơ cần đối chiếu số định danh của người có tên.
- Đơn hoặc tờ khai đã có chữ ký của cha mẹ khi thủ tục yêu cầu.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình nếu thủ tục ưu tiên người thân, ví dụ giấy khai sinh của bạn.
- Số điện thoại liên hệ của chính bạn để cơ quan báo kết quả; không ghi số của cha mẹ nếu cha mẹ nghe kém.
Khi cán bộ hỏi, nói ngắn: bạn là ai, được cha mẹ uỷ quyền làm việc gì, giấy uỷ quyền ký ở đâu. Nếu cán bộ yêu cầu thêm giấy tờ mà bạn thấy chưa rõ căn cứ, có thể xin hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, để lần sau mang đủ và có căn cứ để hỏi lại khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Con có ký thay cha mẹ vào đơn đề nghị được không nếu đã có giấy uỷ quyền?
Tuỳ thủ tục. Có thủ tục cho phép người được uỷ quyền ký đơn với tư cách người được uỷ quyền, ghi rõ nhân danh ai. Có thủ tục yêu cầu đơn do chính người có tên ký. Đọc kỹ thành phần hồ sơ hoặc hỏi nơi tiếp nhận trước khi điền.
Cha mẹ nằm viện có làm di chúc được không?
Được, nếu cha mẹ còn minh mẫn, sáng suốt và tự nguyện. Có thể mời công chứng viên đến bệnh viện. Di chúc phải do chính cha mẹ lập; con không thể lập thay theo uỷ quyền. Nội dung chi tiết về hình thức di chúc nằm ở các trang chuyên về thừa kế.
Con có đi lĩnh hộ trợ cấp người cao tuổi cho cha mẹ được không?
Thông thường được, theo quy trình của nơi chi trả, có thể cần giấy uỷ quyền hoặc mẫu đăng ký người nhận thay. Mỗi địa phương có cách tổ chức chi trả riêng, nên hỏi cán bộ phụ trách chính sách ở xã, phường.
Cha mẹ không ra được ngân hàng thì con có làm thủ tục đổi thông tin tài khoản thay được không?
Nhiều ngân hàng yêu cầu chủ tài khoản có mặt khi đổi thông tin quan trọng, vì liên quan an toàn tài khoản. Một số ngân hàng có quy trình đến tận nhà cho khách hàng cao tuổi hoặc khuyết tật. Gọi chi nhánh nơi cha mẹ mở tài khoản để hỏi.
Giấy uỷ quyền làm một lần dùng được cho nhiều thủ tục khác nhau không?
Được, nếu phạm vi liệt kê đủ các thủ tục đó và hình thức đáp ứng yêu cầu của từng nơi. Viết chung chung kiểu "các thủ tục hành chính" thì dễ bị từ chối. Nhiều nơi giữ bản gốc, nên làm đủ bản.
Cha mẹ muốn tái hôn khi tuổi đã cao, con có làm hộ thủ tục được không?
Đăng ký kết hôn là việc nhân thân, hai bên phải tự có mặt và tự bày tỏ ý chí. Con có thể giúp chuẩn bị giấy tờ, đưa đi, nhưng không thể đăng ký thay. Nếu cha mẹ không đi được, hỏi uỷ ban nhân dân xã về cách giải quyết.