Khi công ty là đương sự trong một vụ án, người đại diện theo pháp luật của công ty có thể uỷ quyền bằng văn bản cho nhân viên, cán bộ pháp chế hoặc luật sư thay mặt công ty tham gia tố tụng. Văn bản do người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu nếu công ty sử dụng dấu, ghi rõ vụ việc, phạm vi và thời hạn. Chi nhánh không phải đương sự độc lập; hộ kinh doanh không phải pháp nhân nên uỷ quyền theo cách của cá nhân.
Nghe đơn giản, nhưng hồ sơ của doanh nghiệp hay vướng ở những chỗ rất cụ thể: người ký không phải người đại diện đang đăng ký, công ty có hai người đại diện theo pháp luật mà phân quyền chưa rõ, nhân viên được uỷ quyền nghỉ việc giữa chừng. Bài này đi qua các tình huống đó theo nguyên tắc của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp hiện hành, dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ và người làm pháp chế kiêm nhiệm.
Ai đứng tên trong vụ án và ai đi toà
Đương sự là công ty, không phải giám đốc. Tên công ty xuất hiện trong đơn khởi kiện, trong bản án; tài sản công ty là tài sản phải thi hành. Nhưng công ty không tự nói được, nên luôn có một người nói thay: mặc định là người đại diện theo pháp luật ghi trong đăng ký doanh nghiệp, thường là giám đốc, tổng giám đốc hoặc chủ tịch tuỳ loại hình và điều lệ.
Người đại diện theo pháp luật có thể tự tham gia tố tụng, nhưng phần lớn doanh nghiệp giao việc này cho người khác vì lịch làm việc ở toà kéo dài và cần người theo sát hồ sơ. Việc giao đó là uỷ quyền tham gia tố tụng, giống về bản chất với cá nhân uỷ quyền: người được uỷ quyền làm trong phạm vi văn bản ghi, không được uỷ quyền lại cho người thứ ba.
Điểm khác với cá nhân nằm ở hình thức và kiểm tra tư cách. Toà sẽ đối chiếu người ký văn bản uỷ quyền với thông tin đăng ký doanh nghiệp. Nếu giám đốc vừa thay mà chưa đăng ký thay đổi, hoặc người ký là phó giám đốc, toà có thể không chấp nhận. Doanh nghiệp nên in kèm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin đăng ký mới nhất khi nộp văn bản uỷ quyền.
Mỗi loại chủ thể uỷ quyền theo cách nào
Bảng sau tóm cách thường gặp. Chi tiết từng toà có thể khác, nên kiểm lại với toà thụ lý trước khi nộp.
| Chủ thể | Ai là đương sự | Ai ký văn bản uỷ quyền | Hình thức thường được nhận |
|---|---|---|---|
| Công ty trách nhiệm hữu hạn, cổ phần | Công ty | Người đại diện theo pháp luật đang đăng ký | Văn bản của công ty, ký và đóng dấu nếu có |
| Chi nhánh, văn phòng đại diện | Công ty mẹ, không phải chi nhánh | Người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc người đứng đầu chi nhánh nếu được công ty uỷ quyền và cho phép uỷ quyền tiếp theo đúng quy định | Văn bản của công ty, kèm văn bản giao quyền cho chi nhánh |
| Doanh nghiệp tư nhân | Doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản | Chủ doanh nghiệp | Văn bản của doanh nghiệp; một số toà đòi thêm công chứng, chứng thực |
| Hộ kinh doanh | Chủ hộ hoặc các thành viên hộ, với tư cách cá nhân | Chính cá nhân là đương sự | Như cá nhân: công chứng hoặc chứng thực chữ ký |
| Hợp tác xã | Hợp tác xã | Người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã | Văn bản của hợp tác xã |
Với chi nhánh, chỗ hay nhầm là để giám đốc chi nhánh tự ký giấy uỷ quyền cho nhân viên chi nhánh đi toà mà không có văn bản giao quyền từ công ty. Trong tố tụng, việc người được uỷ quyền tiếp tục uỷ quyền cho người khác bị hạn chế, nên cách an toàn là để người đại diện theo pháp luật của công ty ký thẳng cho người sẽ đi toà.
Văn bản uỷ quyền của công ty nên ghi những gì
Ngoài các thông tin như giấy uỷ quyền của cá nhân, văn bản của doanh nghiệp nên có thêm một số điểm:
- Tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở; họ tên, chức danh của người đại diện theo pháp luật ký văn bản.
- Họ tên, chức danh, giấy tờ tuỳ thân của người được uỷ quyền; nếu là luật sư thì ghi tổ chức hành nghề.
- Vụ việc cụ thể: tên đương sự bên kia, toà thụ lý, số thụ lý nếu có, tư cách của công ty.
- Phạm vi: từng nhóm việc thủ tục và từng quyền định đoạt (thoả thuận, rút, thay đổi yêu cầu, phản tố, kháng cáo, nhận tiền, yêu cầu thi hành án).
- Giới hạn nội bộ nếu có: ví dụ mức thoả thuận tối thiểu, hoặc việc thoả thuận phải được giám đốc duyệt bằng văn bản trước.
- Thời hạn: theo sự kiện (đến khi bản án có hiệu lực, đến khi xong thi hành án) thay vì số tháng cố định.
- Cam kết không uỷ quyền lại và nghĩa vụ báo cáo kết quả sau mỗi buổi làm việc.
Giới hạn nội bộ không thay được phạm vi ghi rõ. Nếu văn bản trao quyền thoả thuận mà chỉ dặn miệng “nhớ hỏi sếp”, người bên ngoài và toà không biết điều đó; thoả thuận đã được toà công nhận vẫn ràng buộc công ty.
Nhân viên hay luật sư: chọn thế nào
Nhân viên pháp chế, kế toán, người phụ trách hợp đồng. Hiểu giao dịch từ bên trong, nắm chứng từ, không phát sinh hợp đồng dịch vụ riêng. Hợp với vụ đơn giản như đòi công nợ có chứng từ rõ. Điểm yếu là kinh nghiệm tố tụng và thời gian, vì họ vẫn phải làm việc hằng ngày.
Luật sư. Có kỹ năng tố tụng, biết chuẩn bị chứng cứ và lập luận; có thể làm người đại diện theo uỷ quyền, người bảo vệ quyền lợi, hoặc cả hai. Hợp với vụ giá trị lớn, nhiều chứng cứ kỹ thuật, có yếu tố nước ngoài.
Kết hợp. Cách nhiều doanh nghiệp dùng: luật sư làm người bảo vệ quyền lợi và chuẩn bị lập luận, nhân viên làm người đại diện đi các buổi thủ tục và cung cấp chứng từ. Văn bản uỷ quyền cho nhân viên vẫn phải ghi đúng phạm vi.
Người không nên chọn. Người có quyền lợi riêng trong vụ việc (ví dụ nhân viên kinh doanh bị nghi làm sai dẫn đến tranh chấp), hoặc người sắp nghỉ việc. Người có thể bị gọi làm người làm chứng cũng nên tránh giao vai đại diện.
Quy trình nội bộ gọn cho doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp không có phòng pháp chế vẫn có thể giữ trật tự hồ sơ tố tụng bằng vài bước đơn giản:
- Khi nhận thông báo của toà, chuyển ngay cho một đầu mối duy nhất, ghi thời hạn đầu tiên vào lịch chung.
- Giám đốc quyết định người đi toà, phạm vi và giới hạn; người phụ trách soạn văn bản uỷ quyền theo đúng vụ việc.
- Người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu nếu có; lưu bản sao và vào sổ theo dõi văn bản uỷ quyền đã cấp.
- Người được uỷ quyền nộp văn bản cho toà kèm thông tin đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tuỳ thân.
- Sau mỗi buổi làm việc, người được uỷ quyền báo cáo bằng văn bản ngắn hoặc thư điện tử nội bộ.
- Khi người được uỷ quyền nghỉ việc, chuyển công tác hay đổi người, công ty lập văn bản mới và thông báo cho toà ngay.
Sổ theo dõi văn bản uỷ quyền nghe có vẻ hình thức, nhưng nó giúp trả lời ngay câu hỏi “ai đang được nhân danh công ty ở toà nào”, nhất là khi một doanh nghiệp có vài vụ việc cùng lúc.
Ví dụ giả định: một vụ đòi công nợ từ đầu đến cuối
Một công ty nhỏ phân phối vật liệu xây dựng ở Đồng Nai khởi kiện một nhà thầu chậm thanh toán. Giám đốc giao cho chị kế toán công nợ làm người đại diện theo uỷ quyền, vì chị giữ toàn bộ hoá đơn, biên bản đối chiếu công nợ và tin nhắn nhắc nợ. Văn bản uỷ quyền ghi rõ: tham gia tố tụng tại toà đang thụ lý, được nộp và nhận tài liệu, dự hoà giải, được thoả thuận nếu bên kia trả đủ tiền gốc trong thời hạn không quá sáu tháng; không được rút yêu cầu, không được miễn tiền lãi khi chưa có văn bản đồng ý của giám đốc.
Ở phiên hoà giải, nhà thầu đề nghị trả gốc trong bốn tháng và xin miễn lãi. Chị kế toán đồng ý phần gốc vì nằm trong biên độ, còn phần lãi thì đề nghị toà ghi nhận để chị xin ý kiến. Giám đốc đồng ý giảm một nửa tiền lãi; chị nộp văn bản đồng ý bổ sung, và ở buổi sau hai bên ký biên bản hoà giải thành.
Điều đáng chú ý không phải kết quả, mà là việc không ai phải đoán. Văn bản uỷ quyền nói rõ chỗ được quyết và chỗ phải hỏi; người đại diện biết dừng ở đâu, toà biết người đại diện có quyền đến đâu, và nhà thầu cũng biết đề nghị của mình đang ở bước nào. Nếu văn bản chỉ ghi “toàn quyền”, một quyết định về tiền lãi có thể đã được chốt ngay tại bàn mà giám đốc không hề biết.
Những chỗ hay hỏng của hồ sơ doanh nghiệp
Giám đốc mới, đăng ký cũ. Người ký văn bản uỷ quyền là giám đốc mới được bổ nhiệm, nhưng thông tin đăng ký doanh nghiệp vẫn ghi người cũ. Toà có thể yêu cầu hoàn tất đăng ký thay đổi trước. Việc đổi người đại diện theo pháp luật được bàn kỹ ở các site chuyên về kế nhiệm người đại diện.
Nhiều người đại diện theo pháp luật. Công ty có từ hai người đại diện theo pháp luật trở lên mà điều lệ chưa phân chia rõ quyền trong tố tụng. Hai người ký hai văn bản uỷ quyền khác nhau cho hai người khác nhau là kịch bản xấu nhất. Nên thống nhất bằng văn bản nội bộ ai phụ trách việc tố tụng.
Nhân viên nghỉ việc mà không báo. Văn bản uỷ quyền vẫn nằm trong hồ sơ toà, giấy triệu tập vẫn gửi cho người đã nghỉ. Hậu quả vắng mặt rơi vào công ty.
Dùng giấy giới thiệu thay giấy uỷ quyền. Giấy giới thiệu chỉ giới thiệu người đến làm việc, không nêu phạm vi quyền tố tụng. Nhiều toà không coi đó là văn bản uỷ quyền tham gia tố tụng.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản uỷ quyền của công ty có cần công chứng không?
Thông thường văn bản của doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu nếu có, được toà chấp nhận mà không cần công chứng như cá nhân. Một số toà vẫn có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh tư cách người ký. Hỏi toà thụ lý trước để chuẩn bị một lần.
Công ty không dùng con dấu thì văn bản uỷ quyền có được nhận không?
Luật Doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp tự quyết định có dùng con dấu hay không. Văn bản không đóng dấu nhưng có chữ ký đúng của người đại diện theo pháp luật về nguyên tắc vẫn có giá trị; toà sẽ đối chiếu với thông tin đăng ký. Nếu công ty có dấu thì nên đóng để tránh bị hỏi lại.
Kế toán trưởng có được tự ký giấy uỷ quyền cho nhân viên đi toà không?
Không, trừ khi kế toán trưởng chính là người đại diện theo pháp luật hoặc được uỷ quyền theo cách toà chấp nhận. Trong tố tụng, cách an toàn là để người đại diện theo pháp luật ký thẳng cho người sẽ đi toà.
Hộ kinh doanh bị kiện thì ai đi toà?
Hộ kinh doanh không phải pháp nhân, nên đương sự là chủ hộ hoặc các thành viên hộ với tư cách cá nhân. Nếu không tự đi được, mỗi người là đương sự uỷ quyền như cá nhân, thường phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký.
Công ty đang tranh chấp tại trọng tài thương mại thì uỷ quyền có khác không?
Tố tụng trọng tài có quy tắc riêng của trung tâm trọng tài và luật trọng tài, nhưng nguyên tắc chung giống nhau: công ty uỷ quyền bằng văn bản cho người đại diện, ghi rõ vụ tranh chấp và phạm vi. Hãy đọc quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài đang giải quyết để biết yêu cầu hình thức.
Giám đốc vừa là người đại diện theo pháp luật vừa là bên bị công ty kiện thì sao?
Khi lợi ích của người đại diện theo pháp luật xung đột với công ty trong chính vụ việc, người đó không nên đại diện cho công ty. Tuỳ loại hình doanh nghiệp, luật doanh nghiệp và điều lệ có cơ chế để cử người khác đại diện; đây là tình huống nên có tư vấn chuyên sâu.